使用 HubSpot Sales Office 365 增益集在 Outlook 中檢視與管理聯絡人

您可直接從 Outlook 收件匣存取 CRM 聯絡人資訊。安裝HubSpot Sales Office 365 增益集後，即可在收件匣的「工作窗格」中檢視聯絡人資訊並記錄銷售活動。您還可以在 Outlook 收件匣內直接建立任務，並將公司、交易和服務單與其關聯。

請注意：若您使用的是 Outlook 桌面附加元件，請參閱如何在 Outlook 桌面附加元件中檢視聯絡人。 

從 Outlook 存取聯絡人

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新電子郵件或開啟 Outlook 中的現有電子郵件。若要撰寫新電子郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同。 在下表中，將游標懸停在「 enlargeIcon 圖示」上，即可查看各 Outlook 版本的增益集。 

Outlook 版本	存取增益集
Windows 或 Mac 版經典 Outlook  enlargeIcon	在 Outlook 頂部的主功能區中，點選「銷售工具」。
Mac 版新版 Outlook  enlargeIcon	在 Outlook 頂部的主功能區中，點擊三個水平點。接著，選擇「HubSpot Sales」。 點選「自訂工具列」以將HubSpot Sales新增至您的工具列。
Windows 版新 Outlook Outlook 網頁版  enlargeIcon	在 Outlook 頂部的主功能區中，點擊「應用程式」，然後選擇HubSpot Sales。

3. 在右側的任務窗格中，於「聯絡人檔案」區段下，您可以執行以下操作：

• • 若要將新聯絡人新增至您的 CRM，請點擊「新增至 HubSpot」。 
    • 在「建立聯絡人」表單中輸入聯絡人資訊。 
    • 在頁面底部，點擊「建立」。 
  • 若該聯絡人已在您的 CRM 中存在，請點擊「在 HubSpot 中開啟」以在您的 HubSpot 帳戶中檢視該聯絡人。此操作將將您重新導向至該聯絡人記錄。 
  • 若要在 Outlook 收件匣中檢視該聯絡人，請點擊「檢視聯絡人」。 

檢視聯絡人並記錄銷售活動

您可以在 Outlook 收件匣中檢視聯絡人詳細資料並記錄銷售活動。您亦可編輯聯絡人屬性，並將其與公司、交易、服務單或任務建立關聯。

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新電子郵件或在 Outlook 中開啟現有電子郵件。若要撰寫新電子郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此操作流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同。瞭解如何根據您的 Outlook版本存取聯絡人。 
3. 在右側工作窗格的 「聯絡人設定檔」 區段下，按一下 檢視聯絡人。 
4. 若要檢視聯絡人詳細資料，請點擊以展開「關於」區段。 
   • 「關於」區段中可用的屬性，會自訂顯示於 CRM 外部的聯絡人預覽卡片中。瞭解如何更新預覽卡片中的屬性。 
5. 若要編輯屬性，請點擊 屬性 以進行編輯。根據 屬性類型，編輯其值：
   • 對於文字或數字屬性，請輸入您的 值 。
   • 若為枚舉或使用者自訂屬性，請選取一個 值。
   • 在底部，按一下「儲存」。進一步了解如何 編輯屬性值。
6. 若要建立或記錄活動，請在右上角按一下 圖示 。 
   • 若要建立備註，請點擊描述欄位的「備註」圖示。 
   • 若要建立銷售電子郵件，請點擊電子郵件圖示。系統將開啟電子郵件編輯器，供您撰寫並寄送電子郵件。
   • 若要撥打電話，請點擊通話圖示。 通話工具將開啟，供您撥打電話。
   • 若要建立任務，請點擊「任務」圖示。系統將開啟 任務編輯器，供您排程任務。
   • 若要安排會議，請點擊「會議」圖示。 會議排程器將開啟，供您在行事曆上預約會議。
   • 若要將聯絡人加入序列，請點擊「序列」圖示。加入序列需 已指派的 Sales Hub 或 Service HubProfessional 及 Enterprise授權。
7. 若要檢視該聯絡人的已記錄銷售活動，請按一下「活動」索引標籤。

關聯公司、交易或服務單 

將新建立或現有的公司、交易或工單與聯絡人建立關聯。新建立的記錄將顯示於 Outlook 中的聯絡人頁面、您的 CRM 中的聯絡人記錄，以及該物件的索引頁面上。

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新電子郵件或開啟 Outlook 中的現有電子郵件。若要撰寫新電子郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同。瞭解如何根據您的 Outlook版本存取聯絡人。 
3. 在右側工作窗格中，於 「聯絡人檔案」 區段下，點選 檢視聯絡人。 
4. 若要檢視與該聯絡人相關的記錄，請向下捲動至「公司」、「交易」或「服務單」區段。 
   • 點擊展開該區塊，即可檢視已與該聯絡人關聯的任何現有記錄。 
5. 若要建立並關聯新記錄，請點擊 「新增」。

• • 在「建立新項目」索引標籤中，於建立表單中輸入屬性值。若要設定建立表單中顯示的欄位，請進一步了解如何為每個物件自訂建立表單。 
  • 為新記錄輸入屬性值。若要設定關聯標籤，請在記錄建立完成後再進行設定。
  • 按一下「建立」，或若要建立並關聯另一筆記錄，請按一下「建立並新增另一筆」。

6. 若要關聯 CRM 中已存在的記錄，請點擊「新增」。
   • 點擊 「 新增現有 」 分頁。 
   • 搜尋您要關聯的記錄，然後勾選 該記錄名稱旁的核取方塊 。
   • 點擊「下一步」。
   • 若要為記錄關聯設定標籤（僅限「專業版」和「企業版」），請點擊「+ 新增關聯標籤」以設定描述記錄之間關係的標籤。
   • 點擊「儲存」。 

建立任務

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新電子郵件或開啟 Outlook 中的現有電子郵件。若要撰寫新電子郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同。瞭解如何存取您所用 Outlook 版本的聯絡人。 
3. 在右側工作窗格中，於 「聯絡人檔案」 區段下，按一下 檢視聯絡人。 
4. 在右側面板中，點擊以展開「任務」區段。
5. 在此區段中，您將看到您已建立或被指派給您的所有現有任務。點擊「新增」以針對該聯絡人建立新任務。

6. 輸入任務名稱，並為該任務選擇截止日期。
7. 在頁面底部，點擊「儲存」。