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Dashboards

レポートやダッシュボードを電子メールで送信またはエクスポート

更新日時 2021年 12月 2日

対象製品

すべての製品とプラン

HubSpotでは、レポートをエクスポートする方法がいくつかあります。

  • 個々のレポートについては、レポートをCSVファイルやExcelファイルとしてエクスポートしたり、HubSpotのレポートへのリンクを含むメールを送信したりすることができます。メールは一度だけ送信することも、毎日、毎週、毎月送信するようにスケジュールすることもできます。 
  • ダッシュボードについては、HubSpotのダッシュボードへのリンクを含むメールを送信することができます。メールは一度だけ送信することも、毎日、毎週、毎月送信するようにスケジュールすることもできます。 
  • Slackとの連携により、特定のSlackチャンネルにダッシュボードを共有することができます。

以下、それぞれの方法についてご紹介します。

レポートのエクスポート

レポートダッシュボードから、レポートをCSVファイルやExcelファイルとしてエクスポートしたり、アカウント内のユーザーにレポートをメールで送信したりすることができます。また、日、週、月単位で定期的にレポートメールを送信することも可能です。1つのレポートに対して複数の定期的なメールを設定することができます。

レポートをCSVファイルやExcelファイルとしてエクスポートするには

  • HubSpotアカウントにて、[レポート] > [レポート]の順に進みます。
  • エクスポートしたいレポートの上にカーソルを置き、Actionsドロップダウンメニューをクリックし、「Export」を選択します 
  • ダイアログボックスでは、NameフィールドにレポートのNameを入力し、File format ドロップダウンメニューをクリックして、エクスポート用のファイル形式を選択します。
  • [エクスポート]をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。

ご注意:ファネルレポートは、選択された日付範囲内でステージが変更されたオブジェクトを表示します。しかし、ファネルレポートをエクスポートすると、エクスポートファイルには、その日付範囲でcreatedというオブジェクトが含まれます。

個々のレポートに対してメールを送信したり、スケジュールを設定することができます。

  • HubSpotアカウントにて、[レポート] > [レポート]の順に進みます。
  • メールで送信したいレポートにカーソルを合わせ、「Actions」ドロップダウンメニューをクリックします。 Email this report」を選択します。

    レポート-ダッシュボード-メール-このレポート
  • 右サイドバーでは、メールの詳細を設定します。
    • 一度だけメールを送信する場合
      • Recipients」ドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信するユーザーを選択します。
      • Eメールの件名欄には、受信者の受信箱に表示されるメールの件名を入力します。
      • メッセージ」欄に、メールの本文を入力します。
      • 受信者が受け取るレポートを新しいタブでプレビューするには、「Preview externalLink」をクリックします。
      • メールを送信するには、「Send now」をクリックします。 
    • 定期的なスケジュールでメールを送信するには
      • Is this a recurring E-mail?" "Yes, this is a recurring E-mail " を選択します。
      • メールのニックネーム欄には、メールの内部名称を入力します。
      • Recipients」ドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信するユーザーを選択します。
      • Eメールの件名欄には、受信者の受信箱に表示されるメールの件名を入力します。
      • メッセージ」欄に、メールの本文を入力します。
      • 配信頻度のドロップダウンメニューをクリックし、「毎日」毎週」「毎月」を選択します。
      • 毎週」または「毎月」を選択した場合は、「配信日」のドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信する時期を選択します。
      • Scheduled time "ドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信する時間を選択します。レポートデータはこの時間の2時間前に取り込まれます。
      • 受信者が受け取るレポートを新しいタブでプレビューするには、「Preview externalLink」をクリックします。
      • メールを送信するには、「Schedule email」をクリックします。 

定期的なレポートメールの管理

スーパー管理者や定期メールの所有者であれば、定期メールの修正や削除が可能です。

  • HubSpotアカウントにて、[レポート] > [レポート]の順に進みます。
  • 定期的に送られてくるメールがあるレポートにカーソルを合わせ、「Actions」ドロップダウンメニューをクリックします。 Manage recurring emails」を選択します。 
  • ダイアログボックスで、定期的に送信するメールを管理します。
    • メールの詳細を編集するには、メールのニックネームをクリックします。
    • 定期的なメールの所有者を変更するには
      • メールにカーソルを合わせて、「アクション」をクリックし、所有者の変更」を選択します。
      • ダイアログボックスで[Recurring email owner]ドロップダウンメニューをクリックし、新しいユーザーを選択します。
      • Change owner "をクリックします。
    • 定期的に送られてくるメールを削除するには
      • メールにカーソルを合わせ、「アクション」をクリックし、「削除」を選択します。
      • ダイアログボックスで「Delete recurring email」をクリックします。

ダッシュボードのエクスポート

ダッシュボードレポートを含むEメールを一度だけ送信してデータをエクスポートすることも、HubSpotアカウント内のユーザーに定期的に送信する定期配信Eメールをセットアップすることもできます。

共有ダッシュボードだけが E メール送信できます。;プライベートダッシュボードを E メールで送信する場合は,ダッシュボードの可視化設定を変更する方法を学習します。 

注:定期配信Eメールに送信されるダッシュボードデータは、Eメールを設定したユーザーの権限に基づいています。個別のユーザーが自分のデータのみを受信するように設定するには、各ユーザーが独自の定期配信ダッシュボードEメールを設定することをお勧めします。

  • HubSpotアカウント上で、左上に表示されるHubSpotのロゴをクリックし、ダッシュボードへ移動します。
  • 左上で、現在のダッシュボードの名前をクリックして、Eメール送信またはエクスポートするダッシュボードを選択します。
  • 右上で、[アクション]をクリックして、[このダッシュボードをEメールで送信]を選択します。

  • 右サイドバーでは、メールの詳細を設定します。
    • メールを一度送信する場合  
      • Recipients」ドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信するユーザーを選択します。
      • Eメールの件名欄には、受信者の受信箱に表示される件名を入力します。
      • メッセージ」欄に、メールの本文を入力します。
      • 電子メールの添付ファイルとしてエクスポートの画像を含めるには、Attach downloadable fileドロップダウンメニューをクリックして、ファイル形式を選択します。
      • デフォルトでは、メールにはダッシュボード上のすべてのレポートが含まれます。特定のレポートのみを対象とする場合は、「選択したレポートを含める」を選択し、対象とするレポートの横にあるチェックボックスを選択します。
      • デフォルトでは、メールにはダッシュボードのフィルターは含まれません。ダッシュボードの特定のフィルターを使ってメールを送信するには、「Send with filters」をクリックします。次に、「フィルターの追加」をクリックし、フィルターを選択します。
      • 受信者が受け取るレポートを新しいタブでプレビューするには、Preview externalLinkをクリックします。
      • メールを送信するには、「Send now」をクリックします。 
    • 定期的なメールを設定するには
      • Yes, this is a recurring email」を選択します。
      • メールのニックネーム欄に、この定期的なメールの名前を入力します。受信者にはこのニックネームが表示されません。
      • Recipients」ドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信するユーザーを選択します。
      • Eメールの件名欄には、受信者の受信箱に表示される件名を入力します。
      • メッセージ」欄に、メールの本文を入力します。
      • デフォルトでは、メールにはダッシュボード上のすべてのレポートが含まれます。特定のレポートのみを対象とする場合は、「選択したレポートを含める」を選択し、対象とするレポートの横にあるチェックボックスを選択します。
      • 配信頻度のドロップダウンメニューをクリックし、「毎日」毎週」「毎月」を選択します。
      • 毎週」または「毎月」を選択した場合は、「配信日」のドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信する時期を選択します。
      • Scheduled time "ドロップダウンメニューをクリックして、メールを送信する時間を選択します。レポートデータはこの時間の2時間前に取り込まれます。
      • 電子メールの添付ファイルとしてエクスポートの画像を含めるには、Attach downloadable fileドロップダウンメニューをクリックして、ファイル形式を選択します。
      • デフォルトでは、メールにはダッシュボードのフィルターは含まれません。ダッシュボードの特定のフィルターを使ってメールを送信するには、「Send with filters」をクリックします。次に、「フィルターの追加」をクリックし、フィルターを選択します。
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    •  

dashboard-set-up-recurring-email

ダッシュボードの定期的なメールを管理

スーパー管理者や定期メールの所有者であれば、定期メールの修正や削除が可能です。

  • HubSpotアカウント上で、左上に表示されるHubSpotのロゴをクリックし、ダッシュボードへ移動します。
  • 左上で、現在のダッシュボードの名前をクリックして、Eメール送信またはエクスポートするダッシュボードを選択します。
  • 右上の「Actions」をクリックし、「Manage recurring e-mail」を選択します。
  • ダイアログボックスで、定期的に送信するメールを管理します。
    • メールの詳細を編集するには、メールのニックネームをクリックします。
    • 定期的なメールの所有者を変更するには
      • メールにカーソルを合わせて、「アクション」をクリックし、所有者の変更」を選択します。
      • ダイアログボックスで[Recurring email owner]ドロップダウンメニューをクリックし、新しいユーザーを選択します。
      • Change owner "をクリックします。
    • 定期的に送られてくるメールを削除するには
      • メールにカーソルを合わせて、「アクション」をクリックし、「削除」を選択します。
      • ダイアログボックスで「Delete recurring email」をクリックします。

Slack連携を介してダッシュボードを共有する

Slack連携をインストールしている場合、Slackのチームの他のメンバーとダッシュボードレポートを共有できます。

  • HubSpotアカウント上で、左上に表示されるHubSpotのロゴをクリックし、ダッシュボードへ移動します。
  • 左上で、現在のダッシュボードの名前をクリックして、Eメール送信またはエクスポートするダッシュボードを選択します。
  • 右上の[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[Slackに共有]を選択します。

dashboard-share-to-slack

  • 右側のパネルで、リンクを送信するチャネルを選択します。オプションで、Slackメッセージに添えるメッセージを入力することができます。
  • [Slackに共有]をクリックします。
  • Slackにダッシュボードのプレビューが表示されます。HubSpotでレポート権限を持っているユーザーは、Slackでリンクをクリックしてダッシュボードに直接アクセスできます。

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