Sjablonen voor WhatsApp-berichten aanpassen en verzenden

Nadat je een WhatsApp Business-account hebt gekoppeld als kanaal in de inbox voor gesprekken, kun je WhatsApp-berichtsjablonen personaliseren en verzenden naar WhatsApp-gebruikers die interactie hebben met je merk.

Sjablonen die je maakt in je WhatsApp Business-account worden gesynchroniseerd met je HubSpot-account, waar je ze kunt aanpassen voor gebruik in een workflow of in een gesloten berichtenthread in de inbox voor gesprekken. Je moet verifieerbare toestemming verkrijgen om een bericht te verzenden via een workflow op basis van contactpersonen. Leer meer over hoe je opt-in-toestemming verzamelt voor je WhatsAppgesprekken.

Berichtsjablonen maken in je WhatsApp Business-account

Een WhatsApp-sjabloon is een vooraf gedefinieerd bericht dat je eerst moet maken in je WhatsApp Business-account. Je kunt de sjabloon vervolgens aanpassen en gebruiken in HubSpot om in contact te komen met je doelgroep zodra deze heeft aangegeven WhatsApp-berichten van je bedrijf te willen ontvangen. Leer meer over het maken van sjablonen voor WhatsApp-berichten door je aan te melden bij je Facebook-account en bekijk dit artikel in het Zakelijk Helpcentrum van Meta.

Tijdens het ontwerpen van je sjabloon kun je variabelen invoegen die je later kunt aanpassen in je HubSpot account. Sommige sjabloonsecties, zoals een koptekst, kunnen ook worden aangepast om externe media uit je Hubspot-bestanden op te nemen zodra de sjabloon is gesynchroniseerd met je Hubspot-account. Alle sjablonen moeten ter goedkeuring worden ingediend bij WhatsApp voordat ze naar een contactpersoon kunnen worden verzonden.

Sjabloonvariabelen invoegen en externe media configureren

Terwijl je je sjabloon bewerkt in je WhatsApp Business-account, kun je variabelen invoegen en externe media opgeven in je sjabloon, die je later kunt aanpassen in je HubSpot-account:

• Sjabloonvariabelen: terwijl je de hoofdtekst van je sjabloon bewerkt, kun je op Variabele toevoegen onder het tekstinvoervak klikken om een variabele in te voegen. Deze variabele wordt weergegeven als een numerieke plaatshouder (bijvoorbeeld 1), totdat deze later wordt vervangen door dynamische inhoud vanuit je HubSpot account. Nadat je je sjabloon hebt gepubliceerd en deze is gesynchroniseerd met je Hubspot account, kun je de dynamische inhoud van de variabele aanpassen met behulp van contactpersonen of personalisatietoken voor bedrijven.

• Externe media: in bepaalde secties van je sjabloon, zoals de koptekst of voettekst, kun je het type media selecteren dat wordt opgenomen in de sectie, die je later rechtstreeks uit je Hubspot-bestanden kunt selecteren nadat je sjabloon is goedgekeurd en gesynchroniseerd met je Hubspot-account.

Typen berichtsjablonen en goedkeuring

Sjablonen voor WhatsApp-berichten moeten worden geclassificeerd in een van de volgende categorieën:

• Promotioneel: stuur aanbiedingen, productaankondigingen of andere advertenties om de producten of services van je bedrijf meer bekendheid en interactie te geven.

Let op: vanaf 1 april 2025 onderbreekt Meta de mogelijkheid voor merken om WhatsApp-marketingberichten te sturen naar telefoonnummers in de VS. Hulpprogramma's, verificatie en reacties tijdens een 24-uurs klantenservatievenster blijven toegestaan. Deze wijziging heeft geen invloed op marketingberichten die worden verzonden naar telefoonnummers buiten de VS.

• Transacties: stuur accountupdates, orderupdates, waarschuwingen of andere belangrijke informatie op basis van een actie die de contactpersoon heeft ondernomen.
• Eenmalige wachtwoorden: stuur codes waarmee je klanten veilig toegang kunnen krijgen tot hun account.

Als je berichtsjabloon niet in een van de bovenstaande categorieën valt, wordt deze waarschijnlijk afgekeurd door het moderatieteam van WhatsApp en kan deze niet worden gebruikt in Hubspot. Als je sjabloon een gedeelte met externe media bevat, is het ook sterk aan te raden voorbeeldinhoud toe te voegen om het goedkeuringsteam van WhatsApp te helpen begrijpen wat voor soort bericht je van plan bent te verzenden.

Berichtsjablonen in HubSpot personaliseren en beheren

Nadat je je berichtsjabloon in WhatsApp hebt gemaakt, kun je je gesynchroniseerde berichtsjablonen rechtstreeks in HubSpot bekijken en personaliseren.

• Ga in je HubSpot-account naar Bibliotheek > Sjablonen.
• Klik op het tabblad WhatsApp.
• Klik linksboven op de vervolgkeuzemenu's om je sjablonen te filteren:
  • Status: filter op de status van de sjabloon:
    
    • Klaar voor gebruik: de sjabloon is goedgekeurd door WhatsApp en eventuele personaliseringsopties zijn gespecificeerd.
    • Vereist personalisatie: bepaalde velden in de berichtsjabloon moeten worden toegewezen aan bijbehorende personalisatietoken.
    • Afgewezen: de sjabloon is afgewezen door het moderatieteam van WhatsApp. Je kunt de sjabloon bewerken in je WhatsApp Business-account en opnieuw indienen voor goedkeuring of je kunt in beroep gaan tegen de beslissing.
  • Taal: filter op de taal van het sjabloon.
  • Categorie: filter op het type sjabloon (bijv. promotioneel of transactioneel).
  • Account: als je meerdere WhatsApp Business-accounts hebt gekoppeld, kun je sjablonen filteren op een specifieke account.

Opmerking: voorbeeldsjablonen van WhatsApp (bijv. sample_purchase_feedback, sample_issue_resolution, sample_shipping_confirmation, etc.) worden automatisch gegenereerd door WhatsApp en worden niet gesynchroniseerd met HubSpot. HubSpot synchroniseert alleen sjablonen die jij of een andere gebruiker in je account hebt gemaakt in je WhatsApp Business-account.

• Om je WhatsApp-sjablonen te beheren of directe wijzigingen aan te brengen, kun je rechtsboven op Beheer klikken om naar je WhatsApp Business-account te navigeren.

Als je variabelen aan je sjabloon hebt toegevoegd, voeg dan de personalisatie voor elke variabele toe of bewerk deze:

• Beweeg de muis over de sjabloon en klik op Personaliseren.
• Pas de inhoud van je berichtsjabloon aan:
  • Als je sjabloonvariabelen wilt aanpassen, kun je onder de variabele op Personaliseren klikken om deze toe te wijzen aan een personalisatietoken. Elke variabele wordt weergegeven in de volgorde waarin je ze hebt ingevoegd in je WhatsApp Business-account. De eerste sjabloonvariabele die wordt weergegeven als 1 in de body van je berichtsjabloon wordt bijvoorbeeld weergegeven als Variabele 1 in HubSpot.

• • Als u van plan bent om media in uw sjabloon op te nemen (bijvoorbeeld een afbeelding in de header), dan kunt u het bijbehorende mediatype invoegen vanuit uw HubSpot bestanden, maar u kunt ook een nieuw document, afbeelding of video uploaden.
  • Als je sjabloon een Call-to-action knop bevat die een gebruiker vraagt om je website te bezoeken en je hebt gekozen voor een dynamische website URL, dan kun je het laatste segment van de URL na de backslash aanpassen door een platte tekstwaarde in te voeren.
• Wanneer u klaar bent met het maken van wijzigingen aan uw sjabloon, klikt u op Opslaan.

Zodra je klaar bent met het aanpassen van de variabelen, externe media en links van je sjabloon, verandert de status van de sjabloon in Klaar voor gebruik. Je kunt de sjabloon dan gebruiken in de inbox voor gesprekken of om opnieuw interactie te zoeken met een contactpersoon in een workflow nadat de eerste sessie van 24 uur is afgesloten.

Een sjabloon voor WhatsApp-berichten verzenden in een workflow

Nadat je je sjabloon hebt gemaakt en aangepast, kun je deze verzenden naar contactpersonen die zich hebben aangemeld via de tool Workflows. Als je meer wilt weten over het verzamelen en beheren van toestemming voor WhatsApp-gesprekken, raadpleeg je dit artikel.

Opmerking: WhatsApp-berichten die via workflows worden verzonden, verschijnen alleen in de conversatie-inbox, helpdesk en bijbehorende tijdlijn van records als de contactpersoon reageert.

Om een workflow op basis van contactpersonen te configureren die een WhatsApp-bericht verstuurt:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken en selecteer vervolgens From scratch.
• Selecteer Contactpersoon gebaseerd in het linkerpaneel.
• Klik rechtsboven op Volgende.
• Klik op het plus-pictogram.
• Selecteer in het linkerpaneel onder Communicatie de optie WhatsApp-bericht verzenden.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Verzenden vanaf WhatsApp-telefoonnummer en selecteer een telefoonnummer.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Berichtsjabloon en selecteer een sjabloon.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Sjabloontaal en selecteer een taal.
• Klik op Opslaan.

Niet-ondersteunde WhatsApp-sjablonen controleren

Meta kan bepaalde WhatsApp-sjablonen markeren vanwege problemen met de onderdelen ervan, zoals een niet-ondersteunde knop of koptekst.

Je kunt deze gemarkeerde sjablonen bekijken in HubSpot en vervolgens het probleem oplossen vanuit je WhatsApp Business Account:

• Ga in je HubSpot-account naar Bibliotheek > Sjablonen.
• Klik op het tabblad WhatsApp .
• Al je sjablonen worden weergegeven met hun huidige status. Sjablonen met problemen hebben de status Niet ondersteund.
  • Klik op de naam van een sjabloon dat niet wordt ondersteund.
  • Bekijk de sjabloondetails in het rechterpaneel en klik vervolgens op Sjabloon beheren in Meta om naar de sjabloon in je Meta-account te navigeren om het probleem verder op te lossen.

Nadat je het probleem met de sjabloon hebt opgelost in je WhatsApp Business Account, is de sjabloon klaar voor gebruik en verschijnt deze als optie in je workflowacties en in je inbox voor gesprekken.