Dernière mise à jour: avril 2, 2024
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Les profils et les informations des contacts s'affichent dans un menu latéral dans votre client de messagerie. Lors de la rédaction d'un e-mail pour un contact, des informations supplémentaires le concernant, enregistrées dans votre compte HubSpot, s'affichent.
Vous pouvez également effectuer certaines actions dans la section Profil des contacts de l'extension, telles que la création de tâches ou de transactions associées à vos contacts.
Accéder aux profils des contacts
Pour accéder aux profils de contact à l'aide du complément Office 365 sur un compte de bureau Outlook :
- Rédigez un nouvel e-mail ou ouvrez un e-mail existant dans Outlook. Si vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez un destinataire.
- Cliquez sur Outils Sales Hub dans le menu supérieur du message.
- Dans le volet de droite, descendez jusqu'à la section Profil de contact et cliquez sur Voir le contact. Si le contact n'existe pas dans votre compte HubSpot, cliquez sur Add to CRM à la place. Le destinataire de votre e-mail sera alors ajouté à HubSpot et le profil du nouveau contact s'affichera dans le volet.
Pour accéder aux profils des contacts à l'aide de l'extension pour Office 365 dans Outlook sur le web ou sur un compte Outlook.com :
- Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook et ajoutez un destinataire.
- Dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition de votre e-mail, cliquez sur l'icône HubSpot sprocket .
- Dans le volet de droite, descendez jusqu'à la section Profil de contact et cliquez sur Voir le contact. Si le contact n'existe pas dans votre compte HubSpot, cliquez sur Add to CRM à la place. Le destinataire de votre e-mail sera alors ajouté à HubSpot et le profil du nouveau contact s'affichera dans le volet.
Pour accéder aux profils des contacts à l'aide du complément pour Outlook :
- Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook et ajoutez un destinataire.
- Une fois le destinataire ajouté, le menu latéral des profils de contacts s'affiche sur la droite. Si le destinataire fait déjà partie de vos contacts dans HubSpot, ses informations s'affichent dans le volet. S'il ne s'agit pas d'un contact, cliquez sur Ajouter au CRM. Les informations que vous venez d'ajouter sur ce contact s'affichent alors dans le volet.
Si vous avez désactivé les profils de contact, lorsque vous composez un nouvel e-mail, les profils de contact n'apparaîtront plus par défaut. Vous pouvez toujours consulter les profils de contact pour un e-mail spécifique en cliquant sur Profils de contact dans la section HubSpot du ruban Outlook.
Veuillez noter : si les paramètres de confidentialité des données sont activés dans votre compte, les profils de contact seront toujours activés dans votre boîte de réception Outlook.
Effectuer des recherches dans votre base de contacts HubSpot
Utilisez la barre de recherche du volet de profils de contacts pour effectuer une recherche par nom ou par adresse e-mail dans votre base de données de contacts de HubSpot. Une fois le contact sélectionné, sa fiche d'informations affichera davantage de données dans le volet.
Modifier les propriétés de contact et créer des tâches ou des transactions associées
Lorsque vous cliquez sur le nom d'un contact dans le volet, vous verrez plus d'informations sur le contact extraites de votre compte HubSpot, y compris la section À propos de, les transactions, les tâches et la chronologie du contact. Vous pouvez modifier les propriétés des contacts dans la section About et créer des tâches dans la section Tasks.
Remarque : seuls les appels, les E-mails, les activités de suivi des E-mails, les pages consultées et les changements d'étape du cycle de vie apparaissent dans la section Timeline du profil du contact.
En outre, si le contact s'est désabonné de vos e-mails à l'adresse , vous verrez un message dans le volet situé sous son adresse e-mail.
Modifier les propriétés des contacts et créer des tâches ou des transactions associées
Une fois que vous avez trouvé le contact que vous recherchiez et que vous avez cliqué sur son nom pour afficher des informations supplémentaires le concernant, vous pouvez modifier ses propriétés dans son profil (ces modifications seront aussi enregistrées dans sa fiche d'informations sur HubSpot) :
- Dans le volet, cliquez sur À propos pour afficher les propriétés du contact. Les propriétés ici sont celles par défaut dans votre compte HubSpot.
- Survolez la propriété du contact que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône du crayon.
- Saisissez une nouvelle valeur pour la propriété et cliquez sur Enregistrer.
Créer des tâches pour un contact
Une fois que vous avez trouvé le contact que vous recherchiez et que vous avez cliqué sur son nom pour afficher des informations supplémentaires le concernant, vous pouvez créer des tâches et les lui attribuer :
- Dans le volet des profils de contact, cliquez sur Tâches.
- Ici, vous pouvez accéder aux tâches existantes du contact. Cliquez sur Créer une tâche pour créer une nouvelle tâche pour le contact.
- Deux champs vont apparaître. Saisissez le nom de la tâche et sélectionnez une date d'échéance pour la tâche.
- Cliquez sur Enregistrer.
La tâche sera enregistrée dans le volet des profils de contact sous la section Tâches du contact. Il sera également sauvegardé dans HubSpot sous Tâches dans votre menu de navigation principal ainsi que sur la timeline du contact.
Créer des transactions pour un contact
- Dans le volet des profils de contact, cliquez sur Transactions.
- Vous y trouverez toutes les offres existantes. Cliquez sur Créer une transaction pour créer une nouvelle affaire pour l'enregistrement.
- Saisissez ou sélectionnez une valeur pour chacun de vos champs obligatoires. Vous pouvez modifier les champs qui apparaissent lors de la création d'une nouvelle affaire.
- Dans la section Associer une transaction avec, cliquez sur le menu déroulant Contact et cochez les cases de tout contact supplémentaire associé à la transaction. Si nécessaire, cliquez sur le menu déroulant Entreprise pour sélectionner une autre Entreprise à laquelle associer la transaction.
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer une transaction.
Accéder à la fiche d'informations d'un contact dans HubSpot pour l'appeler
Outre les recherches que vous pouvez effectuer dans votre base de données et les modifications que vous pouvez apporter à vos contacts directement depuis votre boîte de réception, vous avez également la possibilité d'accéder à leurs fiches d'informations dans HubSpot pour obtenir des informations supplémentaires. Pour ce faire, dans le volet des profils de contact, cliquez sur le nom du contact. Cliquez ensuite sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Ouvrir dans CRM.
Vous pouvez également sélectionner Appel. L'enregistrement du contact dans HubSpot s'ouvrira dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre du navigateur, et l'onglet Appel au-dessus de la chronologie sera automatiquement sélectionné.
