Envoyer et gérer des E-mails individuels

Vous pouvez envoyer un e-mail à un contact individuel dans HubSpot depuis la fiche d'informations d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé associée. Vous pouvez également répondre aux e-mails envoyés à un e-mail personnel ou à une adresse e-mail de l'équipe connectée à la boîte de réception des conversations à partir de la chronologie des enregistrements.

Remarque : Une boîte de messagerie doit être connectée au CRM pour envoyer des e-mails. Apprenez à connecter votre boîte de réception.

Envoyer un e-mail individuel

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email.
• Dans la boîte contextuelle, rédigez votre e-mail. Si les paramètres de confidentialité des données sont activés et que la base juridique du contact pour communiquer n'a pas été validée, vous devez la valider avant d'envoyer l'e-mail.
  • Pour envoyer l'E-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ To , cliquez sur le menu déroulant name puis sélectionnez une autre adresse e-mail associée au contact.
  • Pour envoyer l'e-mail à partir d'une autre adresse e-mail personnelle connectée ou d'une adresse e-mail d'équipe , dans le champ From , cliquez sur votre adresse e-mail puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée à partir de laquelle l'e-mail doit être envoyé. Le nom figurant dans le champ From est le nom d'utilisateur défini dans les paramètres de votre profil et de vos préférences.

• • Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à dans l'angle inférieur droit, puis sélectionnez la case à cocher en regard des fiches d'informations auxquelles vous souhaitez que l'engagement par e-mail soit associé. L'activité d'e-mail sera associée aux fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket sélectionnées dans ce menu déroulant.

• • Saisissez un objet pour votre e-mail.
  • Saisissez ensuite le corps de votre message. Dans la barre d'outils supérieure :
    • Cliquez sur Templates pour insérer un modèle d'e-mail.
    • Cliquez sur Séquences pour inscrire le contact dans une séquence.
    • Cliquez sur Documents pour insérer un document de vente.
    • Cliquez sur Réunions pour insérer un lien de programmation ou proposer des heures de réunion.
    • Cliquez sur Devis pour partager des informations sur les prix.
  • Pour modifier le texte, servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur.
  • Pour modifier le style et la taille de la police ou modifier l'alignement du texte, cliquez sur le menu déroulant Plus.
  • Pour ajouter un texte en hyperlien, cliquez sur l'icône link.
  • Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône insertImage.
  • Pour joindre un fichier, cliquez sur l'icône attach trombone .
  • Pour insérer snippets, ajouter des liens vers votre base de connaissances (Service Hub uniquement), insérer une vidéo, ou modifier votre signature, cliquez sur le menu déroulant Insert .

• Cliquez sur Envoyer.

Répondre à un e-mail individuel

Vous pouvez répondre à des e-mails individuels envoyés à une adresse personnelle , ou à des e-mails envoyés à une adresse d'équipe dans le cadre d'un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Recherchez l'e-mail sur la chronologie de la fiche d'informations et cliquez sur Répondre. Si le fil contient un autre membre de votre équipe, sur Répondre à tous.

Remarque : Si l'e-mail provient d'un membre de votre équipe pour le contact et que vous cliquez sur Répondre, l'e-mail sera uniquement envoyé au membre de votre équipe, et non au contact.

• Pour envoyer l'e-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ À, cliquez sur le nom, puis sélectionnez une autre adresse e-mail.
• Pour envoyer l'e-mail à partir d'une autre adresse e-mail personnelle connectée ou d'une adresse e-mail d'équipe , dans le champ From , cliquez sur votre adresse e-mail puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée à partir de laquelle l'e-mail doit être envoyé. Le nom figurant dans le champ From est le nom d'utilisateur défini dans les paramètres de votre profil et de vos préférences.

• Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à dans l'angle inférieur droit, puis sélectionnez la case à cocher en regard des fiches d'informations auxquelles vous souhaitez que l'engagement par e-mail soit associé. L'activité d'e-mail sera associée aux fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket sélectionnées dans ce menu déroulant.

Remarque : Si vous répondez à un e-mail qui fait partie d'un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations et que vous utilisez une adresse e-mail d'équipe pour répondre, si vous sélectionnez un ticket dans le menu déroulant Associé à, l'activité d'e-mail sera enregistrée dans la fiche d'informations de ticket et apparaîtra comme faisant partie du fil de discussion dans la boîte de réception. Par conséquent, tous les e-mails précédents sur le fil de discussion seront également associés à la fiche d'informations de ticket.

• Rédigez et mettez en forme votre réponse, puis cliquez sur Envoyer.

Transférer des e-mails individuels

Si vous devez envoyer la réponse d'un contact à un autre membre de votre équipe ou à une personne externe à votre organisation, vous pouvez transférer l'e-mail depuis le CRM.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Recherchez l'e-mail dans la chronologie de la fiche d'informations et cliquez sur Transférer.

• Dans le champ À, saisissez l'adresse e-mail du destinataire.
• Cliquez sur Transférer.

L'e-mail transféré apparaît dans la chronologie du contact, la mention « Fwd » précédant la ligne d'objet.

Envoyer et répondre à un e-mail individuel dans l'application mobile de HubSpot

Pour envoyer un nouvel e-mail à un contact dans l'application mobile de HubSpot :

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil.
• Si l'une des tâches de la liste Tâches à venir sur la page d'accueil de l'application HubSpot est une tâche d'e-mail associée à un contact avec une adresse e-mail, vous pouvez appuyer sur l'icône e-mail email pour rédiger un e-mail au contact associé.

• Pour envoyer un nouvel e-mail à un contact spécifique :
  • Appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
  • Appuyez sur le nom d'un contact pour ouvrir sa fiche d'informations.
  • Sous la photo du contact, appuyez sur l'icône email e-mail.
  • Dans la fenêtre de composition d'e-mail, saisissez la ligne d'objet de votre e-mail ainsi que des contacts supplémentaires, dans le champ CC/Cci, le cas échéant.
  • Vous pouvez saisir un message e-mail en partant de zéro ou utiliser un modèle d'e-mail de vente de votre compte. Pour utiliser un modèle, cliquez sur Utiliser le modèle en haut, puis sélectionnez un modèle dans la liste.
  • Vous pouvez inclure du contenu supplémentaire provenant de votre appareil ou de votre compte HubSpot au bas de votre écran :
    • Pour joindre des fichiers, des documents, des images ou d'autres contenus de votre appareil, appuyez sur l'icône de pièce jointe attach , puis sélectionnez le contenu dans la galerie de votre appareil.
    • Appuyez sur l'icône salesTemplates templates pour utiliser l'un de vos sales templates.
    • Pour ajouter un lien de réunion à l'E-mail, appuyez sur l'icône meetings lien de réunion puis sélectionnez un lien de réunion dans la liste.

• • • Appuyez sur l'icône textSnippet snippets pour inclure un snippet dans votre E-mail.

• • • Appuyez sur l'icône dynamicFilter l'éclair pour utiliser l'assistant AI afin de vous aider à générer du contenu pour votre e-mail.
• 
  • Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre e-mail, déterminez si vous souhaitez l'envoyer immédiatement ou le programmer pour une date et une heure ultérieures :
    • Pour envoyer l'e-mail immédiatement, touchez Send en haut à droite.
    • Pour programmer votre e-mail, touchez l'icône down vers le bas à côté de Envoyer en haut à droite, puis touchez l'une des options. Plusieurs heures d'envoi courantes sont disponibles par défaut ou vous pouvez appuyer sur Custom pour spécifier manuellement la date et l'heure d'envoi de votre E-mail.

Vous pouvez également répondre, répondre à tous ou transférer un e-mail directement à partir de la chronologie d'un enregistrement :

• Appuyez sur Menu, puis sur le type de fiche d'informations dans la barre latérale gauche (par exemple, Contacts, Transactions, Entreprises ou Tickets).
• Appuyez sur le nom de la fiche d'informations.
• Localisez l'e-mail sur la chronologie, puis répondez directement ou examinez d'abord l'e-mail :
  • Pour répondre directement à l'E-mail, touchez les trois points verticaux verticalMenu en haut à droite de la carte E-mail, puis touchez Répondre ou Répondre à tous.

• • Si vous souhaitez consulter l'e-mail original avant de rédiger votre réponse ou de le transférer, appuyez sur l'e-mail . Ensuite, en bas de l'écran, appuyez sur Répondre à, Répondre à tous, ou Transmettre.

(Android)

Valider la base juridique de votre contact pour communiquer

Lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés, la base juridique du contact pour communiquer doit être validée avant que vous puissiez lui envoyer un e-mail personnalisé par l'intermédiaire de HubSpot. Pour ce faire, vous pouvez ajouter un abonnement ou fournir une base juridique unique.

Veuillez noter: depuis que le GDPR est entré en vigueur le 25 mai 2018, si un contact a globalement choisi de ne pas recevoir d'e-mail, un utilisateur doit donner au contact une base juridique unique pour communiquer avant de lui envoyer un e-mail personnalisé à partir du CRM, même si les paramètres de confidentialité des données ne sont pas activés dans le compte à partir duquel ils envoient. Si vous envoyez un e-mail à partir d'un enregistrement de ticket , il est possible d'envoyer un e-mail à un contact désabonné qui n'a pas de base légale car les e-mails envoyés à partir d'enregistrements de tickets sont considérés comme des e-mails transactionnels.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône email E-mail.
• Dans la fenêtre contextuelle, validez la base juridique du contact pour communiquer :
  • Ajouter un abonnement : cliquez pour définir un type d'abonnement. Cela vous donne une base légale pour communiquer et vous permet d'ajouter l'abonnement One to one pour le contact afin que vous puissiez lui envoyer des e-mails personnalisés à partir du CRM à l'avenir.
  • Remarque : L'option Ajouter un abonnement n'est pas disponible si le contact s'est désabonné de toutes les communications par e-mail. Dans ce cas, vous ne pouvez lui fournir qu'une base juridique unique et uniquement applicable aux e-mails transactionnels, et non commerciaux.
  • Donner une base juridique unique: cliquez pour attribuer une base juridique et expliquez pourquoi vous êtes autorisé à communiquer avec le contact afin de pouvoir lui envoyer l'e-mail. Cette option est utile si vous n'avez besoin de communiquer qu'une fois avec ce contact, par exemple pour lui envoyer un contrat ou une facture.

• Une fois la base juridique validée, vous pouvez continuer à rédiger votre e-mail.