Synchroniser des tâches avec votre calendrier Google ou Outlook

Si vous avez connecté votre calendrier Google ou Outlook à HubSpot, vous pouvez synchroniser les tâches pour qu'elles apparaissent sur votre calendrier. Si ce paramètre est activé, toute nouvelle tâche que vous créez dans HubSpot apparaîtra comme un événement de 15 minutes à la date et à l'heure d'échéance de la tâche ( ). L'événement comprendra également tous les enregistrements et notes de tâches associés.

Seuls les utilisateurs disposant d'un siège payant attribué de Sales Hub ou de Service Hub peuvent synchroniser des tâches avec leur calendrier.

Veuillez noter : si vous modifiez une tâche dans HubSpot, elle sera mise à jour dans votre calendrier, mais si vous supprimez une tâche dans HubSpot, elle ne sera pas supprimée de votre calendrier. De plus, si vous modifiez ou supprimez une tâche dans votre calendrier, elle ne sera pas synchronisée avec HubSpot.

Exigences

Avant de configurer la synchronisation du calendrier des tâches, vous devez effectuer les étapes suivantes :

1. Se voir attribuer un siège payant de Sales Hub ou Service Hub.
2. Activez la synchronisation du calendrier de HubSpot avec le calendrier Google ou Outlook.
3. Créer et connecter un calendrier secondaire à HubSpot. Par exemple, vous pouvez créer un calendrier supplémentaire dans votre calendrier Google ou Outlook appelé HubSpot Tasks.

A noter : la fonctionnalité de synchronisation des tâches n'est disponible que pour les comptes avec Sales Hub ou Service Hub Starter à partir du 3 mars 2020.

Synchronisation des tâches avec votre calendrier

Une fois que vous avez configuré la synchronisation du calendrier de HubSpot et créé votre sous-calendrier, configurez la synchronisation du calendrier des tâches :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.

• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Assurez-vous que la case Synchronisation du calendrier est cochée. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Connecter votre calendrier et sélectionnez le calendrier dans lequel vos tâches apparaîtront. Si vous ne voyez pas le calendrier que vous souhaitez sélectionner, actualisez la page.

• Cliquez sur Enregistrer.

Toutes les nouvelles tâches que vous créez dans HubSpot apparaîtront désormais sur le sous-calendrier sélectionné dans votre calendrier Google ou Outlook en tant qu'événements. Les événements indiqueront que vous êtes occupé pendant cette période. Les tâches existantes créées avant la connexion d'un calendrier des tâches ne seront pas synchronisées.

Remarque : Les tâches créées dans l'outil Campagnes ne seront pas non plus synchronisées avec Google ou Outlook.

Déconnecter un sous-calendrier

Si vous avez déjà connecté un calendrier secondaire pour synchroniser les tâches de HubSpot, vous pouvez déconnecter le calendrier pour arrêter la synchronisation des tâches.

• Dans l'onglet Calendrier, vous pouvez voir quel sous-calendrier est connecté. Pour supprimer la connexion, cliquez sur Déconnecter le calendrier des tâches.
• Cliquez sur Enregistrer.

Utiliser les tâches de votre calendrier

Une fois que vous avez configuré la synchronisation du calendrier des tâches, vous pouvez visualiser et accéder aux tâches HubSpot à partir de votre calendrier Google ou Outlook.

• Pour afficher les détails d'une tâche sur votre calendrier, cliquez sur l'événement du calendrier. Dans les détails de l'événement, affichez les fiches d'informations et les notes de tâches associées.

• Pour afficher un enregistrement associé à la tâche, cliquez sur le nom de la fiche d'informations. Un nouvel onglet s'ouvrira pour la tâche sur la fiche d'informations associée.
• Pour afficher la tâche dans HubSpot, cliquez sur Afficher la tâche. Un nouvel onglet s'ouvrira avec les détails de la tâche.

En savoir plus sur l'utilisation des tâches dans HubSpot.