ワークフローを作成する

ワークフローを作成すると、ビジネスプロセスを自動化し、チームの効率を高めることができます。コンタクト、会社、取引、見積もり、およびチケットに関するレコードの登録やアクションの実行を自動的に行うための登録条件を設定します。登録済みのコンタクトに関連付けられた会社を更新するといった、関連レコードに対するアクションも実行できます。

ワークフローを作成すると、ワークフローダッシュボードの［Created in workflows（ワークフローで作成）］タブに表示されます。フォーム、Eメール、チケット、取引などの他のツールで作成したワークフローは、［他のツールで作成］タブに表示されます。ワークフローの整理について詳細をご確認ください。 

ワークフローのオブジェクトとタイプを選択する

ワークフローツールでは、ワークフローをゼロから作成することも、ワークフローテンプレートに基づいて作成することもできます。また、どのセットアップフローを選択するかに応じて、オブジェクトとワークフローのタイプの選択を求められます。

ワークフローの作成を開始するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
• 新しいワークフローをゼロから作成することも、テンプレートから作成することもできます。
  • 新しいワークフローをゼロから作成するには、右上で［ワークフローを作成］>［ゼロから作成］をクリックします。
  • 新しいワークフローをテンプレートから作成するには、右上で［ワークフローを作成］>［テンプレートから］をクリックします。
• 既存のワークフローを複製または編集するには、ワークフローの上にカーソルを置き、［複製］または［編集］をクリックします。 

ゼロから始める

ワークフローをゼロから作成するには、次の手順に従います。

• 左側のパネルで［（オブジェクト）ベース］を選択して、ワークフローのオブジェクトを選択します。これにより、ワークフローに登録できるレコードのタイプが決まります。ワークフローの作成をゼロから始める場合は、以下のオブジェクトのいずれかを選択できます。

• • コンタクトに関する質問
  • 会社
  • 取引
  • 見積もり（「Sales Hub Professional」／「Enterprise」）
  • チケット（「Service Hub Professional」／「Enterprise」）
  • カスタムオブジェクト（Enterpriseのみ）
  • コミュニケーション
  • フィードバック送信（「Service Hub Professional」／「Enterprise」）
  • サブスクリプション
  • 支払い
  • 目標

• 右側のパネルの［タイプを選択］で、ワークフロータイプを選択します。
  • ［空白のワークフロー］：空白のワークフローから始めて、独自の登録トリガー、アクション、遅延を追加します。
  • スケジュール済みワークフロー（「Operations Hub Professional」および「Enterprise」のみ）：毎日、毎週、毎月、毎年など、事前定義された間隔で定期的に実行されるよう、ワークフローのスケジュールを設定します。その後、独自の登録トリガー、アクション、遅延を追加します。スケジュール済みワークフローの作成について詳細をご確認ください。
  • ［特定の日付］または［コンタクトの日付プロパティー］（「コンタクトベース」のワークフローのみ）：空白のワークフローから始めて、特定の日付、または登録するレコードの特定のプロパティーに設定された日付に基づいて実行されるアクションを追加します。特定の日付またはコンタクトの日付プロパティーを基づくワークフローの作成について詳細をご確認ください。

• ［次へ］をクリックします。
• edit 鉛筆アイコンをクリックし、ワークフローに名前を付けて、説明を追加します。
• ［保存］をクリックします。

テンプレートを使用する

目標に沿ったワークフローテンプレートを使用して、自動化プロセスを合理化します。また、テンプレートにざっと目を通して、さまざまなワークフロー自動化オプションを調査することもできます。 

テンプレートを使用してワークフローを作成するには、次の手順に従います。

• テンプレートライブラリーから、ワークフローの目標と一致するテンプレートを検索します。 
  • 関数や目的でテンプレートを絞り込むには、左サイドバーで、カテゴリーを選択します。 
  • 特定のテンプレートを検索するには、右上で検索キーワードを入力します。 
• テンプレートの詳細を確認するには、［プレビュー］をクリックします。ダイアログボックスで、テンプレートが自分のHubSpotサブスクリプションと互換性があるかどうかを確認できます。また、以下の詳細を確認することもできます。
  
  • 目的：このワークフローの目的と目標。 
  • 含まれるトリガーとアクション：このテンプレートに含まれる登録トリガーとワークフローアクション。 
  • 用意するもの：マーケティングEメールやフォームなど、プレースホルダーアクションに入力するために用意する必要のあるアセット。 
• テンプレートを選択したら、［テンプレートを使用］をクリックします。ワークフローエディターに、テンプレートがプレースホルダーアクションとともに表示されます。エディターでアクションを編集、追加、および削除できます。 

登録トリガーを設定する

登録トリガーは、ワークフローにレコードを自動的に登録する条件です。登録トリガーは、フィルターベースまたはイベントベースです。レコードを手動で登録する場合は、登録トリガーボックスを空白のままにします。手動登録に関する詳細をご確認ください。

この手順の概要を確認するには、以下の動画をご覧ください。

• ワークフローエディターで、［トリガーを設定］をクリックします。ワークフローの登録トリガーの設定について詳細をご確認ください。
• 左側のパネルで、［イベントの発生時］または［フィルター条件への適合時］を選択します。イベントトリガーについて詳細をご確認ください。
• 左のパネルで、登録トリガーにフィルタータイプを選択します。条件を設定し、［フィルターを適用］をクリックします。 

• 既定では、レコードは初めて登録トリガーを満たした場合にだけワークフローに登録されます。再登録を有効にするには、次の手順に従います。
  • 左側のパネルで、［再登録］タブをクリックします。
  • ［再登録］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
  • 再登録に使用するトリガーを選択します。ワークフローに再登録トリガーを追加する方法をご確認ください。
• 必要に応じて、さらに登録トリガーを追加します。
• 操作が完了したら、［保存］をクリックします。

アクションを追加する

ワークフローにアクションを追加します。例えば、ワークフローを使用して、マーケティングEメールを送信したり、レコードを割り当てたりすることができます。HubSpotで利用できるさまざまなワークフローアクションの詳細を確認してください。

アクションの追加後は、そのアクションを複製または移動することでワークフローを効率的に作成できます。また、参照用としてワークフローアクションにメモを残すには、ワークフローアクションにコメントを追加する方法をご確認ください。 

注：利用可能なアクションは、ご契約に応じて異なります。ロックされたアクションlockedを使用するには、アカウントをアップグレードする必要があります。 

アクションをワークフローに追加するには、次の手順に従います。

• ［＋（プラス）］アイコンをクリックします。
• 左側のパネルで、アクションを選択します。ワークフローアクションを選択する方法をご確認ください。
• 選択したワークフローアクションによっては、データパネルを使用してさまざまなオブジェクトソースからのデータを使用することもできます。例えば、コンタクトレコードと関連する取引のデータを使用して、取引担当者にアプリ内通知を送信できます。データパネル機能を使用するには、次のようにします。 
  • パネルの利用可能なデータにデータソースを追加するには、次のようにします。
    • ［使用可能なデータ］セクションで、［使用可能なデータを編集］をクリックします。 

• • • 右側のパネルで、［+データソースを追加］をクリックします。
    • ［レコードタイプを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、データソースを選択します。
    • データソースの詳細を設定して、［追加］をクリックします。

• • 特定のソースからのデータをアクションに使用するには、次のようにします。
    
    • ［アクションを編集］タブで、データを使用するフィールドをクリックします。
    • ［オブジェクトのプロパティー］セクションで、使用するデータソースをクリックして展開し、フィールドで使用するプロパティーをクリックします。プロパティーがフィールドに挿入されます。 

• アクションの詳細の設定が完了したら、［保存］をクリックします。また、アクションを仮追加する場合は、アクションの詳細は入力しないまま［保存］をクリックします。ワークフローをオンにする前には、仮のアクションを仕上げる必要があります。仮のアクションについて詳細をご確認ください。
• さらにワークフローアクションを追加するには、+プラスアイコンをクリックします。
• 大きなワークフローを構築する場合は、ワークフローの構造の表示や素早い操作のためにワークフローミニマップを活用できます。ワークフローミニマップを使用するには、次の手順に従います。
  • ワークフローの左上にある［ミニマップを表示］をクリックします。
  • ミニマップが開いている状態で、ワークフローアクションの上でアクション名を表示したり、ミニマップの特定の領域をクリックして移動したりできます。
  • ミニマップを閉じるには、ミニマップの右上にあるleft矢印アイコンをクリックします。

• ワークフローを公開する前に何らかの変更が必要な場合は、終了マーカーが黄色になります。アラート内のリンクをクリックし、必要な変更を確認します。

設定を管理する

ワークフロー設定の管理について詳細をご確認ください。

ワークフロー設定を管理するには、次の手順に従います。

• ワークフローの設定を管理するには、［設定］タブをクリックします。
• ［全般］タブで、アクションを実行する日時を選択したり、Salesforceからのコンタクトを登録したり、キャンペーンをワークフローに関連付けたりします。
• ［登録解除と除外］タブで、ワークフローからレコードを自動的に削除または除外するための登録解除と除外の条件を設定します。
• ［通知］タブで、ワークフローの登録率が特定の割合を超えて増減した場合に、ユーザーとチームに警告するEメール通知を設定します。
  
  

ワークフローを有効にする

ワークフローは設定後、有効にすると自動化が始まります。仮のアクションを保存していた場合は、ワークフローをオンにする前にそのアクションを仕上げる必要があります。ワークフローを有効にしたら、ワークフロー履歴を表示することにより、登録されたレコードを確認できます。

この手順の概要を確認するには、以下の動画をご覧ください。 

ワークフローを確認して有効にするには、次の手順に従います。

• 右上の［確認および公開］をクリックします。
• 現時点で登録トリガーを満たしているレコードを登録するか、今後トリガーを満たすレコードのみを登録するかを選びます。
  • ワークフローをオンにした後にだけ登録トリガーを満たしたオブジェクトを登録するには、［いいえ、ワークフローを有効にした後にトリガー条件に合致する［オブジェクト］のみ登録します］を選択します。
  • 登録トリガーを満たす既存のオブジェクトを登録するには、［はい、現時点でトリガー条件に合致する既存の（オブジェクト）を登録します］を選択します。

• • ご使用のアカウントが「Marketing Hub Starter」、「Professional」、または「Enterprise」の場合、コンタクトベースのワークフロー内の［リストを使用してこれらのコンタクトを表示］をクリックして、条件を満たすコンタクトの静的リストを表示できます。リストは自動的に保存され、リストのダッシュボードからアクセスできます。

注：レビューページに表示される「既存のコンタクト」の数は、推定値です。正確な数のコンタクトを表示するには、［リストを使用してこれらのコンタクトを表示］をクリックして、条件を満たすコンタクトの静的リストを作成します。

• 接続や登録解除など、その他のワークフロー設定を確認してから、［有効にする］をクリックします。

• ダイアログボックスで、［はい、オンにします］をクリックします。