Gebruik playbooks

Met de playbooks-tool kunt u interactieve inhoudskaarten maken die worden weergegeven in contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords. Wanneer uw team met prospects en klanten spreekt, kan het hiernaar verwijzen en gestandaardiseerde notities maken.

Voordat u begint

• Om playbooks te maken, bewerken, bekijken en verwijderen, moet je over de machtigingenPlaybooks publiceren en/of Playbooks schrijven beschikken.
• Gebruikers met toegewezen Sales- of Service-licenties die geen machtigingen voor playbooks hebben, kunnen playbooks nog steeds bekijken en gebruiken in de playbook-tool en in contact-, bedrijfs- en dealrecords.
• Afhankelijk van je HubSpot-abonnement geldt er een limiet voor het aantal playbooks dat je kunt maken. Lees meer in de product- en dienstencatalogus van HubSpot.

Playbooks maken

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Draaiboeken.
2. Klik rechtsboven op Playbook maken.
3. Je kunt een playbook helemaal zelf maken of een sjabloonvooreensales- ofserviceplaybook kiezen. Klik op het tabblad Voorbeeld in het rechterpaneel om een voorbeeld van een sjabloon te bekijken. Selecteer in het linkerpaneel een playbooktype om een keuze te maken.
4. Klik bovenaan de pagina op het pictogram Bewerken en voer een titel in voor uw playbook.
5. Klik op Playbook maken.

Schrijf de inhoud van het playbook

In de playbook-editor, onder het tabblad Schrijven:

1. Klik ergens in de teksteditor om te schrijven.
2. Gebruik de werkbalk bovenaan om uw inhoud op te maken of links, afbeeldingen, kennisbankartikelen, fragmenten, vragen of een nieuwe recordknop in te voegen:
3. Om een URL in te voegen, sleept u uw cursor over de tekst om de plaats te markeren waar u de link wilt invoegen. Klik vervolgens op het pictogram Link en plak een link in het tekstvakURL. Schakel indien nodig het selectievakje Openen in nieuw tabblad of het selectievakje Zoekmachines instrueren deze link niet te volgen in.
4. Om een afbeelding in te voegen vanuit de bestanden-tool, uw computer of een URL, klikt u op het pictogram Afbeelding invoegen.
5. Om een Knowledge Base-artikel in te voegen, klikt u op het pictogram cap Knowledge Base. Zoek vervolgens naar een Knowledge Base-artikel.
6. Om een fragment in te voegen, klikt u op het pictogram Fragment. Zoek vervolgens naar een fragment.
7. Om vragen in te voegen, klikt u op het pictogram Vraag beantwoorden. Schrijf in het rechterdeelvenster een vraag of prompt. Om een antwoord op een vraag verplicht te maken, schakelt u het selectievakje Verplicht in. Selecteer een van de antwoordtypen:
   • Open tekst: voer antwoorden in een open tekstveld in.
   • Lijst met antwoordopties (alleenSales Hub Enterprise ): maak een reeks antwoordopties die in een notitie bij het record kunnen worden opgeslagen. Voer onder Antwoordopties een antwoord in en druk vervolgens op de Enter-toets.
     • Schakel het selectievakjeBeperken tot één antwoord in om te voorkomen dat er meerdere antwoorden kunnen worden geselecteerd.
     • Schakel het selectievakje Veld Notities verbergen in om het standaard open notitieveld uit de vraag of prompt te verwijderen.
   • Een eigenschap bijwerken (alleenSales Hub of Service Hub Enterprise ): werk eigenschappen in een contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecord automatisch bij vanuit het playbook.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschapstype en selecteer een eigenschapstype. Selecteer vervolgens een specifieke eigenschap om aan te koppelen.
     • Schakel het selectievakje Veld Notities verbergen in om het standaard veld voor open notities uit de vraag of prompt te verwijderen.
     • Klik op Opslaan.

8. Om een personalisatietoken toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Personalisatie en zoekt u vervolgens naar een token.
9. Om een videobestand toe te voegen of te uploaden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens Video.
10. Om een URL in te voegen om een YouTube-, Vimeo- of Instagram-insluitcode te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens Insluiten.
11. Om een vergadering te plannen vanuit een playbook, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens Acties > Vergadering plannen. Lees hoe u een vergadering plant met een contactrecord.
12. Om een nieuw record aan te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens Acties >Nieuw record aanmaken. Selecteer een recordtype in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens opActie invoegen.

13. Nadat u de inhoud van uw playbook hebt geschreven, klikt u op het tabblad Instellingen . 

Pas de playbook-instellingen aan

In de playbook-editor, onder het tabblad Instellingen:

1. Om playbook-inzendingen te loggen, schakelt u het selectievakjePlaybook-inzendingen loggen in. 
2. Om het type interacties te specificeren dat een playbook in een record opslaat, klikt u op het vervolgkeuzemenu Interactietypen en schakelt u hetselectievakje naast de gewenste interactietypen in. Het interactietype is standaard ingesteld opGesprek.
3. Wanneer u een telefoongesprek of vergadering registreert, kunt u ook het type telefoongesprek of vergadering selecteren (bijvoorbeeld Prospecting, Leading) in het vervolgkeuzemenu Standaardtype telefoongesprek/vergadering.

Let op: wanneer u een playbook in een record registreert, wordt de interactie alleen geregistreerd in het record waarin u het playbook hebt gebruikt. Het wordt niet geregistreerd in de bijbehorende records.

Op het tabblad Instellingen van de playbook-editor kunt u regels instellen voor het aanbevelen van een playbook op basis van verschillende eigenschappen van bedrijven, contactpersonen, deals en tickets. Wanneer de eigenschappen van het record overeenkomen met de aanbevelingsregel voor het playbook, wordt het playbook bovenaan de lijst met playbooks in dat record weergegeven.

Een playbook aanbevelen op basis van de eigenschappen van een record voor bedrijf, contactpersoon, deal of ticket:

1. Klik onderAanbevelingsinstellingen op het vervolgkeuzemenuSelecteer objecttype om te beginnen en selecteer een bedrijf, contactpersoon, deal of ticket.
2. Klik op + Regel maken.
3. Klik in de rechterzijbalkFilters op + Filter toevoegen.
   • Selecteer een filtercategorie uit de lijst Huidig objectofBijbehorende objectinformatie. Selecteer vervolgens een filter uit de lijst met eigenschappen.
   • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de parameters voor het filter te selecteren. Om meer filters toe te voegen, klikt u op + Filter toevoegen linksonder in de filtereditor.
4. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Klikop Editor sluiten of op de X-knop rechtsboven om terug te keren naar het tabblad Instellingen van de playbook-editor. Om terug te keren naar de filtereditor, klikt u naast Filters op het vervolgkeuzemenu Acties, klikt u op Bewerken en vervolgens op Filters bewerken in de rechterzijbalk Filters.

Wanneer u klaar bent met het aanpassen van uw playbook, klikt u rechtsboven op Publiceren.

Maak een aanbevolen playbook-CRM-kaart (Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise)

Superbeheerders kunnen CRM-kaarten in een record maken, zodat aanbevolen playbooks bovenaan het record worden weergegeven.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk onderGegevensbeheer opObjecten en selecteer vervolgens het recordtype (Contacten, Bedrijven, enz.) waaraan u een CRM-kaart wilt toevoegen.
3. Klik op destandaardweergave of een teamweergave. Als u een teamweergave wilt maken, klikt u opTeamweergave maken.
4. Beweeg in het midden van de lay-out de muisaanwijzer over de ruimte waar u de kaart wilt toevoegen en klik op Kaart toevoegen.
5. Klik in de rechterzijbalk op het tabblad Kaartenbibliotheek. Gebruik de zoekbalk om de kaart Aanbevolen activering te zoeken en klik op Kaart toevoegen.
6. Om de CRM-kaart te verplaatsen, klikt u op het vakje Aanbevolen activering en sleept u het naar de gewenste positie.

7. Als u klaar bent met aanpassen, klikt u rechtsboven op Opslaan en afsluiten.
8. Navigeer naar het recordtype dat je hebt aangepast:
   • Contacten:ga in je HubSpot-account naarContacten>Contacten.
   • Bedrijven:ga in je HubSpot-account naarContacten>Bedrijven.
   • Deals:Ga in uw HubSpot-account naarVerkoop>Deals.
   • Tickets:ga in je HubSpot-account naarService>Tickets.
   • Aangepaste objecten:ga in je HubSpot-account naarContacten >[Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, plaats je de muisaanwijzer opAangepaste objecten en selecteer je hetaangepaste objectdat je wilt bekijken.
9. Klik op eenrecord om deaanbevolen EnablementCRM-kaartte bekijken die u zojuist in het middelste paneel hebt aangepast. U ziet een van de volgende opties:
   • Als er één aanbevolen playbook is, toont de kaart een voorbeeld van het playbook. Klik opPlaybook openen om het te bekijken.
   • Als er meerdere aanbevolen playbooks zijn, gebruik dan de pijltjes om ze te doorlopen. Klik opPlaybook openen om het te bekijken.
   • Als er geen aanbevolen playbooks zijn, kunt u alle beschikbare playbooks doorbladeren of doorzoeken. Klik op denaam van het playbook om het te openen.

Playbooks beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Draaiboeken.
2. Gebruik linksboven de zoekbalk om een playbook op naam te zoeken.
3. Om te filteren op de eigenaar van het playbook, klikt u op het vervolgkeuzemenu Eigenaar.
4. Om een playbook te bewerken, te klonen, te verwijderen, te deactiveren of te wijzigen wie er toegang toe heeft, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van het playbook.
5. Klik op de naam van het playbook om het te bewerken.
   • Om eerdere versies van het playbook te bekijken en te herstellen, klikt u in de playbook-editor rechtsboven op Versiegeschiedenis.
   • Selecteer aan de linkerkant van het dialoogvenster een eerdere conceptversie.
   • Klik op Herstellen om dit concept te herstellen.

6. Om het playbook te klonen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Klonen.
7. Om het playbook te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Verwijderen. U kunt ook de selectievakjes naast de playbooks die u wilt verwijderen aanvinken en vervolgens bovenaan de tabel op Verwijderen klikken.
8. Om de publicatie van het playbook ongedaan te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Vervolgens publiceren.
9. Om te wijzigen welke gebruikers het playbook kunnen bekijken en gebruiken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Delen beheren. Meer informatie over het delen van toegang tot verkoopcontent met uw gebruikers en teams.

Zodra u uw playbooks hebt gemaakt, kunt u ze in verschillende mappen ordenen:

1. Klik rechtsboven op Nieuwe map.
2. Voer in het dialoogvenster een mapnaam in en klik vervolgens op Map toevoegen.
3. Om playbooks naar een map te verplaatsen, schakelt u de selectievakjes naast de playbooks in en klikt u vervolgens op Map Verplaatsen naar map.

4. Selecteer in het dialoogvenster een map en klik vervolgens op Verplaatsen.

5. Als u een map wilt hernoemen, schakelt u in de lijst met playbooks en mappen het selectievakje naast de map in en klikt u bovenaan de tabel op Bewerken Hernoemen.

Gebruik playbooks in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste CRM-records

Nadat u een playbook hebt gemaakt, kunt u deze openen in uw records. HubSpot biedt u automatisch een Discovery Call-playbook en een Qualification-playbook, maar u kunt deze playbooks naar behoefte aanpassen in de playbook-editor. Als u een aanbevelingsregel voor een dealfase instelt voor een playbook en deze past bij de dealfase van het record, wordt deze bovenaan de lijst weergegeven als Aanbevolen.

1. Navigeer naar uw records:
   • Contacten:ga in uw HubSpot-account naarContacten>Contacten.
   • Bedrijven:Ga in je HubSpot-account naarContacten>Bedrijven.
   • Deals:Ga in je HubSpot-account naarVerkoop>Deals.
   • Tickets:ga in je HubSpot-account naarService>Tickets.
   • Aangepaste objecten:Ga in je HubSpot-account naarContacten >[Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, plaats je de muisaanwijzer opAangepaste objecten en selecteer je hetaangepaste objectdat je wilt bekijken.
2. Klik op de naam van een record.
3. Gebruik in het rechterpaneel in het gedeelte Playbooks de zoekbalk om een playbook te zoeken of klik op een playbook om het te openen.
4. Klik in de zijbalk met de inhoud van het playbook op een vraag om deze in het playbook te openen.
5. Voer voor elke vraag notities in, selecteer antwoordopties of werk een eigenschap van een record bij. Als je het veld Notities verbergen hebt geselecteerd, wordt er geen tekstvak onder de vraag weergegeven.
6. In het notitieveld kunt u fragmenten gebruiken om zinnen te plakken die regelmatig worden gebruikt in interacties met klanten. Klik op het pictogramTekstfragmenten en gebruik vervolgens het notitieveld om de opmaak van het fragment te bewerken.

7. Als de vraag is gekoppeld aan een eigenschap in een ander object, geeft het playbook een lijst met gekoppelde records weer en kunt u het record selecteren dat u wilt bijwerken (alleenEnterprise ). U kunt vervolgens een waarde invoeren en de gekoppelde CRM-eigenschap bijwerken wanneer u de interactie registreert.

8. Als u een record aanmaakt vanuit een playbook, klikt u op de knop[Record] aanmaken. Vul in het rechterpaneel de informatie voor het nieuwe record in. Klik vervolgens op Aanmaken ofAanmaken en nog een toevoegen. Als u een bestaand record toevoegt, klikt u op het tabbladBestaand toevoegen en zoekt u naar een record.
9. Als u het playbook als een telefoongesprek registreert, gebruikt u de vervolgkeuzemenu's Selecteer een resultaat en Selecteer type telefoongesprek om een resultaat van het telefoongesprek te selecteren of het type telefoongesprek te bewerken. Als u het playbook als een vergadering registreert, gebruikt u het vervolgkeuzemenu Selecteer type vergadering om het type vergadering te bewerken. U kunt alleen een resultaat selecteren in playbooks voor telefoongesprekken.

10. U kunt een interactie die in de afgelopen zes uur is geregistreerd, aan een playbook koppelen om notities en eigenschapswaarden in het playbook vast te leggen. Dit kan dubbele interactierecords voorkomen als de vergadering al is geregistreerd.
    • Nadat u een playbook hebt geselecteerd, klikt u op de pijl omlaag naast Logboek [type contact].
    • Selecteer in de lijst Bij recent toevoegen de recent geregistreerde interactie om deze aan het playbook toe te voegen.
    • Klik in het dialoogvenster Bevestiging opOK.

11. U kunt een taak maken om op te volgen door het selectievakjeMaak een taak om op te volgen in te schakelen.
12. Als u klaar bent met het playbook, klikt u linksonder op Log [engagement type]. Het engagementtype is het type dat u hebt geselecteerd op het tabbladInstellingen in de playbook-editor.

Het playbook wordt opgeslagen als een interactie op de tijdlijn van het record, samen met de vragen, antwoorden en eventuele opmerkingen. Alle informatie die in een playbook wordt ingevoerd, wordt automatisch opgeslagen als concept totdat je op Log [interactietype] klikt.

Zodra u Log [engagement type] selecteert, worden alle eigenschappen die zijn gekoppeld aan een vraagAntwoord Vraag en antwoord bijgewerkt met de antwoorden die u hebt geselecteerd of ingevoerd tijdens het gebruik van het playbook (Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ).

Bekijk rapportageanalyses voor playbooks

U kunt rapportageanalyses van playbooks bekijken om meer inzicht te krijgen in uw playbooks, wie ze gebruikt en hoe goed ze werken.

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Draaiboeken.
2. Klik bovenaan op het tabbladAnalyseren.
3. Gebruik bovenaan het tabblad Analyseren de secties Totaal playbookgebruik en Teamadoptie om statistieken te bekijken, zoals het aantal playbooks, het totale aantal weergaven en het totale aantal actieve gebruikers.
   • Klik rechts opGebruikersgegevens om te zien hoe vaak gebruikers op uw account playbooks hebben bekeken of geregistreerd.
   • Klik in de tabel Gebruikersgegevens op de gebruiker om gebruikersspecifieke gegevens te bekijken.
   • Gebruik de filters bovenaan om uw zoekopdracht verder te verfijnen.

4. In het midden van de pagina Analyseren kunt u de statistieken voor Totaal gebruik van playbooksbekijken in een lijngrafiek met filters voor statistieken en frequentie.
5. Klik onderaan de paginaAnalyseren op eenplaybook in de tabel om statistieken voor het individuele playbook te bekijken, zoals playbookgebruik, playbookgebruikers en activiteiten. Gebruik de filters om uw zoekopdracht verder te verfijnen.

Bekijk playbooks in Slack

Als je de integratie van HubSpot met Slack hebt geïnstalleerd, kun je playbooks rechtstreeks in Slack zoeken en bekijken met behulp van de slash-opdracht /hs-search-playbook.

Een playbook gebruiken om een workflow te activeren

Je kunt een workflow activeren wanneer je een playbook registreert. Lees meer over het instellen van triggers voor gebeurtenisregistratie.