Sincronizar registros entre HubSpot y Salesforce

Con la integración de Salesforce, puede crear y utilizar segmentos de inclusión para controlar qué registros se sincronizan entre HubSpot y Salesforce.

Los segmentos de inclusión definen qué registros pueden sincronizarse de HubSpot a Salesforce en función de criterios específicos. Los registros que no estén en su segmento no se sincronizarán entre HubSpot y Salesforce.

Por ejemplo, puede crear un segmento de inclusión para sincronizar sólo empresas en una etapa del ciclo de vida específica, o sólo tickets con un estado definido.

Antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con segmentos de inclusión, asegúrese de comprender cómo afectan al comportamiento de sincronización de Salesforce.

• Puede utilizar segmentos de inclusión al sincronizar contactos, empresas (tras actualizar a la nueva sincronización de empresas), tickets y objetos personalizados. 
• Sólo los segmentos activos pueden establecerse como su segmento de inclusión en Salesforce, ya que se actualizarán dinámicamente a medida que los registros cumplan o no los criterios de su segmento.
• La selección de un segmento como su segmento de inclusión no sincronizará automáticamente el segmento con Salesforce. Los miembros del segmento sólo se sincronizarán con Salesforce cuando se desencadene una sincronización. Aprenda a resincronizar manualmente un segmento con Salesforce.
• Si los leads o contactos nuevos o existentes de Salesforce están configurados para crear automáticamente contactos de HubSpot en sus ajustes de integración, se creará un nuevo contacto o se sincronizará un contacto existente en HubSpot cuando se cree un lead o contacto de Salesforce, incluso si el contacto de HubSpot no está en su segmento de inclusión. Las actualizaciones posteriores del contacto o lead desde HubSpot o Salesforce no se sincronizarán con la otra plataforma hasta que cumplan los criterios del segmento.
• En raras ocasiones, cuando la actualización de una propiedad modifica la membresía de un segmento de inclusión de un registro, es posible que se sincronice una actualización del registro antes de que se vuelva a evaluar el segmento de inclusión. Como resultado, el registro puede sincronizarse en lugar de omitirse. Esto sólo puede ocurrir cuando la actualización de la propiedad eliminaría un registro del segmento de inclusión, porque la sincronización puede procesarse más rápido que la evaluación del segmento de inclusión. 

Ajuste de un segmento de inclusión

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Salesforce.
3. Vaya a la pestaña Sincronización de datos . 
4. Haga clic en [Objeto] (por ejemplo, contactos, empresas, etc.) > Reglas de sincronización.
5. En la sección Limitar lo que se sincroniza , haga clic en el menú desplegable y seleccione un segmento activo existente. Para crear un nuevo segmento activo, haga clic en + Crear lista de inclusión.

• • Si selecciona un segmento activo existente, el ajuste se actualizará automáticamente.
  • Si hace clic en + Crear lista de inclusión, se le redireccionará para crear un nuevo segmento en la herramienta de segmentos.
    
    • En la parte superior izquierda, haga clic en el icono del lápiz edit e introduzca un nombre para el segmento; a continuación, seleccione sus criterios. Obtenga más información sobre cómo determinar sus criterios de segmento.
    • En la parte superior derecha, haga clic en Revisar y guardar. Su segmento puede tardar algún tiempo en procesarse.
    • Volver a la configuración de integración de Salesforce. En el ajuste Lista de inclusión , haga clic en el menú desplegable y seleccione el segmento activo recién creado. La configuración se actualizará automáticamente.

Comprender las importaciones de Salesforce y los segmentos de inclusión

La importación de registros de Salesforce a HubSpot le permite llevar los datos existentes de su instancia de Salesforce directamente a su cuenta de HubSpot.

Si está importando leads o contactos de Salesforce, sólo se sincronizará la dirección de correo electrónico del lead o contacto desde Salesforce en el momento de la importación. En las cuentas de HubSpot sin segmento de inclusión, o para contactos en un segmento de inclusión, se desencadenará automáticamente una sincronización después de la importación, que sincronizará los valores de campo de Salesforce restantes. Para los contactos que no estén en el segmento de inclusión, el resto de propiedades de contacto permanecerán en blanco tras la importación inicial.

Cómo se comportan los segmentos de inclusión en la primera sincronización y con los duplicados 

Al utilizar segmentos de inclusión en HubSpot, es importante comprender su función durante la sincronización inicial y en la gestión de duplicados. 

Comprender el comportamiento de la primera sincronización 

Cuando un registro se sincroniza por primera vez entre HubSpot y Salesforce, los campos asignados pueden actualizar el registro de Salesforce aunque el registro todavía no forme parte del segmento de inclusión en HubSpot. Esto ocurre cuando HubSpot conoce el ID del registro de Salesforce, pero todavía no existe el registro de HubSpot correspondiente. Dado que los segmentos de inclusión dependen de los datos de HubSpot, HubSpot no puede evaluar los criterios de inclusión hasta que el registro de HubSpot se haya creado y sincronizado. Como resultado, durante la primera sincronización, los campos asignados pueden volver a sincronizar los datos con Salesforce. 

Comprender los registros duplicados 

Si un registro de HubSpot se asigna a un registro de Salesforce diferente, la integración lo trata como un nuevo emparejamiento de sincronización. Cada vez que se crea un nuevo emparejamiento HubSpot-Salesforce, la integración lo considera una sincronización inicial, por lo que las asignaciones de campos pueden volver a sincronizar los datos con Salesforce.