De conversatie-inbox instellen

De gesprekkeninbox is een centrale locatie in uw HubSpot-account waar berichten van al uw verbonden kanalen worden weergegeven. U kunt lopende gesprekken bekijken en op berichten reageren.

Afhankelijk van uw HubSpot-abonnement kunt u de standaard gesprekkeninbox bewerken of nieuwe inboxen aanmaken .

Let op: alle accounts die na 1 april 2024 zijn aangemaakt, kunnen geen tickets aanmaken vanuit kanalen die zijn verbonden met de inbox. Leer in plaats daarvan hoe u tickets kunt beheren in de helpdesk. Anders kunt u de inbox gebruiken als een gedeelde inbox.

De standaard inbox instellen

Wanneer u voor het eerst een HubSpot-account aanmaakt, maakt HubSpot automatisch een inbox voor gesprekken aan en stelt een reserve-e-mailadres in. U kunt het reserve-e-mailadres bewerken of extra kanalen koppelen om berichten in de inbox te ontvangen. U kunt ook bewerken welke gebruikers en teams toegang hebben tot de inbox voor gesprekken.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox > Inboxen.
3. Om de inbox te hernoemen:
   • Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Inbox hernoemen.
   • Voer in het dialoogvenster een naam in voor de inbox en klik op Hernoemen.
4. Om een kanaal te koppelen zodat je berichten in de inbox kunt ontvangen, klik je op Een kanaal koppelen en selecteer je een kanaal. Meer informatie over het koppelen van kanalen aan de inbox.
5. Om een Slack-account te koppelen aan de inbox,klik je in hetgedeelte Slack-integratie op Slack koppelen. Meer informatie over het instellen van de Slack-integratie.
6. Om te beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot de inbox, klik je op het tabblad Toegang en selecteer je een optie:
   
   • Beschikbaar voor iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
   • Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot deze inbox.
7. Klik op Opslaan.

Het fallback-e-mailadres bewerken

Een fallback-e-mail is een e-mail die HubSpot verstrekt en waarmee je bepaalde HubSpot-tools kunt gebruiken, zoals ticketautomatisering, als je nog geen team-e-mailadres hebt gekoppeld. De fallback-e-mail wordt ook gebruikt als je team-e-mailadres plotseling wordt losgekoppeld van de inbox voor gesprekken.

Bij het instellen van de inbox hebt u de mogelijkheid om het fallback-e-mailadres aan te passen om onmiddellijk te beginnen met het verzenden van e-mails. Als u het fallback-e-mailadres niet wilt gebruiken, lees dan hoe u een team-e-mailadres kunt koppelen om e-mails in de inbox te ontvangen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox > Inboxen.
3. Klik naast het reserve-e-mailadres op Bewerken.

4. Om het fallback-e-mailadres voor verzending in te schakelen, selecteer je op het tabblad Configuratie het selectievakje Gebruik het HubSpot-e-mailadres voor het verzenden van berichten .
5. Om de weergegeven afzendernaam aan te passen, klik je op het vervolgkeuzemenu Afzendernaam en selecteer je een optie.

Let op: je kunt niet dezelfde afzender gebruiken voor meerdere reserve-e-mailadressen. De waarde van de afzender moet uniek zijn voor het reserve-e-mailadres.

• • Naam van agent en bedrijf: de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam worden weergegeven wanneer de contactpersoon een e-mail ontvangt. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
  • Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.

6. Om het afzenderadres aan te passen, selecteert u een van de volgende opties: 
   • Standaard gebruiken: het standaard afzenderadres voor gebruikers met een betaald account wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. De standaardoptie voor gratis gebruikers wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot-inbox.com.

6. • Afzenderadres aanpassen: alsu een e-mailadres invoert dat niet wordt herkend, moet u verifiëren dat u toegang hebt tot dat domein. Klik opuw domein koppelenomuw e-mailverzendingsdomein te koppelen ente verifiëren.
7. U kunt het fallback-e-mailadres configureren als een doorstuuradres in de instellingen van uw e-mailclient, zodat e-mails die naar dat e-mailadres worden verzonden, worden doorgestuurd naar de inbox voor gesprekken. Klikop Kopiëren naast het veld Doorstuuradres en voeg het vervolgens toe als doorstuuradres in de instellingen vanuw e-mailclient.
8. Om een team-e-mailhandtekening toe te voegen:

1. • Klik op Teamhandtekening toevoegen. Deze handtekening is alleen van toepassing op e-mails die rechtstreeks vanuit de inbox van Conversaties worden verzonden. Lees hoe u uw e-mailhandtekening kunt instellen voor e-mails die vanuit CRM-records worden verzonden.
   • Pas in het tekstvak uw team-e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor of klik op HTML en bewerk de handtekening in HTML.
   • Gebruik de werkbalk voor rich text onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen of een afbeelding in te voegen.
   • Om een personalisatietoken in te voegen waarmee de naam van de afzender wordt ingevuld, klikt u op het vervolgkeuzemenu Token invoegen en selecteert u Volledige naam, Voornaam of Achternaam. Als u zich hebt aangemeld voor de Meer personalisatieopties voor e-mailhandtekeningen van teams (bèta ), kunt u ook het e-mailadres, de functietitel en het telefoonnummer van de afzender toevoegen.

9. Bekijk rechts een voorbeeld van hoe de afzendernaam, afzender-e-mailadres en e-mailhandtekening in de inbox van de contactpersoon zullen verschijnen en klik vervolgens op Opslaan.
10. Standaard wordt een e-mail die naar de inbox wordt doorgestuurd, geregistreerd in het contactrecord van de oorspronkelijke afzender. Om deze instelling uit te schakelen, zodat e-mails worden geregistreerd bij de afzender die de e-mail heeft doorgestuurd, klikt u op de schakelaar Oorspronkelijke afzender van doorgestuurde e-mails kiezen om deze uit te schakelen.

Let op: alleen de oorspronkelijke CC-ontvangers worden weergegeven in de inbox van het gesprek en de tijdlijn van het record. Ontvangers die bij het doorsturen van de e-mail aan het CC-veld zijn toegevoegd, worden niet weergegeven.

11. Klik op het tabblad Automatisering om uw toewijzingsregels te configureren.
12. Als u bent toegewezen aan een Sales- of Service-licentie, kunt u routeringsregels instellen om inkomende e-mails automatisch door te sturen naar specifieke gebruikers en teams in uw account:
    • Klik om de schakelaar Conversaties automatisch toewijzen in te schakelen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:

• • • Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende e-mailstoe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers en teams.
    • Contacteigenaar: wijs inkomende e-mailstoe aan de eigenaar van een contactpersoon. De contactpersoon moet een eigenaar hebben die aan zijn of haar record is toegewezen en met een cookie worden gevolgd. Als de eigenaar offline is, wordt de inzending per e-mail naar de eigenaar van de bezoeker gestuurd.
  • Standaard worden inkomende gesprekken alleen toegewezen aan beschikbare agents. Als er geen agents beschikbaar zijn, wordt het e-mailgesprek niet toegewezen. U kunt het selectievakje Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers uitschakelen om toewijzing op basis van beschikbaarheid van agents uit te schakelen.

Let op: inkomende berichten kunnen alleen automatisch worden doorgestuurd naar gebruikers met toegewezen Sales-of Service-licenties. Als de gebruiker geen toegang heeft tot een betaalde licentie, kunt u deze niet opnemen in uw automatische toewijzingsregels.

13. Om de standaardinstellingen van tickets te bewerken, inclusief de ticketpijplijn en -fase:
• Klik op Ticket bewerken naast de instelling Inkomende gesprekken behandelen als supporttickets .
• Gebruik in het rechterpaneel de vervolgkeuzemenu's om de eigenschappen te bewerken.
• Als u automatische toewijzingsregels in de inbox hebt ingesteld, is de ticketbezitter standaard dezelfde als de gespreksbezitter. Om de ticketbezitter te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Ticketbezitter en selecteert u een andere optie.

• • Klik op Opslaan.

14. Klik op Opslaan om het bewerken van uw fallback-e-mailadres te voltooien.

Als u wijzigingen hebt aangebracht in uw configuratie of routeringsregels, zien uw contactpersonen de bijgewerkte afzendernaam, afzenderadres en e-mailhandtekening wanneer ze een e-mail van u ontvangen.

Een nieuwe inbox aanmaken ( alleen Professional of Enterprise )

Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen meerdere conversatie-inboxen aanmaken. Dit is handig als u meerdere teams hebt die toegang moeten hebben tot de conversatietool, maar u uw berichten gesegmenteerd en georganiseerd wilt houden. U kunt bijvoorbeeld een verkoopinbox aanmaken om vragen over prijzen en verpakkingen te beheren en een klantenservice-inbox voor uw ondersteuningsteam om binnenkomende verzoeken te beheren.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox > Inboxen.
3. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Nieuwe inbox maken.
4. Voer in het veld Team-inboxnaam een naam in voor uw inbox.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Wie heeft toegang tot de inbox om te kiezen wie deze inbox kan zien. Je kunt ook teamleden toevoegen of verwijderen nadat je je inbox hebt aangemaakt.
   • Iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
   • Specifieke gebruikers en teams: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot de inbox.

Let op: inkomende gesprekken kunnen alleen automatisch worden toegewezen aan gebruikers met een betaald account, maar gratis gebruikers kunnen nog steeds niet-toegewezen gesprekken toewijzen en beantwoorden als ze toegang hebben tot de inbox.

Als je 'Specifieke gebruikers en teams' kiest, kunnen gebruikers met accounttoegang of superbeheerdersrechten alle gesprekken in de inbox in de portal bekijken, maar geen acties uitvoeren in de inbox, zoals reageren op een thread, tenzij ze zijn geselecteerd als teamlid in de toegangsinstellingen van de inbox .

6. Klik op Volgende.
7. Selecteer een kanaal om verbinding te maken, of klik op Een kanaal later verbinden.

Meer informatie over het verbinden van kanalen met de inbox voor gesprekken.

Wanneer u naar de instellingen van de inbox navigeert, verschijnt er een lijst met verbonden kanalen. U kunt de instellingen van de bestaande kanalen bewerken of extra kanalen verbinden. Lees hoe u e-mails kunt opstellen en beantwoorden in de inbox of kunt chatten met bezoekers van uw website.

Kanaalstatus beheren

U kunt een verbonden kanaal uitschakelen in uw instellingen voor de inbox:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox > Inboxen.
3. Klik om destatusknopvoor een gekoppeld kanaal in of uit te schakelen.

Als een kanaal is uitgeschakeld, kunt u geen berichten meer verzenden vanuit het kanaal in HubSpot. Bovendien worden inkomende berichten naar het kanaal niet weergegeven in de conversatietool en worden ze niet geregistreerd in het CRM.