Configurer un appel

Configurez l’outil d’appels HubSpot pour décider de la façon dont votre organisation apparaîtra sur les appels sortants et où les appels entrants seront transférés et gérés. Ce guide explique les principaux paramètres d’appels HubSpot afin que vous puissiez les configurer correctement et comprendre leur impact sur l’expérience de l’appelant et l’efficacité de l’équipe.

Choisissez votre chemin d’appel

Le type de numéro que vous choisissez a un impact sur la façon dont vos prospects perçoivent votre entreprise, la facilité avec laquelle ils peuvent vous joindre, ainsi que la flexibilité de votre transfert et de vos rapports dans HubSpot. Lorsque vous élaborez votre stratégie d’appel, réfléchissez à qui vous appelez et d’où, si vous vous attendez à recevoir un volume élevé d’appels entrants et à l’importance de maintenir un ID de correspondant cohérent et à l’image de votre marque d’une équipe et d’une région à l’autre.

En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir de générer des numéros de téléphone fournis par HubSpot ou d’enregistrer un numéro de téléphone sortant. Voici les principales différences ci-dessous :

Numéro de téléphone fourni par HubSpot

Les numéros de téléphone fournis par HubSpot sont générés directement dans votre compte HubSpot et sont gérés par Twilio. Ces numéros étant créés et gérés dans HubSpot, vous bénéficiez d’un contrôle total sur l’ensemble du cycle de vie d’un appel téléphonique.

• Idéal pour les équipes : ce sont les seuls numéros qui peuvent être utilisés pour recevoir des appels entrants sur des canaux partagés, tels que le centre de support ou la boîte de réception des Conversations.
• Capacités étendues d’appels entrants : Les numéros de téléphone fournis par HubSpot permettent à votre équipe de recevoir des appels directement dans le navigateur ou l’application mobile HubSpot. Il comprend des fonctionnalités avancées conçues pour structurer les workflows de support et de vente, telles que le transfert automatisé des appels, les messages de consentement à l’enregistrement personnalisés pour soutenir la conformité et la messagerie vocale entièrement intégrée au CRM.
• Contrôlé par l’administrateur : Les super administrateurs acquièrent et attribuent ces numéros à des utilisateurs ou à des équipes spécifiques. Si un employé part, l’administrateur peut simplement réattribuer ce numéro spécifique à une nouvelle recrue.
• Axé sur la conformité : puisqu’il s’agit de nouvelles lignes, elles nécessitent un examen réglementaire unique (via Twilio) pour vérifier l’identité de votre entreprise avant de pouvoir être activées.

Si cela semble être la bonne voie pour votre entreprise, découvrez comment obtenir et valider des numéros de téléphone fournis par HubSpot.

Numéros de téléphone sortants (lignes personnelles/professionnelles)

Les numéros de téléphone sortants sont des lignes existantes que vous utilisez déjà, comme un téléphone portable personnel ou un téléphone de bureau. Lorsque vous enregistrez l’un de ces numéros dans votre compte HubSpot, vous n’en transférez pas la propriété et ne déplacez pas le numéro dans HubSpot. Au lieu de cela, vous vérifiez que le numéro vous appartient afin que HubSpot puisse l’afficher comme votre ID de correspondant lorsque vous passez des appels sortants depuis le CRM.

• Comportement de rappel direct : lorsque vous appelez un prospect depuis le CRM, son téléphone affiche votre numéro de bureau ou de mobile. S’ils vous rappellent, l’appel est directement transféré sur votre appareil physique, sans passer par HubSpot.
• Configuration individuelle : contrairement aux numéros de téléphone fournis par HubSpot, ces numéros ne peuvent pas être attribués par un administrateur. Chaque représentant commercial doit vérifier son propre numéro manuellement par le biais d’un code SMS ou d’un code d’appel téléphonique.
• Appels sortants uniquement : HubSpot ne possédant pas l’infrastructure pour ces lignes, vous ne pouvez pas recevoir d’appels entrants dans le navigateur et vous ne pouvez pas utiliser HubSpot pour enregistrer ou transcrire les appels que vous recevez sur ces lignes.
• Pas d’examen réglementaire : il n’y a pas de processus d’examen réglementaire. Vous pouvez vérifier un numéro et commencer à passer des appels plus rapidement avec votre identifiant d’appelant personnel.

Si cela semble être la bonne voie pour votre entreprise, découvrez comment enregistrer un numéro de téléphone sortant.

Configurer votre environnement d’appel

• Transfert et disponibilité : décidez si les appels doivent sonner sur votre navigateur, sur votre application mobile ou sur un numéro sortant.
• Heures de travail : définissez votre disponibilité pour recevoir des appels entrants.
• Messagerie vocale : téléchargez ou générez des messages d’accueil personnalisés pendant ou après les heures de travail.

Découvrez-en davantage sur la configuration du transfert d’appel, des heures de travail et de la messagerie vocale.

Gérer les paramètres et préférences d’appel

Les administrateurs peuvent utiliser les paramètres avancés pour ajouter des minutes, garantir la conformité juridique et nettoyer les données, ou désactiver complètement l’outil d’appel.

• Ajouter plus de minutes : ajoutez des minutes d’appel supplémentaires à votre limite partagée.
• Enregistrement et transcription : automatisez la façon dont les appels sont capturés et analysés.
• Exiger des journaux des résultats : exigez un journal des résultats des appels pour maintenir des données de reporting cohérentes et utilisables.
• Blocage de numéros de téléphone : bloquez les numéros à haut risque ou les spams.

Découvrez-en davantage sur la gestion des paramètres et des préférences d’appel.

Utiliser des applications d’appel tierces et des options de développement

Vous pouvez intégrer un fournisseur d’appels tiers à partir du marketplace des applications afin que votre équipe puisse passer et enregistrer des appels dans HubSpot tout en utilisant votre système de téléphonie existant.

Si vous utilisez une solution d’appel personnalisée ou en interne, vous pouvez également travailler avec un développeur pour connecter votre application au kit de développement logiciel pour l’extension d’appel, intégrer des contrôles d’appel dans HubSpot et renvoyer les événements d’appel au CRM à des fins de reporting et d’automatisation.