Définir des paramètres par défaut pour créer des transactions

Pour garantir la cohérence des informations relatives aux transactions, vous pouvez définir des valeurs par défaut pour les nouvelles transactions, notamment la date de fermeture, le nom et le montant de ces transactions. Les valeurs par défaut que vous pouvez définir dépendent de la manière dont la transaction est créée :

• Lors de la création manuelle d'une transaction sur la page d'accueil des transactions ou sur une fiche d'informations associée, vous pouvez définir une date de fermeture par défaut.
• Lors de la création manuelle d'une transaction sur une fiches d'informations associée, vous pouvez définir un nom par défaut.
• Lors de l'association de lignes de produit à des transactions, vous pouvez définir le calcul du montant utilisé pour représenter la valeur de la transaction.

Définir une date de fermeture par défaut

Par défaut, la date de fermeture d'une transaction est fixée au dernier jour du mois de sa création, mais vous pouvez définir votre propre date de fermeture par défaut pour les transactions nouvellement créées.

Remarque : Les paramètres de date de fermeture par défaut ne s'appliquent pas aux transactions créées dans l'application mobile, via un import ou par le biais d'un workflow. Pour les workflows, vous pouvez définir une date de fermeture par défaut lorsque vous utilisez l'action de workflow Créer une fiche d'informations, mais si aucune date n'est définie, la date de fermeture sera vide lors de la création d'une transaction.

Pour définir une date de fermeture par défaut pour les transactions nouvellement créées dans l'application de bureau :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Objets > Transactions.
• La case à cocher Appliquer la date de fermeture par défaut aux nouvelles transactions sous Créer des transactions est cochée par défaut. Pour modifier la date de fermeture :

• • Sélectionnez Fin d'une certaine période pour utiliser une date relative prédéfinie. Sélectionnez une période dans le menu déroulant, Ce mois-ci ou Le mois prochain.

• • Sélectionnez Temps à compter de la création de la transaction pour utiliser une date relative personnalisée basée sur la date de création de la transaction. Saisissez un nombre et sélectionnez une période dans le menu déroulant.
• Pour ne pas inclure de date de fermeture, désélectionnez la case à cocher Appliquer la date de fermeture par défaut aux nouvelles transactions. Si ce paramètre est désactivé, les transactions nouvellement créées n'auront pas de date de fermeture par défaut.

La date de fermeture d'une transaction est également automatiquement définie ou mise à jour par HubSpot lorsque :

• un utilisateur crée une transaction ouverte et ne sélectionne pas manuellement une date de fermeture ;
• un utilisateur déplace une transaction en phase fermée-gagnée ou fermée-perdue. Cela inclut le déplacement d'une transaction qui était déjà à la phase fermée-gagnée à une phase de transaction fermée-perdue, ou d'une phase de transaction fermée-perdue à une phase de transaction fermée-gagnée.

 Découvrez-en davantage sur les propriétés des transactions par défaut de HubSpot.

Définir un nom par défaut pour les transactions créées sur des fiches d'informations

Les utilisateurs disposant d'autorisations Superadministrateur peuvent définir un nom par défaut qui se renseignera automatiquement lors de la création d'une transaction sur une fiche d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé .

Pour définir ou supprimer le nom de la transaction par défaut :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
• Sous Créer des transactions, cliquez sur Personnaliser le formulaire « Créer une transaction ».
• Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Ajouter des valeurs par défaut.
• Pour modifier un nom par défaut existant, cliquez sur l'icône du crayon edit .

• • Saisissez un nouveau nom dans le champ.
  • Pour ajouter des jetons de personnalisation au nom, cliquez sur Personnaliser.
    • Cliquez sur le menu déroulant de type, puis sélectionnez l'objet avec la propriété que vous souhaitez utiliser comme jeton. Si vous utilisez des jetons d'entreprise pour créer des transactions sur les fiches d'informations de transactions et de tickets, ils ne renseigneront que les informations de l'entreprise principale de cette transaction/ce ticket.
    • Cliquez sur le menu déroulant Jeton, puis sélectionnez la propriété dont la valeur renseignera le jeton.
    • Cliquez sur Insérer.
  • Cliquez sur Mettre à jour.

• Pour supprimer le nom par défaut, cliquez sur l'icône Supprimer delete. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer. Si aucun nom par défaut n'est défini, le nom sera vide et pourra être défini manuellement lors de la création d'une transaction sur une fiche d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé .
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer.
• Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Retour pour quitter l'éditeur de formulaires.

Le nom de la transaction par défaut s'affichera désormais lorsque les utilisateurs créeront de nouvelles transactions à partir de fiches d'informations de contacts, d'entreprises, de transactions, de tickets et d'objets personnalisés existants à l'aide jetons de personnalisation et/ou de texte statique. Découvrez-en davantage sur la personnalisation du formulaire de création de fiche d'informations.

Remarque : si des jetons ne sont pas disponibles pour une fiche d'informations, le nom de la transaction renseignera tout jeton ou texte disponible (par exemple, Nouvelle transaction pour [Nom de l'entreprise] à [Ville], sans valeur pour Ville apparaîtrait sous la forme Nouvelle transaction pour HubSpot, Inc.). Si tous les jetons ne sont pas disponibles, le nom de la transaction sera vide afin de minimiser les potentiels problèmes de qualité des données.

Définir un montant de transaction par défaut

Vous pouvez choisir le calcul correspondant à la valeur de transaction lors de l'association de lignes de transaction à des fiches d'informations de transaction.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
• Sous Configuration, pour sélectionner le montant de transaction à afficher sur la fiche d'informations de la transaction lorsque les utilisateurs ajoutent des lignes de produit à leurs transactions, cliquez sur le menu déroulant Montant de la transaction par défaut. Vous pouvez sélectionner l'un des calculs suivants :
  
  • Valeur contractuelle totale : valeur totale de la transaction, selon les lignes de produit associées à la transaction, y compris le chiffre d'affaires récurrent et les frais ponctuels. Ce calcul ne tient pas compte de la valeur de la propriété Montant.
  • Valeur contractuelle annuelle : valeur de la transaction sur une période de 12 mois.
  • Chiffre d'affaires annuel récurrent : montant total du chiffre d'affaires annuel pour cette transaction. Il est calculé en fonction de la durée et des valeurs des lignes de transaction récurrentes associées à la transaction. Si aucune durée n'est indiquée, HubSpot prendra en compte une durée de 12 mois. Ce calcul ne tient pas compte de la valeur de la propriété Montant.
  • Chiffre d'affaires mensuel récurrent : montant total du revenu mensuel pour cette transaction. Il est calculé selon les valeurs et de la durée des lignes de transaction récurrentes associées à la transaction (c'est-à-dire la valeur totale divisée par le nombre de mois dans la durée). Ce calcul ne tient pas compte de la valeur de la propriété Montant.
  • Saisie manuelle : si vous ajoutez ou supprimez des lignes de transaction, la valeur de la propriété Montant de la transaction ne changera pas. Vous devrez mettre à jour manuellement le montant de la transaction.

Vos modifications seront enregistrées automatiquement et la valeur de la transaction s'affichera dans le montant sélectionné.