Rekisteröi tietueet manuaalisesti työnkuluihin

Tietueet kirjataan työnkulkuihin useimmiten automaattisesti kirjaamisen käynnistimien perusteella, mutta voit kirjata tietueita myös manuaalisesti työnkulusta tai objektin indeksisivulta. Yhteystietoihin perustuvissa työnkuluissa voit rekisteröidä yhteystietoja yhteystietueesta tai -luettelosta.

Voit myös rekisteröidä muita tietuetyyppejä työnkulkuun CRM-korttien avulla. Lisätietoja tietueiden kirjaamisesta työnkulkuihin CRM-korttien avulla.

Ennen kuin aloitat

Ymmärrä vaatimukset

• Käyttäjät, joilla on Enroll-oikeudet, voivat rekisteröidä tietueita työnkulkuihin vain CRM-korteista tai mistä tahansa tietueiden indeksisivuista.
• Käyttäjät, joilla on sekä Näytä- että Rekisteröintioikeudet, voivat rekisteröidä tietueita suoraan työnkuluista.
• Jos käyttäjällä on Muokkaa-oikeus mutta ei Rekisteröi -oikeutta, hän ei voi rekisteröidä tietueita, vaikka hän muokkaisi työnkulkua. Vaihtoehto rekisteröidä tietueet, jotka täyttävät rekisteröintiperusteet, ei tule näkyviin, kun työnkulun laukaisijaa on muokattu tai kun työnkulku otetaan käyttöön.
• Työnkulun on oltava päällä. Tietueita ei voi rekisteröidä manuaalisesti, kun työnkulku on kytketty pois päältä.

Rajoitusten ymmärtäminen

• Manuaalisesti kirjattujen tietueiden ei tarvitse täyttää kirjaamisen käynnistäviä tekijöitä, jotta ne voidaan kirjata työnkulkuun.
• Jos yrität rekisteröidä manuaalisesti tietueen, joka on aiemmin käynyt työnkulun läpi, sinun on otettava käyttöön ja valittava uudelleenrekisteröinnin käynnistimet. Lisätietoja työnkulun uudelleenrekisteröinnistä.
  • Jos uudelleenkirjoitus ei ole käytössä tietyille tietueille, tietuetta ei kirjata uudelleen. Kirjaamishistoriassa näkyy seuraava: Ei kirjattu. Tietue on kirjattu aiemmin, eikä uudelleenkirjoitus ole käytössä työnkulussa.
  • Tämä koskee myös joukkokirjaamista, kuten useiden tietueiden kirjaamista luettelosta tai objektihakemistosivulta. Jos uudelleenkirjoitus ei ole käytössä ja tietue on kirjattu aiemmin, se ohitetaan myös joukkokirjoituksen aikana.
• Tietueita ei voi kirjata manuaalisesti työnkuluissa:
  • Jos ne ovat jo aktiivisia työnkulussa.
  • Jos ne ovat työnkulun poistoluettelossa.
  • Jos ne täyttävät työnkulun rekisteröinnin poistamisen laukaisevat tekijät.
• Yhteystietoja ei voi kirjata manuaalisesti työnkulkuun, jos työnkulku on määritetty poistamaan yhteystietoja työnkulusta, kun ne eivät enää täytä kirjaamisehtoja.
• Manuaalisesti kirjatut tietueet alkavat aina työnkulun alusta. Jos haluat, että tietueet alkavat myöhemmin tai että vain tietyt vaiheet suoritetaan, luo tai kloonaa erillinen työnkulku, joka alkaa halutusta toiminnosta, ja rekisteröi tietueet manuaalisesti siinä.

Rekisteröinti työnkulusta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa enrEnroll.
4. Valitse oikeassa paneelissa jokin seuraavista:
   • Luo mukautettu suodatin: Määritä mukautettu suodatin tietueiden kirjaamiseksi työnkulkuun. Voit esimerkiksi haluta kirjata manuaalisesti kaikki Evangelist-elämänkaarivaiheessa olevat yhteystietueet.
   • Luettelosta: kirjoita tietueiden määritetty luettelo työnkulkuun. Voit valita vain saman tyyppisen luettelon kuin työnkulun manuaalista rekisteröintiä varten. Et voi esimerkiksi valita yritys- tai kauppapohjaista luetteloa yhteystietopohjaiseen työnkulkuun.
   • Valitse yksittäisiä yhteystietoja: etsi ja valitse tietyt tietueet, jotka haluat rekisteröidä työnkulkuun. Kun tietue on kirjattu, työnkulun kirjaamishistoriapaneeli tulee näkyviin ja näyttää viimeisimmän kirjaamisen. Jos haluat esimerkiksi rekisteröidä tietyn yhteyshenkilön työnkulkuun, vaikka yhteyshenkilö ei täyttäisikään rekisteröinnin käynnistyskriteereitä.
5. Kun olet määrittänyt manuaaliset rekisteröintikriteerit, tietueiden määrä näkyy paneelin alareunassa, jossa on viesti [kohteet], jotka on kirjattava. Voit rekisteröidä nämä yhteystiedot valitsemalla Rekisteröi.

Kun suuri määrä tietueita rekisteröidään manuaalisesti työnkulussa, esimerkiksi luettelosta, kaikkien tietueiden täydellinen rekisteröinti kestää jonkin aikaa. Kannattaa ehkä odottaa muutama minuutti, ennen kuin tarkistat ilmoittautumiset.

Tietueiden rekisteröinti kohteiden indeksisivuilta

Voit rekisteröidä tietueita työnkulkuihin suoraan kohteen indeksisivulta. Tämä koskee kaikkia objektityyppejä, myös mukautettuja objekteja.

1. Siirry objektin indeksisivulle.
2. Valitse rekisteröitävät tietueet:
   • Jos haluat valita tietyt tietueet, valitse rekisteröitävän tietueen vieressä oleva valintaruutu.
   • Jos haluat valita kaikki nykyisen sivun tietueet, valitse taulukkootsikon valintaruutu.
   • Jos haluat valita kaikki segmentin tietueet, valitse taulukkootsikon valintaruutu ja valitse sitten Valitse kaikki [X objektityyppiä] taulukon yläosassa.
3. Valitse taulukon yläreunassa Enroll in workflow (Ilmoita työnkulkuun).
   
   

4. Napsauta valintaikkunassa Valitse työnkulku -pudotusvalikkoa ja valitse olemassa oleva työnkulku. Vain julkaistut työnkulut näkyvät vaihtoehdoissa.
5. Kirjoita Confirm enrollment (Vahvista rekisteröinti ) -kenttään [number of records] (tietueiden määrä), jonka haluat rekisteröidä työnkulkuun.
6. Valitse Kyllä, haluan rekisteröidä kaikki tietueet -valintaruutu.
7. Napsauta Enroll (Rekisteröi) -painiketta.

Rekisteröinti yhteystietueesta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
2. Napsauta rekisteröitävän yhteystiedon nimeä.
3. Napsauta oikeassa paneelissa, Työnkulkujäsenyydet-osiossa, Hallitse.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Enroll in workflow.
   

5. Napsauta valintaikkunassa pudotusvalikkoa ja valitse työnkulku.
6. Napsauta Enroll (Rekisteröi).

Yhteystietojen luettelon rekisteröiminen segmentistä

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Segmentit.
2. Napsauta segmentin nimeä.
3. Valitse rekisteröitävät yhteystiedot:
   • Jos haluat valita tietyt yhteystiedot, valitse rekisteröitävän yhteystiedon vieressä oleva valintaruutu.
   • Jos haluat valita kaikki segmentin nykyisellä sivulla olevat yhteystiedot, valitse taulukkootsikon valintaruutu.
   • Jos haluat valita kaikki segmentin yhteystiedot, valitse taulukkootsikon valintaruutu ja valitse sitten Valitse kaikki [X] yhteystiedot taulukon yläosassa.
4. Napsauta taulukon yläreunassa Lisää-pudotusvalikkoa ja valitse Rekisteröidy työnkulkuun.
   
   

.

5. Napsauta valintaikkunassa Valitse työnkulku -pudotusvalikkoa ja valitse työnkulku, johon nämä yhteystiedot kirjataan.
6. Napsauta Enroll (Rekisteröi) -painiketta.