Beheer je documenten in Slack

Zodra je Slack aan je HubSpot-account hebt gekoppeld, kun je HubSpot-records vanuit Slack bekijken, aanmaken en bijwerken.

Je kunt ook rechtstreeks in Slack vragen stellen over je HubSpot-records met behulp van Breeze Assistant.

Bekijk, maak en werk HubSpot-records bij vanuit Slack

Je kunt vanuit een Slack-bericht een HubSpot-taak, -ticket of -notitie aanmaken, of een bestaand record in je HubSpot-account bijwerken.

Taken, tickets of notities bekijken, aanmaken en bijwerken

Het wordt aanbevolen om taken, tickets en notities aan te maken in openbare kanalen of in privékanaal waarvoor de HubSpot-app is uitgenodigd. 

1. Beweeg in Slack de muisaanwijzer over een bericht en klik opverticalMenupictogram met drie verticale puntjesen selecteer vervolgens ‘Een taak aanmaken’, ‘Een ticket aanmaken’ of ‘Een notitie aanmaken’.

2. Vul in het dialoogvenster de verplichte velden voor je taak, ticket of notitie in. Klik op 'Opslaan' als je klaar bent.
3. Als er meerdere HubSpot-accounts aan je Slack-werkruimte zijn gekoppeld, verschijnt er in Slack een melding waarin je het HubSpot-account voor de actie moet selecteren. Klik op ‘Kiezen’ onder de accountnaam. Of, als je meer dan vier HubSpot-accounts hebt, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Account kiezen’ en selecteer je een HubSpot-account.
4. De taak, het ticket of de notitie wordt automatisch aangemaakt in HubSpot. De HubSpot-app plaatst een bevestigingsbericht in het kanaal dat alleen jij kunt zien.
5. Om de taak, het ticket of de notitie in HubSpot te bekijken, klik je op de naam van de taak, het ticket of de notitie in het bericht.
6. In het bericht kun je:

• • Klik op'Koppeling toevoegen' om een contactpersoon of bedrijf aan de taak of het ticket te koppelen.

Let op: de actie 'Koppeling toevoegen' in Slack wordt niet ondersteund voor deals. Wanneer je in Slack met deals werkt, zie je in plaats daarvan de actie 'Dealfase bijwerken', waarmee je een deal door de fasen kunt verplaatsen. 

• • Klik op 'Posten in kanaal ' of 'Posten in thread' om het bericht over de taak of het ticket in het Slack-kanaal of de thread te plaatsen.
  • Klik op'Notitie toevoegen' om een notitie te schrijven op de tijdlijn van de taak of het ticket.
  • Nadat je een ticket in het kanaal of de thread hebt geplaatst, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Ticketstatus bijwerken' om de ticketstatus te wijzigen.
  • Eventuele bijlagen of links in het bericht worden ook gesynchroniseerd met de taak, het ticket of de notitie. 

Let op: de 'Maak een ticket ondersteunt een maximaal 10 velden (verplicht of niet) die kunnen worden toegevoegd. De volgende typen eigenschappenvelden zijn niet compatibel met de actie 'Een ticket aanmaken ': HubSpot-gebruiker, Meerdere selectievakjes en Berekening. Als je ticket meer dan 10 velden bevat, maak dan een nieuw ticket aan via de indexpagina van tickets.

Contacten, bedrijven en deals bekijken en aanmaken

1. Klik in je Slack-kanaal op het pictogram ‘Snelkoppeling uitvoeren’ in het tekstvak voor reacties. 

2. Klik op'Een bedrijf aanmaken ','Een contactpersoon aanmaken' of'Een deal aanmaken'. 
3. Vul in het dialoogvenster de verplichte velden in voor je contactpersoon, bedrijf of deal. Klik op 'Opslaan' als je klaar bent. 
4. Het contact, het bedrijf of de deal wordt automatisch aangemaakt in HubSpot, en de HubSpot-app plaatst een bericht in het kanaal dat alleen voor jou zichtbaar is.

5. Om het record in HubSpot te bekijken, klik je op de naam van het record in het bericht.

Linkvoorbeelden in Slack voor HubSpot-records

Wanneer je in Slack een link deelt naar een ondersteund HubSpot-object, zie je gestructureerde voorbeelden in Slack, ook wel ‘unfurls’ genoemd. Deze ‘unfurls’ geven een voorbeeld van de belangrijkste HubSpot-details van het record.

De volgende HubSpot-objecten worden ondersteund door ‘unfurls’ in Slack: 

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Tickets
• Marketing-e-mails
• Blogberichten
• Rapporten
• Dashboards

1. Klik op de uitvouwknop om de volledige details van het record te bekijken.
2. Op het tabblad 'Details' kun je de belangrijkste HubSpot-details van het HubSpot-record bekijken. 
3. Klik op het tabblad 'Conversaties' om de bijbehorende conversatiethreads te bekijken. 

HubSpot-linkvoorbeelden aanpassen in Slack

Wanneer je een link naar een HubSpot CRM-record deelt in Slack, kun je aanpassen welke eigenschappen in het voorbeeld worden weergegeven, zodat gebruikers de meest relevante informatie direct in Slack te zien krijgen.

Eigenschappen van linkvoorbeelden aanpassen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Integraties > Gekoppelde apps.
3. Klik op Slack.
4. Ga naar het tabblad Instellingen.
5. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Link Unfurling'.

• • Om de eigenschappen aan te passen die op de uitklapkaart worden weergegeven: 
    • Klik voor elk CRM-object op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschappen voor uitklapkaart configureren ' en selecteer vervolgens de eigenschappen die u wilt weergeven. U moet minimaal drie en maximaal zes eigenschappen selecteren. 

• • • Klik op 'Opslaan'. 
  • Om de uitklapfunctie voor een object in of uit te schakelen: 
    • Zet de schakelaar voor het uitvouwen aan of uit. 

• • • Klik op 'Opslaan'. 

Hoe linkvoorbeelden zich gedragen in Slack

Nadat je je instellingen hebt geconfigureerd:

• Wanneer een link naar een HubSpot-record wordt gedeeld in een Slack-kanaal, worden in het voorbeeld de geselecteerde eigenschappen weergegeven.
• Dezelfde instellingen voor het voorbeeld gelden voor alle gebruikers in het HubSpot-account.
• Gebruikers kunnen recorddetails rechtstreeks in Slack bekijken zonder het record in HubSpot te openen.

Wanneer je bijvoorbeeld een link naar een deal deelt, kan het voorbeeld het dealbedrag, de fase en de eigenaar bevatten.

Let op: alleen de velden die in je instellingen zijn geselecteerd, verschijnen in de linkvoorbeelden in Slack. Als een veld niet is geselecteerd, wordt het niet weergegeven wanneer een link wordt gedeeld. 

Zoek en deel je records in Slack met snelkoppelingen en slash-opdrachten 

Je kunt slash-commando's in Slack gebruiken, of de HubSpot Search-snelkoppeling in Slack om naar records in je HubSpot-account te zoeken. 

Gebruik de snelkoppeling 'HubSpot Search'

Om de snelkoppeling 'HubSpot Search' te gebruiken:

1. Klik in je Slack-kanaal op het pictogram 'Snelkoppeling uitvoeren' in het tekstvak voor reacties.

2. Klik op'Zoeken'. Als je Slack-werkruimte is gekoppeld aan meerdere HubSpot-accounts, verschijnt er een bericht waarin je wordt gevraagd het HubSpot-account te selecteren waarin je wilt zoeken. 
3. Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu 'HubSpot-recordtype'en selecteer het recordtype waarnaar je wilt zoeken. Je kunt zoeken naar contactpersonen, bedrijven, deals, tickets of taken. 

4. Voer de zoekcriteria in en selecteer hetkanaal waarin de zoekresultaten moeten worden weergegeven. 
5. Klik opZoeken.
6. De HubSpot-app toont de eerste drie resultaten voor je zoekterm, inclusief basisinformatie over het contact, het bedrijf, de deal, het ticket of de taak. Alle resultaten zijn alleen zichtbaar voor jouw Slack-gebruiker.
7. Klik op het record om het in HubSpot te bekijken.
8. Klik op 'Koppeling toevoegen' om andere records aan het record te koppelen.

Let op: de actie 'Koppeling toevoegen' in Slack wordt niet ondersteund voor deals. Wanneer je in Slack met deals werkt, zie je in plaats daarvan de actie 'Dealfase bijwerken', waarmee je een deal door de fasen kunt verplaatsen. 

9. Klikop 'Notitie toevoegen' om een notitie aan het record toe te voegen.
10. Klikop 'In kanaal plaatsen ' om de contactpersoon met het kanaal te delen.

Gebruik slash-opdrachten om naar een record te zoeken

Met slash-commando's in Slack kun je zoeken naar en een HubSpot-contactpersoon, bedrijf, deal, kennisbankartikel, playbook, taak of ticket delen in een Slack-kanaal of via een direct bericht.

Als je meerdere HubSpot-accounts hebt gekoppeld aan je Slack-werkruimte, verschijnt er in Slack een prompt waarin je het HubSpot-account voor de slash-opdracht kunt selecteren. Klik op ‘Kiezen’ onder de accountnaam. Of , als je meer dan vier HubSpot-accounts hebt, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Account kiezen’ om een HubSpot-account te selecteren.

1. Klik in je kanaal in het tekstvak voor het antwoord en typ:

• • Contact:
    • /hs-search-contact {contactnaam} zoekt naar alle contacten die aan de zoekterm voldoen.

• • Bedrijf:
    • /hs-search-company {bedrijfsnaam} zoekt naar alle bedrijven die overeenkomen met de zoekterm.
    • /hs-report-company toont belangrijke KPI's, waaronder het aantal gekoppelde contactpersonen, het aantal gekoppelde deals met de bijbehorende dealfase, het aantal websitebezoeken en het aantal paginaweergaven.
    • /hs-buying-committee plaatst de informatie over de inkoopcommissie van een bedrijfsrecord op uw kanaal.

• • Deal:
    • /hs-search-deal {dealnaam} zoekt naar alle deals die overeenkomen met de zoekterm.
    • /hs-search-my-deal {dealnaam} zoekt naar deals die aan de gebruiker zijn toegewezen en die overeenkomen met de zoekterm.
    • Bij deals kun je de dealfase bijwerken vanuit Slack. Klik op 'Dealfase bijwerken' en selecteer een dealfase in het vervolgkeuzemenu.

• • Kennisbankartikel: /hs-search-kb {artikel titel}

Let op: kennisbankartikelen waarvoor registratie als lid vereist is, verschijnen niet in de zoekresultaten van Slack.

• • Playbook: /hs-search-playbook {titel van het playbook}
  • Taak: /hs-search-task {titel van de taak}
  • Ticket: /hs-search-ticket {titel van het ticket}

2. De HubSpot-app geeft de eerste drie resultaten voor je zoekterm weer, inclusief basisinformatie over het contact, het bedrijf, de deal, het kennisbankartikel, het playbook, de taak of het ticket. Alle resultaten zijn alleen zichtbaar voor jouw Slack-gebruiker.
3. Om een contactpersoon, bedrijf, deal, kennisbankartikel, playbook, taak of ticket met je kanaal te delen, klik je op [object] op het kanaal plaatsen.

Let op: de /hs-search-slashcommando's werken alleen in openbare kanalen of privékanalen waarvoor de HubSpot-app is uitgenodigd. De commando's geven geen reactie in directe berichten en groepsberichten, of in privékanalen waarvoor de HubSpot-app niet is uitgenodigd.