De inbox voor gesprekken instellen

De inbox voor gesprekken is een centrale locatie in je HubSpot account waar berichten van al je verbonden kanalen verschijnen. Je kunt lopende gesprekken bekijken, berichten beantwoorden en tickets aanmaken om problemen van klanten te volgen.

De standaard inbox instellen

Wanneer je voor het eerst een HubSpot account maakt, zal HubSpot automatisch een inbox voor gesprekken aanmaken en een reserve e-mailadres instellen. Je kunt het terugval e-mailadres bewerken of extra kanalen koppelen om berichten te ontvangen in de inbox. Je kunt ook bewerken welke gebruikers en teams toegang hebben tot de inbox voor gesprekken.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• U kunt de naam van het Postvak IN wijzigen:
• Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Inbox hernoemen.
• Voer in het dialoogvenster een naam in voor het Postvak IN en klik op Naam wijzigen.
• Om een chatroom te verbinden om berichten in de inbox te ontvangen, klikt u op Een chatroom verbinden en selecteert u vervolgens een chatroom. Meer informatie over het verbinden van chatrooms met het Postvak IN.

• Om een Slack-account te verbinden met de inbox, klik je in het gedeelte Slack-integratie op Slack verbinden. Meer informatie over het instellen van de Slack-integratie.

• Om te beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot de inbox, klik je op het tabblad Toegang en selecteer je een optie:
  • • Beschikbaar voor iedereen: elke HubSpot gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
    • Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot deze inbox.
  • Klik op Opslaan.

Het reserve e-mailadres bewerken

Een fallback e-mail is een e-mail die HubSpot beschikbaar stelt waarmee je bepaalde HubSpot tools kunt gebruiken, zoals ticket automatisering, als je nog geen team-e-mail adres hebt gekoppeld. De terugval-e-mail wordt ook gebruikt als je team-e-mailadres plotseling wordt losgekoppeld van de inbox voor gesprekken.

Bij het instellen van de inbox heb je de optie om het fallback e-mailadres aan te passen zodat je direct kunt beginnen met het verzenden van e-mails. Als je het fallback e-mailadres niet wilt gebruiken, lees dan hoe je een team-e-mail adres kunt koppelen om e-mails in de inbox te ontvangen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik naast de terugval-e-mail op Bewerken.

• Schakel het selectievakje HubSpot-e-mail gebruiken voor het verzenden van berichten in op het tabblad Configuratie .
• Als je de naam Van die wordt weergegeven wilt aanpassen, klik je op het vervolgkeuzemenu Van naam en selecteer je een optie.

Let op: je kunt niet dezelfde van-naam gebruiken voor meerdere fallback e-mails. De waarde van de van-naam moet uniek zijn voor het fallback e-mailadres.

• • Agent en bedrijfsnaam: de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam worden weergegeven wanneer de contactpersoon een e-mail ontvangt. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
  • Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.

• Om het Van-adres aan te passen, selecteert u een van de volgende opties:
  • Gebruik standaard: het standaard vanaf-adres voor gebruikers met een betaald account wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. De standaardoptie voor gratis gebruikers wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot-inbox.com.
  • Aanpassen vanaf adres: voer in het tekstveld het e-mailadres in dat u wilt laten weergeven. Klik op Adres verifiëren om te bevestigen dat je toegang hebt tot dat e-mailadres.

• Je kunt het fallback e-mailadres configureren als een doorstuuradres in de instellingen van je e-mailclient, zodat e-mails die naar dat e-mailadres worden gestuurd, worden doorgestuurd naar de inbox van de gesprekken. Klik op Kopiëren naast het veld Doorstuuradres en voeg het toe als doorstuuradres in de instellingen van je e-mailclient.
• Een team-e-mail handtekening toevoegen:
  • Klik op Teamhandtekening toevoegen. Deze handtekening is alleen van toepassing op e-mails die rechtstreeks vanuit de inbox van gesprekken worden verzonden. Lees hier hoe u uw e-mailhandtekening instelt voor e-mails die vanuit CRM records worden verzonden.
  • Pas in het tekstvak uw team-e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor of klik op HTML om de handtekening in HTML te bewerken. Gebruik de rich text werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen of een afbeelding in te voegen. Om een personalisatietoken in te voegen die de naam van de afzender invult, klik je op het vervolgkeuzemenu Token invoegen en selecteer je Volledige naam, Voornaam of Achternaam.

• Bekijk rechts hoe de van-naam, het e-mailadres en de e-mailhandtekening in de inbox van de contactpersoon worden weergegeven en klik vervolgens op Opslaan.
• Als een e-mail wordt doorgestuurd naar de inbox, wordt de e-mail standaard opgeslagen in het Contactpersoonrecord van de oorspronkelijke afzender. Om deze instelling uit te schakelen, zodat e-mails worden doorgestuurd naar de afzender die de e-mail heeft doorgestuurd, klikt u op om de optie Oorspronkelijke afzender kiezen bij doorsturen van e-mails uit te schakelen.

Let op: alleen de oorspronkelijke CC-ontvangers worden weergegeven in de inbox van de conversatie en de tijdlijn van het record. Ontvangers die zijn toegevoegd aan het CC-veld bij het doorsturen van de e-mail worden niet weergegeven.

• Klik op het tabblad Automatisering om de toewijzingsregels te configureren.
• Als je bent toegewezen aan een Sales Hub of Service Hub betaalde seat, kun je routeringsregels instellen om inkomende e-mails automatisch te routeren naar specifieke gebruikers en teams in je account:
  • Klik op om de schakelaar Gesprekken automatisch toewijzen in te schakelen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:

• • • Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende e-mails toe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers en teams.
    • Eigenaar Contactpersoon: inkomende e-mails toewijzen aan de verantwoordelijke van een contactpersoon. Aan het Contactpersoonrecord moet een verantwoordelijke zijn toegewezen en het moet worden gevolgd met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt het bericht naar de verantwoordelijke van de bezoeker gemaild.
  • Standaard worden inkomende gesprekken alleen toegewezen aan agenten die beschikbaar zijn. Als er geen agenten beschikbaar zijn, wordt de e-mailconversatie niet toegewezen. Je kunt het selectievakje Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers uitschakelen om toewijzing op basis van beschikbaarheid van agenten uit te schakelen.

Let op: inkomende berichten kunnen alleen automatisch worden doorgestuurd naar gebruikers met een betaalde Sales Hub of Service Hub seat. Als de gebruiker geen toegang heeft tot een betaalde account, kun je deze niet opnemen in de regels voor automatische toewijzing.

• Om de standaard ticket eigenschappen te bewerken, inclusief de ticketpijplijn en het stadium:
• Klik op Bewerk ticket naast de instelling Behandel inkomende gesprekken als supporttickets .
• Gebruik in het rechterpaneel de vervolgkeuzemenu's om de eigenschappen te bewerken.
• Als je automatische toewijzingsregels in de inbox hebt ingesteld, is de eigenaar van het ticket standaard dezelfde als de eigenaar van de conversie. Om de eigenaar van het ticket te wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu Eigenaar ticket en selecteer je een andere optie.

• • Klik op Opslaan.

• Klik op Opslaan om het bewerken van je fallback e-mailadres te voltooien.

Als je wijzigingen hebt aangebracht in je configuratie of routeringsregels, zien je contactpersonen de bijgewerkte van-naam, van-adres en e-mailhandtekening wanneer ze een e-mail van je ontvangen.

Een nieuwe inbox maken( alleenProfessional of Enterprise )

Gebruikers met een Professional of Enterprise account kunnen meerdere inboxen voor gesprekken aanmaken. Dit is handig als je meerdere teams hebt die toegang nodig hebben tot de Gesprekken tool, maar je wilt je berichten gesegmenteerd en georganiseerd houden. Je kunt bijvoorbeeld een verkoopinbox maken om vragen over prijzen en verpakkingen te beheren en een ondersteuningsinbox voor je supportteam om inkomende verzoeken te beheren.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Nieuwe inbox maken.
• Voer in het veld Naam inbox team een naam in voor uw inbox.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Wie heeft toegang tot Postvak IN om te kiezen wie dit postvak mag zien. Je kunt ook teamleden toevoegen of verwijderen nadat je je postvak hebt aangemaakt.
  • Iedereen: elke HubSpot gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
  • Specifieke gebruikers en teams: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot de inbox.

Let op: inkomende gesprekken kunnen alleen automatisch worden toegewezen aan gebruikers met een betaalde account, maar gratis gebruikers kunnen nog steeds niet-toegewezen gesprekken toewijzen en erop reageren als ze toegang hebben tot de inbox.

Als je Specifieke gebruikers en teams kiest, kunnen gebruikers met accounttoegang of Superbeheerders machtigingen alle gesprekken in de inbox in het portaal bekijken, maar kunnen ze geen acties ondernemen in de inbox, zoals reageren op een thread, tenzij ze zijn geselecteerd als teamlid in de toegangsinstellingen van de inbox.

• Klik op Volgende.
• Selecteer een kanaal om verbinding mee te maken of klik op Later een kanaal verbinden.

Meer informatie over het verbinden van kanalen met de inbox voor gesprekken.

Wanneer je naar de instellingen van de inbox gaat, verschijnt er een lijst met verbonden kanalen. Je kunt de instellingen van de bestaande kanalen bewerken of extra kanalen aansluiten. Leer hoe u e-mails kunt opstellen en beantwoorden in de inbox of hoe u kunt chatten met bezoekers van uw website.

Kanaalstatus beheren

Je kunt een verbonden kanaal uitschakelen in je inbox-instellingen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik op om de Statusschakelaar aan of uit te zetten voor een verbonden kanaal.

Als een kanaal is uitgeschakeld, kun je geen berichten meer versturen vanuit het kanaal in HubSpot. Bovendien worden alle inkomende berichten naar het kanaal niet weergegeven in de conversietool en niet gelogd in het CRM.