Envoyer et gérer des e-mails individuels

Vous pouvez envoyer un e-mail à un contact individuel dans HubSpot depuis la fiche d'informations d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé associée. Vous pouvez également répondre aux e-mails envoyés à une adresse e-mail personnelle ou à une adresse e-mail d’équipe connectée à la boîte de réception des conversations ou au centre de support à partir de la chronologie des fiches d’informations.

Vous pouvez également utiliser des séquences pour inscrire des contacts en masse et envoyer des modèles d’e-mails ciblés et programmés pour assurer la maturation des contacts au fil du temps. Découvrez-en davantage sur la création et la modification de séquences.

Envoyer un e-mail individuel

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
   • Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
2. Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email.
4. Dans la boîte contextuelle, rédigez votre e-mail. Si les paramètres de confidentialité des données sont activés et que la base juridique du contact pour communiquer n’a pas été validée, vous devez la valider avant d’envoyer l’e-mail.
5. Pour envoyer l’e-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ À , cliquez sur le menu déroulant Nom , puis sélectionnez une autre adresse e-mail associée au contact.
6. Pour envoyer l’e-mail depuis une autre adresse e-mail personnelle connectée ou une adresse e-mail d’équipe, dans le champ De , cliquez sur votre adresse e-mail , puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée d’expéditeur. Le nom indiqué dans le champ De est le nom d’utilisateur défini dans vos préférences de profil &. Vous pouvez également définir une adresse e-mail par défaut pour l’envoi d’e-mails individuels.

7. Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à dans l'angle inférieur droit, puis sélectionnez la case à cocher en regard des fiches d'informations auxquelles vous souhaitez que l'engagement par e-mail soit associé. L’activité d’e-mail sera associée aux fiches d’informations de contact, d’entreprise, de transaction ou de ticket sélectionnées dans ce menu déroulant.

8. Saisissez un objet pour votre e-mail.
9. Saisissez ensuite le corps de votre message. Dans la barre d'outils supérieure :
10. Pour insérer un modèle d’e-mail, cliquezsur Modèles :

1. • Cliquez sur Séquences pour inscrire le contact dans une séquence.
   • Cliquez sur Documents pour insérer un document de vente.
   • Cliquez sur Réunions pour insérer un lien de planification ou des horaires de réunion proposés.
   • Cliquez sur Devis pour partager les informations relatives aux tarifs.

11. Pour modifier le texte, servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur.
12. Pour modifier le style et la taille de la police ou modifier l'alignement du texte, cliquez sur le menu déroulant Plus.
13. Pour ajouter du texte en hyperlien, cliquez sur l'icône Lien link.
14. Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône Image insertImage.
15. Pour joindre un fichier, cliquez sur l'icône Trombone attach.
16. Pour insérer des blocs de texte prédéfinis, ajouter des liens à votre base de connaissances (Service Hub uniquement), insérer une vidéo ou modifier votre signature, cliquez sur le menu déroulant Insérer.

17. Cliquez sur Envoyer.

Répondre à un e-mail individuel

Vous pouvez répondre à des e-mails individuels envoyés à une adresse e-mail personnelle ou à des e-mails envoyés à une adresse e-mail d’équipe connectée à la boîte de réception des conversations ou au centre de support .

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
   • Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
2. Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
3. Recherchez l'e-mail sur la chronologie de la fiche d'informations et cliquez sur Répondre. Si le fil contient un autre membre de votre équipe, sur Répondre à tous.
4. Remarque : Si l’e-mail provient d’un membre de votre équipe pour le contact et que vous cliquez sur Répondre , l’e-mail sera uniquement envoyé au membre de votre équipe, et non au contact.
5. Pour envoyer l'e-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ À, cliquez sur le nom, puis sélectionnez une autre adresse e-mail.
6. Pour envoyer l’e-mail depuis une autre adresse e-mail personnelle connectée ou une adresse e-mail d’équipe, dans le champ De , cliquez sur votre adresse e-mail, puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée d’expéditeur. Le nom indiqué dans le champ De est le nom d’utilisateur défini dans vos préférences de profil &.
7. Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à dans l'angle inférieur droit, puis sélectionnez la case à cocher en regard des fiches d'informations auxquelles vous souhaitez que l'engagement par e-mail soit associé. L’activité d’e-mail sera associée aux fiches d’informations de contact, d’entreprise, de transaction ou de ticket sélectionnées dans ce menu déroulant.
8. Pour afficher l'intégralité du fil, cliquez sur les trois points dans l'angle inférieur gauche.
9. Remarque : Si vous répondez à un e-mail qui fait partie d’un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations et que vous utilisez une adresse e-mail d’équipe pour répondre, si vous sélectionnez un ticket dans le menu déroulant Associé à, l’activité d’e-mail sera enregistrée dans la fiche d’informations de ticket et apparaîtra comme faisant partie du fil de discussion dans la boîte de réception. Par conséquent, tous les e-mails précédents sur le fil de discussion seront également associés à la fiche d’informations de ticket.

13. Rédigez et mettez en forme votre réponse, puis cliquez sur Envoyer.

Transférer des e-mails individuels

Si vous devez envoyer la réponse d'un contact à un autre membre de votre équipe ou à une personne externe à votre organisation, vous pouvez transférer l'e-mail depuis le CRM.

1. Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
2. Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
3. Recherchez l'e-mail dans la chronologie de la fiche d'informations et cliquez sur Transférer.
4. Dans le champ À, saisissez l'adresse e-mail du destinataire.
5. Pour afficher l'intégralité du fil, cliquez sur les trois points dans l'angle inférieur gauche.
6. Cliquez sur Transférer.

L'e-mail transféré apparaît dans la chronologie du contact, la mention « E-mail - Fwd » précédant la ligne d'objet.

Envoyer et répondre à un e-mail individuel dans l'application mobile de HubSpot

Pour envoyer un nouvel e-mail à un contact dans l’application mobile de HubSpot :

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil.
2. Si l’une des tâches de la liste Tâches à venir sur la page d’accueil de l’application de HubSpot est une tâche d’e-mail associée à un contact avec une adresse e-mail, vous pouvez toucher l’icône email E-mail pour rédiger un e-mail pour le contact associé.
   
   
3. Appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
4. Appuyez sur le nom d'un contact pour ouvrir sa fiche d'informations.
5. Sous la photo du contact, appuyez sur l'icône E-mail email.
6. Dans la fenêtre de composition d'e-mail, saisissez la ligne d'objet de votre e-mail ainsi que des contacts supplémentaires, dans le champ CC/Cci, le cas échéant.
7. Vous pouvez saisir un e-mail à partir de zéro ou utiliser un modèle d’e-mail commercial depuis votre compte. Pour utiliser un modèle, cliquez sur Utiliser le modèle en haut, puis sélectionnez un modèle dans la liste.
8. Vous pouvez inclure du contenu supplémentaire provenant de votre appareil ou de votre compte HubSpot au bas de votre écran :
   1. Pour joindre des fichiers, des documents, des images ou d’autres contenus à partir de votre appareil, appuyez sur l’icône attach Pièce jointe, puis sélectionnez le contenu dans la galerie de votre appareil.
   2. Appuyez sur l’icône salesTemplates des modèles pour utiliser l’un de vos modèles commerciaux.
   3. Pour ajouter un lien de prise de rendez-vous à l'e-mail, appuyez sur l'icône Lien de prise de rendez-vous meetings, puis sélectionnez un lien de prise de rendez-vous dans la liste.
   4. Appuyez sur l’icône textSnippet des blocs de texte pour inclure un bloc de texte prédéfini à votre e-mail.
   5. Appuyez sur l’icône en forme d’éclair pour utiliser l’assistant dynamicFilter IA afin de générer le contenu de votre e-mail.
9. Pour envoyer l'e-mail immédiatement, appuyez sur Envoyer en haut à droite.
10. Pour programmer votre e-mail, appuyez sur l'icône du bas down à côté de Envoyer en haut à droite, puis sur l'une des options. Plusieurs heures d’envoi courantes sont disponibles par défaut, ou vous pouvez appuyer sur Personnalisé pour spécifier manuellement la date et l’heure auxquelles votre e-mail sera envoyé.

Vous pouvez également répondre, répondre à tous ou transférer un e-mail directement à partir de la chronologie d'une fiche d'informations :

1. Appuyez sur Menu, puis sur le type de fiche d’informations dans la barre latérale gauche (par exemple, Contacts, Transactions, Entreprises ou Tickets).
2. Appuyez sur le nom de la fiche d’informations.
3. Localisez l'e-mail sur la chronologie, puis répondez directement ou consultez d'abord l'e-mail :
4. Pour répondre directement à l’e-mail, appuyez sur les trois points verticaux verticalMenu en haut à droite de l’e-mail, puis appuyez sur Répondre ou Répondre à tous.
   
   
5. Si vous souhaitez consulter l'e-mail original avant de rédiger votre réponse ou de le transférer, appuyez sur l'e-mail. Puis, en bas de l’écran, appuyez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer.
   
   

(Android)

Valider la base juridique de votre contact pour communiquer

Lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés, la base juridique du contact pour communiquer doit être validée avant de pouvoir lui envoyer un e-mail individuel via HubSpot. Pour ce faire, vous pouvez ajouter un abonnement ou fournir une base juridique unique.

Remarque : Même si les paramètres de confidentialité des données ne sont pas activés dans votre compte, si un contact a choisi globalement de ne plus recevoir d’e-mail, vous devez fournir une base juridique unique pour communiquer avant de lui envoyer un e-mail individuel à partir du CRM, conformément aux exigences du RGPD. Cependant, les e-mails envoyés à partir d’une fiche d’informations de ticket sont considérés comme transactionnels et peuvent être envoyés à un contact désabonné sans base juridique.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email.
4. Cliquez sur Fournir une base légale unique. Validez ensuite la base juridique du contact pour communiquer :
   
   • Ajouter un abonnement : cliquez pour définir un type d'abonnement. Cette option est uniquement disponible si le contact ne s’est pas désinscrit de toutes les communications par e-mail. Cela vous permet de fournir une base juridique de communication et d'ajouter l'abonnement Individuel pour le contact, afin de pouvoir lui envoyer des e-mails individuels à partir du CRM.
   • Fournir une base juridique unique : cliquez pour attribuer une base juridique et expliquer pourquoi vous avez le droit de communiquer avec le contact et de lui envoyer votre e-mail. Cette option est utile si vous n'avez besoin de communiquer qu'une fois avec ce contact, par exemple pour lui envoyer un contrat ou une facture.
5. Une fois la base juridique validée, vous pouvez poursuivre la composition de votre e-mail.

Résoudre les problèmes liés aux e-mails individuels non envoyés

• Les erreurs d’envoi surviennent lorsqu’un message n’est pas correctement remis au destinataire. Pour résoudre cette erreur, découvrez-en davantage sur les erreurs d’envoi d’e-mails dans HubSpot.
• Un e-mail est rejeté lorsqu’un e-mail est initialement envoyé, mais qu’il est ensuite renvoyé comme non distribuable. Pour comprendre les types de rejets courants et comment les résoudre, découvrez-en davantage sur les types de rejets d’e-mails dans HubSpot.

Générer des rapports sur les e-mails individuels

Vous pouvez mesurer les performances de vos e-mails en suivant les taux d’ouverture, de clics et de réponses au fil du temps à l’aide de rapports personnalisés ou de rapports prédéfinis dans la bibliothèque de rapports :

• Pour créer votre propre rapport, découvrez comment créer un rapport personnalisé sur les e-mails individuels.
• Pour accéder à des rapports prédéfinis sur les performances des e-mails, utilisez la suite d’analytics des ventes.