Notizen im Helpdesk erstellen, bearbeiten und verwalten

Support-Teams können interne Notizen direkt im Helpdesk anzeigen, erstellen und bearbeiten. Notizen und Kommentare, die ihnen hinzugefügt wurden, sind für den Kontakt nicht sichtbar, sodass Supportmitarbeiter Aktualisierungen teilen und andere Teammitglieder über laufende Konversationen informieren können.

Alle Notizen werden im Ticket-Thread im Helpdesk sowie in allen zugehörigen Datensätzen protokolliert, um Konsistenz und Transparenz im gesamten Team zu gewährleisten.

Wenn Sie Slack, Microsoft Teams oder Google Chat mit dem Helpdesk verknüpft haben, werden Notizen und Kommentare zu Notizen automatisch zwischen diesen Integrationen und HubSpot synchronisiert.

Bitte beachten: Als Super-Admin können Sie Ihren Account für die Beta-Version des  Erstellens und Anzeigen von Notizen im Helpdesk anmelden.

Erstellen Sie eine Notiz

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Helpdesk.
2. Klicken Sie auf ein Ticket, um die entsprechende Konversation anzuzeigen, zusammen mit Details zu den zugeordneten Datensätzen (beispielsweise Kontakte, Unternehmen und Deals).
3. Klicken Sie im Antwort-Editor auf die description ic Registerkarte Notiz.

4. Geben Sie @ und den Namen Ihres Teammitglieds ein und geben Sie dann Ihre Nachricht ein.
   • Verwenden Sie die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors, um Ihren Textstil zu ändern, einen Link einzufügen oder eine Datei hochzuladen.
   • Um ein Dokument, ein Snippet, einen Meetinglink, einen Wissensdatenbankartikel, ein Angebot oder ein Video in Ihrer Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf Einfügen.
   • Um die Notiz einem Datensatz zuzuordnen, klicken Sie auf den Datensatz [X] zuordnen, suchen Sie dann nach dem Datensatz und wählen Sie ihn aus.
5. Klicken Sie auf Notiz erstellen.

Die Notiz wird im Ticket-Thread im Helpdesk sowie in den Chroniken aller zugeordneten Datensätze angezeigt. Wenn Sie Slack, Microsoft Teams oder Google Chat mit dem Helpdesk integriert haben, werden die Notizen mit dem entsprechenden Thread in jeder Integration synchronisiert.

Kommentar zu Notizen

Sie können auf Notizen antworten, indem Sie sie kommentieren.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Helpdesk.
2. Klicken Sie auf ein Kreuz,um die entsprechende Konversation anzuzeigen.
3. Gehen Sie zu der Notiz und klicken Sie auf comments Kommentar hinzufügen.

4. Geben Sie im Textfeld Ihren Kommentar ein.
5. Um ein Teammitglied zu erwähnen, geben Sie @ und den Namen des Teammitglieds ein und geben Sie dann Ihre Nachricht ein. Das erwähnte Teammitglied erhält eine Benachrichtigung mit einem Link zur Unterhaltung. Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Ticket-Benachrichtigungen.
6. Klicken Sie auf Kommentieren.

Wenn Sie in einer Notiz oder einem Kommentar erwähnt werden, wird das Ticket in der Ansicht Meine Erwähnungen im linken Bereich des Helpdesks angezeigt. Erfahren Sie mehr über Ansichten im Helpdesk . Wenn Sie außerdem Slack, Microsoft Teams oder Google Chat mit Ihrem Helpdesk integriert haben, werden Antworten auf Notizen als verschachtelte Kommentare innerhalb jeder Integration synchronisiert.

Notizen im Helpdesk verwalten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Helpdesk.
2. Wählen Sie ein Ticket aus, um den entsprechenden Nachrichtenverlauf anzuzeigen.
3. So bearbeiten Sie eine Notiz:
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Notiz und klicken Sie auf das edit Bearbeiten-Symbol.
   • Bearbeiten Sie die Notiz im Textfeld und klicken Sie auf Speichern.

4. So löschen Sie eine Notiz:
   • Klicken Sie auf "Aktionen " und wählen Sie "Löschen" aus.
   • Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen.
5. So zeigen Sie den Verlauf der Notiz an:
   • Klicken Sie auf "Aktionen " und wählen Sie "Verlauf" aus.
   • Im rechten Bereich können Sie den Eigenschaftsverlauf der Notiz anzeigen.
6. Um die URL der Notiz in Ihre Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Link kopieren aus.