Notities maken, bewerken en beheren in de helpdesk

Supportteams kunnen interne notities direct in de helpdesk bekijken, maken en bewerken. Notities en eventuele opmerkingen die eraan zijn toegevoegd, zijn niet zichtbaar voor de contactpersoon, zodat supportmedewerkers updates kunnen delen en andere teamleden op de hoogte kunnen houden van lopende gesprekken.

Alle notities worden bijgehouden in de thread van het ticket in Helpdesk en in alle bijbehorende records, zodat ze consistent en zichtbaar zijn voor het hele team.

Als je Slack, Microsoft Teams of Google Chat hebt gekoppeld aan de helpdesk, worden notities en commentaar op notities automatisch gesynchroniseerd tussen deze integraties en HubSpot.

Een notitie maken

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
2. Klik op een ticket om de bijbehorende conversatie te bekijken, samen met details over de bijbehorende records (bijv. contactpersonen, bedrijven en deals).
3. Klik in de antwoordeditor op het tabblad Notitie description icon.

4. Typ @ en de naam van je teamlid en voer je bericht in.
   • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om uw tekststijl aan te passen, een koppeling in te voegen of een bestand te uploaden.
   • Om een document, fragment, vergaderlink, kennisbankartikel, citaat of video toe te voegen aan uw reactie, klikt u op Invoegen.
   • Om de notitie aan een record te koppelen, klikt u op de koppeling met [X] en zoekt en selecteert u het record.
5. Klik op Notitie maken.

De notitie verschijnt in de ticketthread in Helpdesk en op de tijdlijnen van alle gekoppelde records. Als je Slack, Microsoft Teams of Google Chat hebt geïntegreerd met Helpdesk, worden notities gesynchroniseerd met de corresponderende thread in elke integratie.

Commentaar geven op notities

Je kunt reageren op notities door er commentaar op te geven.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
2. Klik op een ticketom de bijbehorende conversatie te bekijken.
3. Navigeer naar de notitie en klik op comments Commentaar toevoegen.

4. Voer in het tekstvak je opmerking in.
5. Om een teamlid te vermelden, typ @ en de naam van het teamlid en voer vervolgens je bericht in. Het genoemde teamlid ontvangt een melding met een link naar het gesprek. Meer informatie over het beheren van ticketmeldingen.
6. Klik op Commentaar.
   

Als je wordt genoemd in een opmerking of commentaar, verschijnt het ticket in de weergaveMijn vermeldingen in het linkerpaneel van Helpdesk. Meer informatie over weergaven in Helpdesk. Als je Slack, Microsoft Teams of Google Chat hebt geïntegreerd met je helpdesk, worden antwoorden op notities gesynchroniseerd als geneste opmerkingen binnen elke integratie.

Notities beheren in Helpdesk

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
2. Klik op een ticket om de bijbehorende conversatie te bekijken.
3. Een notitie bewerken:
   • Ga met de muis over de notitie en klik op het pictogram edit Bewerken.
   • Bewerk de notitie in het tekstvak en klik op Opslaan.

4. Een notitie verwijderen:
   • Klik op Acties en selecteer Verwijderen.
   • Klik in het dialoogvenster op Verwijderen.
5. De geschiedenis van de notitie weergeven:
   • Klik op Acties en selecteer Geschiedenis.
   • Bekijk de geschiedenis van de eigenschappen van de notitie in het rechterpaneel.
6. Om de URL van de notitie naar je klembord te kopiëren, klik je op Acties en selecteer je Kopieer link.