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Configurez vos fichiers d'import

Dernière mise à jour: juillet 24, 2020

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Tous les produits et les abonnements

Formatez vos données d'import correctement sur votre ordinateur afin d'éviter toute erreur lors de l'importation d'objets vers HubSpot. Une fois configurés, découvrez comment importer ces fichiers.

Exigences relatives à tous les fichiers d'import

  • Le fichier d'import doit être un fichier .csv, .xlsx, ou .xls.
  • Le fichier d'import ne doit contenir qu'une seule feuille.
  • Le fichier d'import doit contenir moins de 250 000 objets/lignes et doit peser moins de 150 Mo.
  • Ajouter une ligne d'en-tête dans votre fichier.
    • Chaque titre de colonne doit correspondre à une propriété qui existe pour le type d'objet importé.
    • Au cours du processus d'import, HubSpot associera le titre de la colonne au nom de la propriété, si possible, pour mapper les valeurs de propriété à mettre à jour. Sinon, vous pouvez mapper manuellement les titres de colonne aux valeurs de propriété.
  • Importer des fichiers pour chaque type d'objet nécessite les propriétés suivantes :

    • Contacts : Le prénom, le nom et l'adresse e-mail.
    • Entreprises : Nom de domaine de l'entreprise.
    • Transactions : Nom de la transaction, Pipeline, Phase de la transaction.
    • Tickets : Nom du ticket, Pipeline, Statut du ticket.
    • Produits : Nom, Prix du produit.
    • Commentaires : Date d'activité, Corps de note.
  • Pour attribuer un propriétaire à un objet pendant l'import, ajoutez un titre Propriétaire de [Objet] et ajoutez l'adresse e-mail de l'utilisateur à chaque ligne de cette colonne.

Remarque : les utilisateurs auxquels un enregistrement a été attribué par le biais de l'importation ne recevront pas de notification de l'affectation d'un nouvel objet.

  • Pour un fichier contenant plusieurs types d'objets, assurez-vous que les données correspondent au bon titre (ex : les lignes avec les données de contact doivent avoir des données dans les colonnes correspondant aux propriétés de contact, et les lignes avec les données de transaction doivent avoir des données dans les colonnes correspondant aux propriétés de transaction).
  • Si vous importez des données dans une seule ou plusieurs propriétés de case à cocher, découvrez comment formater les valeurs dans votre fichier avant de les importer dans HubSpot. 

Exigences relatives à l'importation de produits

  • Pour importer des produits avec une valeur de propriété Durée, formatez la valeur des produits dans la colonne Durée comme ceci :
    • PXM, où X est le nombre de mois (ex : P6M, pour une durée de 6 mois) ; ou
    • PXY, où X est le nombre d'années (ex : P1Y, pour une durée d'un an).
  • Pour importer des produits avec une valeur de propriété de valeur de fréquence de facturation récurrente, utilisez mensuellement, chaque année ou chaque trimestre si le produit possède un type de prix récurrent. Configurer la case vide si le produit a un type de prix fixe.

Exemples de fichiers d'import

Exemples de fichiers d'un seul type d'objet

Les fichiers d'import les plus simples contiennent un seul type d'objet. Ouvrez les fichiers suivants pour voir de quelle façon ils sont formatés :

  • Exemple de fichier de contacts : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier d'entreprises : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de transactions : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de tickets : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de produits : CSV ou XLSX

Vous pouvez également tester ces fichiers d'import dans votre compte HubSpot en les important, puis en supprimant les contacts test récemment créés.

Certaines des propriétés incluses dans ces fichiers sont personnalisées (autrement dit, elles n'existent pas dans votre compte HubSpot). Vous pouvez donc les exclure de votre import test.

Exemples de fichiers de plusieurs types d'objets

Dans certains cas, votre fichier d'import peut contenir plusieurs types d'objets. Ouvrez les fichiers suivants pour voir de quelle façon les fichiers contenant plusieurs types d'objets sont formatés :

  • Exemple de fichier de contacts et d'entreprises : CSV ou XLSX
    • Lorsque les données du contact et de l'entreprise se trouvent sur la même ligne, les deux fiches d'informations sont associées lors de l'import.
    • Les colonnes « Nom de l'entreprise » et « Chiffre d'affaires annuel » doivent être mappées aux propriétés Nom et Chiffre d'affaires annuel de l'objet Entreprise, et non aux propriétés de l'objet Contact.
    • Les colonnes « Type de prestataire » et « Parfum de glace préféré » sont des propriétés personnalisées. Si vous essayez d'importer ce fichier, vous pouvez refuser d'importer ces colonnes ou créer une propriété personnalisée.
  • Exemple de fichier d'entreprises et de transactions : CSV ou XLSX
    • Lorsque les données de l'entreprise et de la transaction se trouvent sur la même ligne, les deux fiches d'informations sont associées à l'import.
    • La colonne « Type de prestataire » est personnalisée. Si vous essayez d'importer ce fichier, vous pouvez refuser d'importer cette colonne ou créer une propriété personnalisée.

Exemples de fichiers d'un seul type d'objet pour association

Affichez les fichiers utilisés dans l'exemple ci-dessous. Les deux fichiers doivent être importés ensemble dans le cadre du processus d'import :

  • Exemple de fichier de contacts pour association : CSV ou XLSX
  • Exemple de fichier de transactions pour association : CSV ou XLSX

Exigences relatives à l'association d'objets dans les fichiers d'import

Lors de l'import de deux fichiers pour association :

  • Dans chaque fichier, ajoutez une colonne comportant le même en-tête.
  • Pour associer un objet depuis le premier fichier à un objet du deuxième fichier, saisissez la même chaîne dans la colonne pour les deux objets. La chaîne peut avoir n'importe quel nom, tant que les deux correspondent. 

Remarque : la chaîne utilisée pour association doit contenir moins de 100 caractères.

Lors de l'import, HubSpot fera référence à cet en-tête de colonne et mettra en correspondance les objets dans chaque fichier en fonction des données de cette colonne. Les objets correspondants seront associés.

Par exemple, vous pouvez importer de nouveaux contacts et transactions, puis les associer durant l'import.

  • Préparez deux feuilles de calcul, une pour les contacts et une pour les transactions. Dans chaque feuille de calcul, créez une colonne Champ commun. Cette colonne peut avoir n'importe quel nom, tant qu'elle correspond dans les deux fichiers.
  • Dans votre fichier d'import de contacts, saisissez une chaîne unique de moins de 100 caractères pour chaque contact dans la colonne Champ commun.

  • Dans le fichier d'import de votre transaction, pour chaque transaction, dans la colonne Champ commun, saisissez la chaîne unique correspondant au contact que vous souhaitez associer à la transaction.

  • Enregistrer ces feuilles de calcul dans votre ordinateur.
  • Continuer à importer vos fichiers dans HubSpot. Le champ commun fait correspondre les contacts et les transactions à associer. Par exemple, « Daphné » sera associé à la transaction « Chauffe-eau ».

Autres considérations importantes

Objets HubSpot existants dans le fichier d'importation

Si vous importez un fichier avec des informations pour des objets existants, toutes les informations existantes seront écrasées par les nouvelles valeurs que vous avez importées. HubSpot vérifie un objet existant à l'aide de :

En savoir plus sur la façon dont HubSpot détecte si un import contient des objets existants.

Si vous ne souhaitez pas remplacer une valeur existante pour une propriété, il est possible d'inclure la valeur actuelle dans la colonne correspondante ou de laisser la case vide. HubSpot ne remplace une valeur de propriété que si une nouvelle valeur est présente dans le fichier.

Si vous souhaitez effacer une valeur de propriété dans un objet existant, vous ne pouvez le faire qu'en utilisant un workflow (utilisateurs Pro et Entreprise uniquement). Les valeurs vides seront ignorées.

Dupliquer des objets dans le même fichier

Si le fichier d'import contient des objets dupliqués, HubSpot importera les informations dans toutes les lignes dupliquées dans la fiche d'informations. Pour obtenir des informations précises sur vos fiches d'informations, assurez-vous qu'il n'y a aucune ligne avec des adresses e-mail dupliquées ou des valeurs de propriété Nom de domaine de l'entreprise dans votre fichier d'import.

Association automatique entre contacts et entreprises

Si le paramètre Créer et associer automatiquement des entreprises à des contacts est activé, les contacts seront automatiquement associés aux fiches d'informations des entreprises en faisant correspondre le domaine de l'adresse e-mail du contact avec la propriété Nom de domaine de l'entreprise dans la fiche d'informations de l'entreprise.

Les colonnes sans correspondance dans le fichier d'import

Si votre feuille de calcul contient un en-tête de colonne qui ne correspond pas à une propriété existante dans HubSpot, vous pouvez créer une propriété personnalisée pour celle-ci. 
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Caractères spéciaux dans le fichier d'import

Excel n'enregistre pas toujours les caractères spéciaux lors de l'enregistrement au format de fichier .csv. Importer votre liste dans un fichier Google permet de contourner ce problème.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM
/fr/crm-setup/set-up-your-import-file