연락처 이메일 기록 규칙 관리

계정의 기본 연락처 이메일 기록 규칙을 구성하고, 어떤 수신 이메일을 CRM에 기록할지 설정하세요. 모든 사용자에 대한 기록 규칙을 관리함으로써, 기존 또는 신규 연락처와 관련된 모든 커뮤니케이션이 팀 전체에서 정확하게 기록되도록 할 수 있습니다.

'절대 기록하지 않음' 목록에 이메일 주소와 도메인을 추가하여 이메일 기록 제외 항목을 관리하세요. '절대 기록하지 않음' 목록에 포함된 이메일 주소와 도메인은 이메일 기록 및 연락처 생성에서 제외됩니다.

연락처 이메일 기록 규칙 구성

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 ‘데이터 관리( Data Management)’아래에서 ‘활동( )’을클릭한 다음 ‘개체(Objects)’를클릭합니다 .
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '활동'을 선택합니다 .

4. '이메일 기록 및 추적' 탭의 '연락처 이메일 기록 규칙' 섹션에서 기록 옵션을 선택합니다:
   • '답장만 기록': CRM에 기록된 기존 스레드의 일부인 답장만 기록됩니다. 기록된 스레드와 관련이 없는 수신 메시지는 기록 되지 않습니다.
   • 알려진 연락처의 모든 이메일 기록: 개인 업무용 이메일이 연결된사용자의 경우, 기존 연락처와 주고받은 모든 이메일을 기록합니다.이는 모든 계정에 대한 기본 기록 옵션입니다.
     
     • CRM 외부(예: 이메일 클라이언트 또는 모바일 앱)에서 기존 연락처 기록으로 전송된 이메일은 CRM에 기록됩니다.
     • 기존 연락처에서 사용자에게 발송된 모든 이메일은 CRM에 기록됩니다.
     • HubSpot 외부에서 연락처가 아닌수신자에게 발송된 이메일은 기록되지 않습니다.
   • 기록된 이메일을 통해 새 연락처 생성: 알려진 연락처에 대한 모든 이메일을 기록하는 것 외에도, 이 옵션을 사용하면 연결된 개인 업무 이메일 주소로 수신된 이메일 중 CRM에 존재하지 않는 연락처가 있을 경우 새 연락처를 생성합니다.
5. '저장'을 클릭합니다.

이메일 본문 내용을 저장하지 않고 이메일 기록하기 (베타)

참고: 만약 귀하가 슈퍼 관리자인 경우, 계정을 ‘편집된 이메일 본문’ 베타 프로그램에 등록할 수 있습니다.

이메일 본문 내용을 저장하지 않고 CRM에 이메일을 기록할 수 있습니다. 이 설정을 사용하면 HubSpot에 저장되는 민감한 정보를 제한하면서 이메일 활동 기록을 유지할 수 있습니다. 예를 들어, 의료 기관의 경우 이메일 본문에 포함된 정보를 저장하지 않고도 감사 목적으로 이메일이 발송되었다는 사실을 기록해야 할 수 있습니다.

이 설정을 사용하면 HubSpot Sales 확장 프로그램이나 애드인을 통해 기록된 이메일을 비롯해, CRM에 기록된 발신 및 수신 이메일의 본문 내용을 편집할 수 있습니다. 여기에는 BCC 또는 전달 주소도 포함됩니다. 이 설정은 계정의 모든 사용자에게 적용됩니다. 사용자는 개별 이메일이나 받은 편지함별로 이메일 본문 편집 기능을 켜거나 끌 수 없습니다.

이메일 본문 비공개 처리 동작

이메일 본문 가림 기능이 켜져 있는 경우:

• 이메일 발신자, 수신자, 제목 및 첨부 파일이 CRM에 기록됩니다.
• 이메일 본문은 가려지고 [이메일 본문 내용 가려짐]이라는 자리 표시자 텍스트로 대체됩니다.

• 설정이 활성화된 후 기록된 이메일만 편집됩니다. 이전에 기록된 이메일 본문은 편집되지 않습니다.

주의: 편집된 이메일 본문 내용은 CRM 활동에서 영구적으로 삭제되며 복원할 수 없습니다. 이메일 본문 편집 기능을 비활성화하더라도 편집된 내용은 복원되지 않습니다.

이메일 본문 가림 기능 켜기

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.

2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 ‘데이터 관리’ 아래에서 ‘개체’를 클릭합니다.
3. ‘개체 ’ 페이지에서 ‘개체 선택 ’ 드롭다운 메뉴를 클릭하고 ‘활동’을 선택합니다.
4. '이메일 기록 및 추적' 탭의 '내용 가리기 ' 섹션에서 '이메일 본문 내용 가리기' 확인란을 선택합니다.
5. '저장'을 클릭합니다.

이메일 어트리뷰션

다음 규칙에 따라 CRM에 기록된 이메일의 발신자로 어떤 사용자가 지정되는지가 결정됩니다. 또한 이 규칙에 따라 영업 보고서에서 사용자의 총 활동량에 어떤 이메일이 포함되는지도 결정됩니다.

새로운 이메일 스레드를 생성하는 연락처로부터 기록된 이메일은 다음과 같이 HubSpot 사용자에게 귀속됩니다:

• 이메일에 수신자가 한 명뿐인 경우, 해당 사용자에게 귀속됩니다.
• 이메일에 수신자가 여러 명이지만 그중 한 명만 사용자와 연결된 경우, 해당 사용자에게 귀속됩니다. 이메일 주소가 사용자의 개인 업무용 이메일 주소로 연결되어 있거나, HubSpot 사용자 계정 이메일, 또는 이메일 별칭인 경우 해당 사용자와 연결된 것으로 간주됩니다.
• 이메일에 수신자가 여러 명이고, 그중 한 명 이상이 특정 사용자와 연결된 경우, 해당 연락처의 소유자에게 귀속됩니다.