Records samenvoegen

In je HubSpot account kun je twee records van hetzelfde object samenvoegen tot één record. Je kunt twee bedrijven, contactpersonen, deals, tickets of aangepaste objecten samenvoegen. Als er bijvoorbeeld twee bedrijfsrecords zijn gemaakt voor HubSpot, kun je er één samenvoegen in het andere, wat resulteert in één bedrijfsrecord met activiteiten en koppelingen van beide records.

Voordat je records samenvoegt

Voordat je records samenvoegt, moet je begrijpen hoe je recordgegevens worden beïnvloed. Het verwachte gedrag voor het samenvoegen van records verschilt afhankelijk van het object waarvan je de records samenvoegt. Lees meer over wat er met je gegevens gebeurt bij elk type samenvoeging.

Het is ook belangrijk om te weten dat als je twee records hebt samengevoegd, het niet mogelijk is om ze weer samen te voegen. Voor contactpersonen en bedrijven kunt u een nieuw record maken met de samengevoegde e-mailadressen of domeinnamen. Voor alle objecten kun je de eigenschapSamengevoegde [record] ID's gebruiken om eerder samengevoegde records te bekijken.

Records samenvoegen

Records in je account samenvoegen:

• Navigeer naar je records:
  
  • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepast objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van het record dat als primair record wordt beschouwd.
• Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Samenvoegen.

• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en zoek en selecteer het record dat u wilt samenvoegen in het primaire record.

• Zodra je je secundaire record hebt geselecteerd, klik je op Samenvoegen.

Let op: als je records samenvoegt tijdens een gesprek, wordt het gesprek automatisch verbroken.

Je krijgt een melding dat de samenvoeging bezig is. Het kan tot 30 minuten duren voordat alle activiteiten van de records gesynchroniseerd zijn.

Als het samenvoegen mislukt, kan dit te wijten zijn aan een samenvoeglimiet. Je kunt geen records samenvoegen als ze zijn opgenomen in een gecombineerd totaal van 250+ samenvoegingen (bijvoorbeeld Contactpersoon A en Contactpersoon B zijn elk betrokken geweest bij 130 samenvoegingen). Als deze limiet is bereikt, moet je een nieuw record maken of het record handmatig bewerken in plaats van samen te voegen. Er zijn ook bepaalde scenario's waarbij je geen bedrijven kunt samenvoegen.

Records bekijken die zijn samengevoegd

Je kunt de eigenschappen Samengevoegde [record] ID's gebruiken om te zien welke records eerder betrokken waren bij een samenvoeging. Je kunt deze eigenschap voor een individueel record gebruiken, of alle records filteren op basis van of ze een waarde voor de eigenschap hebben.

Om de eigenschap op een individueel record te bekijken:

• Navigeer naar je records.
• Klik op de naam van een record.
• Blader in het linkerpaneel naar de onderkant van het gedeelte Over dit [record] en klik vervolgens op Alle eigenschappen weergeven.
• Voer in de zoekbalk Samengevoegd in.
• Als het record betrokken was bij een samenvoeging, bevat de eigenschap Samengevoegde [record] ID's de Record ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Om alle records van een specifiek object te bekijken die betrokken waren bij een samenvoeging:

• Navigeer naar je records.
• Klik boven de tabel op Alle filters.
• Typ in het rechterpaneel in de zoekbalk Samengevoegd en selecteer vervolgens Samengevoegde [record] ID's.
• Selecteren is bekend.

• Klik op Filter toepassen en klik vervolgens op de X rechtsboven om het paneel te sluiten.

• De weergave bevat alleen records die zijn opgenomen in een samenvoeging. Voor deze records bevat de eigenschap de Record ID waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Meer informatie over het filteren van je records.

Wat gebeurt er als ik records samenvoeg?

Afhankelijk van het Object waartoe de records die je hebt samengevoegd behoren, verschilt de logica voor het samenvoegen. Lees hieronder wat je kunt verwachten als je records binnen een bepaald object samenvoegt.

Bedrijf fuseert

Wanneer je bedrijven samenvoegt, blijft het primaire bedrijfsrecord bestaan na de samenvoeging. Het secundaire bedrijf wordt samengevoegd in het primaire record.

Er zijn scenario's waarbij samenvoegen niet mogelijk is of zal mislukken:

• Een bedrijf is momenteel een moederonderneming of een dochteronderneming. Als de ouder-kind relatie een lus bevat, kan het samenvoegen mislukken.
• Als u de HubSpot Salesforce integratie hebt ingeschakeld, kunt u geen bedrijven samenvoegen. Leer hoe je dubbele bedrijven kunt beheren terwijl je de HubSpot-Salesforce integratie gebruikt.

Leer in de volgende secties hoe samenvoegingen bedrijfseigenschappen, koppelingen, activiteiten, workflow inschrijvingen en Salesforce synchronisatie beïnvloeden.

Bedrijfseigendommen, verenigingen en activiteiten

Alle associaties en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het primaire bedrijfsrecord. Over het algemeen wordt de meest recente waarde voor elke eigenschap overgenomen door het primaire bedrijf. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Bedrijfsnaam: de naam van het primaire bedrijf wordt bijgehouden.
• Domeinnaam bedrijf: het webadres van het primaire bedrijf wordt bijgehouden.
• Levenscyclusfase: de fase die het verst in de trechter zit wordt behouden. Bijvoorbeeld, als het ene bedrijf een Lead is en het andere een Klant, dan zal de levenscyclusfase van het gefuseerde bedrijf Klant zijn.
• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste bedrijf wordt behouden.
• Bedrijfseigenschappen Analyse: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal bekeken pagina's en bezoeken voor beide bedrijven samen.
• Eigenschap Analyse - Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de eigenschap Oorspronkelijke verkeersbron wordt behouden, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.

De geschiedenis van de waarde van de eigenschap voor beide bedrijfsrecords kan nog steeds worden gevonden in Eigenschapgeschiedenis in het record van het primaire bedrijf.

Workflow inschrijven( alleenProfessional en Enterprise )

• Het secundaire bedrijf wordt uitgeschreven uit alle workflows.
• Het primaire bedrijf wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in de gegevens tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan het primaire bedrijf worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in de eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Salesforce-synchronisatie( alleenProfessional en Enterprise )

Je hebt niet de mogelijkheid om bedrijfsrecords samen te voegen als je account is geïntegreerd met Salesforce. Om dubbele records in HubSpot op te ruimen terwijl de integratie is geïnstalleerd, kun je de extra dubbele bedrijven in HubSpot verwijderen met de tool voor duplicatenbeheer. Zorg ervoor dat je het bedrijf in HubSpot behoudt dat synchroniseert met het primaire account in Salesforce. Als u dubbele bedrijven hebt die synchroniseren vanuit Salesforce, kunt u de accounts samenvoegen of de extra dubbele accounts verwijderen in Salesforce.

Als je account de HubSpot-instelling heeft ingeschakeld om automatisch bedrijven te maken en te koppelen aan contactpersonen, is het ook aan te raden om deze instelling uit te schakelen om duplicaten in de toekomst te voorkomen.

Contactpersonen samenvoegen

Als je contactpersonen samenvoegt, blijft het primaire contactpersoonrecord bestaan na het samenvoegen. De secundaire contactpersoon wordt samengevoegd in de primaire record.

In de volgende secties wordt uitgelegd hoe samenvoegingen van invloed zijn op contacteigenschappen, verenigingen, activiteiten, onderdelen van lijsten, communicatie abonnementen, formulierverzendingen, workflow inschrijvingen en Salesforce synchronisatie.

Contacteigenschappen, verenigingen en activiteiten

Alle associaties en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het primaire contactpersoonrecord. Over het algemeen wordt de meest recente waarde voor elke eigenschap overgenomen door de primaire contactpersoon. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• E-mail: het e-mailadres van de primaire contactpersoon wordt gehandhaafd als het primaire e-mailadres. Het e-mailadres van de secundaire contactpersoon wordt toegevoegd als secundair e-mailadres.
• Levenscyclusfase: de levenscyclusfase die het verst in de trechter ligt, wordt gehandhaafd. Als bijvoorbeeld één contactpersoon een Lead is en de andere een Klant, dan heeft de samengevoegde contactpersoon een Levenscyclusfase van Klant.
• Aanmaakdatum: de waarde voor de oudste contactpersoon wordt behouden.
• Aantal conversies en aantal unieke ingediende formulieren: deze worden opgeteld bij de waarden voor elke contactpersoon. Als de primaire contactpersoon bijvoorbeeld drie formulieren heeft ingediend en de secundaire contactpersoon twee, dan wordt de waarde voor Aantal ingediende formulieren vijf.
• Status marketingcontactpersoon: als je account marketingcontactpersonen heeft, wordt de meest verkoopbare status behouden. Als bijvoorbeeld één contactpersoon is ingesteld als Marketing en de andere als Niet-marketing, wordt de samengevoegde contactpersoon ingesteld als Marketing.
• Eigenschap Analyse: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal bekeken pagina's voor beide contactpersonen samen.
• Eigenschap Analyse - Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de eigenschap Oorspronkelijke verkeersbron wordt bewaard, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.
• Eigenschap E-mailinformatie: de waarden van de primaire contactpersoon blijven behouden voor deze eigenschappen, inclusief de opt-out-eigenschappen.
• Rechtsgrondslag: de meest recente waarden van beide contactpersoonrecords worden bewaard.

Onderdeel van lijst

• De secundaire contactpersoon wordt verwijderd uit alle statische lijsten.
• Actieve onderdelen van lijsten kunnen veranderen als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens het samenvoegen.

Formulierverzendingen

• Alle cookies (HubSpot usertokens) die aan een van beide contactpersonen waren gekoppeld, worden samengevoegd in de primaire contactpersoon.
• Als de secundaire contactpersoon een formulier verzendt vanaf een apparaat waarop het eerder was verzonden, worden de formulierverzendgegevens ontdubbeld en geassocieerd met de primaire contactpersoon.
• Het e-mailadres van de secundaire contactpersoon wordt permanent gekoppeld aan de primaire contactpersoon. Als de contactpersoon een formulier verzendt vanaf een apparaat waarop hij of zij nog nooit een formulier heeft verzonden, maar een e-mailadres gebruikt uit het record van de secundaire contactpersoon, wordt deze verzending weergegeven in het record van de primaire contactpersoon.

Workflow inschrijven( alleenProfessional en Enterprise )

• De secundaire contactpersoon wordt afgemeld voor alle workflows.
• De primaire contactpersoon wordt standaard niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in de gegevens tijdens het samenvoegen. Je kunt ervoor kiezen om gefuseerde contactpersonen toe te staan zich in te schrijven op het moment van de samenvoeging in je workflow instellingen.
• In de toekomst kan de primaire contactpersoon worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Salesforce-synchronisatie( alleenProfessional en Enterprise )

Als u de HubSpot-Salesforce-synchronisatie hebt ingeschakeld, heeft het samenvoegen van contactpersonen in HubSpot invloed op Salesforce.

Let op: als beide records die je hebt samengevoegd in HubSpot synchroniseerden met Salesforce, is het aan te raden om de records samen te voegen in Salesforce. Je wilt het Salesforce record behouden dat synchroniseert met het primaire contactpersoonrecord in Hubspot.

• Omdat elk HubSpot record maar aan één Salesforce record kan worden gekoppeld, zal na de samenvoeging in HubSpot alleen het primaire contact nog synchroniseren met het Salesforce record.
• Als het secundaire contactpersoon dat is samengevoegd in het primaire contact synchroniseerde met Salesforce, wordt dat record in Salesforce niet langer gesynchroniseerd met Hubspot omdat het record niet langer bestaat.

Deal fuseert

Als je deals samenvoegt, wordt er een nieuw dealrecord aangemaakt met een unieke Record ID.

In de volgende secties wordt uitgelegd hoe samenvoegingen van invloed zijn op dealeigenschappen, koppelingen, activiteiten en workflow inschrijvingen.

Dealeigenschappen, verenigingen en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe dealrecord. In het algemeen worden de eigenschappen van de primaire deal overgenomen door het resulterende dealrecord. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor de oudste deal blijft behouden.
• Deal ID: de resulterende deal heeft een geheel nieuwe waarde.

Workflow inschrijven( alleenProfessional en Enterprise )

• Alle primaire en secundaire deals die zijn ingeschreven in workflows vóór een samenvoeging zullen worden verwijderd na een samenvoeging.
• De resulterende deal wordt niet ingeschreven in de workflows waarin de primaire en secundaire deals waren ingeschreven als gevolg van de samenvoeging.
• De resulterende deal wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens het samenvoegen.
• In de toekomst kan de resulterende deal worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die niet gerelateerd zijn aan de samenvoeging.

Ticket samenvoegen

Wanneer je tickets samenvoegt, wordt er een nieuw ticketrecord aangemaakt met een unieke Record ID.

In de volgende secties wordt uitgelegd hoe samenvoegingen van invloed zijn op ticketeigenschappen, associaties, activiteiten, SLA's en workflow inschrijvingen.

Ticketeigenschappen, -associaties en -activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijn activiteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe ticketrecord. In het algemeen worden de eigenschap waarden van het primaire ticket overgenomen door het resulterende ticketrecord. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste ticket blijft behouden.
• Ticket ID: het resulterende ticket zal een volledig nieuwe waarde hebben.

SLA's

Als je tickets met SLA's samenvoegt, neemt het nieuwe ticket de SLA van het primaire ticket over. Als slechts een van de tickets een SLA heeft, zal het nieuwe ticket de SLA van dat ticket overnemen.

Workflow inschrijven( alleenProfessional en Enterprise )

• Alle primaire en secundaire tickets die ingeschreven zijn in workflows voor een samenvoeging zullen niet ingeschreven worden na een samenvoeging.
• Het resulterende ticket zal niet ingeschreven worden in de workflows waarin de primaire en secundaire tickets ingeschreven waren als gevolg van de samenvoeging.
• Het resulterende ticket zal zich niet automatisch inschrijven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan het resulterende ticket ingeschreven worden in workflows als gevolg van veranderingen in eigenschappen of acties die niet gerelateerd zijn aan de samenvoeging.

Aangepast object samenvoegen( alleenEnterprise )

Wanneer u aangepaste objectrecords samenvoegt, wordt een nieuw record gemaakt met een unieke Record-ID.

In de volgende secties wordt uitgelegd hoe samenvoegingen van invloed zijn op aangepaste object eigenschappen, associaties, activiteiten en workflow inschrijvingen.

Aangepast object eigenschappen, associaties en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe record. In het algemeen worden de eigenschap waarden van het primaire record overgenomen door het resulterende record. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudere record blijft behouden.
• Record ID: het resulterende record zal een nieuwe waarde hebben die verschilt van de primaire en secundaire aangepaste object records.

Workflow inschrijvingen

• Het secundaire record wordt uit alle workflows verwijderd.
• Het resulterende record wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in de gegevens tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan het resulterende record worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die niet gerelateerd zijn aan de samenvoeging.

Kan ik records samenvoegen?

Het is niet mogelijk om records weer samen te voegen. U kunt de eigenschappenSamengevoegde [record] ID's gebruiken om te zien welke records eerder zijn samengevoegd in een bestaand record. Voor contactpersonen en bedrijven kunt u de resulterende extra e-mail of domeinnaam gebruiken om een nieuw record te maken.

Als een samengevoegd contactpersoon meerdere e-mailadressen heeft, verwijdert u het extra e-mailadres in uw samengevoegde contactpersoon en maakt u een nieuwe contactpersoon met dat e-mailadres:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van de contactpersoon.
• Beweeg de muis over de eigenschap E-mail in de sectie Over deze contactpersoon en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast de extra e-mail op Verwijderen.
• Klik in het dialoogvenster op E-mail verwijderen om te bevestigen.
• Maak een nieuwe contactpersoon met het verwijderde e-mailadres.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Klik op de naam van het bedrijf.
• Ga in de sectie Over dit bedrijf met de muis over de eigenschap Bedrijfseigenschap en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast het extra domein op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Verwijderen.
• Klik onder aan het scherm op Opslaan.
• Maak een nieuw bedrijf met de verwijderde bedrijfsdomeinnaam.