BetaTuo vanhoja sähköpostitietoja

Kun olet liittänyt henkilökohtaisen työpostisi HubSpotiin, tuo olemassa olevat sähköpostit CRM-järjestelmään viestinnän ja prospektoinnin keskittämiseksi. Historiatietojen tuominen mahdollistaa aiempien keskustelujen liittämisen CRM-tietueisiin, mikä auttaa sinua hallinnoimaan asiakassuhteita koko asiayhteyden huomioon ottaen.

Määritä tuonnin aikana ajanjakso ja valitse, haluatko tuoda vain olemassa olevien kontaktien sähköpostit vai luoda uusia kontaktitietueita sähköpostikeskustelujen osanottajille.

Huomaa: jottavoit käyttää tätä ominaisuutta, pääkäyttäjän on liitettävä tilisi historiallisten sähköpostien tuonnin beetaversioon.

Sähköpostien tuonnin ja yhteystietojen luomisen säännöt

Kun tuot vanhoja sähköpostitietoja, sovelletaan seuraavia sääntöjä:

• Sähköposti tuodaan vain, jos viestissä on vähintään yksi yhteyshenkilö, jonka olet valinnut tuontikohteeksi Lähettäjä-, Vastaanottaja-, CC- tai BCC-kentissä.
• Uusia yhteystietoja luodaan vain niille sähköpostiosoitteille, jotka valitset yhteystietojen luomista varten tuontiprosessin aikana.
• Sähköpostit liitetään vain niihin uusiin tai olemassa oleviin yhteyshenkilöihin, jotka olet valinnut tuontia varten.
• Tuonnin jälkeen sähköpostit liitetään CRM-tietueisiin (esim. yrityksiin tai kauppoihin) tilisi automaattisten liittämisasetusten mukaisesti.

Seuraavat tiedot jätetään pois sähköpostien tuonnista ja yhteystietojen luomisesta:

• Sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset, jotka ovat henkilökohtaisella tai tiimin ”ei koskaan kirjaa” -listalla.
• Oma liitetty sähköpostiosoitteesi.
• Tuontiaikavälillä olevat sähköpostit, jotka ovat jo olemassa CRM-järjestelmässäsi. Havaittuja kaksoiskappaleita ei sisällytetä lopulliseen tuontiyhteenvetoon.

Ota historiallisten sähköpostien tuonti käyttöön

Käyttöoikeudet edellytetään Tilin käyttöoikeudet vaaditaan historiallisten sähköpostien tuontiasetusten määrittämiseen.

Ennen kuin käyttäjät voivat tuoda sähköpostitietojaan, ota historiallisten sähköpostien tuontiasetus käyttöön ja määritä tuonnin aikaväli.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaanObjektit.
3. Napsauta Objektit- sivun yläosassa olevaa Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Toiminnot.
4. Valitse Sähköpostin loki ja seuranta -välilehden Historiallisten sähköpostien tuonti -osiosta Salli kaikkien käyttäjien tuoda historiallisia sähköpostitietoja -valintaruutu.
5. Valitse ”Tuontiaikaväli”-osiosta päivämääräväli.
6. Napsauta alareunassa Tallenna.

Tuo historialliset sähköpostitiedot

Kun sähköpostihistoriatietojen tuontiasetus on kytketty päälle, tuo tiedot olemassa oleville yhteyshenkilöille tai luo uusia yhteyshenkilöitä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Sähköposti-välilehteä.
4. Vie hiiri liitetyn postilaatikon päälle, napsauta Toiminnot ja valitse Tuo historialliset sähköpostitiedot.

5. Valitse oikeanpuoleisessa paneelissa valintaruutu vahvistaaksesi tuontitiedot ja napsauta sitten Aloita tuonti.
6. Syötä Tuontiaikaväli-osioon tuontiaikaväli. Tämä vaihtoehto näkyy vain, jos pääkäyttäjä on antanut käyttäjille luvan valita oman aikavälin.
   • Jos sinulla on sähköpostiketju, vain määritetyn ajanjakson sisällä olevat sähköpostit tuodaan.
7. Valitse tuotavat tiedot:

• • Tuo sähköpostit olemassa oleville yhteyshenkilöille: aiemmat sähköpostitiedot tuodaan vain olemassa oleville yhteyshenkilöille.
  • Tuo sähköpostit ja luo uusia yhteystietoja: historialliset sähköpostitiedot tuodaan sekä uusille että olemassa oleville yhteystiedoille. Uudet yhteystiedot luodaan CRM-järjestelmääsi.

Tuo olemassa olevien kontaktien sähköpostit

1. Tarkista yhteystietojen taulukko Tuo sähköpostit -sivulla. Jos haluat poistaa yhteystiedon tuonnista, kytke Sisällytä tuontiin -kytkin pois päältä.
2. Napsauta Seuraava.
3. Kun tuonti on valmis, napsauta ”Tarkastele tuotuja sähköposteja” tarkistaaksesi tiedot CRM-järjestelmässäsi.

Tuo sähköpostit ja luo uusia yhteystietoja

1. Valitse Poissulkemisten määrittäminen -sivulla tiedot, jotka haluat sulkea tuonnin ulkopuolelle:
• Mainossähköpostit: valitse valintaruutu, jos haluat sulkea mainossähköpostit pois.
• Transaktiosähköpostit: valitse valintaruutu, jos haluat sulkea transaktiosähköpostit pois.
2. Jos haluat sulkea pois tiettyjä sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia, napsauta Lisää sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia.
3. Kirjoita valintaikkunaan sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset ja napsauta sitten Tallenna. Lisätyt kohteet lisätään automaattisesti henkilökohtaiseen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloosi.
4. Napsauta Seuraava.
5. Valitse Uusien yhteystietojen luominen -sivulla valintaruudut niiden yhteystietojen vieressä, jotka haluat luoda, ja napsauta sitten Seuraava.
6. Valitse Tuo sähköpostit -sivulla valintaruudut jokaisen kontaktin kohdalta, jonka aiemmat sähköpostit haluat tuoda, ja napsauta sitten Seuraava.
7. Tarkista -sivulla tarkista tuontitiedot ja napsauta Seuraava.
8. Kun tuonti on valmis, napsauta Näytä yhteystiedot tai Näytä tuodut sähköpostit tarkistaaksesi tiedot CRM-järjestelmässäsi.

Vastaanota ilmoituksia aiempien sähköpostien tuonnista

Sähköpostimuistutukset aiemmista sähköpostituonnista ovat oletusarvoisesti käytössä. Saat sähköpostiviestin, kun tuonti on valmis tai jos se vaatii huomiotasi. Jos et saa näitä ilmoituksia, varmista, että olet ottanut sähköpostimuistutukset käyttöön. Voit myös ottaa käyttöön ponnahdus-, selain- ja kellomuistutukset.

Voit mukauttaa ilmoitusasetuksiasi aiempien sähköpostituontien osalta seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Ilmoitukset.
3. Napsauta laajentaaksesi Sähköposti -osio.
4. Valitse ”Aiemmat sähköpostituonnit ” -osiossa valintaruudut niiden ilmoitustyyppien kohdalta , joita haluat vastaanottaa.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.