Instellingen klantportaal beheren

Let op: u moet toegang hebben tot de instellingen van het klantenportaal om het klantenportaal te kunnen bewerken.

De portaalnaam bewerken

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Voer een portaalnaam in . Dit is de titel die in het browsertabblad wordt weergegeven wanneer klanten zijn ingelogd op het klantenportaal.

Beheer het domein

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Navigeer naar de URL. In het veld Slug kunt u de URL-slug bewerken. Om het domein te beheren dat voor uw klantenportaal wordt gebruikt, klikt u op Uw domeinen beheren.
3. Het klantenportaal wordt weergegeven in de primaire taal die voor uw domein is ingesteld. Als u de taal van uw domein wijzigt in uw instellingen voor Domeinen en URL's , wordt ook de taal van het klantenportaal bijgewerkt. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

Let op: klantportals in meerdere talen worden op dit moment niet ondersteund.

De standaardinbox of helpdesk bewerken

U kunt een standaard inbox of helpdesk selecteren voor tickets die door contactpersonen in uw klantenportaal worden aangemaakt. Wanneer de klant zich aanmeldt bij zijn klantenportaal, kan hij op het ticket reageren en verschijnt zijn reactie in de geselecteerde inbox of helpdesk.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in het gedeelte Kies waar portaltickets naartoe worden gestuurd op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk.

Configureer machtigingen voor klanttickets

Om te bepalen welke tickets uw klanten kunnen bekijken in het klantenportaal, configureert u de machtigingen voor klanttickets:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Selecteer een optie in hetgedeelte Machtigingen voor klanttickets :
   • Uw klanten toestaan alle tickets van hun bedrijf te bekijken : wanneer een contactpersoon zich aanmeldt bij het klantenportaal, worden alle tickets weergegeven die zijn gekoppeld aan hun primaire bedrijfsrecord, naast de tickets die zijn gekoppeld aan hun contactrecord.
   • Uw klanten alleen hun eigen tickets laten zien: als een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, worden alleen tickets getoond die bij hun contactrecord horen.
   • Een specifieke groep van uw klanten toestaan om alle tickets van hun bedrijf te bekijken: alleen contactpersonen die aan de gedefinieerde criteria voldoen, kunnen tickets van hun bedrijf bekijken.
     • Klik op Contacteigenschappen instellen.
       
       
     • Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen om de criteria in te stellen.
     • Om een nieuw filter toe te voegen, klikt u op + Filter toevoegen in de groepen EN of OF. Wanneer u een filter instelt met EN, moeten records aan alle criteria in de filtergroep voldoen om in de weergave te worden opgenomen. Wanneer u OF selecteert, moeten de records aan de criteria in ten minste één filtergroep voldoen om in de weergave te worden opgenomen. Selecteer de eigenschap waarop u wilt filteren, stel criteria voor de eigenschap in en klik vervolgens op Filter toepassen.
     • Als u klaar bent, klikt u op de X in de rechterbovenhoek. Uw filters worden toegepast, maar u moet de weergave opslaan om de filters te behouden.
       
3. Klik op Opslaan

Als u uw klanten toestaat om alle tickets van hun bedrijf te bekijken, kunnen uw klanten schakelen tussen hun tickets en de tickets van hun bedrijf. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij op het vervolgkeuzemenu Weergave rechtsboven in de weergave Tickets klikken en vervolgens een optie selecteren:

• Organisatietickets: alle tickets die aan het bedrijf van de klant zijn gekoppeld, worden weergegeven.
• Van mij: alleen tickets die verband houden met de contactpersoon van de klant worden weergegeven.

Een ondersteuningsformulier toevoegen aan het klantenportaal

U kunt een ondersteuningsformulier toevoegen aan uw klantenportaal, zodat bezoekers die zijn ingelogd een nieuw ondersteuningsverzoek kunnen indienen vanuit hun klantenportaal.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
3. Schakel in het gedeelte Supportformulier het selectievakje Connect-supportformulier in.
4. Voer de tekst voor het formuliermenu in. Deze tekst wordt weergegeven als link in het navigatiemenu van het klantenportaal.
5. Voer de tekst voor de koptekst van het formulier in. Deze tekst wordt bovenaan het formulier weergegeven.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Formulieren om een formulier te selecteren.
7. Klik linksonder op Opslaan.

U moet een formulier selecteren dat ticketkenmerken bevat en dat is gekoppeld aan de inbox voor gesprekken of de helpdesk. Om ticketkenmerken aan uw formulier toe te voegen, kunt u een formulier maken met behulp van de Support-formuliersjabloon of ticketkenmerken inschakelen in de formulierbouwer.

Om ticketkenmerken voor een formulier in te schakelen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Beweeg de muis over het formulier en klik op Bewerken.
3. Klik in het linkerpaneel van de formuliereditor op het instellingenpictogram.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Instellingen voor verzending.
5. Schakel in het gedeelte Automatisch tickets aanmaken de schakelaar in.
6. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk. Klik vervolgens op Opslaan.

Voor elke verzending van een formulier wordt een ticket aangemaakt, dat naast uw gesprekkeninbox ook in het eigen klantenportaal van de klant verschijnt.

Het thema aanpassen

Om het uiterlijk van uw klantenportaal te bewerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in het gedeelte Het uiterlijk van uw portaal aanpassen op Thema bewerken.
3. Gebruik in de thema-previewer de stijlopties om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van uw klantenportaal consistent blijft met de rest van uw website. Meer informatie over het bewerken van thema-stijlinstellingen.

Let op: als u wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, worden deze wijzigingen toegepast op de ticketlijst, de ticketdetails en de ticketformulierpagina.

Ticketweergave aanpassen

Bepaal hoe tickets worden weergegeven aan klanten in uw portaal door ticketlabels te bewerken, te filteren welke tickets zichtbaar zijn en te selecteren welke kolommen worden weergegeven op de ticketpagina.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
3. Om de weergavenaam voor tickets op de startpagina van tickets te wijzigen, voert u in het veld Weergavenaam voor tickets een nieuwe Weergavenaam in. U kunt het label bijvoorbeeld wijzigen in Bestellingen, Cases of Verzoeken. Lees hoe u de koptekst van uw formulier kunt bijwerken om uw nieuwe label weer te geven.
4. Om aan te passen welke tickets in het klantenportaal worden weergegeven:
   • Klik in het gedeelte Ticketzichtbaarheid op Ticketkenmerken selecteren.
   • Selecteer in het rechterdeelvenster een ticketkenmerk om op te filteren en selecteer vervolgens filtercriteria.
5. U kunt ook kiezen welke kolommen op de ticketweergavepagina worden weergegeven. U kunt maximaal 10 eigenschappen toevoegen:
   • Om kolommen opnieuw te ordenen, klikt u op eigenschappen en sleept u deze naar de gewenste volgorde.
   • Om een eigenschap toe te voegen, klikt u op + Eigenschap toevoegen.
   • Om een kolom te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer erop en klikt u op Bewerken.
   • Om een eigenschap uit de tabel te verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer erop en klikt u op Verwijderen.
   • Om de kolommen terug te zetten naar de standaardinstellingen, klik je op Terugzetten naar aanbevolen standaardinstellingen.
6. Selecteer een weergaveoptie in het gedeelte Weergavenaam van ticketbezitter aanpassen. Standaard wordt de voornaam van de bezitter gebruikt, maar u kunt ervoor kiezen om de volledige naam, achternaam of een aangepaste alias van de bezitter weer te geven.

7. Standaard wordt de status van een ticket alleen weergegeven als Open of Gesloten. Om de volledige naam van de status van een ticket zichtbaar te maken, schakelt u de schakelaar Ticketfasen in.

8. Klik op Opslaan.

U kunt controleren welke gesprekken in het klantenportaal worden weergegeven met behulp van de kaart 'Gesprekken' in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Als er meerdere gespreksthreads aan een ticket zijn gekoppeld, wordt alleen de oorspronkelijke thread in het klantenportaal weergegeven.

Het wordt aanbevolen dat u en uw team notities en opmerkingen gebruiken om intern over uw tickets te communiceren, of filterregels instellen om interne communicatie uit het klantenportaal te filteren.

Ticketacties voor klanten configureren

Beheer klantinteracties met tickets in het portaal door hen toe te staan te reageren op gesloten tickets of zelf tickets te sluiten.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
3. Selecteer een optie in het gedeelte Ticketacties:
   • Klanten toestaan om te reageren op gesloten gesprekken: klantenin staat stellen om te reageren op een bestaande thread op een gesloten ticket.
   • Klanten toestaan tickets te sluiten vanuit de portal: klanten in staat stellen tickets rechtstreeks vanuit de portal te sluiten.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Ticketfase om een gesloten fase toe te wijzen aan elke pijplijn.
     • Als uw pijplijn slechts één gesloten fase heeft, wordt deze standaard geselecteerd.
4. Klik op Opslaan.

Toegangscontrole bewerken

U kunt klanten toestaan hun eigen login aan te maken of toegang toewijzen aan specifieke toegangsgroepen.

1. Om toegang te verlenen tot een specifieke lijst met contactpersonen:

• • Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
  • Ga naar het tabblad Geavanceerd.
  • Klik in het menu aan de linkerkant op Toegang.
  • Selecteer de optie Toegangsgroepslidmaatschap vereist , klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu en selecteer de toegangsgroepen en waartoe u toegang wilt verlenen.
    
    

2. Om gebruikers toe te staan hun eigen login aan te maken:
   • Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
   • Ga naar het tabblad Geavanceerd.
   • Klik in het menu aan de linkerkant op Toegang.
   • Selecteer de optie Zelfregistratie vereist. Hierdoor kan iedereen zich registreren en een eigen login voor het klantenportaal aanmaken. Om deze optie te selecteren, moet zelfregistratie zijn ingeschakeld in uw instellingen voor privé-inhoud.
3. Om SSO in te stellen in uw instellingen voor privé-inhoud, klikt u op Authenticatiemethode.
4. Om uw toestemmingsverklaring in uw instellingen voor privé-inhoud te beheren, klikt u op Toestemmingsverklaring.

Pagina's voor privé-inhoudsysteem instellen

U kunt de systeempagina's selecteren en bewerken die uw klanten zullen gebruiken wanneer ze toegang krijgen tot hun portaal, inclusief de pagina's waar ze zich kunnen registreren, aanmelden en afmelden. U kunt ook een pagina voor geweigerde toegang en pagina's voor het opnieuw instellen van wachtwoorden configureren.

Om de systeempagina's van uw klantenportaal in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inhoud > Privé-inhoud.
3. Klik op het tabblad Pagina's .
4. Klik onder elk type systeempagina op het vervolgkeuzemenu en selecteer een sjabloon.
5. Nadat u een sjabloon hebt geselecteerd, kunt u deze bewerken of bekijken door op Acties te klikken en vervolgens de overeenkomstige optie te selecteren.

Aanpassen van toestemming voor verwerking van taal (optioneel)

Als u klanten toestaat om zichzelf te registreren voor toegang tot hun klantenportaal, moet u uw toestemmingsverklaring zo configureren dat zij weten hoe u hun gegevens gaat gebruiken.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot beschikbaar zijn, is uw juridische team de beste bron voor advies over compliance in uw specifieke situatie.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
3. Klik in het menu aan de linkerkant op Toegang.
4. Klik op Toestemmingsverklaring.
5. U wordt naar de instellingen van uw privé-content geleid. Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.
6. Klik in het gedeelte Toestemming voor gegevensverwerking op Expliciete toestemmingsinhoud bewerken.
7. Werk in het paneel Kennisgeving en toestemming de tekst voor toestemming voor verwerking of het label van het selectievakje voor toestemming voor verwerking bij en klik vervolgens op Opslaan. U kunt vanuit de tekst voor kennisgeving en toestemming ook een link naar externe bronnen van uw juridische team toevoegen, indien van toepassing.

Hiermee wordt alleen de toestemming voor verwerking voor uw klantenportaal bijgewerkt. Lees hoe u standaardtekst voor kennisgeving en toestemming instelt voor andere HubSpot-tools.

Eenklantenportaalinschakelen

Zodra je de installatiestappen hebt voltooid, kun je je klantenportaal inschakelen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Schakel de schakelaar rechtsboven in.

Alle berichten die vanuit het klantenportaal naar uw team worden verzonden, verschijnen in de inbox van de gesprekken en worden weergegeven als een e-mailbericht op de tijdlijn van het record.

Geef contactpersonen toegang tot het klantenportaal

Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of kunnen zij het portaal openen via de kennisbank. Om uw klantenportaal te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik rechtsboven op Klantenportaal bekijken.
3. Afhankelijk van de door u geselecteerde aanmeldings- en authenticatiemethode moeten klanten mogelijk hun aanmeldingsgegevens instellen voordat ze toegang krijgen tot hun klantenportaal:
   • Als klanten zichzelf kunnen registreren, verschijnt er onder de velden voor inloggegevens een link Hier registreren .

1. • Als alleen een specifieke lijst met contactpersonen toegang heeft, wordt er een e-mail naar hen gestuurd zodat ze hun inloggegevens kunnen instellen.

Let op: als u bent ingelogd op uw HubSpot-account wanneer u het klantenportaal bezoekt, hoeft u niet in te loggen om de ticketlijstpagina te bekijken.

Gebruik het klantenportaal

Wanneer uw bezoekers inloggen op hun klantenportaal, kunnen ze al hun openstaande en gesloten tickets bekijken op de ticketlijstpagina en bestaande tickets filteren en zoeken.

De volgende ticketkenmerken zijn standaard zichtbaar in het klantenportaal:

• Onderwerp
• Aangevraagd door
• Aanmaakdatum
• Ticketeigenaar
• Laatste activiteit
• Status

Om meer ticketdetails en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan uw klant op de naam van een ticket klikken om de ticketdetailpaginate openen .

Let op: als er meerdere gespreksonderwerpen aan een ticket zijn gekoppeld, wordt alleen het oudste onderwerp weergegeven in het klantenportaal.

Ticketgegevens exporteren vanuit het klantenportaal

Om ticketgegevens te exporteren, kunnen klanten rechtsboven in de tabel op Exporteren naar CSV klikken. Hiermee worden alle gegevens geëxporteerd die in de huidige weergave zichtbaar zijn, inclusief eventuele filters die op het moment van exporteren zijn toegepast.

Als de klant een nieuw ticket wil indienen, kan hij op Een supportticket indienen klikken. Hierdoor wordt het ticketformulier geopend dat u hebt gemaakt, zodat hij een nieuw probleem kan indienen.

Om uit te loggen uit hun portaal, kan de klant rechtsboven op Uitloggen klikken. Om klanten automatisch uit te loggen na een periode van inactiviteit, kunt u time-outs voor inactieve sessies instellen.