Comporre e rispondere alle e-mail nella casella di posta delle conversazioni
Ultimo aggiornamento: settembre 5, 2023
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Dopo aver configurato la casella di posta delle conversazioni e aver collegato un indirizzo e-mail del team alla casella di posta, imparate come inviare e-mail ai vostri contatti direttamente dalla casella di posta.
Se utilizzate l'app mobile di HubSpot, imparate a rispondere alle e-mail utilizzando le conversazioni sul cellulare.
Nota bene: se non riuscite a rispondere a una discussione, assicuratevi di essere aggiunti come membri del team nelle impostazioni di accesso della casella di posta. Quando una casella di posta è visibile solo a utenti e team specifici, solo gli utenti e i team selezionati possono visualizzare e rispondere alle conversazioni in arrivo. Gli utenti con i permessi diaccesso all'account o di superamministratore possono visualizzare tutte le conversazioni in arrivo nell'account, ma non possono eseguire azioni nella casella di posta, come rispondere a una discussione, a meno che non siano aggiunti come membri del team.
Comporre un'e-mail
Comporre un'e-mail nella casella di posta per avviare una conversazione con i propri contatti.
- Nel tuo account HubSpot, vai a Conversazioni > Posta in arrivo.
- Nell'angolo in basso a sinistra, fare clic su Componi.
- Nella casella a comparsa in basso a destra:
- Fare clic sul menu a discesa A e cercare il nome di un contatto.
- Fare clic sul menu a discesa Da per inviare da un altro indirizzo e-mail del team collegato.
- Nel campo Oggetto , inserire l'oggetto .
- Scrivere l'e-mail:
- Utilizzate il menu a discesa Inserisci per utilizzare un modello di e-mail esistente o per inserire un frammento, una citazione, un documento, un link a una riunione, un articolo della Knowledge Base o un video nella vostra risposta.
- Utilizzate le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file.
- Fare clic su Invia. L'e-mail in uscita verrà registrata nel record di contatto del destinatario.
È possibile visualizzare l'e-mail in uscita nella vistaInviati della casella di posta delle conversazioni. Se nell'e-mail in uscita sono stati inseriti degli allegati, anche questi verranno registrati nella timeline del record.
Attenzione: se il vostro server di posta elettronica utilizza un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati durante la ricezione delle e-mail, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle e-mail o nelle e-mail in arrivo inviate all'indirizzo e-mail del vostro team. Ad esempio, se sui server di Office 365 è in esecuzione Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery abilitato, gli allegati potrebbero non essere registrati.
Rispondere a una conversazione e-mail
Rispondere ai messaggi inviati all'indirizzo e-mail del team nella posta in arrivo. Verrà creato un nuovo record di contatto per tutti i messaggi in arrivo, se non esiste già un record di contatto con quell'indirizzo e-mail.
Nota bene: se un'e-mail in arrivo non appare nella casella di posta in arrivo delle conversazioni, controllare la cartella SPAM o JUNK dell'account di posta elettronica di Office 365. Le e-mail inviate alla cartella SPAM o JUNK di una casella di posta elettronica di Office 365 non appariranno nella casella di posta delle conversazioni.
- Nel tuo account HubSpot, vai a Conversazioni > Posta in arrivo.
- Nel pannello di sinistra, fare clic su una conversazione e-mail per aprirla.
- Esaminare la risposta all'e-mail. Se l'e-mail è più grande di 100 KB, scorrere fino alla fine della discussione e fare clic su Visualizza l'intero messaggio per aprire l'e-mail completa in un'altra scheda del browser.
- Nell'editor delle risposte, scrivere la propria risposta.
- Utilizzare le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine, includere un emoji o caricare un file. È anche possibile trascinare i file dal computer nell'editor di risposta.
- Per aggiungere un documento, uno snippet, un link a una riunione, un articolo della Knowledge Base, una citazione o un video nella risposta, fare clic su Inserisci.
- Una volta terminato il messaggio, fare clic su Invia.
- Per aggiungere altri destinatari, aggiungere altri destinatari nel campo A o modificare l'indirizzo e-mail Da , fare clic sul menu verticalMenu in alto a destra per espandere le opzioni di modifica. È possibile fare clic su down accanto al nome Da per passare dagli indirizzi Da dei canali e-mail del team collegati.
- Al termine della conversazione, fare clic su super chiudere la conversazione in alto a destra. Se alla conversazione è associato un ticket, l'utente può chiudere il ticket e la conversazione allo stesso tempo, oppure chiudere solo la conversazione facendo clic sul menu a discesa Altro e selezionando Chiudi conversazione.
È anche possibile riassegnare una conversazione, commentare una discussione, spostare una conversazione in un'altra casella di posta, inoltrare un'e-mail a un altro team o effettuare una chiamata dall'editor delle risposte. Per saperne di più sulla collaborazione con il team nella casella di posta.
Attenzione: se si inoltrano le e-mail alla casella di posta delle conversazioni, si tenga presente che un'e-mail con un oggetto contenente "FW" o "FWD" verrà registrata nel record del mittente originale. Quando questi prefissi sono inclusi nell'oggetto, HubSpot cerca le informazioni di contatto nell'e-mail originale. HubSpot esaminerà la versione in testo normale dell'e-mail alla ricerca di queste informazioni. Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni di inoltro.