Connecter HubSpot et NetSuite

Connectez vos comptes HubSpot et NetSuite en utilisant la synchronisation des données HubSpot. Après avoir connecté vos comptes, vous pouvez utiliser un Workflow basé sur les transactions pour créer une commande client NetSuite. 

Prérequis d'intégration

• Vous devez être un Super Admin ou avoir les permissions App Marketplace dans votre compte HubSpot.
• Les étapes de la configuration de NetSuite doivent être effectuées par un administrateur.
• Vous devez avoir au moins Operations Hub Starter pour créer des mappages de champs personnalisés.

Connecter l'intégration

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
• Recherchez l'intégration NetSuite et sélectionnez NetSuite dans les résultats.
• En haut à droite, cliquez sur Installer l 'application.
• Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous demander les détails de votre compte NetSuite. Vous devez suivre les étapes ci-dessous dans votre compte NetSuite avant de saisir ces détails :

1. Activer les fonctionnalités NetSuite

Pour configurer l'intégration NetSuite, vous devez activer REST Web Services, OAuth 2.0 et Server-side REST dans votre compte NetSuite. 

• Dans votre compte NetSuite, accédez à Configuration > Entreprise > Activer les fonctionnalités.
• Dans la section Activer les fonctionnalités, vérifiez que les fonctionnalités ci-dessous sont activées :
  • Sous Analytics, activez Suiteanalyticsworkbook.
  • Sous SuiteCloud, activez :
    • Services web Soap
    • Services web REST
    • Authentification basée sur les jetons
    • Serveur SuiteScript

2. Installer l'offre groupée de synchronisation HubSpot

• Dans votre compte NetSuite, accédez à Personnalisation > SuiteBundler > Rechercher et installer des offres groupées.
• Dans la barre de recherche, recherchez Offre groupée de synchronisation HubSpot. Cliquez ensuite sur Installer.

Remarque : L'installation de l'offre groupée peut prendre jusqu'à 5 minutes. Lorsque l'offre groupée est installée, une coche verte apparaît dans la colonne de statut.

3. Attribuer le rôle de synchronisation HubSpot

Vous devrez attribuer le rôle Synchronisation HubSpot aux utilisateurs qui peuvent connecter l'intégration HubSpot.

• Dans votre compte NetSuite, accédez à Listes > Salariés > Salariés > Recherche.
• Recherchez le nom de l'utilisateur à qui attribuer le rôle, puis cliquez sur Modifier.
• Accédez à l'onglet Accès. Dans Rôle, recherchez et sélectionnez Rôle de synchronisation HubSpot. Cliquez sur Ajouter.

• Dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur Enregistrer.

4. Recherchez votre identifiant de compte NetSuite ainsi que votre identifiant et votre secret de jeton d'accès.

Vous devrez ajouter les détails ci-dessous dans la boîte contextuelle dans votre compte HubSpot :

Accéder à votre identifiant de compte NetSuite

• Dans votre compte NetSuite, accédez à Configuration > Intégration, puis cliquez sur Préférences des services web SOAP.
• Votre identifiant de compte sera listé dans la section Informations principales.

Créer un identifiant et un secret de jeton d'accès

• Dans votre compte NetSuite, accédez à Configuration > Utilisateurs/Rôles, puis cliquez sur Jetons d'accès > Nouveau.
• Sélectionnez l'application Synchronisation HubSpot et le rôle Rôle de synchronisation HubSpot.
• L'identifiant et le secret de jeton s'afficheront dans la section Identifiant/secret de jeton.

• Copiez votre identifiant de compte ainsi que votre identifiant et votre secret de jeton et collez-les dans la boîte contextuelle dans HubSpot.

• Cliquez sur Connecter à NetSuite par Oracle.
• L'intégration est désormais correctement configurée.

Configurer les paramètres de synchronisation

Pour activer la synchronisation des données : 

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur NetSuite.
• Cliquez sur Configurer votre synchronisation.
• Sur la page Choisir un objet à synchroniser, cliquez sur l'objet que vous souhaitez synchroniser entre HubSpot et NetSuite. Vous pouvez synchroniser des contacts, des entreprises, des transactions, des factures et des produits.

Vous pouvez configurer une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle pour vos données. Une fois la synchronisation activée, vous pouvez personnaliser vos paramètres de synchronisation. En savoir plus sur les champs de qui s'affichent entre HubSpot et NetSuite. 

Pour désactiver synchronisation des données :

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur NetSuite.
• Cliquez sur Actions > Désactiver la synchronisation.

• Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Désactiver la synchronisation.

Cela empêchera les enregistrements de l'application d'être synchronisés avec HubSpot, et vice versa. Une fois la synchronisation désactivée, vous pouvez la réactiver en cliquant sur Modifier les paramètres de synchronisation. Ou,, supprimer la synchronisation .

Créer des commandes de vente NetSuite à l'aide de workflows basés sur les transactions 

Veuillez noter : pour synchroniser tous les articles NetSuite tels que Articles d'assemblage et Kits/Packages avec les produits HubSpot, ajoutez le nom/numéro de l'article NetSuite au champ SKU du produit HubSpot . 

Utilisez les workflows basés sur les transactions pour créer automatiquement des commandes de vente NetSuite lorsque le workflow est déclenché(Sales Hub Pro ou Entreprise uniquement).

Lors de la configuration des paramètres de synchronisation de l'intégration, il faut sélectionner les clients de l'entreprise ou les clients individuels. Après avoir installé l'application dans HubSpot, l'action d'intégration doit être authentifiée sur la page des paramètres de l'application NetSuite : 

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Sous Apps connectées, cliquez sur NetSuite.
• Cliquez sur l'onglet Découverte de fonctionnalités. 
• Dans la section Créer des commandes clients NetSuite à partir de HubSpot, cliquez sur Installer une action de workflow.
  
  

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour modifier un workflow existant, survolez le workflow, puis cliquez sur Modifier. Ou encore, apprenez à créer un nouveau Workflow basé sur les transactions.
• Dans l'éditeur de Workflow, cliquez sur l'icône + plus pour ajouter une action.
  
  

• Dans le panneau des actions, faites défiler vers le bas et sélectionnez Créer une commande client NetSuite.
• Configurez votre commande de vente NetSuite, les champs suivants sont obligatoires sauf indication contraire :
  • Compte NetSuite : une liste des comptes NetSuite connectés s'affiche, sélectionnez un compte pour créer la commande client.
  • Articles : définit les articles associés à la transaction comme les articles  de la commande client.
  • Prix de l'article : select Use HubSpot item line price or Use NetSuite list price. 
  • Filiale : une liste des filiales associées au compte NetSuite sélectionné s'affiche, sélectionnez une filiale pour créer la commande client.

• • Client : sélectionnez Utiliser le premier contact HubSpot associé ou Utiliser la première société HubSpot associée pour définir le client désigné pour la commande client. 
  • Inclure les pièces jointes (facultatif) : cochez cette case pour inclure tous les fichiers dans la section Pièce jointe d'une fiche d'informations de transaction HubSpot dans la commande NetSuite. 
    
    • NetSuite Folder: sélectionnez le dossier dans lequel les pièces jointes seront créées. 

• Pour ajouter un autre champ à la commande client, cliquez sur Ajouter un autre champ et sélectionnez un champ. Seuls les champs standard de NetSuite s'afficheront, les champs de référence n' apparaîtront pas. 
  • Pour remplir le champ avec les valeurs des propriétés de l'enregistrement de l'affaire inscrite, cliquez sur Affaire dans ce Workflow. Sélectionnez ensuite une propriété. 
  • Pour remplir le champ en fonction d'autres actions du Workflow, cliquez sur le nom de l'action et sélectionnez une option. Vous pouvez remplir les champs en fonction du résultat d'une action ou des résultats de l'action.
  • Pour supprimer un champ de la commande client, cliquez sur l'icône de suppression située à côté du champ deleteà côté du champ.
    
    

  Créer une commande client NetSuite à partir d'un enregistrement d'affaire

  Vous pouvez également créer manuellement une commande client NetSuite à partir d'une fiche d'informations de transaction HubSpot :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Transactions.
  • Sur la carte Commandes de vente, cliquez sur Ajouter > Créer une commande de vente NetSuite.
    • Dans l'onglet Compte, sélectionnez le compte NetSuite, le compte auxiliaire et le formulaire personnalisé pour créer une commande client. 
    • Cliquez sur Suivant.
    • Dans l'onglet Client, sélectionnez le client NetSuite pour lequel vous souhaitez créer une commande client. 
    • Cliquez sur Suivant. 
    • Dans l'onglet Commande , ajoutez des propriétés de commande client basées sur le type de formulaire personnalisé que vous avez choisi.
    • Dans l'onglet Révision, passez en revue la commande client et apportez les modifications nécessaires. 
    • Cliquez sur Créer une commande client .