Affichez et gérez les contacts dans Outlook avec l’extension HubSpot Sales pour Office 365

Accédez aux informations de contact de votre CRM directement depuis votre boîte de réception Outlook. Après avoir installé le complément HubSpot Sales pour Office 365, vérifiez les coordonnées et consignez les activités commerciales dans le panneau de tâche de votre boîte de réception. Vous pouvez également créer des tâches et associer des entreprises, des transactions et des tickets, le tout depuis votre boîte de réception Outlook.

Remarque : Si vous utilisez le complément pour Outlook, découvrez comment afficher les contacts dans le complément pour Outlook. 

Accéder aux contacts depuis Outlook

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire. 
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Dans le tableau ci-dessous, passez le curseur de votre souris sur l’icône enlargeIcon pour afficher le complément pour chaque version d’Outlook.

Version Outlook	Accéder à l'extension
Outlook classique pour Windows ou Mac  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Outils de vente.
Nouveau Outlook pour Mac  enlargeIcon	En haut d’Outlook, dans la barre d’outils principale, cliquez sur les trois points horizontaux. Puis, sélectionnez HubSpot Sales. Cliquez sur Personnaliser la barre d’outils pour ajouter les ventes HubSpot à votre barre d’outils.
Nouveau Outlook pour Windows Outlook sur le web  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Applications, puis sélectionnez HubSpot Sales.

3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact , vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• • Pour ajouter un nouveau contact à votre CRM, cliquez sur Ajouter à HubSpot. 
    • Saisissez les informations de contact dans le formulaire de création de contact. 
    • En bas, cliquez sur Créer. 
  • Si le contact existe déjà dans votre CRM, cliquez sur Ouvrir dans HubSpot pour l’afficher dans votre compte HubSpot. Vous serez redirigé vers la fiche d’informations d’un contact. 
  • Pour afficher le contact dans votre boîte de réception Outlook, cliquez sur Afficher le contact. 

Afficher les contacts et consigner les activités commerciales

Depuis votre boîte de réception Outlook, vous pouvez consulter les coordonnées de contact et enregistrer les activités commerciales. Vous pouvez également modifier les propriétés de contact et associer des entreprises, des transactions, des tickets ou des tâches.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire.
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Découvrez comment accéder aux contacts pour votre version d’Outlook.
3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact, cliquez sur Afficher le contact.
4. Pour afficher les détails du contact, cliquez pour développer la section À propos. 
   • Les propriétés disponibles dans la section À propos sont personnalisées dans les cartes d’aperçu des contacts qui apparaissent en dehors du CRM. Découvrez comment mettre à jour les propriétés dans vos cartes d’aperçu. 
5. Pour modifier une propriété, cliquez sur une propriété à modifier. Selon le type de propriété, modifiez la valeur :
   • Pour une propriété de texte ou de nombre, saisissez votre valeur dans la zone de texte.
   • Pour une énumération ou une propriété utilisateur, sélectionnez une valeur.
   • En bas, cliquez sur Enregistrer. Découvrez-en davantage sur la modification des valeurs des propriétés.
6. Pour créer ou consigner des activités, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur l’icône de l’activité que vous souhaitez créer ou consigner.
   • Pour créer une note, cliquez sur l'icône Note description. 
   • Pour créer un e-mail commercial, cliquez sur l'icône E-mail email. L’éditeur d’e-mails s’ouvrira pour que vous puissiez rédiger et envoyer un e-mail.
   • Pour passer un appel téléphonique, cliquez sur l’icône calling Appel. L’outil d’appel s’ouvrira pour que vous puissiez passer un appel.
   • Pour créer une tâche, cliquez sur l’icône Tâche tasks . L’éditeur de tâches s’ouvrira pour que vous puissiez planifier une tâche.
   • Pour planifier une réunion, cliquez sur l’icône Réunion meetings . Un planificateur de réunions s’ouvrira alors pour que vous puissiez prendre rendez-vous sur votre calendrier.
   • Pour inscrire le contact dans une séquence, cliquez sur l’icône de la sequences séquence. L’inscription à une séquence nécessite un utilisateur Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise.
7. Pour afficher les activités de vente consignées du contact, cliquez sur l’onglet Activité .

Associer des entreprises, des transactions ou des tickets 

Associez des entreprises, des transactions ou des tickets nouveaux ou existants à un contact. La fiche d’informations nouvellement créée sera affichée sur le contact dans Outlook, la fiche d’informations d’informations d’un contact dans votre CRM et sur la page index de l’objet.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire.
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Découvrez comment accéder aux contacts pour votre version d’Outlook.
3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact, cliquez sur Afficher le contact.
4. Pour afficher les fiches d’informations associées au contact, faites défiler l’écran jusqu’à la section Entreprises, transactions ou tickets. 
   • Cliquez pour développer la section afin d’afficher toutes les fiches d’informations existantes déjà associées au contact. 
5. Pourcréer et associer une nouvelle fiche d’informations, cliquezsur Ajouter.

• • Dans l’onglet Créer nouveau, saisissez les valeurs de propriété dans le formulaire de création. Pour définir les champs qui apparaissent dans un formulaire de création, découvrez-en davantage sur la personnalisation du formulaire de création pour chaque objet. 
  • Augmentezles valeurs de propriété pour votre nouvelle fiche d’informations. Si vous souhaitez définir un libellé d’association, vous devez définir le libellé après la création de la fiche d’informations.
  • Cliquez sur Créer ou pour créer et associer une autre fiche d’informations, cliquez sur Créer et ajoutez-en une autre.

6. Pour associer une fiche d’informations qui existe déjà dans votre CRM, cliquez sur Ajouter.
   • Cliquez sur l’onglet Ajouter existant .
   • Recherchez la fiche d’informations que vous souhaitez associer, puis sélectionnez la case à cocher à côté de son nom.
   • Cliquez sur Suivant.
   • Pourlibeller l’association de fiches d’informations (Pro  et  Entreprise  uniquement), cliquezsur +  Ajouter un libellé d’association pour définir des libellés qui décrivent la relation entre les fiches d’informations.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Créer des tâches

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire.
2. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Découvrez comment accéder aux contacts pour votre version d’Outlook.
3. Dans le panneau de tâche de droite, dans la section Profil du contact, cliquez sur Afficher le contact.
4. Dans le panneau de droite, cliquez pour développer la section Tâches.
5. Dans cette section, vous verrez toutes les tâches existantes que vous avez créées ou qui vous sont attribuées. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle tâche pour le contact.

6. Saisissez le nom de la tâche  et sélectionnez une date d'échéance  pour la tâche.
7. En bas, cliquez sur Enregistrer.