Utiliser l’outil de création du modèle de données

Dans votre CRM HubSpot, les objets représentent vos clients et des informations relatives aux processus commerciaux (par exemple, des contacts ou des transactions). Chaque objet possède des fiches d'informations individuelles qui peuvent être associées à des fiches d'informations d'autres objets (par exemple, Lorelai Gilmore est un contact associé à l'entreprise The Dragonfly Inn). Pour chaque fiche d'informations, les informations sont stockées dans des propriétés et les interactions sont suivies par le biais d'activités. Chaque compte HubSpot comprend certains objets, propriétés et activités par défaut, mais en fonction de votre abonnement, vous pouvez également créer des propriétés et des objets personnalisés.

La vue d'ensemble du modèle de données affiche les relations entre les objets uniques, les propriétés et les activités de votre compte, ce qui peut vous aider à mieux configurer les imports, les rapports et l'automatisation à l'avenir. Vous pouvez également consulter des informations sur l'utilisation des objets, des activités et des propriétés de votre site .

Les objets et activités suivants sont inclus dans la synthèse :

• Objets CRM: par défaut, contacts, entreprises, et tickets. Si activé, rendez-vous, cours, listes et services.
• Objets de vente : transactions, leads, lignes de produits et devis.
• Objets personnalisés: tous les objets personnalisés que vous avez créés (Entreprise uniquement).
• Activités: appels, e-mails, messages LinkedIn, réunions, notes, courrier postal, SMS, tâches et messages WhatsApp.

Les objets affichés peuvent varier en fonction de votre abonnement. Pour en savoir plus sur ce qui est inclus dans votre abonnement, consultez le catalogue des produits et services de HubSpot.

Utiliser l’outil de création du modèle de données

L’outil de création du modèle de données fournit une interface permettant au super administrateur de gérer les configurations de modèles de données.

Avec l’outil de création de modèles de données, vous trouverez :

• Paramètres personnalisés de propriété et d’objet
• Possibilité d’activer ou de désactiver des objets

• Paramètres d’association

• Possibilité de renommer des objets

Pour accéder à l’outil de création du modèle de données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. L’outil de création de modèles de données apparaîtra avec une variété d’options de personnalisation.

Créer une propriété personnalisée

Pour créer des propriétés personnalisées dans l’outil de création de modèles de données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. Dans la vue graphique, pour afficher les propriétés, accédez à un objet CRM et cliquez pour développer les propriétés.

• • Cliquez sur le menu déroulant pour afficher les 10 propriétés les plus utilisées ou les propriétés personnalisées récemment créées. Pour afficher toutes les propriétés d’un objet, cliquez sur Tout afficher.
  • Pour créer une propriété pour l’objet CRM, cliquez sur + Créer une propriété.
  • Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs pour créer votre propriété (par exemple, Emplacement de l’entreprise), puis cliquez sur Créer une propriété.
  • Elle apparaît alors dans l’objet CRM.

Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour créer une propriété personnalisée. Par exemple, accédez à Breeze Assistant et saisissez « Créer la propriété de contact E-mail secondaire ». 

Créer un objet personnalisé et afficher les propriétés

Pour créer des objets personnalisés et afficher des propriétés dans l’outil de création de modèles de données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur l’icône Plus à côté de Tous les objets. Si la barre latérale gauche a été condensée, cliquez surl’icône de flèche droite pour développer la barre latérale.
4. Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs pour créer votre objet et afficher les propriétés, puis cliquez sur Créer. L’objet apparaît désormais dans le modèle de données.

Vous pouvez utiliser Breeze Assistant pour créer un objet personnalisé. Par exemple, accédez à Breeze Assistant et saisissez « Créer un objet d’emploi ». 

Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour renommer un objet. Par exemple, accédez à Breeze Assistant et saisissez « Renommer la transaction en opportunité ».

Activer ou désactiver des objets dans l’affichage

Pour activer ou désactiver des objets dans l’affichage de l’outil de création du modèle de données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. Pour activer ou désactiver un objet dans l’affichage, cliquez sur le menu déroulant Affichage de tous les objets .
   • Pour afficher ou masquer un objet ou une activité individuels, sélectionnez ou désélectionnez sa case à cocher. 
   • Pour afficher ou masquer un groupe entier d’objets ou d’activités, sélectionnez ou décochez la case située à côté de l’en-tête du groupe (par exemple, objets CRM, objets personnalisés, objets de vente, Activités).

4. L’objet apparaîtra ou n’apparaîtra plus dans le modèle de données.

Activer ou désactiver un objet

Pour activer un rendez-vous, une formation, une liste ou un objet de service afin qu’il apparaisse dans l’outil de création du modèle de données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. Pour activer l’objet :
   • Dans la vue graphique, cliquez sur Activer l’objet. Dans la vue Tableau, cliquez sur l’icône des trois points horizontaux à côté de l’objet, puis cliquez sur Activer l’objet. Certains objets sont activés par défaut et ne peuvent pas être désactivés. 

• • Cliquez sur Confirmer.

• • L’objet est maintenant activé.

4. Une fois qu’un objet est activé dans l’outil de création du modèle de données, vous pouvez l’associer à d’autres objets, l’afficher sur une page index du CRM et l’utiliser dans des outils tels que des workflows ou des segments. 
5. Pour désactiver l’objet :
   • Sur l’objet que vous souhaitez désactiver, cliquez sur l’icône des trois points horizontaux dans la vue graphique ou tableau. Certains objets ne peuvent pas être désactivés. 
   • Cliquez sur Désactiver l’objet.

1. • Cliquez sur Confirmer.
   • L’objet est maintenant désactivé.

Créer des associations et des limites

Pour créer des libellés d’association et des limites :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. Dans la vue graphique, pour afficher les associations d’un objet, cliquez sur Afficher tout à côté du nombre d’objets associés (par exemple, 14 objets associés), ou cliquez sur l’icône des trois points horizontaux et sélectionnez Afficher tous les objets associés. 
4. Pour créer une association d’objet personnalisé :
   • Cliquez sur le bouton + à côté de l’objet CRM.

• • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner une association personnalisée. Cliquez ensuite sur Create.
  • L’association apparaît maintenant pour cet objet CRM.

5. Pour activer une association :

• • Cliquez sur l’icône à trois points verticaux sur une association, puis cliquez sur Activer l’association.

1. • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Confirmer.
   • Une fois qu’une association est activée dans le générateur de modèles de données, vous pouvez la visualiser sur une page index du CRM et l’utiliser dans des outils tels que les workflows ou les segments. 

6. Pour désactiver une association :
   • Cliquez sur l’icône des trois points verticaux sur une association, puis sur Désactiver l’association.
   • Cliquez sur Confirmer.
7. Pour créer un libellé d'association :

• • Cliquez sur une association.
  • Différents libellés d’association apparaîtront.
  • Cliquez sur + Créer un libellé d’association.
  • Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs pour créer le libellé d’association. Cliquez ensuite sur Create.
  • Le libellé d’association apparaît désormais dans la zone de texte.

8. Pour créer une limite d’association :
   • Cliquez sur Plusieurs options à côté d’une association.

1. • Dans le panneau latéral droit, remplissez les champs pour permettre l’association de nombreuses entreprises ou d’un montant personnalisé.
   • Cliquez sur Enregistrer. 
   • La limite d’association sera mise à jour dans le modèle de données.

Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour créer un libellé d’association. Par exemple, accédez à Breeze Assistant et saisissez « Configurer des libellés d’association entre les tickets et les contacts. Un pour « client » et un pour « plombier ». 

Exportez une image de la toile

Pour exporter une image de la toile :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. En haut à droite, cliquez sur le menu déroulant Plus , puis sélectionnez Exporter le modèle de données en tant qu’image.
4. L’image sera téléchargée sur votre bureau.

Utiliser la vue d'ensemble du modèle de données

Pour accéder à la vue d'ensemble du modèle de données et y naviguer :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer.
3. Par défaut, la première fois que vous affichez la vue d’ensemble du modèle de données, tous les objets et toutes les activités sont affichés en vue tableau.

Remarque : si vous êtes Super Admin, en haut à droite, cliquez sur Data Setup Checklist pour voir une collection de tâches de base de configuration du modèle de données que vous pouvez effectuer lors de la configuration de votre modèle de données. Dans la liste de contrôle, vous pouvez naviguer vers les pages de paramètres, les articles de la base de connaissances et les cours de la HubSpot Academy concernés.

4. Pour afficher des objets dans un graphique, dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur l’icône Graphique siteTree . Cliquez sur l’icône du tableau pour revenir à la table vue Tableau. 

5. Pour gérer les objets et les activités inclus, cliquez sur le menu déroulant Afficher tous les objets :

• • Pour afficher ou masquer un objet/une activité, cochez ou décochez sa case.
  • Pour afficher ou masquer un groupe entier d'objets ou d'activités, cochez ou décochez la case à côté de l'intitulé du groupe (par exemple, Objet CRMs, Objets personnalisés, Objets de vente, Activités).

6. Pour visualiser les relations d'un objet ou d'une activité :

• • Dans la vue graphique, pour afficher les associations d’un objet, cliquez sur Afficher tout à côté du nombre d’objets associés (par exemple, 14 objets associés) ou cliquez sur l’icône des trois points horizontaux et sélectionnez Afficher tous les objets associés. 

1. • Dans la vue Tableau, cliquez sur un objet ou une activité, puis sur l’onglet Objets associés et libellés pour voir leurs associations. 

7. Pour afficher plus d’informations sur un objet :

• • Dans la vue Tableau, cliquez sur un nom d’objet. 
    • Dans l’onglet Propriétés , affichez toutes les propriétés de ce type d’objet. Pour modifier une propriété, cliquez sur l’icône Crayon. Découvrez-en davantage sur la gestion des propriétés.
    • Dans l’onglet Groupes de propriétés , affichez les groupes de propriétés de cet objet. Pour modifier le nom du groupe, cliquez sur Modifier à côté du nom, saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur Enregistrer. 
    • Dans l’onglet Objets et libellés associés , affichez les associations et les libellés d’association définis pour l’objet. Pour créer une nouvelle association, cliquez sur + Créer une association, sélectionnez un objet dans le menu déroulant, puis cliquez sur Créer. 
    • Dans l’onglet Logique conditionnelle , contrôlez quand des propriétés supplémentaires doivent s’afficher ou exiger une valeur en fonction de la saisie précédente d’un utilisateur. Découvrez-en davantage sur la configuration de la logique conditionnelle pour les propriétés d’énumération. 
  • Dans la vue Tableau, pour accéder à la page index d’un objet ou d’une activité, cliquez sur [x] fiches d’informations à côté de l’objet souhaité. 

• • Pour les activités et autres objets de vente, affichez le nombre d'activités de ce type qui ont été créées et examinez les propriétés de l'activité.

Une fois que vous vous êtes familiarisé avec votre modèle de données, découvrez comment gérer votre base de données CRM. Si votre compte dispose d’un abonnement Data Hub Pro ou Entreprise , vous pouvez également utiliser le centre de contrôle de la qualité des données pour surveiller la qualité des données.

Analyser les tendances des données

Dans l'onglet Analysis, vous pouvez afficher des graphiques et des tableaux pour mieux comprendre comment vos enregistrements ont été créés, mis à jour, supprimés ou fusionnés au fil du temps. En savoir plus sur les valeurs sources utilisées dans les rapports.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Modèle de données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Modèle de données.
2. Naviguez jusqu'à l'onglet Analysis.
3. Par défaut, les données de contact sont affichées. Pour visualiser un autre objet, cliquez sur Contacts, puis sélectionnez l'objet .
4. Pour modifier la plage de dates affichée dans les rapports, cliquez sur les sélecteurs de dates , puis sélectionnez une date de début et une date de fin , ou une période relative pour définir automatiquement les dates (par exemple, Ce mois-ci).
5. Pour filtrer par type d'action, cliquez sur le menu déroulant Types d'action, puis sélectionnez une option :
   • Toutes les actions : affiche toutes les données relatives à l'action de l'enregistrement, y compris comment et quand les enregistrements ont été créés, supprimés, mis à jour ou fusionnés.
   • Créer: ne montre que les données relatives à la façon dont les enregistrements ont été créés et à la date de leur création.
   • Suppression: ne montre que les données relatives à la manière et au moment où les enregistrements ont été supprimés.
   • Mise à jour: n'affiche que les données relatives à la manière dont les enregistrements ont été fusionnés et à la date à laquelle ils l'ont été.
   • Fusion: ne montre que les données relatives à la manière et au moment où les enregistrements ont été fusionnés.
6. Pour filtrer en fonction de la source de l'action, cliquez sur le menu déroulant Types de sources, puis cochez les cases des sources pour lesquelles vous souhaitez consulter les données.
   • Par défaut, les sources les plus courantes sont sélectionnées. Si vous modifiez les sélections par défaut, pour revenir à l'inclusion des seules sources principales, cliquez sur Sélectionner les types de sources principales par défaut.
   • Pour supprimer toutes les sources sélectionnées, cliquez sur Effacer toutes les sélections. 

7. Dans le graphique, chaque source est représentée par une couleur unique et une ligne indiquant le nombre d'enregistrements impactés par cette source. Survolez un point de données pour voir le nombre total d'enregistrements touchés à cette date, ventilés par source.
8. Dans le tableau, chaque ligne représente un jour et chaque colonne une source. Vous pouvez visualiser le nombre total d'enregistrements impactés par chaque source dans les colonnes. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur les en-têtes de colonne (par exemple, tri par date la plus récente ou la plus ancienne, tri par le nombre le plus élevé ou le plus bas d'enregistrements impactés par une source donnée).

Suivez vos limites de données et votre utilisation

Dans l'onglet Limites , vous pouvez afficher vos limites d'utilisation pour les fiches d'informations, les associations, les pipelines, les propriétés personnalisées et calculées, les libellés d'association et les objets personnalisés. Découvrez comment suivre les limites et l'utilisation de votre CRM sur cet article.