Records samenvoegen

In je HubSpot account kun je twee records van hetzelfde object samenvoegen tot één record. Je kunt twee bedrijven, contacten, deals, tickets of aangepaste objectrecords samenvoegen. Als er bijvoorbeeld twee bedrijfsrecords zijn gemaakt voor HubSpot, kun je de ene samenvoegen in de andere, wat resulteert in één bedrijfsrecord met activiteiten en associaties van beide records.

Voordat je records samenvoegt

Voordat u records samenvoegt, moet u begrijpen hoe uw recordgegevens worden beïnvloed. Het verwachte gedrag voor het samenvoegen van records verschilt afhankelijk van de objectrecords die u samenvoegt. Lees meer over wat er met je gegevens gebeurt bij elk type samenvoeging.

Het is ook belangrijk om te weten dat als u eenmaal twee records hebt samengevoegd, het niet mogelijk is om ze weer samen te voegen. Voor contactpersonen en bedrijven kunt u een nieuw record maken met de samengevoegde e-mailadressen of domeinnamen. Voor alle objecten kunt u de eigenschapSamengevoegde [record] ID's gebruiken om eerder samengevoegde records te bekijken.

Records samenvoegen

U kunt records in uw account samenvoegen:

• Navigeer naar uw records:
  
  • Contacts: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.
• Klik op de naam van de record die als uw primaire record wordt beschouwd.
• Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Samenvoegen.

• Klik in het dialoogvenster op het dropdown menu, zoek en selecteer de record die u wilt samenvoegen met de primaire record.

• Zodra u uw secundaire record hebt geselecteerd, klikt u op Samenvoegen.

Let op: als u tijdens een gesprek records samenvoegt, wordt het gesprek automatisch verbroken.

Je krijgt een melding dat de samenvoeging bezig is. Het kan tot 30 minuten duren voordat alle activiteiten van de records zijn gesynchroniseerd.

Als het samenvoegen mislukt, kan dit te wijten zijn aan een samenvoeglimiet. Je kunt records niet samenvoegen als ze zijn opgenomen in een gecombineerd totaal van 250+ samenvoegingen (bijv. Contact A en Contact B zijn elk betrokken geweest bij 130 samenvoegingen). Zodra deze limiet is bereikt, moet u een nieuw record maken of het record handmatig bewerken in plaats van samen te voegen. Er zijn ook bepaalde scenario's waarin u geenbedrijven kunt samenvoegen.

Records bekijken die zijn samengevoegd

U kunt de eigenschappen Samengevoegd [record] ID's gebruiken om te bekijken welke records eerder betrokken waren bij een samenvoeging. U kunt deze eigenschap openen op een individueel record, of al uw records filteren op basis van of ze een waarde voor de eigenschap hebben.

Om de eigenschap op een individueel record te bekijken:

• Navigeer naar je records.
• Klik op de naam van een record.
• Blader in het linkerpaneel naar de onderkant van het gedeelte Over deze [record] en klik vervolgens op Alle eigenschappen weergeven.
• Voer in de zoekbalk Samengevoegd in.
• Als het record betrokken was bij een samenvoeging, bevat de eigenschap Samengevoegde [record] ID's de Record ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Om alle records van een specifiek object te bekijken die betrokken waren bij een samenvoeging:

• Navigeer naar uw records.
• Klik boven de tabel op Alle filters.
• Voer in het rechterpaneel, in de zoekbalk, Samengevoegd in en selecteer vervolgens Samengevoegde [record] ID's.
• Selecteren is bekend.

• Klik op Filter toepassen en vervolgens op de X rechtsboven om het paneel te sluiten.

• De weergave zal alleen records bevatten die in een samenvoeging zijn opgenomen. Voor deze records bevat de eigenschap de Record ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Meer informatie over het filteren van uw records.

Wat gebeurt er als ik records samenvoeg?

Afhankelijk van het object waartoe de samengevoegde records behoren, verschilt de logica voor het samenvoegen. Hieronder leest u wat u kunt verwachten als u records binnen een bepaald object samenvoegt.

Bedrijf voegt samen

Als je bedrijven samenvoegt, blijft het primaire bedrijfsrecord over na de samenvoeging. Het secundaire bedrijf wordt samengevoegd in het primaire record. In de volgende scenario's kunt u geen bedrijven samenvoegen:

• Een bedrijf is momenteel een ouder- of kindbedrijf. Je moet de ouder- of kindrelatie verwijderen voordat je het bedrijf samenvoegt met een andere bedrijfsrecord.
• Als je de HubSpot Salesforce integratie hebt ingeschakeld, kun je geen bedrijven samenvoegen. Leer hoe je dubbele bedrijven beheert terwijl je de HubSpot-Salesforce integratie gebruikt.

Leer in de volgende secties hoe samenvoegingen de bedrijfseigenschappen, associaties, activiteiten, workflowinschrijvingen en Salesforce-synchronisatie beïnvloeden.

Bedrijfseigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle koppelingen en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het primaire bedrijfsrecord. Over het algemeen wordt de meest recente waarde voor elke eigenschap overgenomen door het primaire bedrijf. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Bedrijfsnaam: de naam van het primaire bedrijf wordt gehandhaafd.
• Bedrijfsdomeinnaam: het webadres van het primaire bedrijf wordt gehandhaafd.
• Levenscyclusstadium: het stadium dat het verst in de trechter ligt, wordt gehandhaafd. Bijvoorbeeld, als één bedrijf een Lead is en het andere een Klant, zal het samengevoegde bedrijf een levenscyclusstadium van Klant hebben.
• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste bedrijf wordt gehandhaafd.
• Analytics eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal pageviews en bezoeken voor beide bedrijven gecombineerd.
• Analytics - Original Source Type: de oudste waarde voor de oorspronkelijke bron-eigenschap wordt behouden, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde staan.

De geschiedenis van de waarde van de eigenschap voor beide bedrijfsrecords is nog steeds te vinden in Eigendomsgeschiedenis in het record van het primaire bedrijf.

Workflow inschrijvingen (alleenProfessional en Enterprise )

• Het secundaire bedrijf wordt niet ingeschreven in alle workflows.
• Het primaire bedrijf zal zich niet automatisch inschrijven voor workflows als gevolg van gegevenswijzigingen die plaatsvonden tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan het primaire bedrijf worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Salesforce sync (alleenProfessional en Enterprise )

Je hebt niet de mogelijkheid om bedrijfsrecords samen te voegen als je account is geïntegreerd met Salesforce. Om dubbele records in HubSpot op te ruimen terwijl de integratie is geïnstalleerd, kun je de extra dubbele bedrijven in HubSpot verwijderen met behulp van de tool voor duplicatenbeheer. Zorg ervoor dat u het bedrijf in HubSpot behoudt dat synchroniseert met het primaire account in Salesforce. Als je dubbele bedrijven hebt die synchroniseren vanuit Salesforce, kun je de accounts samenvoegen of de extra dubbele accounts in Salesforce verwijderen.

Contacten samenvoegen

Als u contacten samenvoegt, blijft het primaire contactrecord na de samenvoeging bestaan. Het secundaire contact wordt samengevoegd in het primaire record.

In de volgende secties leest u hoe samenvoegingen van invloed zijn op contacteigenschappen, koppelingen, activiteiten, lidmaatschappen van lijsten, communicatieabonnementen, formulierinzendingen, workflowinschrijvingen en Salesforce-synchronisatie.

Contacteigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle koppelingen en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op de primaire contactpersoonrecord. In het algemeen wordt de meest recente waarde voor elke eigenschap overgenomen door de primaire contactpersoon. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• E-mail: het e-mailadres van de primaire contactpersoon wordt gehandhaafd als het primaire e-mailadres. Het e-mailadres van het secundaire contact wordt toegevoegd als secundair e-mailadres.
• Levenscyclusstadium: het stadium dat het verst in de trechter ligt, wordt gehandhaafd. Bijvoorbeeld, als één contactpersoon een Lead is en de andere een Klant, krijgt het samengevoegde contact een levenscyclusstadium van Klant.
• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste contact wordt gehandhaafd.
• Aantal conversies en aantal unieke ingediende formulieren: deze worden samengevoegd met de waarden voor elk contact. Als het primaire contact bijvoorbeeld drie formulieren heeft ingediend en het secundaire contact twee, dan wordt de waarde voor Aantal ingediende formulieren vijf.
• Status marketingcontacten: als uw account marketingcontacten heeft, wordt de meest verkoopbare status aangehouden. Als bijvoorbeeld één contactpersoon is ingesteld als Marketing en de andere als Niet-marketing, wordt het samengevoegde contact ingesteld als Marketing.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal bekeken pagina's voor beide contacten samen.
• Analytics - Type oorspronkelijke bron: de oudste waarde voor de oorspronkelijke bron-eigenschap wordt bewaard, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde staan.
• Eigenschappen e-mailinformatie: de waarden van het primaire contact blijven voor deze eigenschappen behouden, inclusief de opt-out-eigenschappen.
• Rechtsgrondslag: de meest recente waarden van beide contactpersonen worden bewaard.

Lijst lidmaatschappen

• Het secundaire contact wordt verwijderd uit alle statische lijsten.
• Actieve lijst lidmaatschappen kunnen veranderen als gevolg van gegevens wijzigingen die gebeuren tijdens de samenvoeging.

Communicatie abonnementen

Als je GDPR-instellingen hebt ingeschakeld, heeft de contactpersoon een reeks abonnementen voor zijn primaire e-mailadres, en een andere reeks abonnementen voor zijn secundaire e-mailadres.

Formulier inschrijvingen

• Alle cookies (HubSpot usertokens) die waren gekoppeld aan een van beide contactpersonen worden samengevoegd in het primaire contact.
• Als het secundaire contact een formulier indient vanaf een apparaat waarop het eerder was ingediend, worden de indieningsgegevens ontdubbeld en gekoppeld aan het primaire contact.
• Het e-mailadres van het secundaire contact wordt permanent gekoppeld aan het primaire contact. Als de contactpersoon een formulier indient vanaf een apparaat waarop hij nog nooit eerder een formulier heeft ingediend, maar het e-mailadres van de secundaire contactpersoon gebruikt, wordt deze indiening weergegeven in de record van de primaire contactpersoon.

Workflow inschrijvingen (alleenProfessional en Enterprise )

• De secundaire contactpersoon wordt afgemeld voor alle workflows.
• Standaard wordt de primaire contactpersoon niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens de samenvoeging. U kunt ervoor kiezen dat samengevoegde contactpersonen zich inschrijven op het moment van de samenvoeging in uw workflowinstellingen.
• In de toekomst kan de primaire contactpersoon worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Salesforce-synchronisatie (alleenProfessional en Enterprise )

Als je de HubSpot-Salesforce sync hebt ingeschakeld, heeft het samenvoegen van contacten in HubSpot een impact op Salesforce.

Let op: als beide records die je in HubSpot hebt samengevoegd synchroniseren met Salesforce, is het aan te raden om de records in Salesforce samen te voegen. Je wilt het Salesforce-record behouden dat synchroniseert met het primaire contactrecord in HubSpot.

• Aangezien elk HubSpot-record slechts aan één Salesforce-record kan worden gekoppeld, zal na de samenvoeging in HubSpot alleen het primaire contact blijven synchroniseren met het Salesforce-record.
• Als het secundaire contact dat werd samengevoegd in het primaire contact synchroniseerde met Salesforce, zal dat record in Salesforce niet langer synchroniseren met HubSpot omdat het record niet langer bestaat.

Overeenkomst samenvoegen

Wanneer je deals samenvoegt, wordt een nieuw dealrecord gemaakt met een unieke Record ID.

In de volgende secties leest u hoe samenvoegingen van invloed zijn op deal eigenschappen, koppelingen, activiteiten en workflow inschrijvingen.

Deal eigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe dealrecord. In het algemeen worden de eigenschappen van de primaire deal overgenomen door het resulterende dealrecord. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor de oudste deal wordt gehandhaafd.
• Deal ID: de resulterende deal krijgt een geheel nieuwe waarde.

Workflow inschrijvingen (alleenProfessional en Enterprise )

• Alle primaire en secundaire deals die vóór een samenvoeging in workflows zijn geregistreerd, worden na een samenvoeging verwijderd.
• De resulterende deal wordt niet ingeschreven in de workflows waarin de primaire en secundaire deals waren ingeschreven als gevolg van de samenvoeging.
• De resulterende deal wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan de resulterende deal worden aangemeld voor workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Ticket samenvoegen

Wanneer je tickets samenvoegt, wordt een nieuw ticketrecord aangemaakt met een unieke Record ID.

In de volgende secties leest u hoe samenvoegingen van invloed zijn op ticket eigenschappen, associaties, activiteiten, SLA's en workflow inschrijvingen.

Ticket eigenschappen, associaties en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe ticketrecord. In het algemeen worden de eigenschappen van het primaire ticket overgenomen door het resulterende ticketrecord. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste ticket wordt gehandhaafd.
• Ticket ID: het resulterende ticket krijgt een geheel nieuwe waarde.

SLA's

Wanneer u tickets samenvoegt die beide SLA's bevatten, zal het nieuwe ticket de SLA van het primaire ticket overnemen. Als slechts één van de tickets een SLA heeft, zal het nieuwe ticket de SLA van dat ticket overnemen.

Workflow aanmeldingen (alleenProfessional en Enterprise )

• Alle primaire en secundaire tickets die zijn geregistreerd in workflows vóór een samenvoeging zullen worden verwijderd na een samenvoeging.
• Het resulterende ticket wordt niet ingeschreven in de workflows waarin de primaire en secundaire tickets waren ingeschreven als gevolg van de samenvoeging.
• Het resulterende ticket wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan het resulterende ticket worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen van eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Aangepaste object samenvoegingen (alleenEnterprise )

Wanneer u aangepaste objectrecords samenvoegt, wordt een nieuw record aangemaakt met een unieke record-ID.

In de volgende secties leest u hoe samenvoegingen van invloed zijn op aangepaste objecteigenschappen, koppelingen, activiteiten en workflowinschrijvingen.

Aangepaste objecteigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe record. In het algemeen worden de eigenschappen van het primaire record overgenomen door het resulterende record. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudere record blijft behouden.
• Record ID: het resulterende record krijgt een nieuwe waarde die verschilt van de primaire en secundaire Custom Object Records.

Workflow inschrijvingen

• Het secundaire record wordt uit alle workflows verwijderd.
• Het resulterende record wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan het resulterende record worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Kan ik de samenvoeging ongedaan maken?

Het is niet mogelijk om records samen te voegen. U kunt de eigenschappenSamengevoegd [record] ID's gebruiken om te zien welke records eerder zijn samengevoegd in een bestaand record. Voor contactpersonen en bedrijven kunt u de resulterende extra e-mail of domeinnaam gebruiken om een nieuw record te maken.

Als een samengevoegd contact meerdere e-mails heeft, verwijdert u het extra e-mailadres in het samengevoegde contact en maakt u een nieuw contact met dat e-mailadres:

• Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het contact.
• Ga in het gedeelte Over dit contact met de muis over de eigenschap E-mail en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast de extra e-mail op Verwijderen.
• Klik in het dialoogvenster op E-mail verwijderen om te bevestigen.
• Maak een nieuwe contactpersoon aan met het verwijderde e-mailadres.

• Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Klik op de naam van het bedrijf.
• Ga in het gedeelte Over dit bedrijf met de muis over de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast het extra domein op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Verwijderen.
• Onderaan het scherm klikt u op Opslaan.
• Maak een nieuw bedrijf aan met de verwijderde bedrijfsdomeinnaam.