Records samenvoegen

In je HubSpot account kun je twee records van hetzelfde object samenvoegen tot één record. Je kunt twee bedrijven, contactpersonen, deals, tickets of aangepaste objectrecords samenvoegen. Als er bijvoorbeeld twee bedrijfsrecords zijn gemaakt voor HubSpot, kun je er één samenvoegen in de andere, wat resulteert in één bedrijfsrecord met activiteiten en koppelingen van beide records.

Voordat je records samenvoegt

Voordat je records samenvoegt, moet je begrijpen hoe je recordgegevens worden beïnvloed. Het verwachte gedrag voor het samenvoegen van records verschilt afhankelijk van de objectrecords die je samenvoegt. Lees meer over wat er met je gegevens gebeurt bij elk type samenvoeging.

Het is ook belangrijk om te weten dat als je twee records hebt samengevoegd, het niet mogelijk is om de samenvoeging ongedaan te maken. Voor contactpersonen en bedrijven kun je een nieuw record maken met de samengevoegde e-mailadressen of domeinnamen. Voor alle objecten kun je de eigenschapSamengevoegde [record] ID's gebruiken om eerder samengevoegde records te bekijken.

Records samenvoegen

U kunt records in uw account als volgt samenvoegen:

• Navigeer naar je records:
  
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.
• Klik op de naam van de record die als je primaire record wordt beschouwd.
• Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Samenvoegen.

• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu, zoek en selecteer de record die je wilt samenvoegen met de primaire record.

• Zodra je je secundaire record hebt geselecteerd, klik je op Samenvoegen.

Let op: als je tijdens een gesprek records samenvoegt, wordt het gesprek automatisch verbroken.

Je krijgt een melding dat de samenvoeging bezig is. Het kan tot 30 minuten duren voordat alle activiteiten van de records gesynchroniseerd zijn.

Als het samenvoegen mislukt, kan dit te wijten zijn aan een samenvoeglimiet. Je kunt records niet samenvoegen als ze zijn opgenomen in een gecombineerd totaal van 250+ samenvoegingen (bijv. Contact A en Contact B zijn elk betrokken geweest bij 130 samenvoegingen). Als deze limiet is bereikt, moet je een nieuw record maken of het record handmatig bewerken in plaats van samen te voegen. Er zijn ook bepaalde scenario's waarbij je geenbedrijven kunt samenvoegen.

Records bekijken die zijn samengevoegd

Je kunt de eigenschappen Samengevoegde [record] ID's gebruiken om te bekijken welke records eerder betrokken waren bij een samenvoeging. Je kunt deze eigenschap voor een individueel record gebruiken of alle records filteren op basis van het feit of ze een waarde voor deze eigenschap hebben.

Om de eigenschap voor een individueel record te bekijken:

• Navigeer naar je records.
• Klik op de naam van een record.
• Blader in het linkerpaneel naar de onderkant van het gedeelte Over deze [record] en klik vervolgens op Alle eigenschappen weergeven.
• Voer in de zoekbalk Samengevoegd in.
• Als de record betrokken was bij een samenvoeging, bevat de eigenschap Samengevoegde [record] ID's de record-ID-waarden van alle records die eerder in die record zijn samengevoegd.

Om alle records van een specifiek object te bekijken die betrokken waren bij een samenvoeging:

• Navigeer naar je records.
• Klik boven de tabel op Alle filters.
• Typ in het rechterpaneel in de zoekbalk Samengevoegd en selecteer vervolgens Samengevoegde [record] ID's.
• Selecteren is bekend.

• Klik op Filter toepassen en klik op de X rechtsboven om het paneel te sluiten.

• De weergave bevat alleen records die zijn opgenomen in een samenvoeging. Voor deze records bevat de eigenschap de Record ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Meer informatie over het filteren van uw records.

Wat gebeurt er als ik records samenvoeg?

Afhankelijk van het object waartoe de records die je hebt samengevoegd behoren, verschilt de logica voor het samenvoegen. Lees hieronder wat je kunt verwachten als je records binnen een bepaald object samenvoegt.

Bedrijf voegt samen

Als je bedrijven samenvoegt, blijft het primaire bedrijfsrecord bestaan na de samenvoeging. Het secundaire bedrijf wordt samengevoegd in het primaire record.

Er zijn scenario's waarbij samenvoegen niet mogelijk is of mislukt:

• Een bedrijf is momenteel een ouder- of kindbedrijf. Als de ouder-kind relatie een lus bevat, kan het samenvoegen mislukken.
• Als je de HubSpot Salesforce integratie hebt ingeschakeld, kun je geen bedrijven samenvoegen. Leer hoe je dubbele bedrijven beheert terwijl je de HubSpot-Salesforce integratie gebruikt.

Leer in de volgende secties hoe samenvoegingen van invloed zijn op bedrijfseigenschappen, koppelingen, activiteiten, workflow inschrijvingen en Salesforce synchronisatie.

Bedrijfseigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle koppelingen en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op de record van het primaire bedrijf. Over het algemeen wordt de meest recente waarde voor elke eigenschap overgenomen door het primaire bedrijf. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Bedrijfsnaam: de naam van het primaire bedrijf wordt behouden.
• Bedrijfsdomeinnaam: het webadres van het primaire bedrijf wordt behouden.
• Levenscyclusfase: de fase die het verst in de trechter zit, wordt behouden. Als het ene bedrijf bijvoorbeeld een Lead is en het andere een Klant, dan zal het samengevoegde bedrijf een levenscyclusfase Klant hebben.
• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste bedrijf wordt behouden.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal bekeken pagina's en bezoeken voor beide bedrijven samen.
• Analytics - Type oorspronkelijke bron: de oudste waarde voor de eigenschap oorspronkelijke bron wordt behouden, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.

De geschiedenis van de waarde van de eigenschap voor beide bedrijfsrecords kan nog steeds worden gevonden in Eigendomsgeschiedenis in het record van het primaire bedrijf.

Workflowinschrijvingen( alleenProfessional en Enterprise )

• Het secundaire bedrijf wordt afgemeld voor alle workflows.
• Het primaire bedrijf wordt niet automatisch ingeschreven voor workflows als gevolg van de gegevenswijzigingen tijdens de samenvoeging.
• In de toekomst kan het primaire bedrijf worden aangemeld voor workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die geen verband houden met de samenvoeging.

Salesforce sync( alleenProfessional en Enterprise )

Je hebt niet de mogelijkheid om bedrijfsrecords samen te voegen als je account is geïntegreerd met Salesforce. Om dubbele records in HubSpot op te ruimen terwijl de integratie is geïnstalleerd, kun je de extra dubbele bedrijven in HubSpot verwijderen met de tool voor duplicatenbeheer. Zorg ervoor dat je het bedrijf in HubSpot behoudt dat synchroniseert met het primaire account in Salesforce. Als je dubbele bedrijven hebt die synchroniseren vanuit Salesforce, kun je de accounts samenvoegen of de extra dubbele accounts verwijderen in Salesforce.

Als uw account de HubSpot-instelling heeft ingeschakeld om automatisch bedrijven te maken en te koppelen aan contactpersonen, is het ook aan te raden om deze instelling uit te schakelen om duplicaten in de toekomst te voorkomen.

Contacten samenvoegen

Als je contactpersonen samenvoegt, blijft de primaire contactpersoon behouden na het samenvoegen. Het secundaire contact wordt samengevoegd in het primaire record.

Lees in de volgende gedeelten hoe samenvoegingen van invloed zijn op contactpersooneigenschappen, koppelingen, activiteiten, lidmaatschappen van lijsten, communicatieabonnementen, formulierinzendingen, workflowinschrijvingen en Salesforce-synchronisatie.

Contacteigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle koppelingen en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het primaire contactrecord. Over het algemeen wordt de meest recente waarde voor elke eigenschap overgenomen door de primaire contactpersoon. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• E-mail: het e-mailadres van de primaire contactpersoon wordt gehandhaafd als het primaire e-mailadres. Het e-mailadres van de secundaire contactpersoon wordt toegevoegd als secundair e-mailadres.
• Levenscyclusstadium: het stadium dat het verst in de trechter ligt, wordt gehandhaafd. Als bijvoorbeeld één contactpersoon een Lead is en de andere een Klant, dan heeft de samengevoegde contactpersoon een levenscyclusfase Klant.
• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste contact wordt behouden.
• Aantal conversies en aantal unieke ingediende formulieren: deze worden opgeteld bij de waarden voor elk contact. Als de primaire contactpersoon bijvoorbeeld drie formulieren heeft ingediend en de secundaire contactpersoon twee, dan wordt de waarde voor Aantal ingediende formulieren vijf.
• Status marketingcontactpersoon: als je account marketingcontactpersonen heeft, wordt de meest verkoopbare status behouden. Als bijvoorbeeld één contactpersoon is ingesteld als Marketing en de andere als Niet-marketing, wordt de samengevoegde contactpersoon ingesteld als Marketing.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal bekeken pagina's voor beide contactpersonen samen.
• Analytics - Oorspronkelijke bron type: de oudste waarde voor de oorspronkelijke bron eigenschap wordt bewaard, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.
• Email Information-eigenschappen: de waarden van de primaire contactpersoon blijven voor deze eigenschappen behouden, inclusief de opt-out-eigenschappen.
• Rechtsgrondslag: de meest recente waarden van beide contactrecords worden bewaard.

Lidmaatschappen van lijsten

• De secundaire contactpersoon wordt verwijderd uit alle statische lijsten.
• Actieve lidmaatschappen van lijsten kunnen veranderen als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens het samenvoegen.

Formulier inzendingen

• Alle cookies (HubSpot usertokens) die waren gekoppeld aan een van beide contactpersonen worden samengevoegd in de primaire contactpersoon.
• Als de secundaire contactpersoon een formulier indient vanaf een apparaat waarop het eerder was ingediend, worden de indieningsgegevens ontdubbeld en gekoppeld aan de primaire contactpersoon.
• Het e-mailadres van de secundaire contactpersoon wordt permanent gekoppeld aan de primaire contactpersoon. Als de contactpersoon een formulier indient vanaf een apparaat waarop hij of zij nog nooit een formulier heeft ingediend, maar het e-mailadres van de secundaire contactpersoon gebruikt, wordt deze indiening weergegeven in de record van de primaire contactpersoon.

Workflowinschrijvingen( alleenProfessional en Enterprise )

• De secundaire contactpersoon wordt afgemeld voor alle workflows.
• De primaire contactpersoon wordt standaard niet automatisch ingeschreven voor workflows als gevolg van wijzigingen in de gegevens tijdens het samenvoegen. Je kunt ervoor kiezen om samengevoegde contactpersonen toe te staan zich in te schrijven op het moment van samenvoegen in je workflowinstellingen.
• In de toekomst kan de primaire contactpersoon worden aangemeld voor workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die niets te maken hebben met de samenvoeging.

Salesforce-synchronisatie( alleenProfessional en Enterprise )

Als je de HubSpot-Salesforce sync hebt ingeschakeld, heeft het samenvoegen van contactpersonen in HubSpot invloed op Salesforce.

Let op: als beide records die je hebt samengevoegd in HubSpot synchroniseren met Salesforce, is het aan te raden om de records samen te voegen in Salesforce. Je wilt het Salesforce-record behouden dat synchroniseert met het primaire contactrecord in HubSpot.

• Omdat elk HubSpot-record maar aan één Salesforce-record kan worden gekoppeld, zal na het samenvoegen in HubSpot alleen het primaire contact blijven synchroniseren met het Salesforce-record.
• Als het secundaire contact dat is samengevoegd in het primaire contact synchroniseerde met Salesforce, wordt dat record in Salesforce niet langer gesynchroniseerd met HubSpot omdat het record niet langer bestaat.

Deal samenvoegen

Wanneer je deals samenvoegt, wordt er een nieuw dealrecord gemaakt met een unieke record-ID.

In de volgende secties leert u hoe samenvoegingen van invloed zijn op deal eigenschappen, koppelingen, activiteiten en workflow inschrijvingen.

Deal eigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe transactierecord. In het algemeen worden de eigenschappen van de primaire deal overgenomen door het resulterende dealrecord. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor de oudste deal wordt behouden.
• Deal ID: de resulterende deal zal een geheel nieuwe waarde hebben.

Workflow inschrijvingen (alleenProfessional en Enterprise )

• Alle primaire en secundaire deals die zijn aangemeld voor workflows vóór een samenvoeging zullen worden verwijderd na een samenvoeging.
• De resulterende deal wordt niet ingeschreven in de workflows waarin de primaire en secundaire deals waren ingeschreven als gevolg van de samenvoeging.
• De resulterende deal wordt niet automatisch aangemeld voor workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens het samenvoegen.
• In de toekomst kan de resulterende deal worden aangemeld voor workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die niets te maken hebben met de samenvoeging.

Ticket samenvoegen

Als je tickets samenvoegt, wordt er een nieuw ticketrecord aangemaakt met een unieke record-ID.

Leer in de volgende secties hoe samenvoegingen ticket eigenschappen, associaties, activiteiten, SLA's en workflow inschrijvingen beïnvloeden.

Ticket eigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe ticketrecord. In het algemeen worden de eigenschappen van het primaire ticket overgenomen door het resulterende ticketrecord. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste ticket wordt behouden.
• Ticket ID: het resulterende ticket zal een volledig nieuwe waarde hebben.

SLA's

Wanneer je tickets samenvoegt die beide SLA's bevatten, zal het nieuwe ticket de SLA van het primaire ticket overnemen. Als slechts één van de tickets een SLA heeft, zal het nieuwe ticket de SLA van dat ticket overnemen.

Workflow inschrijvingen (alleenProfessional en Enterprise )

• Alle primaire en secundaire tickets die voor een samenvoeging in workflows geregistreerd zijn, zullen na een samenvoeging niet meer geregistreerd worden.
• Het resulterende ticket zal niet worden ingeschreven in de workflows waarin de primaire en secundaire tickets waren ingeschreven als gevolg van de samenvoeging.
• Het resulterende ticket zal zich niet automatisch aanmelden voor workflows als gevolg van gegevenswijzigingen tijdens het samenvoegen.
• In de toekomst kan het resulterende ticket worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die niets te maken hebben met de samenvoeging.

Aangepast object samenvoegen (alleenEnterprise )

Wanneer je aangepaste objectrecords samenvoegt, wordt er een nieuw record gemaakt met een unieke record-ID.

In de volgende secties leest u hoe samenvoegingen van invloed zijn op aangepaste objecteigenschappen, koppelingen, activiteiten en workflowinschrijvingen.

Aangepaste objecteigenschappen, koppelingen en activiteiten

Alle geassocieerde objecten en tijdlijnactiviteiten van beide records worden samengevoegd en verschijnen op het nieuwe record. In het algemeen worden de eigenschappen van het primaire record overgenomen door het resulterende record. De volgende eigenschappen zijn uitzonderingen:

• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudere record wordt behouden.
• Record ID: het resulterende record krijgt een nieuwe waarde die verschilt van de primaire en secundaire Custom Object-records.

Workflow inschrijvingen

• Het secundaire record wordt uit alle workflows verwijderd.
• Het resulterende record wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van de gegevenswijzigingen tijdens het samenvoegen.
• In de toekomst kan het resulterende record worden ingeschreven in workflows als gevolg van wijzigingen in eigenschappen of acties die niet gerelateerd zijn aan de samenvoeging.

Kan ik records weer samenvoegen?

Het is niet mogelijk om records samen te voegen. U kunt de eigenschappenSamengevoegde [record] ID's gebruiken om te bekijken welke records eerder zijn samengevoegd in een bestaand record. Voor contactpersonen en bedrijven kunt u het resulterende extra e-mailadres of domeinnaam gebruiken om een nieuw record te maken.

Als een samengevoegd contactpersoon meerdere e-mailadressen heeft, verwijdert u het extra e-mailadres in uw samengevoegde contactpersoon en maakt u een nieuw contactpersoon met dat e-mailadres:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het contact.
• Ga in het gedeelte Over dit contact met de muis over de eigenschap E-mail en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast de extra e-mail op Verwijderen.
• Klik in het dialoogvenster op E-mail verwijderen om te bevestigen.
• Maak een nieuwe contactpersoon met het verwijderde e-mailadres.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Klik op de naam van het bedrijf.
• Ga in het gedeelte Over dit bedrijf met de muis over de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam en klik op hetpotloodpictogram edit .

• Klik naast het extra domein op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Verwijderen.
• Klik onder in het scherm op Opslaan.
• Maak een nieuw bedrijf met de verwijderde bedrijfsdomeinnaam.