Utiliser les profils de contacts avec l’extension HubSpot Sales pour Office 365

Accédez aux informations de vos contacts CRM directement depuis votre boîte de réception Outlook grâce aux profils des contacts. Une fois le complément HubSpot Sales pour Office 365 installé, les informations de contact sont disponibles dans le panneau de tâche de votre boîte de réception. Utilisez les profils des contacts pour consulter leurs coordonnées et leurs activités commerciales récentes. Vous pouvez également créer des tâches et associer des transactions ou des tickets, le tout depuis votre boîte de réception Outlook.

Remarque : Si vous utilisez l'extension Outlook, les paramètres seront différents dans votre client de messagerie. Découvrez comment utiliser les profils des contacts avec le complément pour Outlook. 

Accéder aux profils des contacts

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire. 
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Dans le tableau ci-dessous, passez le curseur de votre souris sur l’icône enlargeIcon pour afficher le complément pour chaque version d’Outlook.

Version Outlook	Accéder à l'extension
Outlook pour Windows ou Mac (classique)  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Outils de vente.
Outlook pour Windows ou Mac (nouveau)  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans le ruban ou la barre d'outils simplifiés, cliquez sur les trois points horizontaux. Puis, sélectionnez Personnaliser la barre d'outils pour accéder au complément. Vous pouvez également cliquer sur HubSpot Sales et le faire glisser dans la barre d'outils.
Outlook sur le web  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Applications, puis sélectionnez HubSpot Sales.

3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact , vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• • Pour ajouter un nouveau contact à votre CRM, cliquez sur Ajouter à HubSpot. 
    • Saisissez les informations de contact dans le formulaire de création de contact. 
    • En bas, cliquez sur Créer. 
  • Si le contact existe déjà dans votre CRM, cliquez sur Ouvrir dans le CRM pour l’afficher dans votre compte HubSpot. Vous serez redirigé vers la fiche d’informations d’un contact. 
  • Pour afficher le profil du contact dans votre boîte de réception Outlook, cliquez sur Afficher le contact. 

Utiliser les profils des contacts

Dans le profil d’un contact, vous consultez ses coordonnées et ses activités commerciales récentes. Vous pouvez également modifier les propriétés de contact, créer des tâches et associer des transactions ou des tickets nouveaux ou existants.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire.
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Découvrez comment accéder aux profils des contacts pour votre version d’Outlook.
3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact, cliquez sur Afficher le contact.
4. Pour afficher les détails du contact, cliquez pour développer la section À propos. 
   • Les propriétés disponibles dans la section À propos sont personnalisées dans les cartes d’aperçu des contacts qui apparaissent en dehors du CRM. Découvrez comment mettre à jour les propriétés dans vos cartes d’aperçu. 
5. Pour modifier une propriété, cliquez sur une propriété à modifier. Selon le type de propriété, modifiez la valeur :
   • Pour une propriété de texte ou de nombre, saisissez votre valeur dans la zone de texte.
   • Pour une énumération ou une propriété utilisateur, sélectionnez une valeur.
   • En bas, cliquez sur Enregistrer. Découvrez-en davantage sur la modification des valeurs des propriétés.
6. Pour afficher les activités récentes du contact, cliquez pour développer la section Chronologie. Cette section affichera uniquement les appels, les e-mails, l’activité de suivi des e-mails, les vues de pages et les changements de phase du cycle de vie.

Créer des tâches

Vous pouvez créer une tâche qui sera associée au contact directement à partir de son profil. La tâche apparaîtra également sur la page index de la fiche d’informations et sur la fiche d’informations du contact dans le CRM.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire.
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Découvrez comment accéder aux profils des contacts pour votre version d’Outlook.
3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact, cliquez sur Afficher le contact.
4. Dans le panneau de droite, cliquez pour développer la section Tâches.
5. Dans cette section, vous verrez toutes les tâches existantes que vous avez créées ou qui vous sont attribuées. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle tâche pour le contact.

6. Saisissez le nom de la tâche  et sélectionnez une date d'échéance  pour la tâche.
7. En bas, cliquez sur Enregistrer.

Associer des transactions ou des tickets nouveaux ou existants 

Associez des transactions ou des tickets nouveaux ou existants à un contact, le tout à partir de son profil. La fiche d’informations nouvellement créée sera affichée sur le profil du contact dans Outlook, la fiche d’informations d’informations d’un contact dans votre CRM et sur la page index de l’objet.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire.
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Découvrez comment accéder aux profils des contacts pour votre version d’Outlook.
3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact, cliquez sur Afficher le contact.
4. Pour afficher les fiches d’informations associées au contact, faites défiler jusqu’à la section Transactions ou Tickets. 
   • Cliquez pour développer la section afin d’afficher toutes les fiches d’informations existantes déjà associées au contact. 
5. Pourcréer et associer une nouvelle fiche d’informations, cliquezsur Ajouter.

• • Dans l’onglet Créer nouveau, saisissez les valeurs de propriété dans le formulaire de création. Pour définir les champs qui apparaissent dans un formulaire de création, découvrez-en davantage sur la personnalisation du formulaire de création pour chaque objet.
    
  • Augmentezles valeurs de propriété pour votre nouvelle fiche d’informations. Si vous souhaitez définir un libellé d’association, vous devez définir le libellé après la création de la fiche d’informations.
  • Cliquez sur Créer ou pour créer et associer une autre fiche d’informations, cliquez sur Créer et ajoutez-en une autre.

6. Pour associer une fiche d’informations qui existe déjà dans votre CRM, cliquez sur Ajouter.
   • Cliquez sur l’onglet Ajouter existant .
     
   • Recherchez la fiche d’informations que vous souhaitez associer, puis sélectionnez la case à cocher à côté de son nom.
   • Cliquez sur Suivant.
   • Pourlibeller l’association de fiches d’informations (Pro  et  Entreprise  uniquement), cliquezsur +  Ajouter un libellé d’association pour définir des libellés qui décrivent la relation entre les fiches d’informations.
   • Cliquez sur Enregistrer.