Dernière mise à jour: septembre 27, 2023
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Vous pouvez insérer les horaires de réunion proposés directement dans un e-mail individuel envoyé à partir d'une fiche d'informations dans le CRM ou à partir de votre compte de messagerie où vous avez installé l'extension ou le module complémentaire HubSpot Sales. Pour envoyer des propositions de rendez-vous, vous devez avoir configuré lasynchronisation du calendrier HubSpot avec Google Calendar ou Outlook Calendar dans votre compte .
Remarque :
- cette fonction n'est pas prise en charge dans les e-mails en texte clair.
- pour bénéficier des fonctionnalités les plus récentes, vous pouvez vous inscrire à la version bêta.
- Accédez à vos fiches d'informations :
- Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
- Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
- Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Transactions.
- Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
- Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant en haut à gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé.
- Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail.
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Réunions et sélectionnez Insérer les heures proposées.
- Une vue du calendrier s'affiche. Dans le panneau de gauche, personnalisez les paramètres des horaires proposés :
- Pour sélectionner la durée pendant laquelle les visiteurs peuvent réserver une réunion, cliquez sur le menu déroulant Duration .
- Pour mettre à jour le titre de la réunion qui apparaît sur la page de programmation, saisissez un titre dans le champ de texte.
- Pour inclure des informations sur la manière et le lieu où vous vous connecterez avec votre participant à la réunion, cliquez sur le menu déroulant Location et sélectionnez phone call, in-person, custom, ou video conference. En fonction de l'option de localisation sélectionnée, un champ de texte s'affiche pour vous permettre d'ajouter le numéro de téléphone ou l'adresse de la réunion.
- Pour inclure un lien vers votre page de programmation au bas de l'e-mail comme solution de rechange, sélectionnez la page Scheduling que vous souhaitez partager.
- Pour envoyer des e-mails de rappel avant une réunion, dans la section Scheduled reminder emails, sélectionnez le nombre de semaines, de jours, d'heures ou de minutes avant la réunion, saisissez un numéro dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant Scheduled reminder email et sélectionnez une durée.
Si l'option turn on meeting reminder by default est activée pour votre compte, les nouvelles réunions hériteront des rappels par défaut.- Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de rappel. Pour ajouter des e-mails de rappel supplémentaires, cliquez sur + Ajouter un rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur l'icône de la corbeille
- Pour inclure la description de l'invitation dans le corps de l'e-mail de rappel, cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le corps de l'e-mail de rappel
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- Pour inclure une description de la réunion qui apparaît dans l'invitation lorsqu'une réunion est réservée, saisissez les détails de la réuniondans la zone de texte Description .
- Dans la partie droite de la vue du calendrier, vous pouvez créer plusieurs plages horaires proposées :
- Pour créer un créneau horaire proposé, cliquez sur un jour/heure de .
- Pour supprimer une plage horaire proposée, passez la souris sur la plage horaire, puis cliquez sur l'icône de suppression .
- Si vous souhaitez que seuls les jours de la semaine soient disponibles, cochez la case Masquer les week-ends .
- Pour passer à une autre semaine, utilisez les flèches en haut à droite.
- En bas à gauche, cliquez sur Insérez fois.
- Un widget de programmation apparaîtra dans le brouillon de l'e-mail. Apportez d'éventuelles modifications au contenu de l'e-mail, puis cliquez sur Send.
Lorsque le contact reçoit l'e-mail contenant les horaires proposés, il peut sélectionner l'une des options de créneau horaire, puis confirmer l'heure de la réunion. Lorsque le contact sélectionne une option, vous recevez un e-mail de notification.
Vous pouvez également insérer des heures proposées lorsque vous utilisez l'extension ou le complément d'e-mail HubSpot Sales. Selon l'extension ou le complément que vous utilisez, cliquez sur Meetings puis sélectionnez Insert proposed times.
