Créer, modifier et gérer des notes dans le centre de support

Les équipes de support peuvent afficher, créer et modifier les notes internes directement dans le centre de support. Les notes et les commentaires qui y sont ajoutés ne sont pas visibles par le contact, ce qui permet aux agents de support de partager des mises à jour et d'informer les autres membres de l'équipe des conversations en cours. 

Toutes les notes sont enregistrées dans le fil de discussion du ticket dans le centre de support, ainsi que dans toutes les fiches d’informations associées, garantissant ainsi la cohérence et la visibilité dans l’ensemble de l’équipe. 

Si vous avez connecté Slack, Microsoft Teams ou Google Chat au centre de support, les notes et les commentaires sur les notes seront automatiquement synchronisés entre ces intégrations et HubSpot.

Créer une note

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Centre de support.
2. Cliquez sur un ticket pour afficher la conversation correspondante, ainsi que les détails des fiches d'informations associées (par exemple, contacts, entreprises et transactions).
3. Dans l'éditeur de réponses , cliquez sur l'onglet Note description icon.

4. Saisissez @ et le nom du membre de votre équipe, puis saisissez votre message.
   • Utilisez les icônes en bas de l'éditeur d'e-mails pour modifier le style de texte, insérer un lien ou charger un fichier.
   • Pour ajouter un document, un bloc de texte prédéfini, un lien de prise de rendez-vous, un article de la base de connaissances, un devis ou une vidéo dans votre réponse, cliquez sur Insérer.
   • Pour associer la note à une fiche d'informations, cliquez sur la fiche d'informations Associer à [X], puis recherchez et sélectionnez la fiche d'informations . 
5. Cliquez sur Créer une note. 

La note apparaîtra dans le fil de discussion du ticket dans le centre de support, ainsi que sur la chronologie de toute fiche d’informations associée. Si vous avez intégré Slack, Microsoft Teams ou Google Chat au centre de support, les notes seront synchronisées avec le fil correspondant dans chaque intégration.

Commenter les notes

Vous pouvez répondre aux notes en les commentant. 

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Centre de support.
2. Cliquez sur une cochet pour afficher la conversation correspondante.
3. Accédez à la note et cliquez sur comments Ajouter un commentaire.

4. Dans la zone de texte, saisissez votre commentaire.
5. Pour mentionner un membre de l'équipe, saisissez @ et le nom du membre de votre équipe, puis saisissez votre message. Le membre de l'équipe mentionné recevra une notification avec un lien vers la conversation. Découvrez-en davantage sur la gestion de vos notifications de ticket.
6. Cliquez sur Commenter.
   

Si votre nom est mentionné dans une note ou un commentaire, le ticket apparaîtra dans la vue Mes mentions dans le panneau de gauche du centre de support. En savoir plus sur les vues dans le centre de support . De plus, si vous avez intégré Slack, Microsoft Teams ou Google Chat à votre centre de support, les réponses aux notes seront synchronisées sous forme de commentaires imbriqués dans chaque intégration.

Gérer les notes dans le centre de support 

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Centre de support.
2. Cliquez sur un ticket pour afficher la conversation correspondante.
3. Pour modifier une note :
   • Passez le curseur de la souris sur la note et cliquez sur l'icône edit Modifier. 
   • Dans la zone de texte, modifiez la note et cliquez sur Enregistrer. 

4. Pour supprimer une note : 
   • Cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer. 
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. 
5. Pour afficher l'historique des notes :
   •  Cliquez sur Actions , puis sélectionnez Historique. 
   • Dans le panneau de droite, consultez l'historique des propriétés de la note. 
6. Pour copier l'URL de la note dans votre presse-papiers, cliquez sur Actions et sélectionnez Copier le lien.