Comporre e rispondere alle e-mail nella casella di posta delle conversazioni

Dopo aver configurato la casella di posta delle conversazioni e aver collegato un indirizzo e-mail del team alla casella di posta, imparate come inviare e-mail ai vostri contatti direttamente dalla casella di posta.

Se utilizzate l'app mobile di HubSpot, imparate a rispondere alle e-mail utilizzando le conversazioni sul cellulare.

Nota bene: se non riuscite a rispondere a una discussione, assicuratevi di essere aggiunti come membri del team nelle impostazioni di accesso della casella di posta. Quando una casella di posta è visibile solo a utenti e team specifici, solo gli utenti e i team selezionati possono visualizzare e rispondere alle conversazioni in arrivo. UGli utenti con i permessi diaccesso all'account o di superamministratore possono visualizzare tutte le conversazioni in arrivo nell'account, ma non possono eseguire azioni nella casella di posta. non possono eseguire azioni nella casella di posta, come rispondere a una discussione, a meno che non siano aggiunti come membri di un team.

Comporre un'e-mail

Comporre un'e-mail nella casella di posta per avviare una conversazione con i propri contatti.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Conversazioni > Casella di posta in arrivo.
• Nell'angolo in basso a sinistra, fare clic su Componi.

• Nella casella a comparsa in basso a destra:
  • Fare clic sul menu a discesa A e cercare il nome di un contatto.
  • Fare clic sul menu a discesa Da per inviare da un altro indirizzo e-mail del team collegato.
  • Nel campo Oggetto , inserire l'oggetto .
  • Scrivere l'e-mail:
    • Utilizzare il menu a discesa Inserisci per utilizzare un modello di e-mail esistente o per inserire un frammento, una citazione, un documento, un link a una riunione, un articolo della Knowledge Base o un video nella risposta.
    • Utilizzate le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file.

• Fare clic su Invia. L'e-mail in uscita verrà registrata nel record di contatto del destinatario.

L'e-mail in uscita può essere visualizzata nella vistaInviati della casella di posta delle conversazioni. Se nell'e-mail in uscita sono stati inseriti degli allegati, anche questi verranno registrati nella timeline del record.

Attenzione: se il vostro server di posta elettronica utilizza un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati durante la ricezione delle e-mail, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle e-mail o nelle e-mail in arrivo inviate all'indirizzo e-mail del vostro team. Ad esempio, se sui server di Office 365 è in esecuzione Advanced Threat Protection con Consegna dinamica gli allegati potrebbero non essere registrati.

Rispondere a una conversazione e-mail

Rispondere ai messaggi inviati all'indirizzo e-mail del team nella posta in arrivo. Verrà creato un nuovo record di contatto per tutti i messaggi in arrivo, se non esiste già un record di contatto con quell'indirizzo e-mail.

Attenzione: se un'e-mail in arrivo non viene visualizzata nella casella di posta delle conversazioni, controllare la cartella SPAM o JUNK dell'account di posta elettronica Office 365. Le e-mail inviate alla cartella SPAM o JUNK di una casella di posta elettronica di Office 365 non appariranno nella casella di posta delle conversazioni.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Conversazioni > Casella di posta in arrivo.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su una conversazione e-mail per aprirla.
• Se si dispone di un posto assegnato a Service Hub a pagamento e ci sono altri utenti che stanno già rispondendo al visitatore o visualizzando la discussione, il loro avatar apparirà nell'editor delle risposte e un indicatore di digitazione segnalerà che stanno rispondendo attivamente. Dovreste aprire un'altra conversazione non assegnata.

• Esaminare l'e-mail di risposta. Se l'e-mail è più grande di 100 KB, scorrere fino alla fine della discussione e fare clic su Visualizza l'intero messaggio per aprire l'intera e-mail in un'altra scheda del browser.
• Nell'editor di risposta, scrivere la propria risposta.
  • Utilizzare le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file. È anche possibile trascinare i file dal computer nell'editor di risposta.
  • Per aggiungere un documento, uno snippet, un link a una riunione, un articolo della Knowledge Base, una citazione o un video nella risposta, fare clic su Inserisci.

• Una volta terminato il messaggio, fare clic su Invia.
• Per aggiungere altri destinatari, aggiungere altri destinatari nel campo A o modificare l'indirizzo e-mail Da , fare clic sul menu verticale in alto a destra per espandere le opzioni di modifica. È possibile fare clic sul pulsante in basso accanto al nome del destinatario per passare da un indirizzo all ' altro delle caselle di posta collegate.

• Al termine della conversazione, fare clic suChiudiconversazione in alto a destra. Se alla conversazione è associato un ticket, l'utente può chiudere il ticket e la conversazione allo stesso tempo, oppure chiudere solo la conversazione facendo clic sul menu a discesa Altro e selezionando Chiudi conversazione.

È anche possibile riassegnare una conversazione, commentare una discussione, spostare una conversazione in un'altra casella di posta, inoltrare un'e-mail a un altro team o effettuare una chiamata dall'editor delle risposte. Per saperne di più sulla collaborazione con il team nella casella di posta.

Attenzione: se si inoltrano le e-mail alla casella di posta delle conversazioni, si tenga presente che un'e-mail con un oggetto contenente "FW" o "FWD" verrà registrata nel record del mittente originale. Quando questi prefissi sono inclusi nell'oggetto, HubSpot cerca le informazioni di contatto nell'e-mail originale. HubSpot esaminerà la versione in testo normale dell'e-mail alla ricerca di queste informazioni. Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni di inoltro.