Interaktiivisen puhevastejärjestelmän määrittäminen

Interaktiivinen puhevastejärjestelmä (IVR) on järjestelmä, joka mahdollistaa automaattisen vuorovaikutuksen soittajien kanssa ääniohjeiden ja näppäimistön syöttöjen avulla. IVR tehostaa ja virtaviivaistaa puhelujen käsittelyä. IVR:n avulla voidaan käsitellä suuria puheluvolyymeja ja samalla varmistaa tarkka puheluiden ohjaus, yksilölliset itsepalveluvaihtoehdot sekä asiakkaille tarjottava ympärivuorokautinen saatavuus.

Valitse nimi ja numero

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Puhelut > Interaktiivinen puhevaste.
3. Napsauta Lisää IVR-valikko.
4. Kirjoita Nimi-kenttään IVR-valikollesi nimi.
5. Napsauta saapuvan puhelun laukaisukenttää, napsauta sitten Puhelinnumero -pudotusvalikkoa ja valitse numero, jota haluat käyttää saapuville puheluille, jotka ohjaavat soittajat IVR-valikkoon.

Huomaa: voit valita vain numeron, jota ei ole määritetty käyttäjälle tai puhelukanavalle. Jos kaikki numerosi on jo määritetty, napsauta Hanki HubSpot-numero, jotta voit muokata puhelinasetuksiasi tai hankkia uuden HubSpot-numeron.

6. Napsauta Jatka. Sinut ohjataan IVR-muokkaajaan, jossa voit määrittää valikot.

Määritä valikot

Kun puhelinnumeroon soitetaan, sinun on määritettävä IVR-valikko, joka ohjaa soittajat käyttäjälle, tiimille tai alivalikkoon.

Huomaa: jotta voit valita tiimin, johon puhelut ohjataan, tiimin puhelukanavat on oltava jo määritettyinä. Noudata näitä ohjeita tiimipuhelujen määrittämiseksi saapuvien viestien tai asiakaspalvelun osiossa.

• Näppäimistövalikko (IVR): soittajat voivat painaa näppäimistön numeroita edetäkseenvalikossa.
• Äänivalikko (IVR): soittajat voivat edetä valitsemalla haaran nimen tai haaraan liittyviä avainsanoja. Näppäinpainallusta käytetään varavaihtoehtona.
• Soita (käytettävissä vain haarakohdassa): soittaa käyttäjälle, jolla on Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -käyttöoikeus, tukipalvelun numero tai postilaatikon numero.

Näppäimistövalikko (IVR)

1. Napsauta Valitse ääniviesti -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jota haluat käyttää valikossa.
2. Napsauta avataksesi Näppäimistön asetukset -osion. Napsauta Näppäimistön asetukset -osiossa Lisää näppäinpainallus lisätäksesi lisää haarakonttorivalikoita. Napsauta delete Poista-kuvaketta poistaaksesi näppäinpainalluksen. Varmista, että näppäinohjeet vastaavat ääniviestiäsi.
3. Napsauta Näppäinpainallus- pudotusvalikoita muuttaaksesi kuhunkin haaraan liitettyä numeroa.
4. Napsauta Tallenna.

Äänivalikko (IVR)

1. Kirjoita Enter your message -kenttään viesti, jonka botti toistaa soittajille. Viestin tulisi olla mahdollisimman tarkka. Esimerkiksi: Kiitos, että soitit HubSpot-tukeen. Tarvitsetko apua kokousten tai puheluiden kanssa tänään?
2. Napsauta Kieli-pudotusvalikkoa ja valitse kieli, jolla haluat viestisi luettavan. Tämän on oltava sama kieli kuin se, jolla kirjoitit viestisi.
3. Napsauta Ääni- pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jolla haluat viestisi luettavan. Napsauta” playerPlay” -toistokuvaketta kuunnellaksesi esikatselun kustakin äänestä.
4. Napsauta laajentaaksesi Näppäimistöasetukset-osion. Napsauta Näppäimistöasetukset- osiossa Lisää haara lisätäksesi lisää haaravalikoita. Napsauta delete Poista-kuvaketta poistaaksesi näppäinpainalluksen.
5. Napsauta edit -muokkauskuvaketta muokataksesi haaran nimeä. Soittajat voivat sanoa haaran nimen siirtyäkseen kyseiseen haaraan.
6. Napsauta Näppäinpainallus -pudotusvalikoita vaihtaaksesi kuhunkin haaraan liitetyn numeron.
7. Kirjoita Kuvaus-kenttään avainsanoja tai lauseita, joita asiakkaat saattavat käyttää päästäkseen tälle haarakohdalle. Esimerkiksi: Tarvitsen apua kokousten kanssa, kokoustyökalu, HubSpot-kokoukset jne.
8. Napsauta Tallenna.

Soita numeroon

1. Voit valita, mihin puhelu soi kyseisen haaran sisällä, napsauttamalla kyseisen haaran +-kuvaketta.

2. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa kohtaa Soi kohteeseen.
   • Napsauta kohdassa ”Tallennussuostumuksen asetukset” avattavaa valikkoa ja valitse viesti, jonka soittajat kuulevat ja jossa heille ilmoitetaan, että puhelu tallennetaan.
   • Napsauta Voicemail-asetusten alla olevia pudotusvalikoita ja valitse kyseisen sivukonttorin työaikana ja työajan ulkopuolella soittajille toistettava vastaajaviesti.
   • Napsauta ”Soita kohteeseen” -asetusten alla ”Soita kohteeseen ” -pudotusvalikkoa ja valitse käyttäjä, tukipalvelun numero tai postilaatikon numero, johon puhelu soitetaan kyseisessä toimipisteessä. Napsauta Soittokesto-pudotus valikkoa ja valitse, kuinka kauan numero soi, ennen kuin soitto siirtyy seuraavaan numeroon, jos siihen ei vastata. Voit valita enintään viisi puhelinnumeroa, joihin soitetaan peräkkäin. Lisää numeroita napsauttamalla Lisää soitto kohteeseen.

3. Napsauta Tallenna.
4. Tallenna asetukset napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta. Valitse sitten Tallenna julkaisematta.

Ääniviestien luominen ja muokkaaminen

Ääniviestisi on ääni, jonka soittajat kuulevat, kun he soittavat IVR-numeroosi tai kun heidät ohjataan tiettyyn toimipisteeseen. Voit luoda ääniviestejäsi milloin tahansa prosessin aikana. Ääniviestien luominen tai lataaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Soitto > Interaktiivinen äänivastaus.
3. Napsauta Muokkaa ääniviestejä.
4. Kirjoita Viestin nimi -kenttään ääniviestisi nimi.
5. Napsauta Viestin tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse Teksti puheeksi tai Lataa ääni.
6. Jos valitsit Teksti puheeksi:
   • Kirjoita Viesti-kenttään teksti, jota haluat käyttää ääniviestin luomiseen.
   • Napsauta Kieli-pudotusvalikkoa ja valitse kieli, jolla haluat viestisi luettavan.
   • Napsauta Ääni -pudotusvalikkoa ja valitse ääni, jolla haluat viestisi luettavan. Napsauta playerPlay-toistokuvaketta kuunnellaksesi kunkin äänen esikatselun.

7. Jos valitsit vaihtoehdon Lataa ääni:

• • Napsauta Upload file (Lataa tiedosto) ladataksesi äänitiedoston, jota haluat käyttää. Valitse sitten äänitiedostosi.
  • Napsauta” playerPlay” -toistokuvaketta kuunnellaksesi äänitiedoston esikatselun.
  • Napsauta delete -poistokuvaketta poistaaksesi äänitiedoston.

8. Napsauta Tallenna.

Ääniviestien muokkaaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Puhelut > Interaktiivinen äänivastaus.
3. Napsauta Muokkaa ääniviestejä.
4. Napsauta Muokkaa olemassa olevia ääniviestejä -välilehteä.
5. Vie hiiri sen ääniviestin päälle, jota haluat muokata, ja napsauta Muokkaa.
6. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tallenna.

Voit myös luoda tai muokata ääniviestiä Näppäimistö (IVR) -valikosta napsauttamalla Valitse ääniviesti -pudotusvalikkoa ja valitsemalla Lisää/muokkaa ääniviestiä.

Julkaise IVR

Kun olet luonut IVR-valikon, määrittänyt näppäimistövalikon ja määrittänyt Ring To -asetukset puhelinnumeroille, voit julkaista IVR:n. Julkaise IVR napsauttamalla IVR-editorissa Tallenna ja julkaise.

Huomaa: sinun on ratkaistava kaikki hälytykset ennen julkaisemista.

Jos olet tallentanut IVR-valikon julkaisematta sitä, mutta olet nyt valmis julkaisemaan sen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Puhelut > Interaktiivinen äänivastaus.
3. Kytke julkaistavan IVR-valikon vieressä oleva Tila -kytkin päälle.

Kun IVR-järjestelmäsi on julkaistu, olet valmis vastaanottamaan saapuvia puheluita IVR-puhelinnumeroon.

4. Voit poistaa IVR-valikon käytöstä kytkemällä Tila -kytkimen pois päältä.

Tarkastele IVR-järjestelmän rekisteröinti- ja muokkaushistoriaa

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Työkalut-kohdan alla Puhelut. Napsauta sitten Interaktiivinen äänivastaus.
3. Napsauta sitä IVR-järjestelmää, jonka mittareita haluat tarkastella.
4. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Näytä -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto:
   • Muutoshistoria: oikeassa paneelissa voit tarkastella luetteloa muutoksistasi. Voit suodattaa näkyviä muutoksia päivämäärävälin ja suodattimien avulla. Jos haluat tarkastella tietyn muutoksen määrityksiä, vie hiiri muutoksen päälle ja napsauta Näytä muutos.
   • Rekisteröintihistoria: oikeassa paneelissa voit tarkastella puheluita, joissa tätä IVR-järjestelmää on käytetty. Voit suodattaa näkyviä rekisteröintejä päivämääräalueen avulla. Voit tarkastella tietyn rekisteröinnin yksityiskohtia napsauttamalla puhelua.