Usar firmas electrónicas con cotizaciones

Utiliza las firmas electrónicas para que el comprador acepte unacotización o una cotización anterior . Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. 

La firma electrónica es válida y legal en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. La función de firma electrónica de HubSpot funciona con Dropbox Sign (anteriormente HelloSign). Consulta a tu propio equipo jurídico para entender la validez de utilizar firmas electrónicas con tus clientes.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

• No es necesario crear una cuenta en Dropbox Sign para utilizar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones en HubSpot.
• En el caso de las cotizaciones, un usuario al que se le haya asignado unalicencia de Revenue Hubpuede configurar una cotización para que incluya una opción de firma electrónica. Los usuarios con una licencia principal asignada no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.
• En el caso de las cotizaciones antiguas, un usuario al que se le haya asignado una licenciade Sales Hub puede configurar una cotización antigua para que incluya una opción de firma electrónica. Los usuarios a los que se les haya asignado una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero otro usuario puede designarlos como remitentes de la cotización o como cofirmantes.

Limitaciones y consideraciones

Entender límites de firma electrónica

Tu cuenta de HubSpot tiene un límite mensual conjunto de firmas electrónicas que depende de tu suscripción y del número de usuarios a los que se les haya asignado una licencia de Revenue Hub(para cotizaciones) o una licencia de Sales Hub (para cotizaciones antiguas). Más información sobre cómo asignar y gestionar licencias.

Utiliza la siguiente tabla para revisar ejemplos de límites de firmas electrónicas:

• Si un usuario utilizara 30 firmas electrónicas en un mes en la cuenta de RevenueHubProfessional , quedarían 20 firmas electrónicas, que podrían ser utilizadas por cualquiera de los usuarios de la cuenta durante el resto del mes.
• Si un usuario utilizara 50 firmas electrónicas en un mes en la cuentade Revenue HubEnterprise , quedarían 200 firmas electrónicas, que podrían utilizar cualquiera de los demás usuarios de la cuenta durante el resto del mes. El límite se restablecería a principios del mes siguiente.
• Si un usuario utilizara 10 firmas en un mes en la cuentade Sales HubPro , quedarían 20 firmas electrónicas, que podrían utilizar cualquiera de los demás usuarios de la cuenta durante el resto del mes. El límite se restablecería a principios del mes siguiente.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando revise los límites de firma electrónica:

• Una firma electrónica contará para el límite cuando la opción de firma electrónica está activada para una cotización publicada. No es necesario que la cotización esté firmada para que se aplique el límite de firmas.
• Una cotización que requiera varias firmas cuenta como una firma electrónica para su límite. Por ejemplo, si una cotización publicada con firmas electrónicas habilitadas requiere tres firmas, esto sólo cuenta como un uso para su límite, independientemente de quién haya firmado la cotización.
• Si una cotización con solicitud de firma electrónica caduca o se retira, el reenvío de la cotización contaría como una firma electrónica adicional para su límite (una firma electrónica para la primera vez que se envía la cotización, otra cuando se reenvía la cotización).

Revisa los límites de firma electrónica para tu suscripción en el catálogo de productos de HubSpot & Servicios y comprobando el uso de firma electrónica de tu cuenta.

Control del uso de la firma electrónica

En los ajustes de su cotización, vea cuántas firmas electrónicas ha utilizado este mes hasta el momento, junto con lo cerca que está de su límite mensual . El límite mensual se restablece el primer día de cada mes.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Firma electrónica.
4. Su uso de la firma electrónica se muestra en Uso de la firma electrónica este mes.

Aumentar el límite de firma electrónica

Para aumentar el número de firmas electrónicas disponibles en su cuenta, póngase en contacto con su gestor de éxito de clientes.

Habilitar firmas electrónicas

Descargo de responsabilidad: La implementación de Dropbox Sign por parte de HubSpot debe ser compatible con eIDAS, ya que Dropbox Sign es compatible con eIDAS. Esto no pretende ser asesoramiento legal y no debe sustituir al asesoramiento legal profesional, para el que debe consultar a un abogado con licencia.

Dropbox Sign utiliza un partner de confianza para el cumplimiento de la firma electrónica en la UE y no aparecerá explícitamente en el sitio web eIDAS de partners de confianza.

Habilitar las firmas electrónicas en las cotizaciones

Para incluir un campo de firma electrónica en una cotización, seleccione la firma electrónica como opción de aceptación.

Habilitar las firmas electrónicas en las cotizaciones antiguas

Para incluir un campo de firma electrónica en una cotización antigua, selecciona«firma electrónica» como opción de firma.

Reasignar un firmante electrónico

El firmante electrónico de una cotización puede reasignar el requisito de firmar a otra persona de su organización. Más información sobre cómo activar la reasignación de firmas electrónicas. 

Revisar la actividad de reasignación de cotizaciones

Cuando se reasigna una cotización a un nuevo firmante, el cambio se registra como una actividad en la cotización.

• En tu cuenta de HubSpot:

  • La reasignación aparece en el panel de vista previa de la cotización, en Actividades de cotización.

  • Sólo los usuarios con acceso a la cotización pueden ver esta actividad.

  • La actividad no aparece en los registros asociados (por ejemplo, contacto y empresa).

• Acceso API: la actividad de reasignación de cotizaciones puede estar disponible a través de API en función de cómo esté configurado el evento y de los permisos de la solicitud API.

Firmar electrónicamente una cotización

Cuando se activa la firma electrónica para una cotización, los compradores y los refrendarios pueden agregar sus firmas a la cotización.

• Para mayor seguridad, activa la verificación de identidad. Con la verificación de identidad activada, HubSpot incluirá un paso preliminar de verificación por correo electrónico para confirmar la identidad del firmante antes de permitirle firmar la cotización.

• Los contrafirmantespueden iniciaropcionalmente el proceso de firma desde su cuenta de HubSpot, lo que elimina la necesidad de verificación.

Tanto los compradores como los contrafirmantes pueden iniciar el proceso de firma electrónica desde una cotización compartida. Los contrafirmantes recibirán un correo electrónico si el comprador firma antes la cotización:

1. Accede a la cotización para firmar electrónicamente:
   • Los compradores deben hacer clic en el enlace de la cotización o de la cotización anterior que se les haya enviado.
   • Los refrendadores pueden ver y refrendar una cotización publicada desde la página de índice de cotizaciones.
2. Si se ha establecido una contraseña para la cotización (solo para las cotizaciones; no está disponible para las cotizaciones antiguas), el comprador deberá introducir su dirección de correo electrónico y la contraseña de la cotización.
3. Si la cotización permite reasignar al firmante electrónico (solo en cotizaciones; esta opción no está disponible en cotizaciones antiguas), el comprador puede hacer clic en«Reasignar al firmante de esta cotización» para asignar la cotización a otro firmante.
   
   
   • El comprador puede rellenar los datos del nuevo firmante y hacer clic en Reasignar en la parte superior derecha.
     
     
   • Tanto el firmante de la cotización anterior como el nuevo firmante recibirán una notificación por correo electrónico. El nuevo firmante puede hacer clic en Ver la cotización en el correo electrónico para abrir la cotización para su firma.
     
     
4. Si la verificación de identidad está desactivada, haga clic en Firmar ahora en la parte inferior de la cotización.
   
   
5. Si la verificación de identidad está activada, verifique su identidad por correo electrónico:
   • En la cotización compartida, desplácese hasta la sección Aceptación y haga clic en Verificar correo electrónico encima de su nombre y dirección de correo electrónico. Aparecerá Verificación enviada para confirmar que se ha enviado un correo electrónico de verificación. Dispone de una hora para completar el proceso de firma después de hacer clic en Verificar correo electrónico. Si no firma la cotización una hora después de hacer clic en Verificar correo electrónico , vuelva a la cotización compartida y haga clic de nuevo en Verificar correo electrónico para generar un nuevo correo de verificación.
     
     
   • Abra su bandeja de entrada y localice el correo electrónico con el asunto Por favor, verifique su identidad para firmar su cotización de . Haz clic en Verificar identidad y firmar la cotización para iniciar el proceso de firma.

Nota: si el correo electrónico de verificación no llega, confirma la dirección de correo electrónico del destinatario, revisa el estado o los registros de entrega de tu correo electrónico (si están disponibles) y pide al destinatario que busque en todas las carpetas de correo electrónico. Los correos electrónicos de verificación se envían desde success@hubspot.com o desde la dirección de correo electrónico configurada en los ajustes de cotización. Si el destinatario sigue sin encontrar el correo electrónico, revisa los pasos de solución de problemas para saber por qué los destinatarios pueden no recibir correos electrónicos del sistema o de notificación de HubSpot.

• • Se abrirá una nueva pestaña del navegador con un cuadro de diálogo que confirma tu identidad. Haz clic en Firmar. Si se produce un error al hacer clic en Iniciar firma, haga clic en Verificar correo electrónico en el correo electrónico una hora después de recibirlo para reiniciar el proceso de verificación.

6. Haga clic en Empezar en la parte superior derecha.
   
   
7. En Aceptación, haga clic en Haga clic para firmar encima de su nombre.
   
   
8. En el cuadro de diálogo, haz clic en las pestañas Dibujar, Escribir o Subir y añade tu firma. Haga clic en Insertar para añadir la firma.
9. En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.
10. En la parte superior derecha, haz clic en Editar para modificar tu firma. Haga clic en Acepto para guardar su firma en la cotización.
11. Haz clic en Cerrar.
12. Los firmantes recibirán un correo electrónico notificándoles que la cotización ha sido firmada. Si aún no han refrendado la cotización, pueden hacer clic en Revisar y refrendar cotización para iniciar el proceso de refrendo. 
13. La cotización está firmada pero aún no se ha pagado. Si no estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, yla opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» está activada, se creará automáticamente un registro de contrato cuando el comprador acepte una cotización . Obtén más información sobre cómo utilizar los contratos en HubSpot.
14. Si la cotización tiene activada la opción de pago online:
    • Si te has inscrito en laversión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, se generan automáticamente un contrato y unas facturas para la cotización, y el pago se realiza a través de la factura. A continuación, se utilizanlos contratos para gestionar la facturación periódica, la emisión de facturas y los cobros de pagos. Más información sobre el proceso de la versión beta de CPQ, facturación y pagos conectados.
    • Si no estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, en la parte superior de la cotización, el comprador hace clic en «Configurar el pago». El comprador también puede cerrar la cotización y volver a consultarla más tarde para gestionar el pago. 

Refrendar una cotización de la página del índice de cotizaciones

Los refrendarios también pueden refrendar una cotización desde la página de índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Presupuestos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Presupuestos.
2. Las cotizaciones que requieran firma tendrán el estado Pendiente de firma. Pasa el cursor por encima de la cotización y haz clic en Vista previa.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Refrendar.
   
   
4. Continúa firmando la cotización.

Revisar el estado de la firma de una cotización

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Presupuestos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Presupuestos.
2. Pasa el cursor por encima de una cotización con firmas pendientes y haz clic en Vista previa. 
3. En el panel derecho, consulta la actividad de firma en Firmantes.
   
   
4. Una vez firmada la cotización, puedes descargar un PDF de una cotización firmada electrónicamente.

Nota: si descargas una cotización firmada, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto hipervinculado incluido en las secciones Carta de presentación, Resumen ejecutivo o Condiciones de la versión en PDF de la cotización. Se recomienda incluir la URL completa del texto enlazado en las secciones de las cotizaciones, para que se pueda seguir haciendo clic en el enlace una vez descargada la cotización.

El cliente recibirá una copia del documento que haya firmado una vez que se hayan completado todas las firmas obligatorias y los refrendos. La notificación que reciben incluye un enlace al documento que firmaron, que expira cuando vence la cotización, y una copia PDF del documento firmado para sus registros.

Pasos siguientes

• Más información sobre cómo elaborar cotizaciones.
• Más información sobre cómo crear cotizaciones de legado.
• Más información sobre la gestión de cotizaciones.