オブジェクトのパイプラインオートメーションを設定する

レコードがパイプラインステージまたはチケットステータスを通過したときにアクション(タスク、通知など)を自動的にトリガーします。例えば、サポート担当者がチケットからEメールを送信したときに、チケットステータスを [お客様のサポートを待機中 ]に設定します。この記事では、パイプラインステージまたはチケットステータスに固有の自動化の概要について説明します。 

代わりに 完全なワークフローエディターを使用する 方法をご確認ください。

始める前に

パイプラインステージに基づいてアクションを自動化

取引、プロジェクト、チケット、カスタムオブジェクト パイプラインステージの自動化を作成します。例えば、取引のステージが変更されたときにタスクを作成したり、内部通知を送信したりします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、目的の オブジェクトを選択します。
4. ［パイプライン］タブをクリックします。
5. ［パイプラインを選択］セクションで、ドロップダウンメニューをクリックし、自動化するパイプラインを選択します。
6. Automateタブをクリックする。
7. 折りたたまれた状態になっている場合は、[ Create workflows from scratch(ワークフローをゼロから作成 )]をクリックしてセクションを展開します。
8. [ オブジェクト名]が新しいステージに移動したらアクションをトリガー する]セクションで、[ ワークフローを作成]をクリックします。以前にステージにワークフローがあった場合は、代わりに[ +ワークフローアクションを追加]アイコンをクリックします 。
9. 左側のパネルで、次のようなアクションを設定します。
   • 内部Eメール通知を送信:レコードがステージに入ったときに、ユーザーまたはチームに内部通知を送信します。[ 内部Eメール通知を送信]を選択します。通知の詳細を設定し、[ 保存]をクリックします。
   • タスクを作成:レコード(プロジェクトなど)が特定のステージに入ったときにタスクを作成します。[タスクを作成]を選択します。タスク詳細を入力し、保存をクリックする。
   • レコードを担当者にローテーション:ラウンドロビン、負荷分散、またはランダム選択を使用してレコードをユーザーまたはチームに割り当てます。ユーザーとローテーションの方法を設定してから、[ 保存]をクリックします。
10. 既存のアクションを編集するには、アクションの吹き出しをクリックします。左側のパネルで変更を加え、［保存］をクリックします。
11. 既存の アクションの上にマウスポインターを置き、[ コメント comments ]アイコン をクリックすると、アクションに関する他のユーザー向けのコメントを残すことができます。メッセージを入力し、［コメント］をクリックします。
12. 既存の アクションの上にマウスポインターを置き、[ delete 削除アイコンをクリックして アクションを削除します。選択した アクションのみを削除するには、[ このアクションとそれに続くすべてのアクションを削除]を選択します。または[このアクションとそれに続くすべてのアクションを削除 ]を選択して、選択したアクションとその下のアクションを削除します。
13. ステージのアクションの下にある[ ワークフローで開く ]をクリックすると、完全なワークフローエディターで開きます。
14. [ ワークフローが[ステータス] である]スイッチを切り替えて、ワークフローをオンまたはオフにします。

チケットステータスに基づいてアクションを自動化

関連付けられたEメールからチケットステータスを設定

関連するEメールが送信または受信されたときに、チケットのステータスを自動的に更新できます。つまり、チケットから送信されるEメールと、チケットに対する顧客からの返信を意味します。チケットステータスは、パイプライン内のチケットを追跡するHubSpotの既定のプロパティーです（例：「コンタクトを待機中」ステータス）。

チケットステータスの自動化を有効または編集するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ チケット]を選択します。
4. ［パイプライン］タブをクリックします。
5. ［パイプラインを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、自動化するチケットパイプラインを選択します。
6. ［自動化］タブをクリックします。折りたたまれている場合は、[ rightIcon ]をクリックして[ 自動化のテンプレート ]セクションを展開します。
7. チケットステータスの自動化をオンにするには、「チケットステータスを更新」セクションで、チェックボックスをオンにしてトリガーを有効にします。
   • 顧客にEメールが送信された：ユーザーがチケットレコードからコンタクトにEメールを送信したときに、チケットステータスが変更されます。コンタクトレコードから送信されたEメールによってチケットステータスの変更がトリガーされることはありません。
   • 顧客がEメールに返信：チケットが作成されたのと同じスレッドにコンタクトが返信したとき、チケットステータスが変更されます。チケットがクローズされ、再度オープンされた場合、そのチケットに新しいスレッドがあると、チケットの状態も更新されます。 

7. トリガーに基づいてチケットが設定されるステータスを編集するには、対象の行にカーソルを合わせて、［アクションを編集］をクリックします。右側のパネルで、［ステータスを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、ステータスを選択して［保存］をクリックします。

チケットステータスの自動化を無効にするか確認するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ チケット]を選択します。
4. ［パイプライン］タブをクリックします。
5. ［パイプラインを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、自動化するチケットパイプラインを選択します。
6. ［自動化］タブをクリックします。折りたたまれている場合は、[ rightIcon ]をクリックして[ 自動化のテンプレート ]セクションを展開します。
7. [チケットステータスを更新] チェックボックスをオフにします。

チケットパイプラインのカスタムアクション設定

チケットステータスのプロパティー値の変更(Eメールの送信や社内通知など)に基づくカスタム自動化を設定します。また、 高度なアクション (分岐、遅延など)を設定して、さまざまなアクションでレコードをパスすることもできます。

チケットステータスに基づいてアクションを設定するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ チケット]を選択します。
4. ［パイプライン］タブをクリックします。
5. [ パイプラインを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、自動化するチケットパイプラインを選択します。
6. ［自動化］タブをクリックしてから、［ワークフローをゼロから作成］セクションをクリックして展開します。
7. ［チケットが特定のステータスに達したらアクションをトリガーします］セクションで、［+］（プラスアイコン）をクリックして、チケットステータスにアクションを追加します。
8. 左側のパネルで、目標に合わせてアクションを設定します。
   • 内部通知:[ 内部Eメール通知を送信]を選択して、チケットが特定のステータスに達したときにチームに内部通知を送信します。通知の詳細を設定し、［保存］をクリックします。

• • 顧客への自動送信Eメール:チケットがオープンされたとき( [新規ステータス]など) またはチケットがクローズされたとき( ステータスが[クローズ済み]など)にEメールを送信するには、[ Eメールを送信]を選択します。
    • [自動配信Eメール ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ チケットを受領しました ]または[ チケットをクローズしたチケット ]を選択してHubSpotの既定のEメールを使用します。
    • [ 編集 ]をクリックして、マーケティングEメールエディターで Eメールのコンテンツ、形式、スタイル、 送信者アドレス をカスタマイズします。
      
      
      • 自動配信Eメールをヘルプデスクのコミュニケーションタイムラインに表示するには、 ヘルプデスクに接続された送信アドレス を使用します。
        
      • 完了したら、[ 更新]をクリックします。
        
  • 顧客へのカスタム自動送信Eメール: カスタム自動送信Eメールを選択します。カスタムEメールを編集するには、Eメールの名前をクリックします。マーケティングEメールツールが表示されます。

注: 既定の 「チケット受信 済みEメール」および 「チケットクローズ 済みチケットEメール」はHubSpotによって作成されたトランザクションEメールです。トランザクションEメールは、購入後の確認メールなど、関係性に基づくコミュニケーションに使用されます。コンタクトを マーケティングコンタクトに設定して も、トランザクションEメールを送信する必要はありません。トランザクションEメール以外の自動配信Eメールを送信する場合は、このEメールを受信するためにコンタクトをマーケティングとして設定する必要があります。ご利用のアカウントにトランザクションEメール追加オプションがある場合、 カスタム トランザクション E メールを作成する方法をご確認ください。

• • 詳細アクション:遅延、分岐、コミュニケーション、CRM、データアクションなど、その他のチケットベースの ワークフローアクションを選択します。アクションを設定してから、［保存］をクリックします。

8. [ ワークフローが[ステータス] である]スイッチを切り替えて、ワークフローをオンまたはオフにします。

既存のアクションを編集または削除したり、コメントを追加したりするには、次のようにします。

1. チケットのパイプライン ワークフローに移動します。
2. 既存のアクションを編集するには、アクションの吹き出しをクリックします。左側のパネルで変更を加え、［保存］をクリックします。
3. comments コメントアイコンをクリックして 、アクションに関する他のユーザー向けのコメントを残します。ダイアログボックスにメッセージを入力し、[ コメント]をクリックします。
4. アクションを削除するには delete 削除アイコンをクリックします 。次の2つのオプションがあります。
   • このアクションのみを削除:選択したアクションのみを削除します。
   • このアクションと次の全てのアクションを削除:選択したアクションと、その下にある全てのアクションを削除します。
5. アクションボックスの下にある [Open in workflows(ワークフローで開く )]をクリックすると、ワークフローエディターが開きます。 ワークフローエディターでは、さらにアクションを追加したり、ワークフローの設定を編集したりできます。

注：デフォルトでは、上記の自動アクションはウェブチャットまたはFacebook Messengerのコミュニケーションには適用されません。ウェブチャットまたはFacebook Messengerのチケット自動化を行うには、ワークフローを作成およびカスタマイズし、ソースが[チャット]と等しいコミュニケーションが含まれるようにワークフローの登録トリガーをカスタマイズします。