Lähetä ehdotetut kokousajat sähköpostitse

Voit lisätä ehdotetut kokousajat suoraan henkilökohtaiseen sähköpostiin, joka lähetetään CRM-tietueesta tai sähköpostitililtäsi, johon on asennettu HubSpot Sales -laajennus tai -lisäosa. Jotta voit lähettää ehdotettuja kokousaikoja, tililläsi on oltava määritettynä HubSpotin kalenterin synkronointi Google-kalenterin tai Outlook-kalenterin kanssa .

Huomaa: tätä ominaisuutta ei tueta pelkkää tekstiä sisältävissä sähköposteissa.

1. Siirry tietueisiisi:
   • Yhteystiedot: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Yritykset: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
   • Kaupat: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.
   • Tukipyynnöt: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Palvelupyynnöt. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
   • Mukautetut objektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > Yhteystiedot, napsauta sitten vasemmassa yläkulmassa olevaa avattavaa valikkoa ja valitse mukautetun objektin nimi.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa ” email ” -sähköpostikuvaketta.
4. Napsauta ponnahdusikkunassa Kokoukset -pudotusvalikkoa ja valitse Lisää ehdotetut ajat.

5. Kalenterinäkymä avautuu. Mukauta vasemmassa paneelissa ehdotettujen aikojen asetuksia:
   • Voit valita, kuinka pitkän kokouksen vierailijat voivat varata, napsauttamalla Kesto-pudotusvalikkoa.
   • Voit päivittää kokouksen otsikon, joka näkyy aikataulutusivulla, kirjoittamalla otsikon tekstikenttään.
   • Jos haluat lisätä tietoja siitä, miten ja missä olet yhteydessä kokouksen osallistujiin, napsauta Sijainti-pudotusvalikkoa ja valitse puhelu, kasvotusten, mukautettu tai videoneuvottelu. Valitsemastasi sijaintivaihtoehdosta riippuen näkyviin tulee tekstikenttä, johon voit lisätä puhelinnumeron tai kokousosoitteen.
   • Jos haluat lisätä sähköpostin alaosaan linkin aikataulutus-sivullesi varasuunnitelmana, valitse aikataulutus-sivu, jonka haluat jakaa.
   • Jos haluat lähettää muistutusviestejä ennen kokousta, valitse ”Aikataulutetut muistutusviestit” -osiosta, kuinka monta viikkoa, päivää, tuntia tai minuuttia ennen kokousta viesti lähetetään, kirjoita luku tekstikenttään ja napsauta sitten ”Aikataulutettu muistutusviesti” -pudotusvalikkoa ja valitse aikayksikkö. Jos tilisi ”Ota kokousmuistutukset käyttöön oletuksena” -kytkin on päällä, uudet kokoukset perivät oletusmuistutukset.
     • Voit lisätä enintään kolme muistutusviestiä. Lisää muistutusviestejä napsauttamalla + Lisää muistutus. Poista muistutus napsauttamalla delete poistokuvaketta
     • Jos haluat sisällyttää kutsun kuvauksen muistutusviestin tekstiin, valitse valintaruutu Sisällytä kutsun kuvaus muistutusviestin tekstiin.
   • Jos haluat sisällyttää kokouksen kuvauksen, joka näkyy kutsussa kokouksen varauksen yhteydessä, kirjoita kokouksen tiedot Kuvaus-tekstikenttään .
6. Kalenterinäkymän oikealla puolella voit luoda useita ehdotettuja aikavälejä:
   • Luo ehdotettu aikaväli napsauttamalla päivää ja kellonaikaa.
   • Voit poistaa ehdotetun aikavälin viemällä hiiren aikavälin päälle ja napsauttamalla sitten poistokuvaketta ( remove ).
   • Jos haluat, että vain arkipäivät näkyvät vapaana, valitse Piilota viikonloput -valintaruutu.
   • Voit siirtyä toiseen viikkoon käyttämällä oikeassa yläkulmassa olevia nuolia.

7. Napsauta vasemmassa alakulmassa kohtaa Lisää ajat.
8. Sähköpostiluonnokseen ilmestyy aikataulutuswidget. Tee tarvittavat muutokset sähköpostin sisältöön ja napsauta sitten Lähetä.

Kun yhteyshenkilö saa sähköpostin, jossa on ehdotetut ajat, hän voi valita yhden aikavaihtoehdoista ja vahvistaa kokousajan. Kun yhteyshenkilö valitsee vaihtoehdon, saat siitä ilmoituksen sähköpostitse.

Voit lisätä ehdotettuja aikoja myös HubSpot Sales -sähköpostilaajennuksen tai -lisäosan avulla. Käyttämästäsi laajennuksesta tai lisäosasta riippuen napsauta ”Kokoukset ” ja valitse sitten ”Lisää ehdotetut ajat”.