Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Contacts

Configurer vos fichiers d'import

Dernière mise à jour: octobre 22, 2020

Il est important de formater vos données correctement sur votre ordinateur afin d'éviter toute erreur lors de l'import d'objets vers HubSpot. Une fois vos fichiers configurés, découvrez comment les importer.

Exigences relatives à tous les fichiers d'import

  • Le fichier d'import doit être un fichier .csv, .xlsx, ou .xls.
  • Le fichier d'import ne doit contenir qu'une seule feuille.
  • Le fichier d'import doit contenir moins de 250 000 lignes et moins de 1 000 colonnes.
  • Le fichier d'import doit être inférieur à 150 Mo.
  • Le fichier d'import doit inclure une ligne d'en-tête.
    • Chaque titre de colonne doit correspondre à une propriété qui existe pour le type d'objet importé.
    • Au cours du processus d'import, HubSpot associera si possible le titre de la colonne au nom de la propriété pour mapper les valeurs de propriété à mettre à jour. Sinon, vous pouvez mapper manuellement les titres de colonne aux valeurs de propriété.
  • Le fichier d'import pour chaque type d'objet nécessite les propriétés suivantes :

    • Contacts : Prénom, Nom ou E-mail.
    • Entreprises : Nom ou Nom de domaine de l'entreprise.
    • Transactions : Nom de la transaction, Pipeline et Phase de la transaction.
    • Tickets : Nom du ticket, Pipeline et Statut du ticket.
    • Produits : Nom et Prix unitaire.
    • Notes : Date d'activité et Corps de la note.
  • Pour attribuer un propriétaire à un objet lors de l'import, ajoutez un titre de colonne Propriétaire de [Objet] et saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur dans chaque ligne de cette colonne.

Remarque : les utilisateurs auxquels une fiche d'informations a été attribuée lors de l'import ne recevront pas de notification de l'attribution d'un nouvel objet.

  • Pour un fichier contenant plusieurs types d'objets, assurez-vous que les données correspondent au bon titre de colonne (ex : les lignes contenant des données de contact doivent avoir des données dans les colonnes correspondant aux propriétés de contact, et les lignes contenant des données de transaction doivent avoir des données dans les colonnes correspondant aux propriétés de transaction).
  • Pour importer des données dans des propriétés dont le champs correspond à une seule ou plusieurs cases à cocher, découvrez comment formater les valeurs dans votre fichier

Exigences relatives à l'import de produits

  • Pour importer des produits dont la valeur de propriété est Durée, formatez la valeur des produits dans la colonne Durée comme ceci :
    • PXM, où X correspond au nombre de mois (ex : P6M, pour une durée de 6 mois) ; ou
    • PXY, où X correspond au nombre d'années (ex : P1Y, pour une durée d'un an).
  • Pour importer des produits dont la valeur de propriété est Fréquence de facturation, utilisez Tous les mois, Tous les ans ou Tous les trois mois si le produit possède un type de prix récurrent. Laissez la cellule vide si le produit a un type de prix fixe.

Exemples de fichiers d'import

Exemples de fichiers pour seul type d'objet

Les fichiers d'import les plus simples contiennent un seul type d'objet. Ouvrez les fichiers suivants pour voir de quelle façon ils sont formatés :

  • Exemple de fichier de contacts : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier d'entreprises : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de transactions : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de tickets : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de produits : CSV ou XLSX

Vous pouvez également tester ces fichiers d'import dans votre compte HubSpot en les important, puis en supprimant les contacts test récemment créés.

Certaines des propriétés incluses dans ces fichiers sont personnalisées (autrement dit, elles n'existent pas dans votre compte HubSpot). Vous pouvez donc les exclure de votre import test.

Exemples de fichiers pour plusieurs types d'objets

Dans certains cas, votre fichier d'import peut contenir plusieurs types d'objets. Ouvrez les fichiers suivants pour voir de quelle façon ils sont formatés :

  • Exemple de fichier de contacts et d'entreprises : CSV ou XLSX
    • Lorsque les données du contact et de l'entreprise se trouvent sur la même ligne, les deux fiches d'informations sont associées lors de l'import.
    • Les colonnes « Nom de l'entreprise » et « Chiffre d'affaires annuel » doivent être mappées aux propriétés Nom et Chiffre d'affaires annuel de l'objet Entreprise, et non aux propriétés de l'objet Contact.
    • Les colonnes « Type de prestataire » et « Parfum de glace préféré » sont des propriétés personnalisées. Si vous essayez d'importer ce fichier, vous pouvez décider de ne pas importer ces colonnes ou de créer des propriétés personnalisées correspondantes.
  • Exemple de fichier d'entreprises et de transactions : CSV ou XLSX
    • Lorsque les données de l'entreprise et de la transaction se trouvent sur la même ligne, les deux fiches d'informations sont associées lors de l'import.
    • La colonne « Type de prestataire » est une propriété personnalisée. Si vous essayez d'importer ce fichier, vous pouvez décider de ne pas importer cette colonne ou de créer une propriété personnalisée correspondante.

Exemples de fichiers d'un seul type d'objet pour association

Ouvrez les fichiers utilisés dans l'exemple ci-dessous. Les deux fichiers doivent être importés ensemble dans le cadre du processus d'import.

  • Exemple de fichier de contacts pour association : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de transactions pour association : CSV ou XLSX

Exigences relatives à l'association d'objets dans les fichiers d'import

Lors de l'import de deux fichiers pour association :

  • Ajoutez dans chaque fichier une colonne comportant le même en-tête.
  • Saisissez la même chaîne de caractères dans la colonne pour les deux objets afin d'associer un objet du premier fichier à un objet du deuxième fichier. La chaîne peut avoir n'importe quel nom, tant que les deux correspondent. 

Remarque : la chaîne utilisée pour associer les objets doit contenir moins de 100 caractères.

Lors de l'import, HubSpot fera référence à cet en-tête de colonne et mappera les objets dans chaque fichier en fonction des données de cette colonne. Les objets correspondants seront associés.

Par exemple, vous pouvez importer de nouveaux contacts et transactions, puis les associer durant l'import.

  • Préparez deux feuilles de calcul, une pour les contacts et une pour les transactions. Dans chaque feuille de calcul, créez une colonne Champ commun. Cette colonne peut avoir n'importe quel nom, tant que celui-ci est identique dans les deux fichiers.
  • Dans votre fichier d'import de contacts, saisissez une chaîne unique de moins de 100 caractères pour chaque contact dans la colonne Champ commun.

  • Dans le fichier d'import de transactions, pour chaque transaction, saisissez dans la colonne Champ commun la chaîne unique correspondant au contact que vous souhaitez associer à la transaction.

  • Enregistrer ces feuilles de calcul sur votre ordinateur.
  • Continuez pour importer vos fichiers dans HubSpot. Les valeurs dans la colonne Champ commun permettront de mapper les contacts et les transactions à associer. Par exemple, le contact « Daphné » sera associé à la transaction « Chauffe-eau ».

Autres considérations importantes

Objets HubSpot existants dans le fichier d'import

Si vous importez un fichier contenant des informations pour des objets existants, toutes les informations existantes seront écrasées par les nouvelles valeurs que vous importerez. HubSpot vérifie si un objet existe déjà à l'aide de :

Découvrez-en davantage sur la façon dont HubSpot détecte qu'un import contient des objets existants.

Si vous ne souhaitez pas remplacer une valeur existante pour une propriété, il est possible d'inclure la valeur actuelle dans la colonne correspondante ou de laisser la cellule vide. HubSpot ne remplace une valeur de propriété que si une nouvelle valeur est présente dans le fichier.

Si vous souhaitez effacer une valeur de propriété dans un objet existant, vous ne pouvez le faire qu'en utilisant un workflow (utilisateurs Pro et Entreprise uniquement). Les valeurs vides seront ignorées.

Objets en double dans le même fichier

Si le fichier d'import contient des objets en double, HubSpot importera les informations de n'importe quelle ligne dupliquée dans la fiche d'informations. Pour disposer d'informations précises sur vos fiches d'informations, assurez-vous que votre fichier d'import ne compte aucune ligne avec des adresses e-mail ou des valeurs de propriété Nom de domaine de l'entreprise en double.

Association automatique entre contacts et entreprises

Si le paramètre Créer et associer automatiquement des entreprises à des contacts est activé, les contacts seront automatiquement associés aux fiches d'informations des entreprises en faisant correspondre le domaine de l'adresse e-mail du contact avec la propriété Nom de domaine de l'entreprise dans la fiche d'informations de l'entreprise.

Colonnes sans correspondance dans le fichier d'import

Si votre feuille de calcul contient un en-tête de colonne qui ne correspond pas à une propriété existante dans HubSpot, vous pouvez en sélectionner une ou créer une propriété personnalisée
import-colonnes-sans-correspondance

Caractères spéciaux dans le fichier d'import

Excel n'enregistre pas toujours correctement les caractères spéciaux lors de l'enregistrement d'un fichier au format .csv. Importer votre liste dans Google Sheets permet de contourner ce problème.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM