Dernière mise à jour: novembre 17, 2023
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Vous pouvez insérer les horaires de réunion proposés directement dans un e-mail individuel envoyé à partir d'une fiche d'informations dans le CRM ou à partir de votre compte de messagerie où vous avez installé l'extension ou le module complémentaire HubSpot Sales. Pour envoyer des propositions d'horaires de réunion, vous devez avoir configuré la synchronisation du calendrier HubSpot avec Google Agenda ou le calendrier ou Outlook dans votre compte.
Remarque :
- cette fonctionnalité n'est pas prise en charge dans les e-mails en texte clair.
- Pour bénéficier des fonctionnalités les plus récentes, vous pouvez vous inscrire à la version bêta.
- Accédez à vos fiches d'informations :
- Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
- Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
- Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
- Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
- Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé.
- Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail .
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Réunions et sélectionnez Insérer les horaires proposés.
- Une vue du calendrier s'affiche. Dans le panneau de gauche, personnalisez les paramètres des horaires proposés :
- Pour sélectionner la durée pendant laquelle les visiteurs peuvent prendre rendez-vous, cliquez sur le menu déroulant Durée.
- Pour mettre à jour le titre de la réunion qui apparaît sur la page de planification, saisissez un titre dans la zone de texte.
- Pour inclure des informations sur la manière et le lieu de rencontre avec votre participant, cliquez sur le menu déroulant Lieu et sélectionnez Appel téléphonique, En personne, Personnalisé ou Vidéoconférence. En fonction de l'option de localisation sélectionnée, un champ de texte apparaît dans lequel vous pouvez ajouter le numéro de téléphone ou l'adresse de la réunion.
- Pour inclure un lien vers votre page de planification en bas de l'e-mail comme solution de secours, sélectionnez la page de planification que vous souhaitez partager.
- Pour envoyer des e-mails de rappel avant une réunion, dans la section E-mails de rappel programmés, sélectionnez le nombre de semaines, de jours, d'heures ou de minutes avant l'envoi de l'e-mail de rappel, saisissez un nombre dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant E-mail de rappel programmé et sélectionnez une mesure horaire.
Si l'option Activer les rappels de réunion par défaut est activée pour votre compte, les nouvelles réunions hériteront des rappels par défaut.- Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de rappel. Pour ajouter des e-mails de rappel supplémentaires, cliquez sur + Ajouter un rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur l'icône Corbeille .
- Cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le corps de l'e-mail de rappel pour inclure la description d'invitation dans l'e-mail de rappel.
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- Pour inclure une description du rendez-vous qui s'affiche dans l'invite lorsque celui-ci a été pris, dans la zone de texte Description, saisissez les détails du rendez-vous.
- À droite de la vue du calendrier, vous pouvez créer plusieurs créneaux horaires proposés :
- Pour créer un créneau horaire proposé, cliquez sur un jour/une heure.
- Pour supprimer un créneau horaire proposé, passez la souris sur le créneau horaire, puis cliquez sur l'icône Supprimer .
- Si vous souhaitez que seuls les jours de la semaine soient disponibles, cochez la case Masquer les week-ends.
- Pour passer à une autre semaine, utilisez les flèches dans l'angle supérieur droit.
- Dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur Insérer des heures.
- Un widget de planification apparaîtra dans le brouillon d'e-mail. Apportez d'autres modifications au contenu de l'e-mail, puis cliquez sur Envoyer.
Lorsque le contact reçoit l'e-mail avec les horaires proposés, il peut sélectionner l'une des options de créneau horaire et confirmer l'heure de la réunion. Lorsque le contact sélectionne une option, vous recevez un e-mail de notification.
Vous pouvez également insérer des propositions d'horaires lorsque vous utilisez l'extension ou le complément de messagerie HubSpot Sales. Selon l'extension ou le complément que vous utilisez, cliquez sur Réunions, puis sélectionnez Insérer les horaires proposés.
