Utiliser les profils de contacts avec l'extension Sales Hub pour Office 365 et pour Outlook

Les profils et les informations des contacts s'affichent dans un menu latéral dans votre client de messagerie. Lors de la rédaction d'un e-mail pour un contact, des informations supplémentaires le concernant, enregistrées dans votre compte HubSpot, s'affichent.

Vous pouvez également effectuer certaines actions dans la section Profil des contacts de l'extension, telles que la création de tâches ou de transactions associées à vos contacts.

Accéder aux profils des contacts

Pour accéder aux profils des contacts à l'aide de l'extension pour Office 365 ou pour Outlook :  

• Rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire. 
• Cliquez sur Outils Sales Hub dans le menu supérieur du message. 
• Dans la fenêtre de droite, faites défiler la page vers la section Profil du contact et cliquez sur Afficher le contact. Si le contact n'existe pas encore dans votre compte HubSpot, cliquez sur Ajouter au CRM . Le destinataire de votre e-mail sera alors ajouté à HubSpot et le profil du nouveau contact s'affichera dans le volet.   

Pour accéder aux profils des contacts à l'aide de l'extension pour Office 365 dans Outlook sur le web ou sur un compte Outlook.com : 

• Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook et ajoutez un destinataire.
• Dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket.
• Dans la fenêtre de droite, faites défiler la page vers la section Profil du contact et cliquez sur Afficher le contact. Si le contact n'existe pas encore dans votre compte HubSpot, cliquez sur Ajouter au CRM . Le destinataire de votre e-mail sera alors ajouté à HubSpot et le profil du nouveau contact s'affichera dans le volet.   

Pour accéder aux profils des contacts à l'aide du complément pour Outlook : 

• Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook et ajoutez un destinataire. 
• Une fois le destinataire ajouté, le menu latéral des profils de contacts s'affiche sur la droite. Si le destinataire fait déjà partie de vos contacts dans HubSpot, ses informations s'affichent dans le volet. Dans le cas contraire, cliquez sur Ajouter au CRM. Les informations que vous venez d'ajouter sur ce contact s'affichent alors dans le volet.

Si vous désactivez les profils des contacts, ils ne s'afficheront plus par défaut lors de la création d'un nouvel e-mail. Vous pouvez toujours afficher les profils des contacts pour un e-mail en particulier en cliquant sur Profils des contacts dans la section HubSpot de la barre de navigation Outlook.

Remarque : Si le RGPD est activé dans votre compte, les profils des contacts seront toujours activés dans votre boîte de réception Outlook. 

Effectuer des recherches dans votre base de contacts HubSpot 

Utilisez la barre de recherche du volet de profils de contacts pour effectuer une recherche par nom ou par adresse e-mail dans votre base de données de contacts de HubSpot. Une fois le contact sélectionné, sa fiche d'informations affichera davantage de données dans le volet.

Modifier les propriétés de contact et créer des tâches ou des transactions associées

Cliquez sur le nom d'un contact dans la barre latérale pour afficher des informations supplémentaires le concernant extraites de votre compte HubSpot, comme la section À propos du contact, ses transactions, ses tâches et sa chronologie. Vous pouvez modifier les propriétés du contact dans la section À propos , mais également créer et lui attribuer des tâches dans la section Tâches .

Remarque : seuls les appels, les e-mails, l'activité de suivi des e-mails, les pages vues et les changements de phase du cycle de vie apparaissent dans la section Chronologie du profil du contact. 

En outre, si un contact s'est désabonné de vos e-mails, un message sera affiché sous son adresse e-mail. 

Modifier les propriétés des contacts

Une fois que vous avez trouvé le contact que vous recherchiez et que vous avez cliqué sur son nom pour afficher des informations supplémentaires le concernant, vous pouvez modifier ses propriétés dans son profil (ces modifications seront aussi enregistrées dans sa fiche d'informations sur HubSpot) : 

• Cliquez sur À propos dans le volet pour accéder aux propriétés du contact. Seules les propriétés par défaut que vous avez spécifiées comme propriétés par défaut dans votre compte HubSpot s'affichent. 
• Passez le curseur de la souris sur la propriété que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur l' icône Crayon. 

• Saisissez une nouvelle valeur pour la propriété, puis cliquez sur Enregistrer.   

Créer des tâches pour un contact

Une fois que vous avez trouvé le contact que vous recherchiez et cliqué sur son nom pour afficher des informations supplémentaires le concernant, vous pouvez créer des tâches et les lui attribuer : 

• Dans le profil des contacts, cliquez sur Tâches.
• Ici, vous pouvez accéder aux tâches existantes du contact. Cliquez sur Créer une tâche pour créer une nouvelle tâche pour le contact. 

• Deux champs vont apparaître. Saisissez le nom de la tâche et sélectionnez une date d'échéance pour cette tâche.
• Cliquez sur Enregistrer. 

La tâche sera sauvegardée dans le profil du contact, dans la section Tâches . Elle sera aussi sauvegardée dans HubSpot, sous l'élément Tâches de votre menu de navigation principal, ainsi que dans la chronologie du contact.

Créer des transactions pour un contact

• Dans le profil des contacts, cliquez sur Transactions.
• Vous verrez toutes les transactions existantes. Cliquez sur Créer une transaction pour créer une nouvelle transaction pour la fiche d'informations.
• Saisissez ou sélectionnez une valeur pour chacun de vos champs obligatoires. Vous pouvez modifier les champs qui s'affichent lors de la création d'un nouveau dossier.
• Dans la section Associer la transaction avec, cliquez sur le menu déroulant Contact et sélectionnez les cases à cocher de tous les contacts supplémentaires associés à la transaction. Si nécessaire, cliquez sur le menu déroulant Entreprise pour sélectionner une autre entreprise à laquelle associer la transaction.
• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer une transaction.

Accéder à la fiche d'informations d'un contact dans HubSpot pour l'appeler

Vous pouvez aussi sélectionner Appel. La fiche d'informations du contact dans HubSpot s'ouvre dans un nouvel onglet ou une fenêtre de navigateur et l'onglet Appeler au-dessus de la chronologie sera automatiquement sélectionné.