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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Contacts

Configurer vos fichiers d'import

Dernière mise à jour: mai 17, 2022

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Que HubSpot soit votre premier CRM ou que vous changiez de système, l'import de fiches d'informations vous permet de créer des fiches d'informations et de mettre à jour votre base de données. Les fichiers d'import sont des feuilles de calcul des données utilisées pour organiser les relations et les processus de votre entreprise. Avant de commencer à importer, examinez les conditions et exigences pertinentes de HubSpot pour vos fichiers d'import.

Remarque : Les interactions (e-mails, appels, tâches ou réunions) associées à vos fiches d'informations ne peuvent pas être importées via un fichier dans HubSpot. Découvrez-en davantage sur l'ajout d'interactions à l'aide de l'API.

Glossaire

  • Objet du CRM : type de relation ou de processus de votre entreprise, comme des contacts, entreprises, transactions et tickets. Lors de l'import, un objet est le type de l'ensemble de données que vous importez dans HubSpot.

  • Fiche d'informations : une instance d'un objet (par ex., « Tom Smith » est une fiche d'informations de contact). Dans un fichier d'import d'objet unique, chaque ligne de votre fichier représente une fiche d'informations d'objet. Si vous importez plusieurs objets dans un seul fichier, chaque ligne représente une relation entre les fiches d'informations.

  • Propriété : un champ créé pour stocker des informations sur vos fiches d'informations. Dans un import, les propriétés correspondent aux en-têtes des colonnes de votre fichier.


    contact-import-exampleExemple de fichier

Dans cet exemple, les contacts sont le type d'objet importé. Chaque ligne représente une fiche d'informations de contact et chaque colonne d'informations représente une propriété de contact (prénom, nom, adresse e-mail).

  • Identifiant unique : une valeur de propriété que HubSpot utilise pour identifier chaque fiche d'informations. Dans un import, vous avez besoin d'un identifiant unique pour associer deux fiches d'informations différentes (importer « Tom Smith » et l'associer à son entreprise « Smith Inc. ») ou pour éviter la création de doublons (deux fiches d'informations pour « Tom Smith »). Les identifiants uniques utilisés lors de l'import dans HubSpot sont les suivants :
    • Adresse e-mail : adresse e-mail d'un contact. Cette donnée est nécessaire lors de l'import de contacts pour éviter les doublons ou l'association de contacts à un autre objet. Si vous n'avez pas d'adresse e-mail de contact, utilisez l'ID du contact pour mettre à jour et associer les fiches d'informations existantes.
    • Nom de domaine de l'entreprise : le domaine de site web d'une entreprise (par ex., exemple.com). Cette donnée est nécessaire lors de l'import d'entreprises pour éviter les doublons ou l'association d'entreprises à un autre objet. Si vous n'avez pas de nom de domaine, utilisez l'ID de l'entreprise pour mettre à jour et associer les fiches d'informations existantes.
    • ID de [objet] : une valeur de propriété unique attribuée à chaque fiche d'informations par HubSpot. Si vous exportez des fiches d'informations existantes depuis HubSpot, chaque fiche d'informations disposera d'un ID d'objet. Il s'agit d'une colonne obligatoire lors de l'import et de l'association de transactions ou de tickets existants à un autre type d'objet, mais cet élément peut également être utilisé comme identifiant unique pour les contacts et les entreprises si vous n'avez pas d'adresse e-mail ou de nom de domaine d'entreprise.
  • Libellé d'association (Pro et Entreprise uniquement) : une valeur qui spécifie la relation entre les fiches d'informations. Une fois que vous avez créé des libellés d'association, vous pouvez les importer avec vos fiches d'informations.
  • Mapper les colonnes : une étape dans le processus d'import, lorsque vous serez invité à faire correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier avec les propriétés HubSpot.

Par exemple, vous souhaitez importer et associer des contacts et des entreprises dans un seul fichier. Les objets importés et associés sont des contacts et des entreprises. Chaque ligne représente une fiche d'informations de contact et sa fiche d'informations d'entreprise associée. Chaque en-tête de colonne représente les propriétés mappées pendant l'import. Le fichier affiché ci-dessous comprend des propriétés de contact (prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nourriture préférée) et des propriétés d'entreprise (nom, nom de domaine de l'entreprise). Il existe également un identifiant unique pour chaque objet qui renverra aux deux fiches uniques dans HubSpot (Adresse e-mail pour les contacts et Nom de domaine de l'entreprise pour les entreprises). Au cours du processus d'import, vous mapperez les colonnes à des propriétés HubSpot (colonne Prénom à la propriété HubSpot Prénom).

import-contacts-and-companies-exampleExemple de fichier

mapping-column-example-introMappage de colonnes à des propriétés

Conditions d'import

Conditions des fichiers

Tous les fichiers importés dans HubSpot doivent :
  • être au format .csv, .xlsx ou .xls ;
  • compter une seule feuille ;
  • compter moins de 1 048 576 lignes et 1 000 colonnes ;
  • être inférieur à 512 Mo ;
  • inclure une ligne d'en-tête dans laquelle chaque en-tête de colonne correspond à une propriété dans HubSpot. Les en-têtes de colonne peuvent être organisés dans n'importe quel ordre sans affecter l'import. Vous pouvez confirmer si une propriété par défaut existe déjà pour faire correspondre votre en-tête ou créer une propriété personnalisée avant l'import. Découvrez-en davantage sur les propriétés par défaut de HubSpot pour les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets ;
  • être codés en UTF-8 si des caractères en langue étrangère sont inclus.
  • contenir des cellules au format Nombre si vous importez des propriétés de date et d'heure dans un fichier Excel ;
  • contenir uniquement des données monétaires formatées en USD avec des décimales (par exemple 123,45). 

Conditions des propriétés

  • Selon le ou les objets que vous importez, votre fichier doit inclure les colonnes suivantes :
    • Contacts : au moins Prénom, Nom ou Adresse e-mail (identifiant unique).
    • Entreprises : au moins Nom ou Nom du domaine de l'entreprise (identifiant unique).
    • Transactions : Nom de la transaction, Pipeline et Phase de la transaction.
    • Tickets : Nom du ticket, Pipeline et Statut du ticket.
    • Produits : Nom et Prix unitaire.
    • Notes : Date d'activité et Corps de la note.
    • Lignes de produit : Nom, Quantité, Prix, et Nom de la transaction ou ID de la transaction de la transaction associée. Si vous associez également la ligne de produit à un produit, incluez l'ID du produit, que vous associerez à hs_product_id lors de l'import.
  • Pour mettre à jour les fiches d'informations existantes et éviter les doublons, vos fichiers doivent inclure une propriété d'identifiant unique pour chaque objet. Pour les contacts, il peut s'agir d'une adresse e-mail. Pour les entreprises, il peut s'agir du nom de domaine de l'entreprise. Pour tous les objets, vous pouvez exporter les fiches d'informations existantes et utiliser ID de [objet] comme identifiant unique.
    • Si vous importez ID [objet] dans votre fichier, vous devez ajouter l'en-tête de colonne exactement comme il apparaît dans le fichier d'export (par ex., ID de contact, et non ID DE CONTACT).
    • Vous pouvez utiliser une adresse e-mail secondaire comme identifiant unique pour les contacts existants qui ont une adresse e-mail secondaire répertoriée dans HubSpot. Si vous utilisez une adresse e-mail secondaire et n'incluez pas de colonne ID de contact dans votre fichier, l'e-mail secondaire ne remplacera pas l'adresse e-mail principale. Cependant, si vous incluez à la fois l'e-mail secondaire et l'ID de Contact comme colonnes dans votre fichier, l'adresse e-mail secondaire remplacera l'adresse e-mail principale. 
  • Pour les propriétés incluant un prix, vous devez utiliser l'une des devises acceptées par HubSpot. La liste des devises acceptées et de leurs codes se trouve dans l'ongletDevise des paramètres par défaut de votre compte.
  • Pour les propriétés contenant une date, vos valeurs de date doivent être formatées selon l'une des options suivantes :
    • mm/jj/aaaa (par ex., 10/28/2020) ;
    • jj/mm/aaaa (par ex., 28/10/2020) ; ou
    • aaaa-mm-jj (par ex., 2020-10-28).

Remarque : Si vous importez une propriété de date par défaut de HubSpot (par exemple, Date de fermeture), vos valeurs doivent être formatées selon un horodatage UNIX en millisecondes. Les cellules de la propriété date-heure doivent être au format Nombre si vous importez un fichier Excel. Découvrez comment formater les valeurs d'horodatage et comment convertir une date au format UNIX.

  • Pour attribuer un propriétaire à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets lors de l'import, ajoutez un titre de colonne Propriétaire de [Objet] et saisissez le nom ou l'adresse e-mail de l'utilisateur dans chaque ligne de cette colonne. Les utilisateurs auxquels une fiche d'informations a été attribuée lors de l'import ne recevront pas de notification de l'attribution d'une nouvelle fiche d'informations.
  • Selon le type de champ de propriété, des exigences spécifiques en matière de formatage s'appliquent :
  • Lors de l'import de produits (Pro et Entreprise uniquement) :
    • Si vous souhaitez importer une valeur de propriété Durée, formattez la valeur dans la colonne Durée comme PXM, où X est le nombre de mois (par ex., P6M pour une durée de 6 mois) ou PXY, où X est le nombre d'années (par ex., P1Y pour une durée d'un an).
    • Si vous souhaitez importer une valeur de propriété Fréquence de facturation, utilisez Mensuelle, Annuelle ou Trimestrielle si le produit possède un type de prix récurrent. Laissez la cellule vide si le produit a un prix ponctuel.

Prérequis d'association

  • Pour importer et associer plusieurs objets dans un seul fichier, incluez les informations sur les fiches d'informations associées dans la même ligne. Dans deux fichiers, utilisez une colonne commune pour relier les fiches d'informations de chaque fichier. Vous pouvez vous référer aux fichiers d'exemple pour en savoir plus sur l'import et l'association de fiches d'informations.
  • Pour associer une fiche d'informations à plusieurs fiches d'informations d'un autre objet, incluez l'identifiant unique de la fiche d'informations dans plusieurs lignes pour chaque fiche d'informations que vous souhaitez associer. Par exemple, Luke Danes est manager au Luke's Diner, mais entrepreneur chez The Dragonfly Inn. Pour l'associer aux deux entreprises, vous devez inclure deux lignes pour Luke Danes avec les colonnes Adresse e-mail (ou ID du contact) et Nom de domaine de l'entreprise (ou ID de la société) pour chaque entreprise.

Remarque : Si vous n'incluez pas d'identifiants uniques (par exemple, Adresse e-mail, Nom de domaine de l'entreprise ou ID de [objet]), l'import créera des fiches d'informations en double au lieu de les associer à la même. Découvrez-en davantage sur l'import et l'association de plusieurs objets.


flex-associations-import-example

  • Pour importer des libellés d'association (Pro et Entreprise uniquement), incluez une colonne Libellé d'association.  Vous devez créer les libellés d'association dans HubSpot avant de procéder à l'import.
    • Pour définir plusieurs libellés afin de décrire la relation entre deux fiches d'informations, vous pouvez inclure plusieurs valeurs de libellé d'association dans une cellule, en les séparant par un point-virgule (par exemple, Manager; Contact de facturation).
    • Si vous importez des libellés d'association dans le cadre d'un import de plusieurs fichiers, vous devez inclure la colonne Libellé d'association et un identifiant unique pour l'objet que vous associez dans le même fichier.

Exemples de fichiers d'import

Les fichiers suivants incluent les en-têtes de colonne obligatoires pour chaque type d'objet, ainsi que les éventuels en-têtes supplémentaires. Vous pouvez ajouter vos propres en-têtes de colonne pour mettre à jour ou créer des propriétés supplémentaires nécessaires pour préserver la base de données HubSpot de votre organisation.

Un objet

  • Exemple de fichier de contacts : XLSX ou CSV
  • Exemple de fichier d'entreprises : XLSX ou CSV
  • Exemple de fichier de transactions : XLSX ou CSV
  • Exemple de fichier de tickets : XLSX ou CSV.
  • Exemple de fichier de produits : XLSX ou CSV

Remarque : Les produits ne peuvent être importés que dans un seul et même import d'objet et ne peuvent pas être associés à un autre objet via un import. Découvrez comment associer manuellement un produit à une transaction ou à un devis.

Plusieurs objets avec des associations

Vous pouvez importer et associer des objets dans un seul fichier ou dans deux fichiers distincts, où chaque fichier représente un objet.

Importer plusieurs objets dans un seul fichier

Pour importer et associer plusieurs objets dans un fichier, ajoutez les fiches d'informations que vous souhaitez associer dans la même ligne de votre fichier. Ces fichiers représentent des cas d'utilisation courants, mais vous pouvez combiner et associer des objets en remplaçant les en-têtes de colonne par les propriétés d'un autre objet.

  • Exemple de fichier de contacts et d'entreprises : XLSX ou CSV
  • Exemple de feuille de calcul de contacts et d'entreprises avec des libellés d'association : XLSX ou CSV
  • Exemple de fichier de contacts et de tickets : XLSX ou CSV
  • Exemple de fichier d'entreprises et de transactions : XLSX ou CSV
  • Exemple de fichier d'entreprises et de notes : XLSX ou CSV
  • Exemple de fichier d'entreprises, de transactions et de notes : XLSX ou CSV

Importer plusieurs objets dans deux fichiers

Lorsque vous importez et associez dans deux fichiers, chaque fichier représente un objet. Pour identifier les fiches d'informations à associer aux fichiers, incluez une colonne commune dans les deux. L'un de vos fichiers doit présenter une valeur unique dans chaque ligne de cette colonne. Dans l'autre fichier, utilisez ces valeurs pour indiquer la fiche d'informations associée à chaque ligne.

Par exemple, l'import et l'association de contacts et d'entreprises font partie des cas d'utilisation fréquents. Dans les fichiers d'exemples suivants, Nom de l'entreprise est la colonne commune :

  • Exemple de fichier d'entreprises : XLSX ou CSV

  • Exemple de fichier de contacts : XLSX ou CSV

Dans le fichier d'entreprise, chaque ligne de la colonne Nom de l'entreprise contient une valeur unique. Dans chaque ligne du fichier de contacts, les valeurs de la colonne Nom de l'entreprise correspondent à l'entreprise à laquelle le contact sera associé. Vous pouvez utiliser ces fichiers lors de l'import de contacts et d'entreprises ou mélanger et associer d'autres objets tant que vous incluez une colonne commune.

  • Transactions et entreprises avec des libellés d'association dans deux fichiers :dans ces exemples de fichiers, Nom de l'entreprise est la clé unique pour l'objet Entreprise.
    • Exemple de fichier de transactions : XLSX ou CSV
    • Exemple de fichier d'entreprises : XLSX ou CSV

Une fois vos fichiers prêts, découvrez comment importer un objet ou importer et associer plusieurs objets dans HubSpot.

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