Notities aanmaken en beheren in de helpdesk

Supportteams kunnen interne notities rechtstreeks vanuit de helpdesk bekijken, aanmaken en bewerken. Notities en eventuele opmerkingen die daaraan worden toegevoegd, zijn niet zichtbaar voor de klant, waardoor supportmedewerkers updates kunnen delen en andere teamleden op de hoogte kunnen brengen van lopende gesprekken.

Alle notities worden vastgelegd in de ticketdiscussie in de helpdesk, evenals in alle gekoppelde records, waardoor consistentie en zichtbaarheid binnen het hele team worden gewaarborgd.

Als je Slack, Microsoft Teams of Google Chat aan de helpdesk hebt gekoppeld, worden notities en opmerkingen bij notities automatisch gesynchroniseerd tussen deze integraties en HubSpot.

Een notitie aanmaken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Helpdesk. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Helpdesk.
2. Klik op een ticket om het bijbehorende gesprek te bekijken, samen met details over de gekoppelde records (bijv. contactpersonen, bedrijven en deals).
3. Klik in de bewerkingsomgeving voor antwoorden op het description icpictogram 'Notitie' rechtsboven.

4. Typ @ en de naam van je teamlid, en voer vervolgens je bericht in.
   • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om de tekststijl aan te passen, een link in te voegen of een bestand te uploaden.
   • Om een document, fragment, vergaderlink, kennisbankartikel, citaat of video aan je antwoord toe te voegen, klik je op ‘Invoegen’.
   • Om de notitie aan een record te koppelen, klik je op ‘Koppelen aan [X] record’ en zoek en selecteer je vervolgens het record.
5. Klik op 'Notitie aanmaken'.

De notitie verschijnt in de ticketthread in de helpdesk en op de tijdlijnen van alle gekoppelde records. Als je Slack, Microsoft Teams of Google Chat hebt gekoppeld aan de helpdesk, worden notities gesynchroniseerd met de bijbehorende thread in elke integratie.

Reageer op notities

U kunt op notities reageren door er een opmerking bij te plaatsen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Helpdesk. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Helpdesk.
2. Klik op een ticketom het bijbehorende gesprek te bekijken.
3. Navigeer naar de notitie en klik op' comment' 'Reactie toevoegen'.

4. Voer je opmerking in het tekstvak in.
5. Om een teamlid te vermelden, typ je @ gevolgd door de naam van het teamlid en voer je vervolgens je bericht in. Het genoemde teamlid ontvangt een melding met een link naar het gesprek. Lees meer over het beheren van je ticketmeldingen.
6. Klik op 'Reactie plaatsen'.

Als je in een notitie of opmerking wordt genoemd, verschijnt het ticket in de weergave 'Mijn vermeldingen' in het linkerzijbalkmenu van de helpdesk. Lees meer over weergaven in de helpdesk. Als je bovendien Slack, Microsoft Teams of Google Chat met je helpdesk hebt geïntegreerd, worden reacties op notities gesynchroniseerd als geneste opmerkingen binnen elke integratie.

Notities beheren in de helpdesk

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Helpdesk. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Helpdesk.
2. Klik op een ticket om het bijbehorende gesprek te bekijken.
3. Om een notitie te bewerken:
   • Beweeg de muis over de notitie en klik op het pictogram ' edit ' (Bewerken).
   • Bewerk de notitie in het tekstvak en klik op ‘Opslaan’.

4. Een notitie verwijderen:
   • Beweeg de muis over de notitie en klik op het pictogram ' verticalMenuettt ', en selecteer vervolgens 'Verwijderen'.
   • Klik in het dialoogvenster op 'Verwijderen'.
     
     
5. De geschiedenis van de notitie bekijken:
   • Beweeg de muis over de notitie en klik op hetpictogram met de drie verticale stippen ( verticalMenu thttht), en selecteervervolgens 'Geschiedenis'.
   • Bekijk in het rechterpaneel de eigenschappengeschiedenis van de notitie.
     
     
6. Om de URL van de notitie naar je klembord te kopiëren, beweeg je de muis eroverheen en klik je op het pictogram met de drie verticale puntjes verticalMenu , waarna je 'Koppeling kopiëren' selecteert.
7. Om de koppelingen van een notitie te bekijken, beweeg je de muis eroverheen en klik je op ObjectAssociationshet pictogram Koppelingen bekijken. Wanneer je een notitie aan een record koppelt, verschijnt deze op de tijdlijn van dat record.
   
   
   • Om een koppeling te verwijderen, schakeltu het selectievakje naast de naam van het recorduit.
   • Om een koppeling toe te voegen, vink je het selectievakje naast de naam van het recordaan .