Comporre e rispondere alle e-mail nella casella di posta delle conversazioni

Dopo aver configurato la casella di posta in arrivo delle conversazioni e avervi collegato un indirizzo e-mail del team, è possibile iniziare a inviare messaggi ai propri contatti direttamente dalla casella di posta.

Se utilizzate l'app mobile di HubSpot, imparate a rispondere alle e-mail utilizzando le conversazioni sul cellulare.

Nota bene: se non riuscite a rispondere a una discussione, assicuratevi di essere stati aggiunti come membri del team nelle impostazioni di accesso alla casella di posta. Quando una casella di posta è visibile solo a utenti e team specifici, solo gli utenti e i team selezionati possono visualizzare e rispondere alle conversazioni in arrivo. Gli utenti con i permessi diAccesso all'account o di Super amministratore possono visualizzare qualsiasi Posta in arrivo delle conversazioni nell'account, ma non possono eseguire azioni nella Posta in arrivo, come rispondere a una discussione, a meno che non siano aggiunti come membri del team.

Strumento di composizione di un messaggio

Strumento di composizione nella Posta in arrivo delle conversazioni per avviare una conversazione con i propri contatti.

• Nell'angolo in basso a sinistra, fare clic su Strumento di composizione.

• Nella domanda, preparate la bozza del messaggio.
  
  • Per espandere l'editor di risposta durante la digitazione della risposta, fare clic su enlarge Espandi per aprirlo in una finestra a domanda.
  • Fare clic sul menu a discesa A e cercare il nome di un contatto. È possibile inviare un messaggio all'e-mail di un contatto o all'account WhatsApp se è stato collegato un account WhatsApp Business alla Posta in arrivo delle conversazioni.

• • Fare clic sul menu a discesa Da per inviare da un altro indirizzo e-mail del team collegato.
  • Nel campo Oggetto , inserire l'oggetto .

• • • Utilizzate le icone in basso nell'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file.

• Fare clic su Invia. Il messaggio in uscita verrà registrato nel record del contatto del destinatario.

Il messaggio in uscita può essere visualizzato nella vistaInviati della Posta in arrivo delle conversazioni. Se nell'e-mail in uscita sono stati inseriti degli allegati, anche questi ultimi verranno registrati nella cronologia del record.

Attenzione: se il vostro server di posta elettronica utilizza un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati durante la ricezione delle e-mail, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle e-mail o nelle e-mail in entrata inviate all'indirizzo e-mail del team. Ad esempio, se sui server di Office 365 è in esecuzione Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery abilitato, gli allegati potrebbero non essere registrati.

Conversazioni via e-mail

Rispondere a tutti i messaggi inviati all'indirizzo e-mail del team nella posta in arrivo. Se non esiste già un record del contatto con quell'indirizzo e-mail, verrà creato un nuovo record del contatto per i messaggi in arrivo.

Nota bene: se un'e-mail in arrivo non appare nella Posta in arrivo delle conversazioni, controllare la cartella SPAM o JUNK dell'account e-mail di Office 365. Le e-mail inviate alla cartella SPAM o JUNK di una casella di posta elettronica di Office 365 non vengono visualizzate nella casella di posta in arrivo delle conversazioni.

• Nel pannello di sinistra, fare clic su una conversione e-mail per aprirla.
• Esaminare la risposta all'e-mail. Se l'e-mail è più grande di 100 KB, scorrere fino alla fine della discussione e fare clic su Visualizza l'intero messaggio per aprire l'e-mail completa in un'altra scheda del browser.
• Nell'editor delle risposte, scrivere la propria risposta.
  • Utilizzare le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine, includere un emoji o caricare un file. È anche possibile trascinare i file dal computer nell'editor delle risposte.
  • Per espandere l'editor di risposta durante la digitazione della risposta, fare clic e trascinare l'editor di risposta, oppure fare clic su enlarge Espandi per aprirlo in una finestra a domanda.

• • Per aggiungere un documento, un frammento, un link per riunioni, un articolo della Knowledge Base, un preventivo o un video alla risposta, fare clic su Inserisci.

• Una volta terminato il messaggio, fare clic su Invia.

• Per aggiungere altri destinatari, aggiungere altri destinatari nel campo A o modificare l'indirizzo e-mail Da , fare clic sul menu verticalMenu in alto a destra per espandere le opzioni di modifica. È possibile fare clic su down accanto al nome Da per passare dagli indirizzi Da dei canali e-mail del team collegati.

• Al termine della conversazione, fare clic su suChiudere la conversazione in alto a destra. Se alla conversazione è associato un ticket, l'utente può chiudere il ticket e la conversazione allo stesso tempo, oppure chiudere solo la conversazione facendo clic sul menu a discesa Altro e selezionando Chiudi conversazione.

È anche possibile riassegnare una conversazione, commentare una discussione, spostare una conversazione in un'altra casella di posta, inoltrare un'e-mail a un altro team o effettuare una chiamata dall'editor delle risposte. Per saperne di più sulla collaborazione con il vostro team nella casella di posta.

Nota bene: se si inoltrano le email alla Posta in arrivo delle conversazioni, si tenga presente che un'email con un oggetto contenente "FW" o "FWD" verrà registrata nel record del mittente originale. Quando questi prefissi sono inclusi nell'oggetto, HubSpot cerca le informazioni di contatto nell'e-mail originale. HubSpot esaminerà la versione in testo normale dell'e-mail alla ricerca di queste informazioni. Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni di inoltro.

Rispondere ai messaggi utilizzando l'integrazione con Slack

Se avete collegato l'integrazione di Slack al vostro account HubSpot e avete impostato le notifiche per la vostra Posta in arrivo delle conversazioni, potete rispondere ai messaggi di WhatsApp, Facebook Messenger e Live chat direttamente attraverso Slack.

È possibile rispondere nella discussione Slack associata e la risposta si sincronizzerà automaticamente con la corrispondente Posta in arrivo delle conversazioni.

Nota bene: la risposta da Slack non è attualmente supportata per i canali e-mail e moduli collegati.