6月 28, 2023
HubSpotでコンタクト、会社、取引、チケット、またはカスタム オブジェクト レコードの担当者を設定するには、［［オブジェクト］担当者］プロパティーを使用します。カスタムのHubSpotユーザー フィールド タイプのプロパティーを使用して追加の担当者を割り当てることもできます。オブジェクトへのアクセス権を持つユーザーであれば、どのユーザーでも担当者として指定することができます。
オブジェクトのインデックスページから所有者を割り当てる
レコードを1人の担当者に一括で割り当てることができます。
- レコードに移動します。
- コンタクト：
- 会社：
- 取引：
- チケット：
- カスタムオブジェクト：HubSpot上で［コンタクト］>［カスタムオブジェクト］の順に進みます。アカウントに複数のカスタムオブジェクトがある場合、［カスタムオブジェクト］にカーソルを合わせ、表示したいカスタムオブジェクトを選択します。
- 割り当てるレコードの横にあるチェックボックスを選択します。
- テーブルビューで、レコードの横にあるチェックボックスをオンにします。
- 取引とチケットのボードビューで、レコードの上にカーソルを重ねてチェックボックスをオンにします。1つのレコードカードが選択されると、残り全てのカードのチェックボックスが表示されて選択可能になります。
- テーブルまたはボードの上部にある［割り当て］をクリックします。
- ダイアログボックスで［［オブジェクト］担当者］ドロップダウンメニューをクリックし、担当者を選択します。
注：各レコードで［［オブジェクト］担当者］プロパティーに割り当てることができる所有者は1人だけです。複数の所有者を割り当てるには、カスタムプロパティーを作成して、そのフィールドタイプをHubSpotユーザーに指定します。
- ［更新］をクリックします。
1つのレコードを1人の担当者に割り当てることもできます。
- オブジェクトの担当者の列で、現在の担当者の名前をクリックします。
- ダイアログボックスで、［選択した項目をこの担当者に割り当てる］ドロップダウンメニューをクリックし、担当者を選択します。
- ［割り当て］をクリックします。
レコードから担当者を割り当てる
- レコードに移動します。
- コンタクト：
- 会社：
- 取引：
- チケット：
- カスタムオブジェクト：HubSpot上で［コンタクト］>［カスタムオブジェクト］の順に進みます。アカウントに複数のカスタムオブジェクトがある場合、［カスタムオブジェクト］にカーソルを合わせ、表示したいカスタムオブジェクトを選択します。
- レコードの名前をクリックします。
- 左のパネルで、［全プロパティーを表示］をクリックします。
- 上部の検索バーを使用してオブジェクトの担当者プロパティーを見つけ、プロパティーの下に表示されるドロップダウンメニューをクリックして担当者を選択します。
- 画面の最下部に表示される［保存］をクリックします。
インポートで担当者を割り当てる
インポートファイルをセットアップしてインポートする場合、データをインポートすることによって、インポートするレコードのオブジェクトの担当者プロパティー値を追加または更新できます。
インポートを通じてオブジェクトに担当者を割り当てるには、インポートファイルに「オブジェクトの担当者」を表すテキストの見出しを含めて、その列の各行に担当ユーザーの名前またはEメールアドレスを追加します。
インポートの際、HubSpotによってこの見出しとオブジェクトの担当者プロパティーのマッチングが行われます。オブジェクトの重複削除プロパティーまたはオブジェクトIDを使用している場合、HubSpotによってデータベース内の既存レコードが確認され、該当するレコードが更新されます。既存のレコードがない場合、HubSpotによって新しいレコードが作成されます。インポートファイルのセットアップ、レコードのインポート、およびHubSpotによる重複レコードの削除方法をご覧ください。
注：インポートを通じてレコードを割り当てられるユーザーには、新しいオブジェクトが割り当てられたことが通知されません。
ミーティングの予約による担当者の割り当て
担当者が割り当てられていないコンタクトがユーザーのスケジュールページでミーティングを予約した場合、そのユーザーが自動的にコンタクトの担当者として割り当てられます。コンタクトにすでに担当者が割り当てられている場合、そのコンタクトが別のユーザーとのミーティングを予約しても、既存の担当者が置き換わることはありません。
ワークフローを使用して担当者を割り当てる（「Professional」および「Enterprise」のみ）
1人の担当者を全ての登録済みレコードに割り当てる
ワークフローツールへのアクセス権がある場合は、［［オブジェクト］のプロパティー値を設定］アクションを使用して、登録されたレコードに担当者を自動的に割り当てることができます。担当者プロパティーを選択し、登録されるオブジェクトの割り当て先となるユーザーを選択します。
他の担当者に自動的に担当を割り当てるには、ワークフローを複製し、各担当者の割り当てルールに基づいて登録のトリガーを変更し、［「オブジェクト」のプロパティー値を設定］アクションで選択された担当者を更新することができます。また、分岐ロジックを使用して、さまざまな条件に基づいて異なる担当者をオブジェクトに割り当てることもできます。
複数の担当者間でレコードのローテーションを行う（「Sales Hub」および「Service Hub Professional」／「Enterprise」のみ）
Sales HubまたはService Hub Professional／Enterprise アカウントの有料ユーザーは、ワークフローを使用して複数のユーザー間で割り当てをローテーションすることもできます。この方法を使用すると、ワークフローでの［レコードを担当者にローテーション］アクションにより、指定された複数の担当者への割り当てが均等に行われます。割り当てられるレコードは、担当者が割り当てられていないものだけです。レコードに担当者が割り当てられている場合、まず、その値をクリアする必要があります。［プロパティー値をクリア］アクションを使用すると、一括で値をクリアできます。
各ローテーションアクションでの担当者の配分は、各ユーザーがアカウント全体で担当するオブジェクトの数ではなく、その特定のアクションでの割り当て数に基づきます。ワークフローに複数のローテーションアクションがある場合、アクションごとに個別のカウントが行われます。例えば、［［担当者］の割り当て］アクションが3人の担当者に対して設定されている場合は次のようになります。
- ワークフローが有効になると、3人の担当者全てについて、このアクションでの割り当て数がゼロに設定されます。
- 3人のユーザー全ての割り当て数が均等なため、このアクションに到達する最初のコンタクトには1人がランダムに割り当てられます。
- 最初のコンタクトの割り当て後は、1件のリードを持つ1人の担当者と、リードがゼロの2人の担当者が存在します。次のコンタクトがワークフローを通過すると、リードがまだない残りの2人のユーザーのいずれかに1件が割り当てられます。
- 3人の担当者全てが、各1件のリードを割り当てられたら、次のリードを受け取る対象になります。
［レコードを担当者にローテーション］ワークフローアクションの詳細をご確認ください。
