Instellingen klantportaal beheren

De portaalnaam bewerken

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Voer een portaalnaam in . Dit is de titel die in het browsertabblad wordt weergegeven wanneer klanten zijn ingelogd op het klantenportaal.

Beheer het domein

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Navigeer naar de URL. In het veld Slug kunt u de URL-slug bewerken. Om het domein te beheren dat voor uw klantenportaal wordt gebruikt, klikt u op Uw domeinen beheren.
3. Het klantenportaal wordt weergegeven in de primaire taal die voor uw domein is ingesteld. Als u de taal van uw domein wijzigt in uw instellingen voor Domeinen en URL's , wordt ook de taal van het klantenportaal bijgewerkt. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

Let op: klantportals in meerdere talen worden op dit moment niet ondersteund.

De standaardinbox of helpdesk bewerken

U kunt een standaardinbox of helpdesk selecteren voor tickets die door contactpersonen in uw klantportaal zijn aangemaakt. Wanneer de klant zich aanmeldt bij zijn klantportaal, kan hij op het ticket reageren en verschijnt zijn reactie in de geselecteerde inbox of helpdesk.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in het gedeelte Kies waar portaltickets naartoe worden gestuurd op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk.

Configureer machtigingen voor klanttickets

Om te bepalen welke tickets uw klanten in het klantenportaal kunnen bekijken, configureert u de machtigingen voor klanttickets:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Selecteer een optie in hetgedeelte Machtigingen voorklanttickets :
   • Uw klanten toestaan alle tickets van hun bedrijf te bekijken : wanneer een contactpersoon zich aanmeldt bij het klantenportaal, worden alle tickets weergegeven die zijn gekoppeld aan hun primaire bedrijfsrecord, naast de tickets die zijn gekoppeld aan hun contactrecord.
   • Laat uw klanten alleen hun eigen tickets bekijken: wanneer een contactpersoon zich aanmeldt bij het klantenportaal, worden alleen tickets weergegeven die zijn gekoppeld aan hun contactrecord.
   • Een specifieke groep van uw klanten toestaan om alle tickets van hun bedrijf te bekijken: alleen contactpersonen die aan de gedefinieerde criteria voldoen, kunnen tickets van hun bedrijf bekijken. 
     • Klik op Contacteigenschappen instellen.
       
       
       
     • Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen om de criteria in te stellen. 
     • Om een nieuw filter toe te voegen, klikt u op+ Filter toevoegenin de groepenENofOF. Wanneer u een filter instelt met EN, moeten records aan alle criteria in de filtergroep voldoen om in de weergave te worden opgenomen. Wanneer u OF selecteert, moeten de records aan de criteria in ten minste één filtergroep voldoen om in de weergave te worden opgenomen. Selecteer deeigenschapwaarop u wilt filteren,stel criteriavoor de eigenschapinen klik vervolgensop Filter toepassen.
     • Als u klaar bent, klikt u op de X in de rechterbovenhoek. Uw filters worden toegepast, maar u moet de weergave opslaan om de filters te behouden. 
3. Klik op Opslaan

Als u Uw klanten toestaan alle tickets van hun bedrijf te bekijken selecteert , kunnen uw klanten schakelen tussen hun tickets en de tickets van hun bedrijf. Wanneer de klant zich aanmeldt bij zijn klantenportaal, kan hij op het vervolgkeuzemenu Weergave rechtsboven in de weergave Tickets klikken en vervolgens een optie selecteren:

• Organisatietickets: alle tickets die aan het bedrijf van de klant zijn gekoppeld, worden weergegeven.
• Van mij: alleen tickets die verband houden met de contactpersoon van de klant worden weergegeven.

Een ondersteuningsformulier toevoegen aan het klantenportaal

U kunt een ondersteuningsformulier toevoegen aan uw klantenportaal, zodat bezoekers die zijn ingelogd een nieuw ondersteuningsverzoek kunnen indienen vanuit hun klantenportaal.

Let op: wanneer u een ondersteuningsformulier toevoegt aan het klantenportaal, wordt er automatisch een ticket aangemaakt dat is gekoppeld aan de ingelogde gebruiker. Het is dus niet nodig om een e-mailveld op te nemen. Meer informatie over het toevoegen van formuliervelden. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Ga naar het tabblad Algemeen.
3. Schakel in het gedeelte Ondersteuningsformulier het selectievakje Ondersteuningsformulier verbinden in.
4. Voer de tekst voor het formuliermenu in. Deze tekst wordt weergegeven als link in het navigatiemenu van het klantenportaal.
5. Voer de tekst voor de koptekst van het formulier in. Deze wordt bovenaan het formulier weergegeven.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Formulieren om een formulier te selecteren.
7. Klik linksonder op Opslaan.

U moet een formulier selecteren dat ticketkenmerken bevat en dat is gekoppeld aan de inbox voor gesprekken of de helpdesk. Om ticketkenmerken aan uw formulier toe te voegen, kunt u een formulier maken met behulp van de ondersteuningsformuliersjabloon of ticketkenmerken inschakelen in de formulierbouwer.

Om ticketkenmerken voor een formulier in te schakelen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Beweeg de muisaanwijzer over het formulier en klik op Bewerken.
3. Klik in het linkerpaneel van de formuliereditor op het pictogram Instellingen.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Instellingen voor verzending.
5. Schakel in het gedeelte Automatisch tickets aanmaken de schakelaar in.
6. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk. Klik vervolgens op Opslaan.

Voor elke verzending van een formulier wordt een ticket aangemaakt, dat naast uw gesprekkeninbox ook in het eigen klantenportaal van de klant verschijnt.

Als u problemen ondervindt met het gedrag van uw formulier of met verzendingen, bekijk dan de verschillende veelvoorkomende problemen en de stappen om deze op te lossen.

Het thema aanpassen

Om het uiterlijk van uw klantenportaal te bewerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in het gedeelte Het uiterlijk van uw portaal aanpassen op Thema bewerken.
3. Gebruik in de thema-previewer de stijlopties om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van uw klantenportaal consistent blijft met de rest van uw website. Meer informatie over het bewerken van thema-stijlinstellingen.

Let op: als u wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, worden deze wijzigingen toegepast op de ticketlijst, de ticketdetails en de ticketformulierpagina.

De weergave van tickets aanpassen

Bepaal hoe tickets worden weergegeven aan klanten in uw portaal worden weergegeven door ticketlabels te bewerken, te filteren welke tickets zichtbaar zijn en te selecteren welke kolommen op de ticketpagina worden weergegeven.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
3. Om de weergavenaam voor tickets op de startpagina van tickets te wijzigen, voert u in het veld Weergavenaam voor tickets een nieuwe Weergavenaam in. U kunt het label bijvoorbeeld wijzigen in Bestellingen, Cases of Verzoeken. Lees hoe u de koptekst van uw formulier kunt bijwerken om uw nieuwe label weer te geven .
4. Om aan te passen welke tickets in het klantenportaal worden weergegeven:
   • Klik in het gedeelte Ticketzichtbaarheid op Ticketkenmerken selecteren.
   • Selecteer in het rechterdeelvenster een ticketkenmerk om op te filteren en selecteer vervolgens filtercriteria.
5. U kunt ook kiezen welke kolommen op de ticketweergavepagina worden weergegeven. U kunt maximaal 10 eigenschappen toevoegen:
   • Om kolommen opnieuw te ordenen, klikt u op eigenschappen en sleept u deze naar de gewenste volgorde.
   • Om een eigenschap toe te voegen, klikt u op + Eigenschap toevoegen.
   • Om een kolom te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer erop en klikt u op Bewerken.
   • Om een eigenschap uit de tabel te verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer erop en klikt u op Verwijderen.
   • Om de kolommen terug te zetten naar de standaardinstellingen, klikt u op Terugzetten naar aanbevolen standaardinstellingen.
6. Selecteer een weergaveoptie in het gedeelte Weergavenaam van ticketbezitter aanpassen. Standaard wordt de voornaam van de bezitter gebruikt, maar u kunt ervoor kiezen om de volledige naam, achternaam of een aangepaste alias van de bezitter weer te geven.

7. Standaard wordt de status van een ticket alleen weergegeven als Open of Gesloten. Om aangepaste ticketfasen (bijvoorbeeld In afwachting van antwoord) weer te geven op de ticketdetailpagina, schakelt u de schakelaar Ticketfasen in. 

8. Klik op Opslaan.

U kunt controleren welke gesprekken in het klantenportaal worden weergegeven met behulp van de kaart Gesprekken in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Als er meerdere gespreksthreads aan een ticket zijn gekoppeld, wordt alleen de oorspronkelijke thread in het klantenportaal weergegeven.

Het wordt aanbevolen dat u en uw team notities en opmerkingen gebruiken om intern over uw tickets te communiceren, of filterregels instellen om interne communicatie uit het klantenportaal te filteren.

Ticketacties voor klanten configureren

Beheer de interacties van klanten met tickets in het portaal door hen toe te staan op gesloten tickets te reageren of zelf tickets te sluiten.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
3. Selecteer een optie in het gedeelte Ticketacties:
   • Klanten toestaan om op gesloten gesprekken te reageren: klantenin staat stellen om te reageren op een bestaande thread op een gesloten ticket.
   • Laat klanten tickets sluiten vanuit het portaal: laat klanten tickets rechtstreeks vanuit het portaal sluiten.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Ticketfase om een gesloten fase toe te wijzen aan elke pijplijn.
     • Als uw pijplijn slechts één gesloten fase heeft, wordt deze standaard geselecteerd.
4. Klik op Opslaan.