De conversatie-inbox instellen

De conversatie inbox is een centrale locatie in je HubSpot account waar berichten van al je verbonden kanalen verschijnen. Je kunt lopende conversaties bekijken, berichten beantwoorden en tickets aanmaken om problemen van klanten te volgen.

De standaard inbox instellen

Wanneer je voor het eerst een HubSpot-account maakt, maakt HubSpot automatisch een inbox voor conversaties en zorgt voor een reserve e-mailadres. Je kunt het terugval e-mailadres bewerken of extra kanalen aansluiten om berichten in de inbox te ontvangen. Je kunt ook bewerken welke gebruikers en teams toegang hebben tot de conversatie-inbox.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• U kunt de naam van de inbox wijzigen:
• Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Inbox hernoemen.
• Voer in het dialoogvenster een naam in voor het Postvak IN en klik op Naam wijzigen.
• Om een chatroom aan te sluiten en berichten in de inbox te ontvangen, klikt u op Een chatroom aansluiten en selecteert u vervolgens een chatroom. Meer informatie over het verbinden van chatrooms met het Postvak IN.

• Om een Slack-account te verbinden met de inbox, klik je in het gedeelte Slack-integratie op Slack verbinden. Meer informatie over het instellen van de Slack-integratie.

• Om te beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot de inbox, klikt u op het tabblad Toegang en selecteert u een optie:
  • • Beschikbaar voor iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
    • Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot deze inbox.
  • Klik op Opslaan.

Het terugval e-mailadres bewerken

Een fallback e-mailadres is een e-mailadres dat HubSpot beschikbaar stelt waarmee je bepaalde HubSpot tools kunt gebruiken, zoals ticketautomatisering, als je nog geen team e-mailadres hebt gekoppeld. Het fallback e-mailadres wordt ook gebruikt als je team e-mailadres plotseling wordt losgekoppeld van de conversatie-inbox.

Bij het instellen van de inbox heb je de mogelijkheid om het fallback e-mailadres aan te passen zodat het direct e-mails kan versturen. Als je het fallback e-mailadres niet wilt gebruiken, lees dan hoe je een team e-mailadres kunt koppelen om e-mails te beginnen ontvangen in de inbox.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik naast de terugval-e-mail op Bewerken.

• Schakel op het tabblad Configuratie het selectievakje HubSpot-e-mail gebruiken voor het verzenden van berichten in om het terugval e-mailadres voor verzending in te schakelen.
• Als je de naam Van die wordt weergegeven wilt aanpassen, klik je op het vervolgkeuzemenu Van naam en selecteer je een optie.

Let op: je kunt niet dezelfde Van-naam gebruiken voor meerdere fallback e-mails. De waarde van de Van-naam moet uniek zijn voor het terugval-e-mailadres.

• • Agent en bedrijfsnaam: de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam worden weergegeven wanneer de contactpersoon een e-mail ontvangt. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
  • Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.

• Om het Van-adres aan te passen, selecteert u het keuzerondje naast een van de opties.
  • Standaard gebruiken: het standaard vanaf-adres voor gebruikers met een betaalde account wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. De standaardoptie voor gratis gebruikers zal worden weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot-inbox.com.
  • Aanpassen van adres: voer in het tekstveld het e-mailadres in dat u wilt weergeven. Klik op Adres verifiëren om te bevestigen dat je toegang hebt tot dat e-mailadres.

• Je kunt het fallback e-mailadres configureren als een doorstuuradres in de instellingen van je e-mailclient, zodat e-mails die naar dat e-mailadres worden gestuurd, worden doorgestuurd naar de conversatie-inbox. Klik op Kopiëren naast het veld Doorstuuradres en voeg het toe als doorstuuradres in de instellingen van je e-mailclient.
• Een team e-mailhandtekening toevoegen:
  • Klik op Teamhandtekening toevoegen. Deze handtekening is alleen van toepassing op e-mails die rechtstreeks vanuit de conversatie-inbox worden verzonden. Lees hier hoe u uw e-mailhandtekening instelt voor e-mails die vanuit CRMrecords worden verzonden.
  • Pas in het tekstvak uw team e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor of klik op HTML om de handtekening in HTML te bewerken. Gebruik de rich text werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen of een afbeelding in te voegen. Om een personalisatietoken in te voegen die de naam van de afzender invult, klik je op het vervolgkeuzemenu Token invoegen en selecteer je Volledige naam, Voornaam of Achternaam.

• Bekijk rechts hoe de van-naam, het e-mailadres en de e-mailhandtekening in het Postvak In van de contactpersoon worden weergegeven en klik vervolgens op Opslaan.
• Als een e-mail wordt doorgestuurd naar het Postvak IN, wordt de e-mail standaard opgeslagen bij de contactpersoon van de oorspronkelijke afzender. Om deze instelling uit te schakelen, zodat e-mails worden doorgestuurd naar de afzender die de e-mail heeft doorgestuurd, klikt u op om de optie Oorspronkelijke afzender kiezen bij doorsturen van e-mails uit te schakelen.

Let op: alleen de oorspronkelijke CC-ontvangers worden getoond in de conversatie-inbox en de tijdlijn van de record. Ontvangers die zijn toegevoegd aan het CC-veld bij het doorsturen van de e-mail worden niet weergegeven.

• Klik op het tabblad Automatisering om de toewijzingsregels te configureren.
• Als je bent toegewezen aan een betaaldeSales Hub- of Service Hub-vestiging , kun je routeringsregels instellen om inkomende e-mails automatisch te routeren naar specifieke gebruikers en teams in je account:
  • Klik op om de schakelaar Conversaties automatisch toewijzen in te schakelen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:

• • • Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende e-mails toe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers en teams.
    • Eigenaar contactpersoon: inkomende e-mails toewijzen aan de eigenaar van een contactpersoon. Aan de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en de contactpersoon moet worden gevolgd met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt het bericht naar de eigenaar van de bezoeker gemaild.
  • Standaard worden inkomende gesprekken alleen toegewezen aan agenten die beschikbaar zijn. Als er geen agenten beschikbaar zijn, wordt de e-mailconversatie niet toegewezen. Je kunt het selectievakje Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers uitschakelen om toewijzing op basis van beschikbaarheid van agenten uit te schakelen.

Let op: inkomende berichten kunnen alleen automatisch worden gerouteerd naar gebruikers met toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seats. Als de gebruiker geen toegang heeft tot een betaalde account, kun je deze niet opnemen in de regels voor automatische toewijzing.

• Om de standaard ticket eigenschappen te bewerken, inclusief de ticket pijplijn en het stadium:
• Klik op Bewerk ticket naast de instelling Behandel inkomende conversaties als supporttickets .
• Gebruik in het rechterpaneel de vervolgkeuzemenu's om de eigenschappen te bewerken.
• Als je automatische toewijzingsregels hebt ingesteld in de inbox, is de eigenaar van het ticket standaard dezelfde als de eigenaar van de conversatie. Om de eigenaar van het ticket te wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu Eigenaar ticket en selecteer je een andere optie.

• • Klik op Opslaan.

• Klik op Opslaan om het bewerken van je fallback e-mailadres te voltooien.

Als u wijzigingen hebt aangebracht in uw configuratie of routeringsregels, zien uw contactpersonen de bijgewerkte van-naam, van-adres en e-mailhandtekening wanneer ze een e-mail van u ontvangen.

Een nieuwe inbox maken( alleenProfessional of Enterprise )

Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen meerdere inboxen voor gesprekken maken. Dit is handig als je meerdere teams hebt die toegang moeten hebben tot de conversatietool, maar je wilt je berichten gesegmenteerd en georganiseerd houden. Je kunt bijvoorbeeld een verkoopinbox maken om vragen over prijzen en verpakkingen te beheren en een klantensupportinbox voor je supportteam om inkomende verzoeken te beheren.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Nieuwe inbox maken.
• Voer in het veld Naam inbox team een naam in voor uw inbox.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Wie heeft toegang tot Postvak IN om te kiezen wie dit postvak mag zien. Je kunt ook teamleden toevoegen of verwijderen nadat je je postvak hebt aangemaakt.
  • Iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
  • Specifieke gebruikers en teams: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot de inbox.

Let op: inkomende conversaties kunnen alleen automatisch worden toegewezen aan gebruikers met een betaalde seat, maar gratis gebruikers kunnen nog steeds niet-toegewezen conversaties toewijzen en erop reageren als ze toegang hebben tot de inbox.

Als je Specifieke gebruikers en teams kiest, kunnen gebruikers met accounttoegang of superbeheerdersrechten alle gesprekken in de inbox in de portal bekijken, maar kunnen ze geen acties ondernemen in de inbox, zoals reageren op een thread, tenzij ze als teamlid zijn geselecteerd in de toegangsinstellingen van de inbox.

• Klik op Volgende.
• Selecteer een chatroom om te verbinden of klik op Later een chatroom verbinden.

Meer informatie over het verbinden van chatrooms met de conversatie-inbox.

Wanneer u naar de instellingen van de inbox gaat, verschijnt er een lijst met verbonden kanalen. U kunt de instellingen van de bestaande chatrooms bewerken of extra chatrooms verbinden. Leer hoe u e-mails opstelt en beantwoordt in de inbox of chat met uw websitebezoekers.

Kanaalstatus beheren

U kunt een verbonden chatroom uitschakelen in de instellingen van uw inbox:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik op om de Status aan of uit te zetten voor een verbonden chatroom.

Als een chatroom is uitgeschakeld, kun je geen berichten meer versturen vanuit de chatroom in HubSpot. Bovendien worden inkomende berichten naar de chatroom niet weergegeven in de conversatietool en niet gelogd in de CRM.