ワークフローを使用してレコードの所有者を割り当てたり、交代させたりする

「レコードを所有者に割り当てる」ワークフローの「」アクションを使用して、有料の営業およびサービスユーザーにレコードを割り当ててください。このアクションを使用すると、[レコード]の所有者プロパティーや、HubSpotの任意のカスタムユーザープロパティーに基づいてユーザーを割り当てることができます。

「レコードを所有者にローテーション」ワークフローアクションを使用してチケットやリード（ベータ版）レコードを割り当てる場合、負荷分散、ラウンドロビン、ランダムなどの追加の割り当てオプションを利用できます。

要件と考慮事項を理解する

「レコードを所有者に回転」ワークフローアクションを使用する場合、以下の要件および制限事項が適用されます。

要件を理解する

• 特定のユーザーにレコードを割り当てる場合：
  • ユーザーは、割り当てられたアカウントでアクティビティーを行っている必要がありますSalesまたはService Hub Professional またはEnterpriseシートが割り当てられている必要があります。
  • コアシートおよび表示のみのシートを保有しているユーザー、またはHubSpotアカウントへの参加招待をまだ承諾していないユーザーは、表示がグレーアウトされます。
• チームにレコードを割り当てる際は：
  • チームには、 Sales Hubまたは Service Hub Professional または Enterprise シートが割り当てられたユーザーが少なくとも1人必要です。そうでない場合、ワークフローアクションの設定時に、そのチームはグレー表示されます。 
  • 割り当ての対象となるのは、 Sales HubまたはService Hub Professional または Enterprise のシートが割り当てられているメインチームのメンバーのみです。追加のチームメンバーは含まれません。
  • アカウントが「フル機能利用のための複数メインチーム対応」ベータ版に参加している場合、すべてのチームメンバーが割り当ての対象となります。
• 無効化されたユーザー、または有料シートを保有しなくなったユーザーは、ルーティングルール上で赤い枠で表示され、割り当ての対象には含まれません。

考慮すべき点を理解する

• もしHubSpotの所有者プロパティーがSalesforceと同期される場合、アクションが期待どおりに動作しない可能性があります。HubSpotによる担当の解除後であっても、Salesforceの以前の担当者情報でHubSpotの設定が更新される可能性があります。
• このアクションを使用してリードを割り当てる際は、「リードの所有者を連絡先または企業の所有者と同期する」という設定を無効にする必要がありますを無効にする必要があります。

ワークフローの割り当ての配分

• デフォルトでは、登録済みレコードを配布する際、レコードは選択したチーム内、または指定されたユーザー間で均等に割り当てられます。
• ワークフローが有効化された後に、アクションの所有者を追加または削除した場合：
  • そのアクションに関する割り当てはリセットされ、ランダムな割り当てが再び開始されます。
  • 新規登録されたレコードは、以前に登録されたレコードの割り当て件数に関係なく、選択された全ての担当者またはチームメンバーに均等に割り当てられます。
• HubSpotでは、分配の公平性を確保するため、一度にローテーションできるオブジェクトは1つだけです。
  • オブジェクトのローテーションアクションに同時に複数のオブジェクトがある場合、1つのオブジェクトだけにローテーションが許可され、他のオブジェクトは再試行することになります。
  • この動作により、オブジェクトが移動するのに時間がかかることがあります。

ワークフローを使用してレコードを割り当てる

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
3. 登録トリガーを設定します。
4. [ +]プラスアイコンをクリックして アクションを追加します。
5. 左側のパネルで［CRM］セクションを展開し、ます。次に、[ レコードを担当者にローテーション]をクリックします。
6. 「レコードを所有者に転送」アクションを設定します： 
   • HubSpotのユーザープロパティー：このアクションで使用するユーザープロパティーを選択してください。デフォルトでは、[object]のownerプロパティーが選択されます。その他のカスタムユーザープロパティーも使用できます。 
   • [オブジェクト] に既存の所有者がいる場合、上書きする：既存のユーザープロパティー値を上書きするかどうかを選択してください。 
   • 「切り替え対象」：特定のユーザーとチームの間で切り替えるかどうかを選択します。 
     • 特定のユーザー：レコードを割り当てる対象となる特定のユーザーを選択します。
     • チーム：レコードを割り当てる対象のチームを選択してください。
7. ワークフローの設定が完了したら、上部の「保存」をクリックしてください。 
8. ワークフローの設定を続けます。
   
   

その他の配信オプション 

• 負荷分散：自動的に評価を行い、未解決の割り当て済みチケットの数が最も少ないユーザーにレコードを割り当てます。
• ラウンドロビン：レコードを順番に、順番を回しながら割り当てる。
• ランダム：割り当て対象プール内の対象ユーザーに、レコードをランダムに割り当てます。

ワークフローを使用した見込み客の割り当て（ベータ版）

ワークフロー内の「レコードを所有者にローテーション」アクションを使用してリードを割り当てるには： 

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のリードベースのワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成してください。
3. 登録トリガーを設定します。
4. [ +]プラスアイコンをクリックして アクションを追加します。
5. 左側のパネルで［CRM］セクションを展開し、ます。次に、[ レコードを担当者にローテーション]をクリックします。
6. チケットに対する「Rotate record to owner」ワークフローアクションを設定します：
   • 所有者のプロパティー：これはデフォルトで「主たる所有者」に設定されます。その他のリードユーザーのプロパティーも選択できます。
   • リードの割り当て：以下のいずれかを選択してください：
     
     • 特定のユーザーおよびチーム：受信レコードを指定したユーザーまたはチームに割り当てます。負荷分散、ラウンドロビン、またはランダム配分の各方式から選択できます。
     • 所有者に割り当てる：受信レコードを連絡先の所有者に割り当てます。
       • コンタクトにはレコードに担当者が割り当てられていて、Cookieで追跡可能である必要があります。
       • コンタクト担当者がいない場合、または割り当てに失敗した場合は、代替オプションが使用されます。
     • 「誰も」：受信したレコードは、どのチームメンバーにも割り当てられません。
7. 割り当てタイプを設定したら、割り当て設定を設定します。
   • 既存のリード所有者を上書きする：割り当てルールに基づき、既存のレコード所有者を新しいレコード所有者に上書きします。
   • 「利用可能なユーザーのみに割り当てる」：不在設定になっているユーザーには、割り当てルールで設定されていてもレコードは割り当てられません。対応可能なユーザーに のみチケットが割り当てられます。割り当てプール内のすべてのユーザーが不在の場合、[オブジェクト]の「所有者」または「カスタムユーザープロパティー」は「未割り当て」または「（所有者なし）」に設定されます。
8. 上部にある［保存］をクリックします。
9. ワークフローの設定を続行します。

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ワークフローを使用してチケットを割り当てる

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のチケットベースのワークフローの名前をクリックするか、 新しいワークフローを作成します。
3. 登録トリガーを設定します。
4. [ +]プラスアイコンをクリックして アクションを追加します。
5. 左側のパネルで［CRM］セクションを展開し、ます。次に、[ レコードを担当者にローテーション]をクリックします。
6. チケットに対する「Rotate record to owner」ワークフローアクションを設定します：
   • 所有者のプロパティー：デフォルトでは「チケットの所有者」に設定されます。その他、チケットのユーザープロパティーを任意に選択することもできます。 
   • チケットの割り当て：以下の選択肢から選択してください： 
     • 顧客対応エージェント:受信したチケットは顧客対応エージェントにルーティングされます。顧客対応エージェントの設定に関する詳細をご覧ください。
     • 特定のユーザーおよびチーム:受信したチケットを指定されたユーザーまたはチームに割り当てます。負荷分散、ラウンドロビン、またはランダム配分のいずれかの方式を選択できます。 
     • チームのみ:受信したチケットをチケット担当者を割り当てずにチームに割り振りします。
       • チケットは、ヘルプデスクのチームベースのビュー([自分のチームの未割り当て]や[チームのオープン]など)に表示されます。
       • チームルーティングの対象として選択できるのは、Service Hubライセンスを保有するユーザーが少なくとも1人いるチームのみです。 
     • コンタクト担当者：受信したチケットをコンタクトの担当者に割り当てます。
       • コンタクトにはレコードに担当者が割り当てられていて、Cookieで追跡可能である必要があります。 
       • コンタクト担当者がいない場合、または割り当てに失敗した場合は、代替オプションが使用されます。
     • なし：受信チケットはどのチームメンバーにも割り当てられません。
7. 割り当てタイプを設定したら、割り当て設定を設定します。
   • 既存のチケット所有者を上書きする：割り当てルールに基づき、既存のチケット所有者を新しいチケット所有者に上書きします。 
   • 対応可能なユーザーのみに割り当てる: 「離席中 」に設定されているユーザーには、割り当てルールが設定されていてもチケットは割り当てられません。対応可能なユーザーに のみチケットが割り当てられます。割り当てプール内の全てのユーザーが離席中の場合:
     • [チケット担当者 ]または [カスタムユーザー]プロパティーが[ 未割り当て ]または[(担当者なし)]に設定されます。
     • 「割り当て先チーム」チケット プロパティーは、割り振りオプションの全てのターゲットチームに設定されます。
8. 上部にある［保存］をクリックします。 
9. ワークフローの設定を続行します。

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