Jotta kävijät ymmärtäisivät, mihin he suostuvat lomakkeen lähettämisen yhteydessä, voit lisätä ilmoitus- ja suostumustietoja. Näin voit myös tallentaa kävijän suostumuksen hänen henkilötietojensa käsittelyyn sekä hänen suostumuksensa saada viestintääHubSpot-tililtäsi.
Ennen kuin aloitat
Huomioi seuraavat seikat:
- Vaikka HubSpot tarjoaa nämä ominaisuudet, lakitiimisi on paras resurssi antamaan neuvoja sääntöjen noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.
- Lomakkeissasi ja ponnahduslomakkeissasi on oletusarvoisesti vaihtoehto nimeltä Tietosuoja-asetukset. Tämä näkyy, vaikka tietosuoja-asetukset eivät olisikaan käytössä HubSpot-tililläsi.
- Jos otat tietosuoja-asetukset käyttöön, kaikista uusien lomakkeiden tietosuojaa koskevista valintaruuduista tulee pakollisia.
- Kun yhteyshenkilö täyttää lomakkeen, jossa on ilmoitus- ja suostumustietoja:
- Yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuudeksi asetetaan Yhteyshenkilön vapaasti antama suostumus.
- Tiedottamisen oikeusperuste näkyy yhteystietueen tilaukset-osiossa.
- Jos haluat muokata sekä lomakkeiden että ponnahduslomakkeiden oletusarvoista ilmoitus- ja suostumustekstiä, voit tehdä sen tietosuoja- ja suostumusasetuksissa. Ilmoitus- ja suostumusvaihtoehdoille asetettua oletustekstiä sovelletaan kaikkiin tilaustyyppeihin. Jos muutat oletustekstiä:
- Uusi oletusteksti lisätään kaikkiin uusiin luomiisi lomakkeisiin tai ponnahduslomakkeisiin.
- Olemassa olevia lomakkeita ei päivitetä automaattisesti tällä uudella oletustekstillä. Jos haluat päivittää olemassa olevan lomakkeen, poista lomakkeen nykyinen Tietosuojavaihtoehdot-kenttä ja lisää se uudelleen niin, että se sisältää päivitetyn sanamuodon.
Ilmoituksen ja suostumuksen lisääminen lomakkeeseen
Voit lisätä lomakkeeseen ilmoitus ja suostumus -vaihtoehdon:
- Vie hiiren kursori lomakkeen nimen päälle ja valitse Muokkaa tai luo uusi lomake.
- Napsauta vasemmassa yläkulmassa + Lisää-kuvaketta.
- Valitse vasemmassa paneelissa Muu.
- Napsauta ja vedä Tietosuoja-kenttätyyppi oikealla olevaan lomakkeen esikatseluun sisällyttääksesi sen lomakkeeseen.
- Määritä vasemmanpuoleisen paneelin Tietosuoja-asetukset-kohdassa suostumus- ja tilausasetukset ja valitse, haluatko sisällyttää tietosuojaselosteen.
- Voit lisätä lisää tilaustyypin valintaruutuja, jotta kävijät voivat antaa suostumuksensa useiden tilaustyyppien viestintään yhdellä lomakkeella:
- Valitse Lisää toinen tilaus kohdassa Mitä suostumuksia haluat kerätä?
- Valitse tai poista tilaustyypit jokaiselle viestinnälle, jonka haluat tarjota tällä lomakkeella. Kun yhteyshenkilö valitsee viestinnän, hänet tilataan siihen.
- Julkaise lomakkeen päivitykset valitsemalla oikeassa yläkulmassa Review and update (Tarkista ja päivitä).
Ilmoitus- ja suostumusvaihtoehdot
Lomaketta luodessasi voit valita seuraavista ilmoitus- ja suostumusvaihtoehdoista:
Implisiittinen suostumus käsittelyyn ja yksittäiset valintaruudut viestintää varten.
- Tämän vaihtoehdon avulla voit kerätä suostumuksen viestintään myöntävän suostumuksen avulla käyttämällä valintaruutua, jossa määritetään viestinnän/tilauksen tyyppi.
- Voit lisätä useamman kuin yhden valintaruudun, jotta kävijät voivat antaa suostumuksensa useamman kuin yhden tilaustyypin viestintään.
- Tällä vaihtoehdolla suostumus henkilötietojen käsittelyyn kerätään implisiittisesti, kun yhteyshenkilö napsauttaa lähetä-painiketta.
- Jos lomakkeen lähettävä yhteyshenkilö ei valitse suostumus viestintään -valintaruutua, lomakkeen lähetys käsitellään silti. Yhteyshenkilöä ei kuitenkaan tilata mitään viestintää.
- Suostumus viestintään -valintaruutua ei voi valita etukäteen. Jos kuitenkin otat tietosuoja-asetukset käyttöön, kaikkien uusien lomakkeiden tietosuojaa koskevat valintaruudut tulevat pakollisiksi.
- Jos yhteyshenkilö on aiemmin tilannut tiedotteita ja myöhemmin ei valitse suostumuksen viestintään -valintaruutua, tämä ei vastaa sitä, että yhteyshenkilö peruuttaa suostumuksensa.
Erilliset suostumukset (yksittäiset valintaruudut suostumusta kohden).
- Tämän vaihtoehdon avulla voit kerätä suostumuksen viestintään myöntävän suostumuksen avulla käyttämällä valintaruutua, jossa määritetään viestinnän/tilauksen tyyppi.
- Voit lisätä useamman kuin yhden valintaruudun, jotta kävijät voivat antaa suostumuksensa useamman kuin yhden tilaustyypin viestintään.
- Tällä vaihtoehdolla suostumus henkilötietojen käsittelyyn kerätään nimenomaisesti:
- Yhteyshenkilön on valittava suostumus tietojen käsittelyyn -valintaruutu antaakseen suostumuksensa. Et voi käsitellä kävijän tietoja ja hyväksyä lomakkeen lähettämistä, jos hän ei ole antanut nimenomaista suostumusta.
- Jos tätä valintaruutua ei ole valittu, kävijät eivät voi lähettää lomakettasi. Jos haluat tarjota kävijöille pääsyn sisältöösi käsittelemättä heidän tietojaan, lisää suostumus tietojen käsittelyyn -alasvetokohtaan hyperlinkki sisältöösi.
- Jos lomakkeen lähettänyt yhteyshenkilö ei valitse suostumus viestintään -valintaruutua, lomakkeen lähettämistä käsitellään silti, eikä yhteyshenkilöä tilata mihinkään viestintään.
- Suostumus viestintään -valintaruutua ei voi valita etukäteen. Jos kuitenkin otat tietosuoja-asetukset käyttöön, kaikista uusien lomakkeiden tietosuojaa koskevista valintaruuduista tulee pakollisia.
- Jos yhteyshenkilö on jo aiemmin tilannut tiedotteita ja ei myöhemmin valitse suostumuksen viestintään -valintaruutua, tämä ei vastaa sitä, että yhteyshenkilö peruuttaa suostumuksensa.
Oikeutettu etu
- Jos käsittelyn oikeusperusteesi on suostumuksen sijasta oikeutettu etu, tämä lomakkeen vaihtoehto näyttää ilmoituksen, jossa kerrotaan kävijöille, että tarvitset heidän tietojaan ottaaksesi heihin yhteyttä tuotteistasi ja palveluistasi ja että he voivat milloin tahansa peruuttaa tämän viestinnän.
- Tämän vaihtoehdon avulla yhteydenottajan ei tarvitse antaa suostumustaan, vaan hän näkee vain ilmoituksen.