使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件的聯絡人檔案

透過聯絡人檔案，您可直接從 Outlook 收件匣存取 CRM 聯絡人資訊。安裝HubSpot Sales Office 365 增益集後，聯絡人資訊將顯示於收件匣的任務窗格中。您可使用聯絡人檔案檢視聯絡人資訊與近期銷售活動，並直接在 Outlook 收件匣內建立任務、關聯交易或服務單。

請注意：若您使用的是 Outlook 桌面版增益集，郵件客戶端中的增益集設定介面將有所不同。瞭解如何透過 Outlook 桌面版增益集使用聯絡人檔案。 

存取聯絡人檔案

1. 在 Outlook 收件匣中撰寫新郵件或開啟現有郵件。若撰寫新郵件，請新增收件者。 
2. 開啟收件匣中的銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本略有差異。 在下表中，將游標懸停於 放大 圖示即可查看各 Outlook 版本的增益集。 

Outlook 版本	存取增益集
Windows 或 Mac 版 Outlook（經典版）  enlargeIcon	於 Outlook 頂端主功能區點擊「銷售工具」。
Windows 或 Mac 版 Outlook（新版）  enlargeIcon	於 Outlook 頂端簡化功能區或工具列中，點擊三個水平點。接著選擇「自訂工具列」以存取增益集。 您亦可將HubSpot Sales拖曳至工具列。
Outlook 網頁版  enlargeIcon	在 Outlook 頂端的主功能區中，點擊「應用程式」，然後選擇「HubSpot Sales」。

3. 在右側任務窗格的「聯絡人檔案」區段中，可執行以下操作：

• • 若要將新聯絡人新增至您的 CRM，請點擊「新增至 HubSpot」。 
    • 在聯絡人建立表單中輸入聯絡人資訊。 
    • 在底部點擊「建立」。 
  • 若該聯絡人已存在於您的 CRM 中，請點擊「在 CRM 中開啟」以在 HubSpot 帳戶中檢視該聯絡人。此操作將重新導向至聯絡人記錄頁面。 
  • 若要在 Outlook 收件匣中檢視聯絡人檔案，請點擊「檢視聯絡人」。 

使用聯絡人檔案

在聯絡人檔案中，您可檢視聯絡人詳細資料與近期銷售活動。您亦能編輯聯絡人屬性、建立任務，並關聯新舊交易或票證。

1. 在 Outlook 收件匣中撰寫新郵件或開啟現有郵件。若撰寫新郵件，請新增收件者。 
2. 開啟收件匣中的銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本略有差異。瞭解如何存取您 Outlook 版本的聯絡人檔案。 
3. 在右側工作窗格的 聯絡人檔案 區段下，點擊 檢視聯絡人。 
4. 若要檢視聯絡人詳細資訊，請點擊展開「關於」區段。 
   • 「關於」區段中的屬性可自訂為出現在 CRM 外部的聯絡人預覽卡片。瞭解如何更新預覽卡片的屬性。 
5. 若要編輯屬性，請點擊 屬性 進行編輯。根據 屬性類型修改數值：
   • 文字或數字屬性請輸入您的 值 於文字方塊中。
   • 若為枚舉型或使用者自訂屬性，請從 值。
   • 在底部點擊儲存。瞭解更多關於 編輯屬性值的資訊。
6. 若要檢視聯絡人的近期銷售活動，請點擊展開「時間軸」區段。此區段僅顯示通話、電子郵件、郵件追蹤活動、頁面瀏覽次數及生命週期階段變更。

建立任務

您可直接從聯絡人檔案建立與該聯絡人關聯的任務。該任務將同時顯示於記錄索引頁面及CRM系統中的聯絡人記錄。

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新郵件或開啟 Outlook 中的現有郵件。若撰寫新郵件，請新增收件者。 
2. 開啟收件匣中的銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本略有差異。瞭解如何根據您的 Outlook版本存取聯絡人檔案。 
3. 在右側任務窗格的 聯絡人檔案 區段下，點擊 檢視聯絡人。 
4. 在右側面板中，點擊展開「任務」區段。
5. 在此區段中，您將看到您已建立或指派給您的所有現有任務。點擊新增以建立該聯絡人的新任務。

6. 輸入任務名稱並選擇任務截止日期。
7. 在底部點擊儲存。

關聯新建立或現有交易案或服務單 

直接從聯絡人檔案將新建立或現有交易案或服務單與聯絡人關聯。新建立的記錄將顯示於 Outlook 的聯絡人檔案、CRM 中的聯絡人記錄，以及該物件的索引頁面。

1. 在 Outlook 收件匣中，撰寫新郵件或開啟 Outlook 中的現有郵件。若撰寫新郵件，請新增收件者。 
2. 開啟收件匣中的銷售工具。此流程會因您使用的 Outlook 版本略有差異。瞭解如何存取您 Outlook 版本的聯絡人檔案。 
3. 在右側任務窗格的 聯絡人檔案 區段下，點擊 檢視聯絡人。 
4. 若要檢視與聯絡人相關的記錄，請向下捲動至「交易」或「票證」區段。 
   • 點擊展開該區段，即可檢視與聯絡人已關聯的所有現有記錄。 
5. 若要建立並關聯新記錄，請點擊 「新增」。

• • 在「建立新聯絡人」頁籤中，於建立表單輸入屬性值。若需設定建立表單顯示欄位，請參閱自訂各物件建立表單的說明。 
  • 為新記錄輸入屬性值。若需設定關聯標籤，請於記錄建立後再行設定。
  • 點擊「建立」，或若需建立並關聯另一筆記錄，請點擊「建立並新增另一筆」。

6. 若要關聯您 CRM 中已存在的記錄，請點擊「新增」。
   • 點擊 「 新增現有 」 標籤頁。 
   • 搜尋欲關聯的記錄，然後勾選 記錄名稱旁的核取方塊 。
   • 點擊「下一步」。
   • 若需為記錄關聯設定標籤（僅限專業版與企業版），請點擊「+新增關聯標籤」以設定描述記錄間關係的標籤。
   • 點擊「儲存」。