Condividere o esportare report e dashboard

Condividere un rapporto

Dalla dashboard dei rapporti, è possibile esportare un rapporto come file CSV o Excel, oppure inviarlo via e-mail agli utenti dell'account. È inoltre possibile programmare l'invio di e-mail di report ricorrenti su base giornaliera, settimanale o mensile. È possibile impostare più email ricorrenti per un singolo report.

I file di dati condivisi includeranno i campi aggiunti al report:

• Ireport a oggetto singolo verranno esportati con le proprietà aggiunte alla sezione Proprietà selezionate della scheda Proprietà del costruttore di report.
  
  
• I rapporti personalizzati avanzati verranno esportati con i campi aggiunti alla scheda Configura del generatore di rapporti personalizzati.

Inviare e programmare le e-mail per un singolo rapporto

• Passare il mouse sul rapporto che si desidera inviare via e-mail, quindi fare clic su Azioni > Condividi via.

• Nel pannello di destra, selezionare Email. Quindi, fare clic su Avanti.
• Per impostazione predefinita, l'e-mail verrà inviata una volta sola. Per inviare un'e-mail ricorrente, nella sezione È un'e-mail ricorrente? selezionare Sì, questa è un'e-mail ricorrente.

• Fare clic sul menu a discesa Destinatari interni, quindi selezionare gli utenti a cui inviare l'e-mail.

• Per aggiungere un file di dati all'e-mail, fare clic sul menu a discesa Allega file scaricabile e selezionare un tipo di dati. Se si seleziona Nessun allegato, al posto del file di dati verrà inviata via e-mail una visualizzazione del report.
• Per inviare l'e-mail a destinatari che non sono utenti di HubSpot nel proprio account, inserire il loro indirizzo e-mail nel campo Altri destinatari. Gli indirizzi e-mail devono avere un dominio verificato.
• Nel campo Oggetto email, inserire l'oggetto dell'email che apparirà nella casella di posta del destinatario.
• Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.
• Se si è scelto di inviare l'e-mail in base a una pianificazione ricorrente:
  • Nel campo Soprannome e-mail, inserire un nome per questa e-mail ricorrente. I destinatari non possono vedere questo nickname.
  • Fare clic sul menu a discesa Pianificazione, quindi selezionare Giornaliero, Settimanale o Mensile.
  • Se avete selezionato Settimanale o Mensile, fate clic sul menu a discesa Giorno della [Settimana/Mese] , quindi selezionate i giorni o le date in cui desiderate che l'e-mail venga inviata.
  • Fare clic sul menu a discesa Ora del giorno, quindi selezionare l'ora in cui si desidera inviare l'e-mail. I dati del report verranno acquisiti due ore prima di questo orario. Nella parte inferiore del pannello viene visualizzato un riepilogo delle date di invio delle e-mail.

• Per visualizzare l'anteprima del rapporto che i destinatari riceveranno in una nuova scheda, fare clic su Anteprima.

• Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia ora o Pianifica e-mail.

Esportazione di un rapporto

Per i rapporti che non sono supportati dalla funzione di condivisione, è possibile inviare un'e-mail una tantum all'indirizzo e-mail dell'utente, includendo un file di dati. Questa e-mail non può essere impostata come ricorrente.

• Passare il mouse sul rapporto che si desidera esportare, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Esporta.

• Nella finestra di dialogo, inserire un nome per il report nel campo Nome, quindi fare clic sul menu a discesa Formato file per selezionare il formato del file da esportare.

• Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.

Condividere un report da una dashboard

Inviate i dati di un singolo rapporto da una dashboard a più indirizzi e-mail. Le e-mail possono essere configurate per l'invio ricorrente.

• In alto a destra di un rapporto sulla dashboard, fare clic su verticalMenu. Selezionare Condividi via. Selezionare quindi E-mail.

• Selezionare se l'e-mail sarà ricorrente. Se si seleziona Sì:

• • Nel campo Soprannome e-mail , inserire un nome per questa e-mail ricorrente. I destinatari non possono vedere questo nickname.
  • Fate clic sul menu a discesa Pianificazione, quindi selezionate Giornaliero, Settimanale o Mensile.
  • Se avete selezionato Settimanale o Mensile, fate clic sul menu a discesa Giorno della [Settimana/Mese] , quindi selezionate i giorni o le date di invio dell'e-mail.
  • Fare clic sul menu a discesa Ora del giorno, quindi selezionare l'ora in cui si desidera inviare l'e-mail. I dati del rapporto verranno acquisiti due ore prima di questo orario.
• Fare clic sul menu a discesa Destinatari e selezionare gli utenti a cui si desidera inviare l'e-mail.
• Per includere un file di dati del report come allegato all'e-mail, fare clic sul menu a discesa Allega file scaricabile, quindi selezionare un formato di file. Se si seleziona Nessun allegato, al posto del file di dati verrà inviata via e-mail una visualizzazione del report.
• Nel campo Oggetto e-mail, inserire l'oggetto che apparirà nella casella di posta del destinatario.
• Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.
• Per terminare l'impostazione dell'e-mail, fare clic su Invia ora o Pianifica e-mail.

Gestire le e-mail di report ricorrenti

Se siete un Super amministratore o il proprietario di un rapporto, potete modificare ed eliminare un'e-mail ricorrente.

• Passare il mouse sul report che ha un'e-mail ricorrente, quindi fare clic su Azioni > Gestisci azioni ricorrenti.
• Nella finestra di dialogo, gestire l'e-mail ricorrente:
  • Per modificare i dettagli dell'e-mail, fare clic sul nickname dell'e-mail.
  • Per modificare il proprietario dell'e-mail ricorrente:
    • Passare il mouse sull'e-mail, quindi fare clic su Azioni > Cambia proprietario.
    • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Proprietario dell'e-mail ricorrente, quindi selezionare un nuovo utente.
    • Fare clic su Cambia proprietario.
  • Per eliminare l'e-mail ricorrente:
    • Passare il mouse sull'email, quindi fare clic su Azioni > Elimina.
    • Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina email ricorrente.

Condividere un dashboard

Inviate un'e-mail con un file di dati dei vostri report di dashboard una volta o su base ricorrente ai vostri utenti HubSpot. I dati della dashboard possono essere inviati a un indirizzo e-mail non presente nel vostro account( soloper Professional e Enterprise ) solo una volta.

I dati della Dashboard inviati nelle e-mail ricorrenti si basano sulle autorizzazioni dell'utente che ha impostato l'e-mail. Per ricevere solo i propri dati, ogni utente deve impostare le proprie e-mail ricorrenti di Dashboard.

Inviare e programmare le e-mail per una dashboard

Le e-mail ricorrenti per le dashboard possono essere inviate solo agli utenti HubSpot. Le e-mail non ricorrenti possono essere inviate sia agli utenti HubSpot sia agli utenti non HubSpot. Quando si invia una dashboard a un utente non HubSpot, il dominio dell'indirizzo e-mail deve essere collegato come dominio di invio delle e-mail.

• In alto a sinistra, fare clic sul nome del dashboard corrente e selezionare il dashboard che si desidera condividere.
• In alto a destra, fare clic su Condividi. Selezionare quindi Invia questo dashboard via e-mail.

• Per impostazione predefinita, l'e-mail sarà inviata una volta sola. Per inviare un'e-mail ricorrente, nella sezione È un'e-mail ricorrente? selezionare Sì, questa è un'e-mail ricorrente.

• Fare clic sul menu a discesa Destinatari interni, quindi selezionare gli utenti a cui inviare l'e-mail.

• Se si dispone di un abbonamento Professional o Enterprise, è possibile inviare un'email una tantum a utenti non HubSpot. Nei campi Altri destinatari, inserire l 'indirizzo e-mail del destinatario.
  • Il dominio dell'indirizzo e-mail inserito deve essere collegato come dominio di invio e-mail. Se il dominio e-mail non è collegato correttamente, apparirà un messaggio di errore sotto il campo Altri destinatari.
  • Ad esempio, se si invia il dashboard a test@examplecompany.com, examplecompany.com deve essere aggiunto come dominio e-mail di invio.
  • È possibile inviare 100 e-mail al giorno a utenti non HubSpot.

• Nel campo Oggetto dell'e-mail, inserire l'oggetto che apparirà nella casella di posta del destinatario.
• Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.
• Per includere un file scaricabile dei dati come allegato dell'e-mail, fare clic sul menu a discesa Allega file scaricabile, quindi selezionare un formato di file. Se si seleziona Nessun allegato, al posto del file di dati verrà inviata via e-mail una visualizzazione della dashboard.
• Per impostazione predefinita, l'e-mail includerà tutti i report supportati nel dashboard. Per includere solo rapporti specifici, selezionare Includi rapporti selezionati, quindi selezionare le caselle di controllo accanto ai rapporti che si desidera includere.
• Per impostazione predefinita, l'e-mail non includerà alcun filtro del dashboard. Per inviare l'e-mail con filtri specifici del dashboard, fare clic su Invia con i filtri del dashboard correnti.

• Per visualizzare l'anteprima del rapporto che i destinatari riceveranno in una nuova scheda, fare clic su Anteprima.

• Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia ora o Pianifica e-mail.
• Se si è scelto di inviare l'e-mail su una pianificazione ricorrente:
  • Fare clic sul menu a discesa Pianifica, quindi selezionare Giornalmente, Settimanalmente o Mensilmente.
  • Se si è selezionato Settimanale o Mensile, fare clic sul menu a discesa Ora del [giorno/mese], quindi selezionare i giorni o le date in cui si desidera inviare l'e-mail.
  • Fare clic sul menu a discesa Ora del giorno e selezionare l'ora in cui si desidera inviare l'e-mail. I dati del report verranno acquisiti due ore prima di questo orario.
  • Nella parte inferiore del pannello viene visualizzato un riepilogo delle date di invio delle e-mail.
• Per terminare l'impostazione dell'e-mail, fare clic su Invia ora o Pianifica e-mail.

Gestione delle e-mail ricorrenti di Dashboard

Se siete un Super amministratore o il proprietario di una dashboard, potete modificare ed eliminare un'e-mail ricorrente.

• In alto a sinistra, fare clic sul nome del dashboard corrente e selezionare il dashboard da modificare.
• In alto a destra, fare clic su Condividi, quindi selezionare Gestisci email ricorrenti.
• Nella finestra di dialogo, configurare le e-mail ricorrenti:
  • Per modificare i dettagli dell'email, fare clic sul nickname dell'email.
  • Per modificare il proprietario dell'email ricorrente:
    • Passare il mouse sull'email, quindi fare clic su Azioni > Cambia proprietario.
    • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Proprietario dell'e-mail ricorrente, quindi selezionare un nuovo utente.
    • Fare clic su Cambia proprietario.
  • Per eliminare l'email ricorrente:
  • Passare il mouse sull'e-mail, quindi fare clic su Azioni > Elimina.
  • Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina email ricorrente.

Condividere i rapporti tramite l'integrazione con Slack

Se è stata rata l'integrazione con Slack, è possibile condividere i report delle dashboard con il resto del team in Slack. I report possono essere condivisi solo nei canali Slack pubblici e non possono essere inviati ai canali condivisi.

Condividere i rapporti via Slack

Per condividere un link ai rapporti di una dashboard:

• In alto a destra, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Condividi su Slack.
• Nel pannello di destra, selezionare il canale a cui inviare i rapporti. È possibile inserire un messaggio da allegare al messaggio Slack.
• Fare clic su Condividi su Slack.
• In Slack verrà visualizzata un'anteprima dei report. Se l'utente ha accesso al report in HubSpot, può fare clic sul link in Slack per accedere direttamente al report.

Per condividere un rapporto individuale:

• Passare il mouse sul report che si desidera condividere e fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Condividi tramite.
• Nel pannello di destra, fare clic su Slack.
• Fare clic su Avanti.
• Per impostazione predefinita, l'e-mail sarà inviata una volta sola. Per inviare un'e-mail ricorrente, nella sezione È un'e-mail ricorrente? selezionare Sì, questa è un'e-mail ricorrente.
• Nella sezione Condivisione su canale Slack o utente?, selezionate di condividere con un utente o un canale.
• Fare clic sul menu a discesa Condividi con [canale/utente], quindi selezionare il canale o l'utente a cui si desidera inviare il messaggio Slack.
• Nel campo Messaggio, inserire iltesto del messaggio Slack.
• Se si è scelto di inviare il messaggio in base a una pianificazione ricorrente:
  • Nel campo Nickname, inserire un nome interno per il messaggio.
  • Fare clic sul menu a discesa Pianificazione, quindi selezionare Giornaliero, Settimanale o Mensile.
  • Se si è selezionato Settimanale o Mensile, fare clic sul menu a discesa Giorno della [Settimana/Mese] , quindi selezionare i giorni o le date in cui si desidera inviare l'e-mail.
  • Fare clic sul menu a discesa Ora del giorno, quindi selezionare l'ora in cui si desidera inviare l'e-mail.
    • I dati del report verranno acquisiti due ore prima di questo orario.
    • Nella parte inferiore del pannello viene visualizzato un riepilogo delle date di invio delle e-mail.

• Per visualizzare l'anteprima del rapporto che il destinatario riceverà in una nuova scheda, fare clic su Anteprima.
• Per inviare il messaggio slack, fare clic su Invia ora.

Gestione dei messaggi ricorrenti su Slack per report e dashboard

Se siete un Super amministratore o il proprietario di una dashboard, potete modificare ed eliminare un messaggio ricorrente.

• Navigare nei rapporti o nei dashboard:
• Passare il mouse sul report, quindi fare clic su Azioni > Condividi tramite.
• Nella finestra di dialogo, passare alla scheda Altre applicazioni.

• Per modificare il proprietario di un messaggio Slack ricorrente, passate il mouse sul nome del messaggio, quindi fate clic su Azioni > Cambia proprietario.
• Per modificare i dettagli del messaggio, fare clic sul nickname Slack.
• Per eliminare il messaggio ricorrente di Slack:
  • Passare il mouse sull'e-mail, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Elimina.
  • Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina messaggio ricorrente.