Envoyer et répondre à un e-mail individuel

Vous pouvez envoyer un e-mail à un contact individuel dans HubSpot depuis la fiche d'informations d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé associée. Vous pouvez également répondre aux e-mails envoyés à une adresse e-mail personnelle ou à une adresse e-mail d'équipe connectée à la boîte de réception des conversations à partir de la chronologie des enregistrements.

Remarque : Une boîte de messagerie doit être connectée au CRM pour envoyer des e-mails. Découvrez-en davantage sur la connexion de votre boîte de réception.

Envoyer un e-mail individuel

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte possède plus d'un objet personnalisé, passez le curseur sur Objets personnalisés puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône Ee-mail email.
• Dans la boîte contextuelle, rédigez votre e-mail. Si la fonctionnalité RGPD est activée et que la base juridique d'un contact pour communiquer n'a pas été validée, vous devez la valider avant d'envoyer l'e-mail.
  • Pour envoyer l'e-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ À, cliquez sur le menu déroulant Nom, puis sélectionnez une autre adresse e-mail associée au contact.
  • Pour envoyer l'e-mail à partir d'une autre adresse e-mail personnelle connectée ou d'une adresse e-mail d'équipe, dans le champ De, cliquez sur votre adresse e-mail , puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée à envoyer. Le nom indiqué dans le champ De est le nom d'utilisateur défini dans Profil et préférences.

Remarque : la fonction From name n'est pas prise en charge pour les boîtes de réception connectées d'Office 365.

• • Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à en bas à droite, puis cochez la case à côté des enregistrements auxquels vous souhaitez que l'engagement de messagerie se connecte. L'activité de l'e-mail se connectera aux enregistrements de contact, de société, d'affaire ou de ticket sélectionnés dans ce menu déroulant.

• • Saisissez un objet pour votre e-mail.
  • Saisissez ensuite le corps de votre message. Dans la barre d'outils supérieure :
    • Cliquez sur Modèles pour insérer un modèle d'e-mail.
    • Cliquez sur Séquences pour inscrire le contact dans une séquence.
    • Cliquez sur Documents pour insérer un document de vente.
    • Cliquez sur Réunions pour insérer un lien de programmation ou des horaires de réunion proposés.
    • Cliquez sur Devis pour partager les informations relatives aux tarifs.
  • Pour modifier le texte, servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur.
  • Pour modifier le style et la taille de la police ou modifier l'alignement du texte, cliquez sur le menu déroulant Plus.
  • Pour ajouter du texte en hyperlien, cliquez sur l'icône lien link.
  • Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône Image insertImage.
  • Pour joindre un fichier, cliquez sur l'icône Trombone attach.
  • Pour insérer des blocs de texte prédéfinis, ajouter des liens à votre base de connaissances (Service Hub uniquement), insérer une vidéo ou modifier votre signature, cliquez sur le menu déroulant Insérer.

• Cliquez sur Envoyer.

Répondre à un e-mail individuel

Vous pouvez répondre à des e-mails individuels envoyés à une adresse électronique personnelle, ou à des e-mails envoyés à une adresse électronique d'équipedans le cadre d'un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Contacts > [Custom object]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Recherchez l'e-mail sur la chronologie de la fiche d'informations et cliquez sur Répondre. Si le fil contient un autre membre de votre équipe, sur Répondre à tous.

Remarque : Si l'e-mail provient d'un membre de votre équipe pour le contact et que vous cliquez sur Répondre, l'e-mail sera uniquement envoyé au membre de votre équipe, et non au contact.

• Pour envoyer l'e-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ À, cliquez sur le nom, puis sélectionnez une autre adresse e-mail.
• Pour envoyer l'e-mail à partir d'une autre adresse e-mail personnelle connectée ou d'une adresse e-mail d'équipe, dans le champ De , cliquez sur votre adresse e-mail , puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée à envoyer. Le nom indiqué dans le champ De est le nom d'utilisateur défini dans Profil et préférences.

• Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à en bas à droite, puis cochez la case à côté des enregistrements auxquels vous souhaitez que l'engagement de messagerie se connecte. L'activité de l'e-mail se connectera aux enregistrements de contact, de société, d'affaire ou de ticket sélectionnés dans ce menu déroulant

Remarque : si vous répondez à un e-mail qui fait partie d'un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations, et que vous utilisez une adresse e-mail d'équipe pour répondre, si vous sélectionnez un ticket dans le menu déroulant Associé à, l'activité de l'e-mail sera enregistrée dans l'enregistrement du ticket et apparaîtra comme faisant partie du fil de discussion dans la boîte de réception. Par conséquent, tous les e-mails précédents sur le fil de discussion seront également associés à l'enregistrement du ticket

• Rédigez et mettez en forme votre réponse, puis cliquez sur Envoyer.

Transférer des e-mails individuels

Si vous devez envoyer la réponse d'un contact à un autre membre de votre équipe ou à une personne externe à votre organisation, vous pouvez transférer l'e-mail depuis le CRM.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Contacts > [Custom object]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Localisez l'e-mail sur la chronologie de l'enregistrement et cliquez sur Transférer.

• Dans le champ À , entrez l'adresse électronique du destinataire.
• Cliquez sur Transférer.

L'e-mail transféré apparaît dans la chronologie du contact, la mention « Fwd » précédant la ligne d'objet.

Envoyer des e-mails individuels dans l'application mobile HubSpot

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil.
• Appuyez sur le menu, puis sur Contacts dans la barre latérale gauche.
• Appuyez sur le nom d'un contact pour ouvrir son dossier.
• Sous la photo du contact, appuyez sur l'icône d'e-mail email.
• Dans la fenêtre de composition de l'e-mail, saisissez l'objet de votre e-mail et indiquez tout contact supplémentaire dans le champ CC/BCC.
• Vous pouvez saisir un e-mail à partir de zéro ou utiliser un modèle d'e-mail commercial depuis votre compte. Pour utiliser un modèle, cliquez sur Utiliser un modèle en haut de la page, puis sélectionnez un modèle dans la liste.
• Pour ajouter un lien de réunion à l'e-mail, cliquez sur Insérer un lien de réunion en haut de la page, puis sélectionnez un lien de réunion dans la liste.
• Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre e-mail, appuyez sur Envoyer en haut à droite.

(Android)

Valider la base juridique de votre contact pour communiquer

Lorsque le paramètre RGPD est activé, la base juridique du contact pour communiquer doit être validée avant de pouvoir lui envoyer un e-mail individuel via HubSpot. Pour ce faire, vous pouvez ajouter un abonnement ou fournir une base juridique unique.

Remarque : Étant donné que le RGPD a pris effet le 25 mai 2018, si un contact a choisi globalement de ne plus recevoir d'e-mail, un utilisateur doit lui associer une base juridique unique de communication avant de lui envoyer un e-mail individuel à partir du CRM, même si la fonctionnalité RGPD n'est pas activée dans le compte à partir duquel l'envoi s'effectue. Si vous envoyez un e-mail à partir d'un enregistrement de ticket, il est possible d'envoyer un e-mail à un contact désinscrit qui n'a pas de base juridique, car les e-mails envoyés à partir d'enregistrements de tickets sont considérés comme des e-mails transactionnels

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône d'e-mail email.
• Dans la boîte contextuelle, validez la base juridique du contact pour communiquer :
  • Ajouter un abonnement : cliquez pour définir un type d'abonnement. Cela vous permet de fournir une base juridique de communication et d'ajouter l'abonnement Individuel pour le contact, afin de pouvoir lui envoyer des e-mails individuels à partir du CRM.
  • Remarque : L'option Ajouter un abonnement n'est pas disponible si le contact s'est désabonné de toutes les communications par e-mail. Dans ce cas, vous ne pouvez lui fournir qu'une base juridique unique et uniquement applicable aux e-mails transactionnels, et non commerciaux.
  • Fournir une base juridique unique : cliquez pour attribuer une base juridique et expliquer pourquoi vous avez le droit de communiquer avec le contact et de lui envoyer votre e-mail. Cette option est utile si vous n'avez besoin de communiquer qu'une fois avec ce contact, par exemple pour lui envoyer un contrat ou une facture.

• Une fois la base juridique validée, vous pouvez poursuivre la composition de votre e-mail.