Tiimien ja näkymien organisointi help deskissä

Ennen kuin aloitat tikettien hallinnan help deskissä, tutustu alla oleviin osioihin saadaksesi lisätietoja HubSpotin tarjoamista oletusnäkymistä sekä siitä, miten tiimisi kannattaa jäsentää, jotta ne voivat tehdä tehokkaasti yhteistyötä keskenään.

Huomaa: vain Super adminit ja käyttäjät, joilla on Service Hub -paikka, voivat käyttää kaikkia help deskin ominaisuuksia. Käyttäjät, joilla on Service- tai Sales Access -oikeudet, voivat silti tarkastella ja tehdä yhteistyötä help desk -työalueella. Heillä ei kuitenkaan ole pääsyä kaikkiin oletusnäkymiin, help desk -asetuksiin ja mukautuksiin.

Ryhmittele jäsenet tiimeihin

Jotta saat help deskistä kaiken hyödyn irti, on suositeltavaa järjestää tiimin jäsenet HubSpot-tiimeihin asiantuntemuksen perusteella ja sen mukaan, miten aiot jakaa tikettejä. Jos tukiorganisaatiossasi on esimerkiksi yleinen tukitiimi, jonka jäsenet jakavat vastuualueet, tarvitsevat näkyvyyttä toistensa tiketteihin ja tekevät usein yhteistyötä, on suositeltavaa ryhmitellä nämä jäsenet yhteen HubSpot-tiimiin.

Näkymät help deskissä

Näkymien avulla sinä ja tiimisi voitte järjestää help desk -työalueen kunkin jäsenen erityistarpeiden mukaan. Voit aloittaa tikettien hallinnan heti käyttämällä oletusnäkymiä tai luoda mukautettuja näkymiä, joilla voit hallita kunkin tiimin näkyvyyttä. Voit myös mukauttaa , mitkä näkymät näytetään ja niiden järjestystä.

Help desk sisältää seuraavat näkymätyypit:

Huomaa: käyttäjät, joilla on Service- tai Sales Access -oikeudet ja joille ei ole määritetty Service Hub -paikkaa, voivat käyttää vain oletusnäkymiä: Omat maininnat, Seuranta ja Kaikki avoimet.

• Oletusnäkymät: sisäänrakennetut näkymät, jotka suodattavat tiketit niiden vastaanottajan ja tilan perusteella:
  
  • Ei määritetty: kaikki liput, joilla ei ole nykyistä vastaanottajaa.
  • Minulle osoitetut: kaikki sinulle osoitetut liput.
  • Minun tiimini määrittelemättömät: liput näkyvät tässä näkymässä, jos olet määrittänyt automaattiset reitityssäännöt, joilla liput osoitetaan tiimillesi, mutta kaikki tiimin käyttäjät eivät olleet käytettävissä, kun lippu luotiin.
  • Tiimini avoimet: kaikki avoimet liput, jotka on osoitettu sinulle tai jollekin toiselle tiimisi jäsenelle.
  • Kaikki avoimet: kaikki liput, joiden tila on Avoin.
  • Seuraavat: kaikki liput, joita olet seurannut manuaalisesti. Lisätietoja tikettien seuraamisesta.

• • Omat maininnat: kaikki liput, joissa sinut on mainittu. Lisätietoja käyttäjien mainitsemisesta tietueissa.

• • Kaikki suljetut: kaikki liput, joiden tila on Suljettu.
  • Lähetetyt: kaikki tiketit, joihin liittyy keskustelu, joka sisältää yhdistetystä sähköpostista tai CRM:n tietueesta lähetetyn sähköpostin.
• • Roskaposti: kaikki liput, jotka tilisi käyttäjä on merkinnyt roskapostiksi.
• Julkiset mukautetut näkymät: tilisi käyttäjien luomat näkymät, jotka näkyvät kaikille muille tiimeille.
• Tiimin jakamat mukautetut näkymät: käyttäjien luomat näkymät, jotka näkyvät vain heidän päätiimilleen.
• Yksityiset mukautetut näkymät: näkymät, jotka näkyvät vain ne luoneelle käyttäjälle.

Voit mukauttaa, mitkä näkymät näytetään ja missä järjestyksessä ne näkyvät:

• Jos haluat muuttaa näkymien järjestystä, napsauta ja vedä näkymä uuteen paikkaan.
• Voit piilottaa näkymän vetämällä sen Lisää-pudotusvalikon alapuolelle. Voit milloin tahansa laajentaa tätä pudotusvalikkoa nähdäksesi piilotetut näkymät.
• Jos haluat näyttää aiemmin piilotetun näkymän, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa ja napsauta ja vedä näkymä sen yläpuolelle.

Mukautettujen näkymien luominen

Voit suodattaa liput julkisiin tai yksityisiin näkymiin, jotta tiimisi voi priorisoida ja hallita asiakasviestintää help deskissä. Voit esimerkiksi luoda näkymän kaikista korkean prioriteetin tiketeistä, jotta tiimisi tietää, mihin keskittää ponnistelunsa, tai voit luoda yksityisen näkymän kaikista avoimista tiketeistä, jotta voit seurata paremmin tikettien ratkaisua häiritsemättä tiimiäsi.

Huomaa: vain käyttäjät, joilla on oikeus mukautettuihin näkymiin, voivat luoda, muokata tai poistaa mukautettuja näkymiä help deskissä.

Mukautetun näkymän luominen help deskissä:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Työtilat > Käyttötuki.
• Napsauta vasemmassa sivupalkissa + Luo näkymä.
• Kirjoita oikeassa paneelissa näkymälle nimi.
• Jos haluat lisätä mukautetun näkymän nimeen emojin, napsauta Nimi-kentän vieressä olevaa emoji-kuvaketta emoji . Selaa tai etsi emoji ja lisää se sitten mukautetun näkymän nimeen napsauttamalla emojia.
• Valitse jakamisvaihtoehto:
  • Yksityinen: näkymä on vain sinun käytettävissäsi.
  • Tiimi(t): käyttäjät voivat luoda näkymiä, jotka näkyvät kaikille HubSpot-tiimeille, joilla on pääsy help deskiin.
  • Kaikki: kaikki HubSpot-tilisi käyttäjät voivat käyttää näkymää.
• Jos haluat personoida näkymän niin, että käyttäjät näkevät vain omistamansa tiketit, valitse Create a dynamic view filtered by ticket owner (Luo dynaaminen näkymä, joka suodatetaan tiketin omistajan mukaan ) -valintaruutu.
• Napsauta Seuraava.
• Valitse ja määritä kaikki lippujen ominaisuudet, joiden perusteella haluat suodattaa.
• Kun olet mukauttanut näkymän, valitse Luo näkymä.

Juuri luotu näkymä näkyy vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohdassa Jaetut näkymät, jos olet asettanut näkymän kaikkien tai tietyn tiimin saataville. Jos teit näkymästä yksityisen, se näkyy kohdassa Yksityiset näkymät.

Luomiesi mukautettujen näkymien määrä riippuu HubSpot-tilauksestasi. Voit tarkastella tätä rajoitusta HubSpotin tuote- ja palveluluettelon Mukautetut näkymät jaetussa postilaatikossa -osiossa.