Gebruik playbooks

Met de tool playbooks kunt u interactieve inhoudskaarten maken die worden weergegeven in contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords. Tijdens gesprekken met prospects en klanten kan uw team hiernaar verwijzen en gestandaardiseerde notities maken.

Playbooks aanmaken

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Draaiboeken.
• Klik rechtsboven op Playbook maken.
• U kunt een playbook vanuit het niets aanmaken, of een Sales playbook of Service playbook sjabloon kiezen. Om een voorbeeld van een sjabloon te bekijken, klikt u op de tab Voorbeeld in het rechterpaneel. Om een selectie te maken,selecteert u in het linker paneeleen playbooktype.
• Klik boven aan de pagina op hetbewerkingspotlood icoon en voer een titel in voor uw playbook.
• Klik op Afspeelboek maken.
• Klik ergens in de teksteditor van het draaiboek om te schrijven. Gebruik de werkbalk bovenaan om uw inhoud op te maken of links, afbeeldingen, insluitcodes of vragen & antwoorden in te voegen.
  • Om een URL in te voegen, sleep je je cursor over de tekst om te markeren waar je de link wilt invoegen. Klik vervolgens op het pictogram Link en plak een link in het tekstvak URL. Klik zo nodig op het selectievakje Openen in nieuw tabblad of op het selectievakje Instructeer zoekmachines om deze link niet te volgen.
  • Om een afbeelding in te voegen vanuit de bestandstool, uw computer of een URL, klikt u op het pictogram Afbeelding invoegen .
  • Om gebruikers in staat te stellen de contactpersoon een vraag te stellen en vervolgens hun antwoord in te voeren of hun antwoord te selecteren uit een vooraf bepaalde reeks antwoorden, klikt u op het pictogram Vraag enantwoord . In het dialoogvenster schrijft u een vraag of vraag. Om een antwoord op een vraag te vereisen voordat een gebruiker de playbook kan aanmelden of eigenschappen van een playbook kan bijwerken, klikt u op het selectievakje Vereist. Selecteer uit de antwoord types:
    • Open tekst: antwoorden invoeren in een open tekstveld.
    • Lijst met antwoordopties ( alleenSales Hub of Service Hub Enterprise ): maak een reeks antwoordopties die kunnen worden opgeslagen in een notitie op het contactrecord. Voer onder Antwoordopties een antwoord in en druk vervolgens op de Enter-toets. Schakel het selectievakje Verberg notitieveld in om het standaard open notitieveld van de vraag of prompt te verwijderen.
    • Een eigenschap bijwerken ( alleenSales Hub of Service Hub Enterprise betaalde seat): werk eigenschappen in een contact, bedrijf, deal of ticket record automatisch bij vanuit het playbook. Klik op het Property type dropdown menu en selecteer een eigenschapstype, selecteer vervolgens een specifieke eigenschap om naar te linken.

Let op: om een playbook eigenschap in een ticket record bij te werken, moet u Sales Hub Enterprise en Service Hub Enterprise met playbook machtigingen hebben.

• • • Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.

• • Om een video toe te voegen of een nieuw videobestand te uploaden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens Video.
  • Als u een URL wilt invoegen om een insluitcode voor YouTube, Vimeo of Instagram te maken, klikt u op het vervolgmenu Invoegen en selecteert u Insluiten.

• Nadat u de inhoud van uw playbook hebt geschreven, klikt u op het tabblad Instellingen .
  • Om het type engagement te specificeren dat het draaiboek op een record zal gebruiken, klikt u ophet keuzemenu Engagementtype en selecteert u een engagementtype. Wanneer u een gesprek of vergadering aanmeldt, kunt u het gespreks- of vergadertype (bijv. Prospectie, Leidinggeven) selecteren in de keuzemenu's Standaard gesprekstype of Standaard vergadertype.

Let op: wanneer u een playbook in een record logt, zal de engagement alleen loggen naar het record waar u het playbook gebruikt. Het zal niet loggen naar de bijbehorende records.

• • U kunt een playbook aanbevelen op basis van verschillende bedrijfs-, contact-, deal- en ticket eigenschappen. Als de eigenschappen van het record overeenkomen met de aanbevelingsregel voor het playbook, zal het playbook bovenaan de lijst van playbooks in dat record verschijnen. Om een draaiboek aan te bevelen op basis van de eigenschappen bedrijf, contact, deal of ticket van een record:
    
    • Klik onder Recommendation Settings op het Select object type to begin dropdown menu, en selecteer een company, contact, deal, of ticket property.
    • Klik op + Regel aanmaken.

• • • Klik in de rechterzijbalk Filters op + Filter toevoegen.
      • Selecteer een filtercategorie in de lijst Huidig object of Gekoppelde objectinformatie. Selecteer vervolgens een filter in de lijst met eigenschappen.
      • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de parameters voor het filter te selecteren. Om meer filters toe te voegen, klikt u linksonder in de filtereditor op + Filter toevoegen.

• • • • Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Klik op Editor sluiten of op de knop X rechtsboven om terug te keren naar het tabblad Instellingen van de playbook-editor. Om terug te keren naar de filtereditor, klikt u naast Filters op het vervolgkeuzemenu Acties, op Bewerken en vervolgens op Filters bewerken in de rechterzijbalk Filters.

• Wanneer u klaar bent met het aanpassen van uw playbook, klikt u op Publiceren.

Afspeelboeken beheren

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Draaiboeken.
• Gebruik linksboven de zoekbalk om een playbook op naam te zoeken.
• Om te filteren op de eigenaar van het playbook, klik op het Owner dropdown menu.
• Om te bewerken, klonen, verwijderen, unpublishen, of te veranderen wie toegang heeft tot het playbook, ga met de muis over de naam van het playbook.
  • Om het draaiboek te bewerken, klikt u op de naam van het draaiboek.
    
    • Om eerdere versies van het draaiboek te bekijken en te herstellen, klikt u rechtsboven in de editor op Versiegeschiedenis.
    • Aan de linkerkant van het dialoogvenster selecteert u een vorig ontwerp.
    • Om dit ontwerp te herstellen, klikt u op Herstellen.

• • Om het draaiboek te klonen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Kloon.
  • Om het draaiboek te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Verwijderen. U kunt ook de checkbox naast de playbooks die u wilt verwijderen selecteren, klik dan bovenaan de tabel opVerwijderen.
  • Om het playbook te unpubliceren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Unpublish.
  • Om te wijzigen welke gebruikers de playbook kunnen bekijken en gebruiken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Delen beheren. Meer informatie over het delen van toegang tot verkoopinhoud met uw gebruikers en teams.

Zodra u uw playbooks hebt gemaakt, kunt u ze organiseren in verschillende mappen:

• Klik rechtsboven op Nieuwe map.
• Voer in het dialoogvenster een mapnaam in en klik vervolgens op Map toevoegen.
• Om afspeelboeken naar een map te verplaatsen, selecteert u het selectievakje naast een afspeelboek en klikt u vervolgens op Map verplaatsen naar map.
• Selecteer in het dialoogvenster een map en klik op Verplaatsen.
• Als u een map wilt hernoemen, selecteert u het selectievakje naast de map en klikt u vervolgens boven in de tabel op ediRename.

Afspeelboeken gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords

• Navigeer naar uw records:
  • Contacts: Navigeer in je HubSpot account naarContacts > Contacts.
  • Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot-account naarContacten > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in je HubSpot-account naarSales > Deals.
  • Tickets: In je HubSpot account, navigeer naarService > Tickets.

• Klik op de naam van een record.
• Gebruik in het rechterpaneel in de sectie Playbooks de zoekbalk om een playbook te vinden of klik op een playbook om het te openen.

• Klik in de zijbalk Playbook-inhoud op een vraag om deze in het playbook te openen.

• Voor elke vraag kunt u notities invoeren, antwoordopties selecteren of een eigenschap van een record bijwerken. Als u Verberg notitieveld hebt geselecteerd, staat er geen tekstvak onder de vraag.

• • Als de vraag gekoppeld is aan een eigenschap in een ander object, zal het afspeelboek een lijst van geassocieerde records weergeven en u de mogelijkheid bieden de record te kiezen die u wilt bijwerken. U kunt dan een waarde invoeren en de gekoppelde CRM-eigenschap bijwerken wanneer u de opdracht aanmeldt.

• Als u het playbook logt als een gesprek, gebruikt u de vervolgkeuzemenu's Selecteer een resultaat en Selecteer een gesprekstype om een resultaat van een gesprek te selecteren of het gesprekstype te bewerken. Als u het draaiboek registreert als een vergadering, gebruik dan het Select meeting type dropdown menu om het type vergadering te bewerken. U kunt alleen een resultaat selecteren in afspeelboeken voor gesprekken.

• U kunt een binnen de laatste zes uur gelogde afspraak aan een playbook koppelen om notities en eigenschappen vast te leggen in het playbook. Dit kan dubbele engagement records voorkomen als de vergadering al gelogd is. Nadat u een playbook hebt geselecteerd, klikt u op depijl down d naast Log [soort afspraak]. Uit de Attach to recent dropdown lijst selecteert u de recent gelogde afspraak om deze toe te voegen aan het playbook. Klik in het dialoogvenster Bevestiging op Oké.

• U kunt een taak aanmaken om op te volgen door het selectievakje Een taak aanmaken om op te volgen aan te vinken.
• Als u klaar bent met het playbook, klikt u linksonder op Log [engagementtype] . Het overeenkomsttype is het type dat u hebt geselecteerd op het tabbladInstellingen in de playbook-editor.

Het draaiboek wordt opgeslagen als een overeenkomst op de tijdlijn van het record met de vragen, antwoorden en eventuele notities. Alle informatie die wordt ingevoerd in een draaiboek wordt automatisch opgeslagen als een concept totdat u op Log [soort opdracht] klikt. Zodra u Log [engagementtype] selecteert, worden alle eigenschappen die zijn gekoppeld aan een vraag en antwoord bijgewerkt met de antwoorden die u hebt geselecteerd of ingevoerd tijdens het gebruik van het playbook (alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ).

Let op: alle notities en antwoorden die zijn opgeslagen in uw playbooks verschijnen de volgende keer dat het playbook wordt geopend op een record. U kunt notities en antwoorden verwijderen om ze uit het playbook te verwijderen.

Playbooks bekijken in Slack

Als je HubSpot's integratie met Slack hebt geïnstalleerd, kun je playbooks direct in Slack zoeken en bekijken door het /hs-search-playbook slash commando te gebruiken.