Collegare HubSpot e NetSuite

Collegate gli account HubSpot e NetSuite utilizzando la sincronizzazione dei dati HubSpot. Dopo aver collegato gli account, è possibile utilizzare un flusso di lavoro basato sulle transazioni per creare un ordine di vendita NetSuite.

Requisiti per l'integrazione

• È necessario essere Super Admin o disporre dei permessi App Marketplace nel proprio account HubSpot.
• Le fasi di configurazione in NetSuite devono essere eseguite da un amministratore.
• È necessario avere almeno Operations Hub Starter per creare qualsiasi mappatura di campo personalizzata.

Collegare l'integrazione

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Cercare l'integrazione NetSuite e selezionare NetSuite nei risultati.
• In alto a destra, fare clic su Installa applicazione.
• Verrà visualizzata una finestra di dialogo che richiede i dettagli dell'account NetSuite. Prima di inserire questi dati, è necessario completare i passaggi seguenti nel proprio account NetSuite:

1. Abilitare le funzioni di NetSuite

Per impostare l'integrazione con NetSuite, è necessario abilitare i servizi web REST, OAuth 2.0 e le RESTlet lato server nell'account NetSuite.

• Nell'account NetSuite, navigare in Impostazione > Azienda > Abilita funzionalità.
• Nella sezione Abilita funzionalità, confermare che le funzionalità seguenti siano abilitate:
  • In Analytics, abilitare Suiteanalyticsworkbook.
  • In SuiteCloud, abilitare:
    • Servizi web Soap
    • Servizi web REST
    • Autenticazione basata su token
    • Server suitescript

2. Installare il bundle di sincronizzazione di HubSpot

• Nel vostro account NetSuite, andate su Personalizzazione > SuiteBundler > Cerca e installa bundle.
• Nella barra di ricerca, cercate HubSpot Sync Bundle. Quindi fare clic su Installa.

Attenzione: l'installazione del bundle può richiedere fino a 5 minuti. Quando il bundle è installato, nella colonna di stato apparirà una spunta verde.

3. Assegnare il ruolo di sincronizzazione di HubSpot

È necessario assegnare il ruolo di sincronizzazione HubSpot agli utenti che possono connettersi all'integrazione HubSpot.

• Nel vostro account NetSuite, andate su Elenchi > Dipendenti > Dipendenti > Ricerca.
• Cercare il nome dell'utente a cui assegnare il ruolo, quindi fare clic su Modifica.
• Passare alla scheda Accesso. Alla voce Ruolo cercare e selezionare il ruolo HubSpot Sync. Fare clic su Aggiungi.

• In basso a sinistra, fare clic su Salva.

4. Individuate l'ID account NetSuite, l'ID del token di accesso e il segreto del token di accesso.

Dovrete aggiungere i seguenti dettagli nella casella a comparsa del vostro account HubSpot:

Accedi al tuo ID account NetSuite

• Nel vostro account NetSuite, andate su Setup > Integration e poi su SOAP Web Services Preferences.
• Il vostro ID account sarà elencato nella sezione Informazioni primarie.

Creare un ID e un segreto del token di accesso

• Nel vostro account NetSuite, andate su Setup > Utenti/Ruoli e fate clic su Token di accesso > Nuovo.
• Selezionate l'applicazione HubSpot Sync e il ruolo HubSpot Sync Role.
• L'ID e il segreto del to ken verranno visualizzati nella sezione Id e segreto del token.

• Copiare l'ID account, l'ID token e il segreto del token e incollarli nella casella a comparsa di HubSpot.

• Fare clic su Connect to NetSuite by Oracle.
• L'integrazione è ora impostata con successo.

Configurare le impostazioni di sincronizzazione

Per attivare la sincronizzazione dei dati:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del marketplace marketplace nella barra di navigazione principale. In Gestisci, seleziona App connesse.
• Fare clic su NetSuite.
• Fare clic su Imposta la sincronizzazione.
• Nella pagina Scegli un oggetto da sincronizzare, fare clic sull'oggetto che si desidera sincronizzare tra HubSpot e NetSuite. È possibile sincronizzare contatti, aziende, offerte, fatture e prodotti. Al momento non è possibile sincronizzare le attività.

È possibile configurare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale per i dati. Una volta attivata la sincronizzazione, è possibile personalizzare le impostazioni di sincronizzazione. Per saperne di più su quali campi vengono sincronizzati tra HubSpot e NetSuite.

Per disattivare la sincronizzazione dei dati:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del marketplace marketplace nella barra di navigazione principale. In Gestisci, seleziona App connesse.
• Fare clic su NetSuite.
• Fare clic su Azioni > Disattiva sincronizzazione.

• Nel riquadro a comparsa, fare clic su Disattiva sincronizzazione.

In questo modo si impedisce la sincronizzazione dei record dell'applicazione con HubSpot e viceversa. Una volta disattivata la sincronizzazione, è possibile riattivarla facendo clic su Modifica impostazioni di sincronizzazione. Oppure, eliminare la sincronizzazione.

Creare ordini di vendita NetSuite utilizzando flussi di lavoro basati sulle transazioni

Nota bene: per sincronizzare tutti gli articoli NetSuite, come gli articoli di assemblaggio e i kit/pacchetti, con i prodotti HubSpot, aggiungere il nome/numero dell'articolo NetSuite al campo SKU del prodotto HubSpot.

Utilizzare i flussi di lavoro basati sulle transazioni per creare automaticamente gli ordini di vendita NetSuite quando il flusso di lavoro viene attivato( soloSales Hub Professional o Enterprise ).

Quando si configurano le impostazioni di sincronizzazione dell'integrazione, è necessario selezionare Clienti aziendali o Clienti individuali. Dopo aver installato l'applicazione in HubSpot, l'azione di integrazione deve essere autenticata nella pagina delle impostazioni dell'applicazione NetSuite:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del marketplace marketplace nella barra di navigazione principale. In Gestisci, seleziona App connesse.
• In Applicazioni collegate, fare clic su NetSuite.
• Fare clic sulla scheda Feature Discovery.
• Nella sezione Crea ordini di vendita NetSuite da HubSpot, fare clic su Installa azione flusso di lavoro.
  
  

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Per modificare un flusso di lavoro esistente, passare il mouse sul flusso di lavoro e fare clic su Modifica. In alternativa, imparare a creare un nuovo flusso di lavoro basato sulle transazioni.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull' icona + più per aggiungere un'azione.
  
  

• Nel pannello delle azioni, scorrere verso il basso e selezionare Crea un ordine di vendita NetSuite.
• Impostare l'ordine di vendita NetSuite, i seguenti campi sono obbligatori se non indicati:
  • Account NetSuite: viene visualizzato un elenco di account NetSuite collegati; selezionare un account per creare l'ordine di vendita.
  • Articoli: impostare gli articoli di linea associati all'accordo come articoli per l'ordine di vendita.
  • Prezzo dell'articolo: selezionare Usa il prezzo di riga dell'articolo HubSpot o Usa il prezzo di listino NetSuite.
  • Filiale: viene visualizzato un elenco di filiali associate all'account NetSuite selezionato; selezionare una filiale per creare l'ordine di vendita.

• • Cliente: selezionare Usa il primo contatto HubSpot associato o Usa la prima azienda HubSpot associata per impostare il cliente designato per l'ordine di vendita.
  • Includi allegati (facoltativo): selezionare questa casella di controllo per includere tutti i file nella sezione Allegati di un record di trattativa HubSpot nell'ordine NetSuite.
    
    • Cartella NetSuite: selezionare la cartella in cui verranno creati gli allegati.

• Per aggiungere un altro campo all'ordine di vendita, fare clic su Aggiungi un altro campo e selezionare un campo. Verranno visualizzati solo i campi standard di NetSuite, mentre i campi di riferimento non appariranno.
  • Per popolare il campo con i valori delle proprietà dal record dell'accordo iscritto, fare clic su Accordo in questo flusso di lavoro. Quindi, selezionare una proprietà.
  • Per popolare il campo in base ad altre azioni del flusso di lavoro, fare clic sul nome dell'azione e selezionare un'opzione. È possibile popolare i campi in base al risultato di un'azione o ai risultati dell'azione.
  • Per rimuovere un campo dall'ordine di vendita, fare clic sull'icona di eliminazione delete accanto al campo.
    
    

  Creare un ordine di vendita NetSuite a partire da un record di un affare

  È anche possibile creare manualmente un ordine di vendita NetSuite da un record deal di HubSpot:

  • Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
  • Nella scheda Ordini di vendita, fare clic su Aggiungi > Crea un ordine di vendita NetSuite.
    • Nella scheda Account, selezionare l'account NetSuite, l'account filiale e il modulo personalizzato per creare un ordine di vendita.
    • Fare clic su Avanti.
    • Nella scheda Cliente, selezionare il cliente NetSuite per il quale si desidera creare un ordine di vendita.
    • Fare clic su Avanti.
    • Nella scheda Ordine , aggiungere le proprietà dell'ordine di vendita in base al tipo di modulo personalizzato scelto.
    • Nella scheda Revisione, esaminare l'ordine di vendita e apportare le modifiche necessarie.
    • Fare clic su Crea ordine di vendita.