Effectuer une suppression permanente dans HubSpot

En vertu des lois sur la confidentialité des données, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD), les contacts enregistrés dans votre compte peuvent vous demander de supprimer toutes leurs données personnelles.

Dans ce cas de figure, ces lois peuvent exiger que vous supprimiez définitivement la fiche d'informations de ces contacts de votre base de données, y compris l'historique de suivi des e-mails, les enregistrements des appels, les soumissions de formulaires et les autres données d'interactions et activités.

En outre, certains contacts peuvent vous demander de supprimer définitivement leurs données, même si la loi ne l'exige pas. En règle générale, ces demandes doivent être remplies sous 30 jours. Le droit à la suppression n'est pas absolu et peut dépendre du contexte de la demande.

Remarque : Les fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

Avant de commencer

Avant d’effectuer une suppression permanente, vérifiez les éléments suivants :

• Découvrez les données et les outils qui seront affectés lorsqu’un contact est définitivement supprimé.
• Dans HubSpot, la suppression permanente inclut une fonctionnalité de liste d’exclusion. Après vous

  si vous supprimez définitivement un contact, vous ne pourrez pas ajouter son adresse e-mail (principale ou supplémentaire) à votre compte HubSpot ou à ses environnements de test via l’interface utilisateur HubSpot ou un import. Cette fonctionnalité s’appuie sur des données anonymisées.

• Un contact supprimé définitivement ne peut être rajouté à un compte que si :
  • le contact soumet un formulaire sur votre site web ;
  • le contact envoie un e-mail à votre boîte de réception connectée. La boîte de réception doit être connectée en tant qu’e-mail d’équipe, et non en tant qu’e-mail personnel. 
  • Le contact est ajouté via une requête d'API.
• Lorsqu’un contact supprimé définitivement est rajouté à un compte, une nouvelle fiche d’informations d’informations d’un contact est créée. L’historique, les associations et l’activité du contact supprimé ne seront pas restaurés.

Remarque : les données personnelles du contact seront supprimées, mais des données d'analyse anonymisées seront conservées. Par exemple, les sessions du contact continueront d'être prises en compte dans votre rapport relatif aux sources de trafic, mais il ne sera pas possible d'identifier le contact. De même, si vous avez envoyé des e-mails au contact ou si ce dernier a rempli un formulaire, les données d'analyse continueront d'être prises en compte dans les performances relatives aux e-mails (ouvertures, clics, etc.) et dans le nombre de soumissions de formulaires, mais les informations du contact n'apparaîtront plus. 

Comprendre les données purgées après une suppression définitive

Lorsqu'un contact est supprimé définitivement, la purge permanente peut prendre jusqu'à 30 jours. Cette purge supprimera la fiche d'informations de votre compte. Les associations entre sa fiche d'informations et ses interactions antérieures seront supprimées. Découvrez-en davantage sur les données qui seront affectées lorsque vous effectuerez une suppression permanente.

Si vous avez un compte Marketing Hub Starter, Pro ou Entreprise et que vous avez créé une audience de segment de contacts, la suppression définitive d’un contact supprimera également la fiche d’informations de votre audience publicitaire. Cela empêchera le contact de recevoir des publicités ciblées de votre compte.

Remarque : HubSpot ne supprimera pas automatiquement les commentaires que le contact a laissés sur vos articles de blog. Vous devrez supprimer manuellement les commentaires de blog.

Effectuer une suppression permanente sur une fiche d'informations de contact

Les suppressions permanentes ne peuvent être effectuées que via les fiches d'informations de contact distinctes. Vous ne pouvez pas effectuer des suppressions définitives en masse en utilisant des segments de contacts ou de workflows.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Contacts. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Contacts.
2. Cliquez sur le nom du contact voulu. 
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer.
4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case d’option Supprimer définitivement.
5. Dans le menu déroulant Envoyer un e-mail de confirmation , cliquez sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez un utilisateur qui recevra un e-mail de confirmation de suppression permanente. C’est facultatif.
6. Cliquezsur Supprimez le contact pour confirmer.

Effectuer une suppression définitive pour une fiche d'informations précédemment supprimée

Si vous avez effectué une suppression ordinaire et que le contact se trouve toujours dans votre corbeille, vous pouvez effectuer une suppression permanente en restaurant préalablement la fiche d’informations.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Contacts. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Contacts.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Restaurer les fiches d'informations. La corbeille s'ouvre dans un nouvel onglet ou une fenêtre de navigateur.
3. Sélectionnez la case à cocher à côté des fiches d'informations que vous souhaitez restaurer.
4. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Restaurer.
5. Dans la boîte de dialogue, confirmez le nombre de contacts à restaurer. Cliquez sur Restaurer pour confirmer.

6. Une fois que vous avez restauré le contact, suivez les instructions ci-dessus pour le supprimer définitivement.