Skannaa ja peitä arkaluonteiset tiedot HubSpotissa

Skannaa ja peitä arkaluonteiset tiedot tunnistaaksesi CRM-toiminnoissa, kuten muistiinpanoissa, puheluissa, tehtävissä, sähköposteissa ja kokouksissa, tallennetut arkaluonteiset tiedot. Superjärjestelmänvalvojat voivat suorittaa skannauksia merkittyjen arvojen havaitsemiseksi ja peittää ne, kun arkaluonteisten tietojen käsittely on määritetty tilillä. Tämä vähentää tahattomasti tallennettuihin talous- tai terveystietoihin liittyviä sääntöjen noudattamisriskejä. Jos arkaluonteisten tietojen ominaisuutta ei ole otettu käyttöön tililläsi, voit tarkastella skannaustuloksia.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin alat käyttää tätä ominaisuutta, varmista, että ymmärrät täysin, mitkä toimenpiteet on suoritettava etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Tutustu vaatimuksiin

• Sinun on otettava arkaluonteiset tiedot käyttöön tilillä, jotta tunnistetut arvot voidaan peittää.
• Jos et määritä arkaluonteisia tietoja, voit silti skannata ja tarkastella tuloksia, mutta merkittyjä arvoja ei voi peittää.

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• ”Sensitive Data” -skannaukset analysoivat viimeisten 60 päivän CRM-toimintoja.
• Jokaiselle tilille voidaan suorittaa yksi skannaus 30 päivän välein.
• Tietojen peittäminen korvaa havaitut arvot paikkamerkkitekstillä.

Etsi arkaluonteisia tietoja

Käytä arkaluonteisten tietojen skannausta tunnistaaksesi arkaluonteiset arvot viimeisten 60 päivän CRM-toiminnoista. Vain Super Admin -oikeudet omaavat käyttäjät voivat suorittaa skannauksia.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Turvallisuus.
3. Napsauta Herkät tiedot -välilehteä.
4. Napsauta Herkkien tietojen skannaus -osiossa Aloita skannaus. Jos olet suorittanut skannauksen aiemmin, napsauta Skannaa uudelleen.
   
   
   
   
5. Valitse oikeanpuoleisessa paneelissa niiden tietotyyppien vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat skannata (esim. henkilötiedot tai terveystiedot).
6. Kirjoita osiossa Poissuljetut avainsanat skannauksesta avainsanat, jotka haluat sulkea pois. Lisää avainsana painamalla Enter-näppäintä kunkin avainsanan jälkeen.
7. Napsauta oikeassa alakulmassa Seuraava.
8. Tarkista tiedot ja valitse valintaruutu hyväksyäksesi.
9. Napsauta Aloita skannaus. Skannauksen ollessa käynnissä Herkät tiedot -skannaus -osiossa näkyy Skannaus käynnissä -banneri. Kun skannaustulokset ovat saatavilla, lähetetään sähköposti-ilmoitus.

Tarkista arkaluonteisten tietojen skannauksen tulokset

Tarkista skannaustulokset, tutki havaitut arvot ja päätä, vaaditaanko toimenpiteitä. Vain Super Admin -oikeudet omaavat käyttäjät voivat tarkistaa tulokset ja ryhtyä toimenpiteisiin.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Turvallisuus.
3. Napsauta Herkät tiedot -välilehteä.
4. Napsauta Herkkätiedot-skannaus -osiossa Näytä tulokset.
5. Voit suodattaa tuloksia napsauttamalla yläreunassa olevia avattavia valikoita. Jos haluat suodattaa tietueiden nimien perusteella, kirjoita tietueiden nimet ” searchIcon ” -hakupalkkiin.
6. Voit tarkastella toimintoa viemällä hiiren sen päälle ja napsauttamalla Näytä tiedot.
7. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa Näytä CRM:ssä, jotta näet toiminnon täydelliset tiedot. Voit tarkastella merkittyä arvoa napsauttamalla Arvo #.

Merkitse arvot ei-herkiksi

Merkitse arvot ei-arkaluonteisiksi osoittaaksesi, että merkittyjä tietoja ei tarvitse peittää. Kun olet merkinnyt arvot ei-arkaluonteisiksi, ne säilyvät tilillä.

1. Valitse oikeanpuoleisesta paneelista Merkitse ei-arkaluonteiseksi -valintaruutu.
2. Napsauta Seuraava.
3. Napsauta uudelleen Seuraava.
4. Napsauta Vahvista.

Poista arvoja tililtä

Jos tililläsi on otettu käyttöön arkaluonteisten tietojen suojaus, voit poistaa arvoja tililtäsi. Tämä poistaa arvot pysyvästi CRM-toiminnoista. Alkuperäinen arvo korvataan paikkamerkillä.

1. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa Seuraava.
2. Valitse poistettavan arvon vieressä oleva valintaruutu ja napsauta Seuraava.
3. Napsauta Vahvista.

Tietojen peittämisen jälkeen alkuperäinen arvo korvataan paikkamerkillä, kuten REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.