E-mails opstellen en beantwoorden in de conversatie-inbox

Nadat je je inbox voor conversaties hebt ingesteld en een e-mailadres voor het team aan de inbox hebt gekoppeld, leer je hoe je rechtstreeks vanuit de inbox e-mails naar je contactpersonen kunt sturen.

Als je de HubSpot mobiele app gebruikt, leer dan hoe je op mobiele conversaties kunt reageren op e-mails.

Let op: als je niet kunt reageren op een conversatie, controleer dan of je bent toegevoegd als teamlid in de toegangsinstellingen van de inbox. Als een inbox alleen zichtbaar is voor specifieke gebruikers en teams, kunnen alleen de geselecteerde gebruikers en teams inkomende conversaties bekijken en beantwoorden. Gebruikers met accounttoegangs- of superbeheerdersrechten kunnen alle gesprekken in de inbox van het account bekijken, maar kunnen geen acties ondernemen in de inbox, zoals antwoorden op een thread, tenzij ze zijn toegevoegd als teamlid.

Een e-mail opstellen

Stel een e-mail op in de inbox om een gesprek te starten met uw contactpersonen.

• Klik linksonder op Samenstellen.

• In het pop-upvenster rechtsonder:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Aan en zoek de naam van een contactpersoon.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Van om te verzenden vanaf een ander verbonden e-mailadres van het team.
  • Voer in het veld Onderwerp je onderwerpregel in.
  • Schrijf je e-mail:
    • Gebruik het vervolgkeuzemenu Invoegen om een bestaande e-mailsjabloon te gebruiken of om een fragment, citaat, document, koppeling naar een vergadering, kennisbankartikel of video in uw antwoord in te voegen.
    • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om uw tekststijl aan te passen, een koppeling in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden.

• Klik op Verzenden. De uitgaande e-mail wordt opgeslagen in het contactrecord van de ontvanger.

U kunt de uitgaande e-mail bekijken in de Verzonden weergave in uw inbox voor gesprekken. Als je bijlagen hebt toegevoegd aan de uitgaande e-mail, worden de bijlagen ook opgeslagen in de tijdlijn van de record.

Let op: als je e-mailserver beveiligingssoftware gebruikt die bijlagen scant bij het ontvangen van e-mails, kan HubSpot mogelijk geen bijlagen loggen die zijn opgenomen in e-mail antwoorden of inkomende e-mails die zijn verzonden naar je team e-mailadres. Als je Office 365-servers bijvoorbeeld Advanced Threat Protection draaien met Dynamic Delivery ingeschakeld, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Reageren op een e-mailconversatie

Beantwoord alle berichten die zijn verzonden naar je team e-mailadres in de inbox. Er wordt een nieuw contactpersoonrecord aangemaakt voor inkomende berichten als er nog geen contactpersoonrecord met dat e-mailadres bestaat.

Let op: als een inkomend e-mailbericht niet wordt weergegeven in de inbox van je conversatie, controleer dan de map SPAM of JUNK van je Office 365 e-mailaccount. E-mails die naar de SPAM- of JUNK-map in een Office 365-inbox zijn verzonden, verschijnen niet in de conversaties-inbox.

• Klik in het linkerpaneel op een e-mailconversatie om deze te openen.
• Bekijk het antwoord op de e-mail. Als de e-mail groter is dan 100 KB, scrolt u naar de onderkant van de thread en klikt u op Volledig bericht weergeven om de volledige e-mail in een ander browsertabblad te openen.
• Schrijf uw antwoord in de antwoordeditor.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om uw tekststijl aan te passen, een koppeling in te voegen, een afbeelding toe te voegen, een emoji toe te voegen of een bestand te uploaden. Je kunt ook bestanden van je computer naar de antwoordeditor slepen .
  • Als u een document, fragment, koppeling naar een vergadering, kennisbankartikel, citaat of video wilt toevoegen aan uw antwoord, klikt u op Invoegen.

• Als u klaar bent met uw bericht, klikt u op Verzenden.

• Als u extra ontvangers wilt CC- of BCC-en, meer ontvangers wilt toevoegen in het veld Aan of het e-mailadres Van wilt bewerken, klikt u op het menu verticalMenu rechtsboven om de bewerkingsopties uit te breiden. Je kunt op down naast de naam Van klikken om te schakelen tussen de Van-adressen van je verbonden team e-mailkanalen.

• Als het gesprek voorbij is, klik je op suGesprek sluiten in de rechterbovenhoek. Als er een ticket aan het gesprek is gekoppeld, kan de gebruiker het ticket en het gesprek tegelijkertijd sluiten, of alleen het gesprek sluiten door op het vervolgkeuzemenu Meer te klikken en Gesprek sluiten te selecteren.

Je kunt een gesprek ook opnieuw toewijzen, commentaar geven op een thread, een gesprek naar een ander postvak verplaatsen, een e-mail doorsturen naar een ander team of bellen vanuit de antwoordeditor. Meer informatie over samenwerken met je team in de inbox.

Let op: als je e-mails doorstuurt naar de inbox voor conversaties, houd er dan rekening mee dat een e-mail met een onderwerpregel die "FW" of "FWD" bevat, wordt vastgelegd in het record van de oorspronkelijke afzender. Als deze voorvoegsels in de onderwerpregel staan, zoekt HubSpot naar contactgegevens in de oorspronkelijke e-mail. HubSpot bekijkt de platte tekstversie van de e-mail op deze informatie. Meer informatie over het beheren van je doorstuurinstellingen.

Berichten beantwoorden met de Slack-integratie

Als je de Slack-integratie hebt gekoppeld aan je HubSpot-account en meldingen hebt ingesteld voor je inbox voor gesprekken, kun je WhatsApp-, Facebook Messenger- en live chatberichten rechtstreeks beantwoorden via Slack.

Je kunt antwoorden in de bijbehorende Slack-thread en deze wordt automatisch gesynchroniseerd met de bijbehorende conversatie in je inbox.

Let op: antwoorden vanuit Slack wordt momenteel niet ondersteund voor gekoppelde e-mail- en formulierkanalen.