Ryhmien ja round robin -kokousten saatavuuden ymmärtäminen

Kun luot ryhmä- tai round robin -aikataulutusivun, yhteyshenkilösi näkee tiettyjä aikoja joukkueen kokouksen tyypin mukaan. Tutustu alla kunkin aikataulutusivutyypin toimintaan.

Huomaa: ryhmä- tai round robin -aikataulutusivut poistetaan automaattisesti, jos aktiivisia tiimin jäseniä ei ole.

Ryhmä

• Ryhmäaikataulutusivulla HubSpot tarkistaa automaattisesti aikataulutusivun saatavuusasetuksissa määrittämäsi mukautetun saatavuuden valittujen tiimin jäsenten integroitujen kalentereiden perusteella ja estää varatut ajat. Jos käyttäjällä on useita integroituja kalentereita, HubSpot tarkistaa tämän mukautetun saatavuuden kaikkien kalentereiden perusteella.

• Ryhmäkokousta varattaessa yhteyshenkilöt voivat valita minkä tahansa ajankohdan, jolloin kaikki valitut tiimin jäsenet ovat käytettävissä.

• Kun kontakti napsauttaa kokoukset-linkkiä, hän voi valita ajan ja lisätä sitten tietonsa kokouksen aikatauluttamiseksi. Kokouksen luoja saa ilmoituksen, ja kokous näkyy jokaisen osallistujan kalenterissa.

• Jokaisella mukana olevalla tiimin jäsenellä on oltava aktiivinen kalenteriyhteys, jotta ryhmävaraaminen voidaan suorittaa loppuun.

Round robin

• Round robin -aikataulutus-sivulla HubSpot tarkistaa automaattisesti aikataulutus-sivun saatavuusasetuksissa määrittämäsi mukautetun saatavuuden valittujen tiimin jäsenten integroitujen kalentereiden perusteella ja estää varatut ajat, jolloin kukaan valituista tiimin jäsenistä ei ole käytettävissä. Jos käyttäjällä on useita integroituja kalentereita, HubSpot tarkistaa tämän mukautetun saatavuuden kaikkien kalentereiden perusteella.

• Round robin -kokousta varattaessa yhteyshenkilöt voivat valita minkä tahansa ajan, jolloin joku valituista tiimin jäsenistä on käytettävissä.

• Kun yhteyshenkilö napsauttaa kokouslinkkiä, hän voi valita ajan ja lisätä tietonsa kokouksen varaamiseksi. Tiimin jäsen, joka on käytettävissä valittuna aikana, varataan kokoukseen ja saa siitä ilmoituksen. Kokous näkyy hänen kalenterissaan.

Huomaa: jos round robin -kokoukseen sisällytetyn käyttäjän kalenteri on irrotettu, työkalu olettaa tämän olevan aina käytettävissä. Round robin -linkki ei aseta etusijalle niiden käyttäjien saatavuutta, joiden kalenterit on liitetty. Jos yhteyshenkilö valitsee ajankohdan, jolloin vain kalenterinsa irrottanut käyttäjä on käytettävissä, kokous pyydetään, mutta sitä ei lisätä tämän kalenteriin.

• Jos aikataulutus-sivun Priorisoi yhteyshenkilön omistaja -asetus on päällä, kun yhteyshenkilö aikatauluttaa kokouksen, HubSpot käyttää yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta tarkistaakseen, onko hänelle määritetty yhteyshenkilön omistaja tililläsi. Jos hänelle on määritetty yhteyshenkilön omistaja, tämän omistaja asetetaan etusijalle tiimin aikataulutus-sivulla. Ota huomioon seuraavat ehdot, kun käytät tätä asetusta:
  • Tämä asetus tarkistaa vain yhteyshenkilön omistajan. Se ei ota huomioon yhteyshenkilöön mahdollisesti liitettyjä yrityksen omistajia.
  • Jos kontaktilla on omistaja ja kyseisellä omistajalla on määritetty myynti- tai palvelupaikka, johon on määritetty kokouksia, hänet on sisällytetty tähän tiimin aikataulutus-sivulle ja hän on käytettävissä kokoukseen, aikataulutus-sivu näyttää kyseisen omistajan vapaat ajat tiimin aikataulutus-sivun asetusten perusteella.
  • Jos kontaktilla on omistaja ja kyseisellä omistajalla on myynti- tai palvelupaikka, johon on määritetty tapaamisia, hän on mukana tällä tiimin aikataulutusivulla eikä ole käytettävissä, vapaita aikoja ei näy ja kontakti voi lähettää sähköpostia omistajalleen.
  • Jos kontaktilla on vastuuhenkilö, mutta kyseisellä vastuuhenkilöllä ei ole varattua myynti- tai palvelupaikkaa, johon on määritetty tapaamisia, tai hän ei ole mukana tällä tiimin aikataulutusivulla, aikataulutusivulla näkyy kaikkien mukana olevien tiimin jäsenten saatavuus.
  • Jos kontaktilla ei ole omistajaa tai vierailija ei ole vielä kontakti, varaus käyttää tavallista round-robin-menettelyä tai tapaamiskierron sääntöjä, jos aikataulutus-sivulla käytetään tapaamiskiertoa.
  • Jos useita käyttäjiä on käytettävissä valitulla ajanjaksolla eikä vaihtoehtoa ”Priorisoi kontaktin omistaja” ole otettu käyttöön, valitaan käyttäjä, jolle ei ole osoitettu tapaamista pisimpään.
• Jos käytät kokouskierrosta kokousta varatessasi, vierailija näkee vain sen käyttäjän saatavuuden, joka on kelpoinen toimimaan isäntänä asetetun kierroslogiikan perusteella (joko tasainen jakautuminen tai painotettu jakautuminen).