使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件的聯絡人檔案

透過聯絡人檔案，您可直接從 Outlook 收件匣存取 CRM 聯絡人資訊。安裝HubSpot Sales Office 365 增益集後，聯絡人資訊便會顯示在收件匣的任務窗格中。您可以使用聯絡人檔案檢視聯絡人資訊並記錄銷售活動。此外，您還可在 Outlook 收件匣內直接建立任務，並將其與公司、交易及服務單關聯。

請注意：若您使用的是 Outlook 桌面附加元件，請參閱如何在 Outlook 桌面附加元件中使用聯絡人檔案。 

存取聯絡人檔案

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新郵件或開啟現有郵件。若為撰寫新郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同 。在 下表中，將滑鼠懸停於 放大 圖示上，即可查看各 Outlook 版本的增益集。 

Outlook 版本	存取此增益集
Windows 或 Mac 版 Outlook（經典版）  enlargeIcon	在 Outlook 頂部的主功能區中，點選「銷售工具」。
Windows 或 Mac 版 Outlook（新版）  enlargeIcon	在 Outlook 頂部的簡化功能區或工具列中，點擊三個水平點。接著，選取「自訂工具列」以存取此增益集。 您也可以點擊並將HubSpot Sales拖曳至工具列。
Outlook 網頁版  enlargeIcon	在 Outlook 頂部的功能區中，點選「應用程式」，然後選取HubSpot Sales。

3. 在右側任務窗格的「聯絡人檔案」區段中，您可以執行以下操作：

• • 若要將新聯絡人新增至您的 CRM，請點擊「新增至 HubSpot」。 
    • 在聯絡人建立表單中輸入聯絡人資訊。 
    • 在底部，點擊「建立」。 
  • 若該聯絡人已在您的 CRM 中存在，請點擊「在 CRM 中開啟」以在您的 HubSpot 帳戶中檢視該聯絡人。此操作將將您導向至該聯絡人記錄。 
  • 若要在 Outlook 收件匣中檢視聯絡人檔案，請點擊「檢視聯絡人」。 

使用聯絡人檔案

在聯絡人檔案中，您可以檢視聯絡人詳細資料並記錄銷售活動。您亦可編輯聯絡人屬性，並關聯公司、交易、服務單或任務。

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新郵件或開啟現有郵件。若要撰寫新郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同。瞭解如何存取您所用 Outlook 版本的聯絡人檔案。 
3. 在右側工作窗格的 「聯絡人檔案」 區段下，按一下 檢視聯絡人。 
4. 若要檢視聯絡人詳細資訊，請點擊展開「關於」區段。 
   • 「關於」區段中的可用屬性會自訂顯示於 CRM 外部的聯絡人預覽卡片中。瞭解如何更新預覽卡片中的屬性。 
5. 若要編輯屬性，請點擊 屬性 進行編輯。根據 屬性類型，編輯其值：
   • 對於文字或數字屬性，請輸入您的 值 。
   • 對於枚舉或使用者自訂屬性，請選取一個 值。
   • 在底部，按一下「儲存」。進一步瞭解如何 編輯屬性值。
6. 若要建立或記錄活動，請在右上角點選 圖示 。 
   • 若要建立備註，請點擊描述欄位的「備註」圖示。 
   • 若要建立銷售電子郵件，請點擊電子郵件圖示。系統將開啟電子郵件編輯器，供您撰寫並寄送電子郵件。
   • 若要撥打電話，請點擊通話圖示。 通話工具將開啟，供您撥打電話。
   • 若要建立任務，請點擊任務圖示。 任務編輯器將開啟，供您排程任務。
   • 若要安排會議，請點擊會議圖示。 會議排程工具將開啟，供您在行事曆上預約會議。
   • 若要將聯絡人加入序列，請點擊序列圖示。加入序列需要 已指派的 Sales Hub 或 Service HubProfessional 及 Enterprise授權。
7. 若要查看聯絡人的已記錄銷售活動，請點選「活動」標籤頁。

關聯公司、交易或工單 

您可直接在聯絡人檔案中，將新建立或現有的公司、交易或票證與聯絡人建立關聯。新建立的記錄將顯示於 Outlook 中的聯絡人檔案、您的 CRM 中的聯絡人記錄，以及該物件的索引頁面上。

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新電子郵件或開啟 Outlook 中的現有電子郵件。若要撰寫新電子郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同。瞭解如何存取您所用 Outlook 版本的聯絡人檔案。 
3. 在右側工作窗格中，於 聯絡人檔案 區段下，點擊 檢視聯絡人。 
4. 若要檢視與該聯絡人相關的記錄，請向下捲動至「公司」、「交易」或「服務單」區段。 
   • 點擊展開該區塊，即可查看已與該聯絡人關聯的任何現有記錄。 
5. 若要建立並關聯新記錄，請點擊 「新增」。

• • 在「建立新項目」索引標籤中，於建立表單中輸入屬性值。若要設定建立表單中顯示的欄位，請進一步了解如何自訂各物件的建立表單。 
  • 為新記錄輸入屬性值。若要設定關聯標籤，您需在記錄建立後再進行設定。
  • 按一下「建立」，或若要建立並關聯另一筆記錄，請按一下「建立並新增另一筆」。

6. 若要關聯 CRM 中已存在的記錄，請點擊「新增」。
   • 點擊 「 新增現有 」 標籤頁。 
   • 搜尋您要關聯的記錄，然後勾選 記錄名稱旁的核取方塊 。
   • 點擊「下一步」。
   • 若要為記錄關聯設定標籤（僅限Professional和Enterprise版本），請按一下「+ 新增關聯標籤」以設定描述記錄之間關係的標籤。
   • 點擊「儲存」。 

建立任務

您可以直接從聯絡人檔案建立與該聯絡人相關聯的任務。該任務也會顯示在記錄索引頁以及 CRM 中的聯絡人記錄上。

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新電子郵件或開啟 Outlook 中的現有電子郵件。若要撰寫新電子郵件，請新增收件者。 
2. 在收件匣中開啟銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本而略有不同。瞭解如何存取您所用 Outlook 版本的聯絡人檔案。 
3. 在右側工作窗格的 聯絡人設定檔 區段下，按一下 檢視聯絡人。 
4. 在右側面板中，點擊以展開「任務」區段。
5. 在此區段中，您將看到您已建立或被指派給您的所有現有任務。點擊「新增」以建立該聯絡人的新任務。

6. 輸入任務名稱並為該任務選擇截止日期。
7. 在底部，點擊「儲存」。