Synchroniseer taken met je Google of Outlook agenda

Als je je Google of Outlook agenda hebt gekoppeld aan HubSpot, kun je taken synchroniseren zodat ze in je agenda verschijnen. Als deze instelling is ingeschakeld, verschijnt elke nieuwe taak die je in HubSpot maakt als een gebeurtenis van 15 minuten op de vervaldatum en -tijd van de taak . De gebeurtenis zal ook alle bijbehorende records en taaknotities bevatten.

Alleen gebruikers met een betaalde account voor Sales Hub of Service Hub kunnen taken synchroniseren met hun agenda.

Let op: als je een taak bewerkt in HubSpot, wordt deze bijgewerkt in je agenda, maar als je een taak verwijdert in HubSpot, wordt deze niet verwijderd uit je agenda. Bovendien, als je een taak in je agenda bewerkt of verwijdert, wordt deze niet terug gesynchroniseerd naar HubSpot.

Vereisten

Voordat je de taakkalendersynchronisatie kunt instellen, moet je de volgende stappen uitvoeren:

1. Een betaalde seat van Sales Hub of Service Hub toegewezen krijgen .
2. Zet de agenda synchronisatie van HubSpot met Google of Outlook Agenda aan.
3. Maak een subkalender en koppel deze aan HubSpot. Je kunt bijvoorbeeld een extra agenda binnen je Google of Outlook Agenda maken met de naam HubSpot Taken.

Let op: de taaksynchronisatiefunctie is vanaf 3 maart 2020 alleen beschikbaar voor accounts met Sales Hub of Service Hub Starter.

Taken synchroniseren met je agenda

Zodra je de agenda-synchronisatie van HubSpot hebt ingesteld en je subkalender hebt gemaakt, stel je de synchronisatie van de taakkalender in:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.

• Klik op het tabblad Agenda .
• Zorg ervoor dat het selectievakje Agenda synchroniseren is ingeschakeld. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Uw agenda verbinden en selecteer de agenda waarop uw taken worden weergegeven. Als je de agenda die je wilt selecteren niet ziet, vernieuw je de pagina.

• Klik op Opslaan.

Alle nieuwe taken die je maakt in HubSpot verschijnen nu op de geselecteerde subkalender in je Google of Outlook Agenda als gebeurtenissen. De gebeurtenissen geven aan dat je op dat moment bezig bent. Bestaande taken die zijn gemaakt voordat je een taakkalender hebt gekoppeld, worden niet gesynchroniseerd.

Let op: taken die zijn gemaakt in de campagnetool worden ook niet gesynchroniseerd met de Google of Outlook agenda.

Een subkalender ontkoppelen

Als je al een subkalender hebt gekoppeld om taken uit HubSpot te synchroniseren, kun je de agenda loskoppelen om te stoppen met het synchroniseren van taken.

• Op het tabblad Agenda kun je zien welke subkalender is aangesloten. Om de verbinding te verwijderen, klik je op Taakkalender loskoppelen.
• Klik op Opslaan.

Taken op je agenda gebruiken

Zodra je de taakkalendersynchronisatie hebt ingesteld, kun je HubSpot-taken bekijken en openen vanuit je Google- of Outlook-agenda.

• Om de details van een taak in je agenda te bekijken, klik je op de gebeurtenis in de agenda. Bekijk in de details van de gebeurtenis alle gekoppelde records en taaknotities.

• Om een record te bekijken dat aan de taak is gekoppeld, klikt u op de naam van het record. Er wordt een nieuw tabblad geopend voor de taak in het gekoppelde record.
• Om de taak in HubSpot te bekijken, klik je op Taak weergeven. Er wordt een nieuw tabblad geopend met de details van de taak.

Meer informatie over het gebruik van taken in HubSpot.