Utilizzare le firme elettroniche con le virgolette

Utilizza le firme elettroniche per ottenere l'accettazione di unpreventivo da parte di un acquirente. Una firma elettronica, o e-signature, è l'espressione elettronica del consenso di una persona ai termini di un determinato documento. 

Le firme elettroniche sono valide e legali negli Stati Uniti, in Canada, nell'Unione Europea, nel Regno Unito e in molti altri paesi. Hanno lo stesso valore legale delle firme scritte. La funzione di firma elettronica di HubSpot è fornita da Dropbox Sign (precedentemente HelloSign). Consulta il tuo team legale per capire la validità dell'uso delle firme elettroniche con i tuoi clienti.

Prima di iniziare

• Non è necessario creare un account con Dropbox Sign per utilizzare la firma elettronica come parte del normale processo di creazione dei preventivi all'interno di HubSpot.
• Un utente a cui è stata assegnata unalicenza Commerce Hub può configurare un preventivo in modo da includere un'opzione di firma elettronica.
• Gli utenti con un seat core assegnato non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittenti del preventivo da un altro utente o come controfirmatari.

Comprendere i limiti della firma elettronica

Il tuo account HubSpot ha un limite mensile di firme elettroniche in pool basato sul tuo abbonamento e sul numero di utenti con un seat Commerce Hubassegnato.

Utilizza la tabella sottostante per esaminare alcuni esempi di limiti di firma elettronica:

• Se un utente ha utilizzato 30 firme elettroniche in un mese nel account ,ne rimarrebbero 20, che potrebbero essere utilizzate da entrambi gli utenti dell'account per il resto del mese.
• Se un utente utilizzasse 50 firme elettroniche in un mese nell'account Commerce Hub Enterprise, ne rimarrebbero 200, che potrebbero essere utilizzate da qualsiasi altro utente dell'account per il resto del mese. Il limite verrebbe azzerato all'inizio del mese successivo.

Quando si esaminano i limiti delle firme elettroniche, tenere presente quanto segue:

• Una firma elettronica verrà conteggiata ai fini del limite non appena l'opzione della firma elettronica viene attivata per un preventivo pubblicato.Non ènecessario che il preventivo sia firmato affinché venga applicato il limite delle firme.
• Un preventivo che richiede più firme conta come una sola firma elettronica ai fini del limite. Ad esempio, se un preventivo pubblicato con le firme elettroniche abilitate richiede tre firme, questo conta solo come un utilizzo ai fini del limite, indipendentemente da chi ha firmato il preventivo.
• Se un preventivo con una richiesta di firma elettronica scade o viene richiamato, il reinvio del preventivo conterà come una firma elettronica aggiuntiva ai fini del limite (una firma elettronica per la prima volta che il preventivo viene inviato, un'altra quando il preventivo viene reinviato).

Controlla i limiti delle firme elettroniche per il tuo abbonamento nel catalogo Prodotti e servizi di HubSpot e verificando l’utilizzo delle firme elettroniche del tuo account.

Monitora l’utilizzo delle firme elettroniche

Nelle impostazioni del preventivo, visualizza quante firme elettroniche hai utilizzato finora questo mese, oltre a quanto sei vicino al tuo limite mensile. Il limite mensile si azzera il primo giorno di ogni mese.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai suOggetti >Preventivi.
3. In alto, clicca sulla scheda Firma elettronica.
4. L'utilizzo della firma elettronica è visualizzato sottoUtilizzo della firma elettronica questo mese.

Aumentare il limite delle firme elettroniche

Per aumentare il numero di firme elettroniche disponibili nel tuo account, contattail tuoresponsabile del successo dei clienti.

Abilitare le firme elettroniche su un preventivo

Per includere un campo per la firma elettronica su un preventivo, seleziona la firma elettronica come opzione di accettazione.

Dichiarazione di non responsabilità: l'implementazione di Dropbox Signda parte di HubSpot dovrebbe essere conforme all'eIDAS, poiché Dropbox Sign è conforme all'eIDAS. Questo non intende essere un parere legale e non dovrebbe sostituire una consulenza legale professionale, per la quale dovresti consultare un avvocato abilitato.

Dropbox Sign utilizza un partner di fiducia per la conformità delle firme elettroniche nell'UE e non apparirà esplicitamente sulsito web eIDAS dei partner di fiducia.

Riassegnare un firmatario elettronico

Il firmatario elettronico di un preventivo può riassegnare l'obbligo di firma a qualcun altro all'interno della propria organizzazione. Scopri di più su come attivare la riassegnazione della firma elettronica.

Chi può vedere l'attività di riassegnazione del preventivo

Quando un preventivo viene riassegnato a un nuovo firmatario, la modifica viene registrata come attività sul preventivo.

Nel tuo account HubSpot:

• La riassegnazione appare nel pannello di anteprima del preventivo sotto Attività del preventivo.
• Solo gli utenti con accesso al preventivo possono visualizzare questa attività.
• L'attività non compare sui record associati (ad es. contatto e azienda).

Accesso API:

L'attività di riassegnazione del preventivo potrebbe essere disponibile tramite API a seconda di come è configurato l'evento e delle autorizzazioni della richiesta API.

Firma elettronica di un preventivo

Quando la firma elettronica è abilitata per un preventivo, gli acquirenti e i controfirmatari possono aggiungere le loro firme al preventivo.

• Per una maggiore sicurezza, attiva la verifica dell'identità. Con la verifica dell'identità attivata, HubSpot includerà una fase preliminare di verifica via e-mail per confermare l'identità del firmatario prima di consentirgli di firmare il preventivo.

• I controfirmataripossono, facoltativamente, avviare il processo di firma dal proprio account HubSpot, eliminando così la necessità di verifica.

Sia gli acquirenti che i controfirmatari possono avviare il processo di firma elettronica da un preventivo condiviso. I controfirmatari riceveranno un'e-mail se l'acquirente firma elettronicamente il preventivo per primo:

1. Accedi al preventivo per apporre la firma elettronica:
   • Gli acquirenti devono cliccare sul link al preventivo condiviso con loro.
   • I controfirmatari possono visualizzare e controfirmare un preventivo pubblicato dalla pagina dell'indice dei preventivi.
2. Se il preventivo consente la riassegnazione del firmatario elettronico, l'acquirente può cliccare su "Riassegna il firmatario di questo preventivo "per assegnare il preventivo a un firmatario diverso.
   
   
   • L'acquirente può inserire i dettagli del nuovo firmatario e cliccaresu"Riassegna " in alto a destra.
     
     
   • Sia il firmatario precedente che quello nuovo riceveranno una notifica via e-mail. Il nuovo firmatario può cliccare su Visualizza il preventivo nell'e-mail per aprire il preventivo e firmarlo.
     
     
3. Se la verifica dell'identità è disattivata, clicca su Firma ora nella parte inferiore del preventivo.
   
   
4. Se la verifica dell'identità è attivata, verifica la tua identità tramite e-mail:
   • Nel preventivo condiviso, scorri fino alla sezione Accettazione e clicca su Verifica email sopra il tuo nome e indirizzo email. Verifica inviata verrà visualizzato per confermare che è stata inviata un'email di verifica. Hai un'ora di tempo per completare il processo di firma dopo aver cliccato su Verifica email.
     
     

Nota: se non firmi il preventivo entro un'ora dal clic sul pulsante "Verifica e-mail

, torna al preventivo condiviso e clicca nuovamente su "Verifica e-mail

per generare una nuova e-mail di verifica.

• • Apri la tua casella di posta elettronica e individua l'e-mail con oggetto "Verifica la tua identità per firmare il preventivo". Clicca su "Verifica la tua identità e firma il preventivo " per avviare la procedura di firma.
  • Si aprirà una nuova scheda del browser con una finestra di dialogo che conferma la tua identità. Clicca su " Inizia a firmare".

4. Fai clic su "Inizia " in alto a destra.
   
   
5. In " Accettazione", clicca su "Clicca per firmare " sopra il tuo nome.
   
   
6. Nella finestra di dialogo, clicca sulle schede Disegna, Digita o Carica e aggiungi la tua firma. Clicca su Inserisci per aggiungere la firma.
7. In alto a destra, clicca su Continua.
8. In alto a destra, clicca su Modifica per modificare la tua firma. Clicca su Accetto per salvare la tua firma sul preventivo.
9. Fai clic su Chiudi.
10. I controfirmatari riceveranno un'e-mail che li informa che il preventivo è stato firmato. Se non hanno ancora controfirmato il preventivo, possono fare clic su " Rivedi e controfirma il preventivo " per avviare il processo di controfirma. 
11. Il preventivo è firmato ma non ancora pagato. Se per il preventivo sono abilitati i pagamenti online, nella parte superiore del preventivo l'acquirente può fare clic su Imposta pagamento. Può anche chiudere e rivedere il preventivo in un secondo momento per impostare il pagamento.

Controfirmare un preventivo dalla pagina indice dei preventivi

I controfirmatari possono anche controfirmare un preventivo dalla pagina indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. I preventivi che richiedono una firma avranno lo stato " In attesa di firma". Passa il mouse sul preventivo e clicca su "Anteprima".
3. In alto a destra, clicca su "Azioni", quindi seleziona"Controfirma".
   
   
4. Procederecon la firma del preventivo.

Verifica lo stato della firma di una quotazione

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su un preventivo con firme in sospeso e clicca su Anteprima. 
3. Nel pannello di destra, visualizza l'attività di firma nella sezione Firmatari.
   
   
4. Dopo che il preventivo è stato firmato, puoiscaricare un PDF del preventivo firmato elettronicamente.

Nota: se scarichi un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove i link da qualsiasi testo con collegamento ipertestuale incluso nelle sezioni Lettera di accompagnamento, Riepilogo esecutivo o Termini dalla versione PDF del preventivo. Si consiglia di includere l'URL completo per il testo collegato nelle sezioni del preventivo, in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Il cliente riceverà una copia del documento che ha firmato una volta completate tutte le firme e le controfirmature richieste. La notifica che riceve include un link al documento che ha firmato, che scade alla scadenza del preventivo, e una copia in formato PDF del documento firmato per i propri archivi.

Gestire le impostazioni di verifica dell'identità per le firme elettroniche

Per impostazione predefinita, le firme elettroniche non richiedono la verifica dell'identità durante il processo di firma del preventivo. Se è richiesta la verifica dell'acquirente, attivare l'impostazione. Se non si richiede la verifica dei controfirmatari, attivare l'impostazione per gli acquirenti. I controfirmatari potranno quindicontrofirmare dalla pagina indice dei preventivi.

Per attivare o disattivare la verifica dell'identità:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai suOggetti >Preventivi.
3. In alto, clicca sulla scheda Firma elettronica.
4. Per attivare la verifica e renderla obbligatoria al momento della firma di un preventivo, in Impostazioni firma elettronica, attiva l'opzione Verifica dell'identità. La verifica dell'identità sarà richiesta al momento della firma di qualsiasi preventivo dopo l'attivazione dell'impostazione.
   • Fai clic sul menu a discesaVerifica dall'indirizzo e-mail e seleziona un indirizzo e-mail del team. Gli indirizzi e-mail personali non possono essere utilizzati come predefiniti.
   • Se non è impostata alcuna email predefinita, l'email verrà inviata da success@hubspot.com.
5. Per disattivare la verifica, nelle impostazioni della firma elettronica, disattiva l'interruttore Verifica dell'identità. La verifica dell'identità non sarà richiesta al momento della firma di qualsiasi preventivo dopo che l'impostazione è stata disattivata.
   
   

Passi successivi

• Crea preventivi.
• Gestisci i preventivi.