Synchroniser les fiches d'informations entre HubSpot et Salesforce

Avec l’intégration Salesforce, vous pouvez créer et utiliser des segments d’inclusion pour contrôler les fiches d’informations à synchroniser entre HubSpot et Salesforce.

Les segments d’inclusion définissent les fiches d’informations pouvant être synchronisées de HubSpot à Salesforce en fonction de critères spécifiques. Les fiches d’informations qui ne se trouvent pas dans votre segment ne seront pas synchronisées entre HubSpot et Salesforce.

Par exemple, vous pouvez créer un segment d’inclusion pour ne synchroniser que les entreprises dans une phase spécifique du cycle de vie ou uniquement les tickets ayant un statut défini.

Avant de commencer

Avant de commencer à travailler avec les segments d’inclusion, assurez-vous de comprendre comment ils affectent votre comportement de synchronisation Salesforce.

• Vous pouvez utiliser des segments d’inclusion lors de la synchronisation des contacts, des entreprises (après la mise à niveau vers la nouvelle synchronisation d’entreprise), des tickets et des objets personnalisés. 
• Seuls les segments actifs peuvent être définis comme segments d’inclusion Salesforce, car ils seront mis à jour dynamiquement selon que les fiches d’informations répondent ou non aux critères de votre segment.
• La sélection d’un segment comme segment d’inclusion ne synchronisera pas automatiquement le segment avec Salesforce. Les membres du segment ne se synchroniseront avec Salesforce que lorsqu’une synchronisation sera déclenchée. Découvrez comment resynchroniser manuellement un segment avec Salesforce.
• Si des leads ou des contacts Salesforce nouveaux ou existants sont configurés pour créer automatiquement des contacts HubSpot dans les paramètres d’intégration, un nouveau contact sera créé ou un contact existant sera synchronisé dans HubSpot lorsqu’un lead ou un contact Salesforce sera créé, même si le contact HubSpot ne figure pas dans votre segment d’inclusion. Les mises à jour ultérieures du contact ou du lead provenant de HubSpot ou de Salesforce ne seront pas synchronisées avec l’autre plateforme tant qu’elles ne répondront pas aux critères du segment.
• Dans de rares cas, lorsqu’une mise à jour de propriété modifie l’appartenance au contrôle d’accès au segment d’inclusion d’une fiche d’informations, une mise à jour de la fiche d’informations peut être synchronisée avant la réévaluation du segment d’inclusion. Par conséquent, la fiche d’informations peut être synchronisée au lieu d’être ignorée. Cela ne peut se produire que lorsque la mise à jour de la propriété supprime une fiche d’informations du segment d’inclusion, car la synchronisation peut être plus rapide que l’évaluation du segment d’inclusion. 

Configurer un segment d’inclusion

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Salesforce.
3. Accédez à l’onglet Synchronisation des données . 
4. Cliquez sur [Objet] (par exemple, contacts, entreprises, etc.) > Règles de synchronisation.
5. Dans la section Limiter les synchronisations , cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un segment actif existant. Pour créer un nouveau segment actif, cliquez sur + Créer une liste inclusive.

• • Si vous sélectionnez un segment actif existant, le paramètre sera automatiquement mis à jour.
  • Si vous cliquez sur + Créer une liste inclusive, vous serez redirigé vers la création d’un nouveau segment dans l’outil de segments.
    
    • Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur l’icône edit Crayon et saisissez un nom pour le segment, puis sélectionnez vos critères. Découvrez-en davantage sur la façon de déterminer les critères de votre segment.
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et enregistrer. Le traitement de votre segment peut prendre un certain temps.
    • Revenir aux paramètres d'intégration Salesforce. Dans le paramètre Liste d’inclusion , cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le segment actif que vous venez de créer. Le paramètre sera mis à jour automatiquement.

Compréhension des imports Salesforce et des segments d’inclusion

L’import de fiches d’informations Salesforce dans HubSpot vous permet d’importer les données existantes de votre instance Salesforce directement dans votre compte HubSpot.

Si vous importez des leads ou des contacts de Salesforce, seule l’adresse e-mail du lead ou du contact sera synchronisée depuis Salesforce au moment de l’import. Dans les comptes HubSpot sans aucun segment d’inclusion ou pour les contacts qui se trouvent dans un segment d’inclusion, une synchronisation est automatiquement déclenchée après l’import, qui se synchronise sur les autres valeurs de champ Salesforce. Pour les contacts ne se trouvant pas dans le segment d’inclusion, toutes les autres propriétés de contact resteront vides après l’import initial.

Comportement des segments d’inclusion lors de la première synchronisation et avec des doublons 

Lorsque vous utilisez des segments d’inclusion dans HubSpot, il est important de comprendre leur rôle lors de la synchronisation initiale et dans la gestion des doublons. 

Comprendre le comportement de la première synchronisation 

Lors de la première synchronisation d’une fiche d’informations entre HubSpot et Salesforce, les champs mappés peuvent mettre à jour la fiche d’informations Salesforce, même si la fiche d’informations ne fait pas encore partie du segment d’inclusion dans HubSpot. Cela se produit lorsque HubSpot connaît l’ID de la fiche d’informations Salesforce, mais qu’aucune fiche d’informations HubSpot correspondante n’existe encore. Comme les segments d’inclusion s’appuient sur les données HubSpot, HubSpot ne peut pas évaluer les critères d’inclusion tant que la fiche d’informations HubSpot n’est pas créée et synchronisée. Par conséquent, lors de la première synchronisation, les champs mappés peuvent synchroniser les données avec Salesforce. 

Comprendre les doublons de fiches d’informations 

Si une fiche d’informations HubSpot est mappée à une autre fiche d’informations Salesforce, l’intégration traite cela comme une nouvelle association de synchronisation. Chaque fois qu’un nouveau couple HubSpot-Salesforce est créé, l’intégration le considère comme une synchronisation initiale. Les mappages de champs peuvent donc synchroniser les données avec Salesforce.