Contactpersonen bekijken en beheren in Outlook met de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing

Krijg rechtstreeks vanuit je Outlook-inbox toegang tot je CRM-contactgegevens. Nadat je de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing hebt geïnstalleerd, kun je contactgegevens bekijken en verkoopactiviteiten vastleggen in het takenvenster van je inbox. Je kunt ook taken aanmaken en bedrijven, deals en tickets koppelen, allemaal vanuit je Outlook-inbox.

Let op: als je de Outlook-desktop-add-in gebruikt, leesdan hoe je contacten kunt bekijken in de Outlook-desktop-add-in. 

Contacten openen vanuit Outlook

1. Stel in uw Outlook-inbox een nieuwe e-mail op of open een bestaande e-mail in Outlook. Als u een nieuwe e-mail opstelt, voeg dan een ontvanger toe. 
2. Open de verkooptools in uw inbox. Deze procedure verschilt enigszins, afhankelijk van de versie van Outlook die u gebruikt. Beweeg in de onderstaande tabel de muisaanwijzer over het pictogramenlargeIcon om de invoegtoepassing voor elke Outlook-versie te bekijken. 

Outlook-versie	De add-in openen
Klassieke Outlook voor Windows of Mac  enlargeIcon	Klik bovenaan in Outlook, in het hoofdlint, op 'Verkooptools'.
Nieuwe Outlook voor Mac  enlargeIcon	Klik bovenaan in Outlook, in het hoofdlint, op de drie horizontale puntjes. Selecteer vervolgens 'HubSpot Sales'. Klik op Werkbalk aanpassen om HubSpot Sales aan je werkbalk toe te voegen.
Nieuwe versie van Outlook voor Windows Outlook op het web  enlargeIcon	Klik bovenaan in Outlook, in het hoofdlint, op 'Apps' en selecteer vervolgens HubSpot Sales.

3. In het rechtertaakvenster, onder het gedeelte Contactprofiel, kunt u de volgende acties uitvoeren:

• • Om een nieuw contact aan je CRM toe te voegen, klik je op 'Toevoegen aan HubSpot'. 
    • Voer de contactgegevens in het aanmaakformulier voor contacten in. 
    • Klik onderaan op 'Aanmaken'. 
  • Als het contact al in je CRM staat, klik je op 'Openen in HubSpot'om het contact in je HubSpot-account te bekijken. Je wordt dan doorgestuurd naar het contactrecord. 
  • Om het contact in je Outlook-inbox te bekijken, klik je op 'Contact bekijken'. 

Contacten bekijken en verkoopactiviteiten vastleggen

Vanuit je Outlook-inbox kun je contactgegevens bekijken en verkoopactiviteiten vastleggen. Je kunt ook contactgegevens bewerken en bedrijven, deals, tickets of taken koppelen.

1. Maak in uw Outlook-inbox een nieuwe e-mail op of open een bestaande e-mail in Outlook. Als u een nieuwe e-mail opstelt, voeg dan een ontvanger toe. 
2. Open de verkooptools in uw inbox. Deze procedure verschilt enigszins, afhankelijk van de versie van Outlook die u gebruikt. Lees hoe u contactpersonen kunt openen voor uw versie van Outlook. 
3. In het rechtertaakvenster, onder het Contactprofiel op Contact weergeven. 
4. Om de contactgegevens te bekijken, klikt u om de sectie 'Over'uit te vouwen. 
   • De eigenschappen die beschikbaar zijn in het gedeelte 'Over'worden aangepast in de contactvoorbeelkaarten die buiten het CRM worden weergegeven. Lees hier hoe u de eigenschappen in uw voorbeelkaarten kunt bijwerken. 
5. Om een eigenschap te bewerken, klikt u op een eigenschap aan te klikken. Pas, afhankelijk van het type eigenschap, de waarde aan:
   • Voor een tekst- of getalveld voert u uw waarde in het tekstvak.
   • Selecteer voor een opsomming of een gebruikerseigenschap een waarde.
   • Klik onderaan opOpslaan.Meer informatie over het bewerken van eigenschapswaarden.
6. Om activiteiten aan te maken of te registreren, klik je rechtsboven op het pictogram voor de activiteit die je wilt aanmaken of vastleggen. 
   • Om een notitie aan te maken, klik je op het pictogram Notitie bij de beschrijving. 
   • Om een verkoop-e-mail aan te maken, klikt u op het e-mailpictogram. De e-maileditor wordt geopend, zodat u een e-mail kunt opstellen en verzenden.
   • Om te bellen, klik je op het pictogram 'Bellen '. De belfunctie wordt geopend, zodat je kunt bellen.
   • Om een taak aan te maken, klikt u op het pictogram ' Taak'. De taakeditor wordt geopend, zodat u een taak kunt plannen.
   • Om een vergadering in te plannen, klikt u op het pictogram 'Vergadering '. De vergaderplanner wordt geopend, zodat u een vergadering in uw agenda kunt boeken.
   • Om de contactpersoon aan een reeks toe te voegen, klik je op het pictogram ‘reeksen’. Voor het toevoegen aan een reeks is een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional- of Enterprise -licentie.
7. Klik op het tabblad Activiteit om de geregistreerde verkoopactiviteiten van de contactpersoon te bekijken.

Bedrijven, deals of tickets koppelen 

Koppel nieuwe of bestaande bedrijven, deals of tickets aan een contactpersoon. Het nieuw aangemaakte record wordt weergegeven bij de contactpersoon in Outlook, in het contactrecord in uw CRM en op de indexpagina van het object.

1. Stel in uw Outlook-inbox een nieuwe e-mail op of open een bestaande e-mail in Outlook. Als u een nieuwe e-mail opstelt, voeg dan een ontvanger toe. 
2. Open de verkooptools in uw inbox. Deze procedure verschilt enigszins, afhankelijk van de versie van Outlook die u gebruikt. Lees hoe u contactpersonen kunt openen voor uw versie van Outlook. 
3. In het rechtertaakvenster, onder het Contactprofiel , klikt u op Contact weergeven. 
4. Om records te bekijken die aan de contactpersoon zijn gekoppeld, scrolt u omlaag naar de sectie Bedrijven,Deals ofTickets. 
   • Klik om desectieuit te vouwen en eventuele bestaande records te bekijken die al aan het contact zijn gekoppeld. 
5. Klik op ‘Toevoegen’om een nieuw record aan te maken en te koppelen.

• • Voer op het tabblad'Nieuw aanmaken'de eigenschapswaarden in het aanmaakformulier in. Lees meer overhet aanpassen van het aanmaakformulier voor elk object om in te stellen welke velden in een aanmaakformulier worden weergegeven. 
  • Voer de eigenschapswaarden voor je nieuwe record in. Als je een koppelingslabel wilt instellen, moet jedit doen nadat het record is aangemaakt.
  • Klik op'Aanmaken' of, om nog een record aan te maken en te koppelen, klik op'Aanmaken en nog een toevoegen'.

6. Om een record te koppelen dat al in uw CRM bestaat, klikt u op ‘Toevoegen’.
   • Klik op het tabblad'Bestaand toevoegen'. 
   • Zoek het record dat u wilt koppelen en vink vervolgens hetselectievakje naast de naam van het record aan.
   • Klik op 'Volgende'.
   • Om de koppeling tussen records een label te geven (alleenProfessionalenEnterprise),klikt u op+Koppelingslabel toevoegenomlabelsin te stellendie de relatie tussen de records beschrijven.
   • Klik op'Opslaan'. 

Taken aanmaken

1. Stel in uw Outlook-inbox een nieuwe e-mail op of open een bestaande e-mail in Outlook. Als u een nieuwe e-mail opstelt, voeg dan een ontvanger toe. 
2. Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces verschilt enigszins, afhankelijk van de versie van Outlook die u gebruikt. Lees hoe u contactpersonen kunt openen voor uw versie van Outlook. 
3. Klik in het rechtertaakvenster, onder de Contactprofiel op Contact weergeven. 
4. Klik in het rechtervenster op desectie Takenom deze uit te vouwen.
5. In dit gedeelte zie je alle bestaande taken die je hebt aangemaakt of die aan jou zijn toegewezen. Klikop ‘Toevoegen’om een nieuwe taak voor de contactpersoon aan te maken.

6. Voer denaamvan de taak in en selecteer eenvervaldatumvoor de taak.
7. Klik onderaan op‘Opslaan’.