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Personnalisez votre e-mail de secours dans la boîte de réception des conversations

Dernière mise à jour: octobre 19, 2020

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Lorsque vous créez un compte, HubSpot configure une adresse e-mail de secours pour la boîte de réception des conversations. Un e-mail de secours est une adresse e-mail fournie par HubSpot vous permettant d'utiliser certains outils HubSpot, tels que l'automatisation des tickets, si vous n'avez pas encore associé de boîte de réception partagée. L'e-mail de secours est également utilisé si votre boîte de réception partagée se retrouve dissociée de la boîte de réception des conversations. 

Vous pouvez également utiliser l'e-mail de secours pour commencer immédiatement à envoyer des e-mails depuis la boîte de réception. 

Vous pouvez personnaliser l'expéditeur, les règles de transfert et la signature de l'e-mail de secours. Configurez l'e-mail de secours lorsque vous configurez votre boîte de réception des conversations, ou activez-la dans les paramètres de votre boîte de réception.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Conversations > Boîte de réception.
  • Utilisez le menu déroulant Vue actuelle pour sélectionner la boîte de réception que vous souhaitez modifier.
  • L'e-mail de secours est répertorié sous vos canaux connectés. À côté de l'e-mail de secours, cliquez sur Modifier.

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  • Pour activer l'adresse e-mail de secours afin d'effectuer des envois, dans l'onglet Configuration, sélectionnez la case à cocher Utilisez l'adresse e-mail HubSpot pour envoyer des messages.
  • Ensuite, configurez vos paramètres d'envoi.
    • Pour personnaliser le nom d'expéditeur qui s'affiche, cliquez sur le menu déroulant Nom de l'expéditeur et sélectionnez une option.
      • Nom de l'Agent et de l'entreprise : sélectionnez cette option pour afficher le nom de l'utilisateur et le nom de l'entreprise. Saisissez le nom de l'entreprise dans le champ de texte.
      • Nom de l'entreprise : sélectionnez cette option pour afficher le nom de l'entreprise uniquement. Saisissez le nom de l'entreprise dans le champ de texte.customize-from-name-in-hosted-inbox
    • Pour personnaliser l'adresse de l'expéditeur, sélectionnez le bouton radio à côté de l'une des options.
      • Utiliser la valeur par défaut : l'adresse par défaut des utilisateurs d'un compte payant s'affichera comme suit : [nom d'utilisateur]@[sous-domaine].hs-inbox.com. L'adresse par défaut des utilisateurs d'un compte gratuit affichera [username]@[sous-domaine].hubspot.inbox.com.
      • Personnaliser l'adresse d'expéditeur : dans le champ de texte, saisissez l'adresse e-mail qui doit apparaître. Cliquez sur Vérifier pour confirmer que vous avez accès à cet e-mail. default-hosted-inbox-from-address
    • Pour transférer automatiquement les e-mails envoyés à votre adresse e-mail vers la boîte de réception des conversations, cliquez sur Copier à côté du champ Adresse de transfert. Puis, ajoutez l'adresse e-mail que vous avez copiée en tant qu'adresse de transfert dans les paramètres de votre client de messagerie.
    • Pour inclure une signature d'e-mail d'équipe dans les e-mails que vous envoyez depuis la boîte de réception, sélectionnez la case à cocher Activer la signature de l'équipe.

    Remarque : Cette signature s'applique uniquement aux e-mails envoyés directement depuis la boîte de réception des conversations. Si vous envoyez un e-mail depuis une fiche d'informations dans le CRM, la signature d'e-mail que vous avez configurée dans Profil et préférences s'appliquera.

      • Dans la zone de texte, personnalisez la signature d'e-mail de votre équipe dans l'éditeur simple.
        • Utilisez les icônes en bas pour formater le texte, insérer un lien ou une image.
        • Pour insérer un jeton de personnalisation qui sera complété avec le nom complet ou le prénom de l'expéditeur, cliquez sur le menu déroulant Insérer un jeton et sélectionnez Nom complet ou Prénom. Lorsque le contact reçoit un e-mail de l'adresse e-mail de l'équipe, le nom de l'utilisateur qui a envoyé l'e-mail s'affichera dans la signature d'e-mail. email-signature-in-conversations
  • Sur la droite, prévisualisez l'affichage du nom, de l'e-mail et de la signature d'e-mail de l'expéditeur dans la boîte de réception du contact, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour configurer des règles de transfert, cliquez sur l'onglet Automatisation :
    • Par défaut, les conversations entrantes ne sont pas attribuées afin que votre équipe puisse les trier. Si vous souhaitez transférer la conversation aux utilisateurs et membres de l'équipe spécifiques, cliquez sur le bouton Attribuer automatiquement les conversations.
      • Cliquez sur le menu déroulant Attribuer à et sélectionnez une option de transfert :
        • Utilisateurs et équipes spécifiques : transférez les e-mails entrants vers les utilisateurs ou aux équipes sélectionné(e)s. Sélectionnez le nom des utilisateurs ou des équipes à partir du menu déroulant Utilisateurs et équipes spécifiques.
        • Propriétaire du contact : transférez les e-mails entrants vers le propriétaire d'un contact. Le contact doit avoir un propriétaire attribué à sa fiche d'informations et être suivi avec un cookie. Si le propriétaire est hors ligne, la soumission sera envoyée au propriétaire du visiteur.
    • Pour créer un ticket pour chaque nouvelle conversation, cliquez sur le bouton Créer automatiquement des tickets.
      • Pour personnaliser les propriétés de ticket, cliquez sur Modifier le ticket.
      • Modifiez les propriétés dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Si vous avez apporté des modifications à votre configuration ou à vos règles de transfert, vos contacts verront la version actualisée du nom de l'expéditeur, de l'adresse de l'expéditeur et de la signature d'e-mail lorsqu'ils recevront un e-mail de votre part.

Outre l'adresse e-mail intégrée automatiquement dans votre boîte de réception des conversations, vous pouvez connecter un autre canal d'e-mail d'équipe à la boîte de réception ou créer des boîtes de réception supplémentaires pour vos équipes.