Instellingen klantportaal beheren

Let op: u moet toegang hebben tot de instellingen van het klantportaal om het klantportaal te kunnen bewerken.

De portaalnaam bewerken

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Voer een portaalnaam in . Dit is de titel die wordt weergegeven in het browsertabblad wanneer klanten zijn ingelogd op het klantenportaal.

Beheer het domein

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Navigeer naar de URL. In het veld Slug kun je de URL-slug bewerken. Om het domein te beheren dat wordt gebruikt voor je klantenportaal, klik je op Beheer je domeinen.
3. De klantenportal wordt weergegeven in de primaire taal die is ingesteld voor uw domein. Als je de taal van je domein wijzigt in de instellingen voor Domeinen & URL's , wordt de taal van het klantenportaal ook bijgewerkt. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

Let op: meertalige klantportals worden op dit moment niet ondersteund.

De standaard inbox of helpdesk bewerken

U kunt een standaard inbox of helpdesk selecteren voor tickets die zijn aangemaakt door contactpersonen in uw klantenportaal. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij reageren op het ticket en zijn reactie verschijnt in het geselecteerde postvak of helpdesk.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in het gedeelte Kies waar portal tickets naartoe worden gestuurd op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk.

Machtigingen voor klantentickets configureren

Configureer ticketpermissies voor klanten om te bepalen welke tickets uw klanten kunnen bekijken in de klantenportal:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Selecteer een optie in de sectieticketmachtigingen voor klanten :
   
   • Sta uw klanten toe alle tickets van hun bedrijf te bekijken: wanneer een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, verschijnen alle tickets die zijn gekoppeld aan hun primaire bedrijfsrecord, naast de tickets die zijn gekoppeld aan hun contactrecord.

1. • Uw klanten toestaan om alleen hun eigen tickets te bekijken: wanneer een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, verschijnen alleen de tickets die gekoppeld zijn aan hun contactrecord.
2. Klik op Opslaan.

Als u Allow your customers to view all tickets from their company selecteert , kunnen uw klanten schakelen tussen hun eigen tickets en de tickets van hun bedrijf. Wanneer de klant inlogt op het klantenportaal, kunnen ze op het vervolgkeuzemenu Bekijken rechtsboven in de weergave Tickets klikken en vervolgens een optie selecteren:

• Organisatie tickets: alle tickets die gekoppeld zijn aan het bedrijf van de klant worden weergegeven.
• Eigendom van mij: alleen tickets gekoppeld aan de contactpersoon van de klant worden weergegeven.

Een supportformulier toevoegen aan het klantenportaal

U kunt een supportformulier toevoegen aan uw klantenportaal zodat wanneer een bezoeker is ingelogd, hij een nieuw supportverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportaal.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Navigeer naar het tabblad Geavanceerd.
3. Schakel in de sectie Supportformulier het selectievakje Supportformulier koppelen in.
4. Voer de menutekst van het formulier in. Dit verschijnt als link in het navigatiemenu van het klantenportaal.
5. Voer de koptekst van het formulier in. Deze tekst verschijnt bovenaan het formulier.
6. Klik op het keuzemenu Formulieren om een formulier te selecteren.
7. Klik linksonder op Opslaan.

Je moet een formulier selecteren dat ticket eigenschappen bevat en dat gekoppeld is aan de conversatie inbox of helpdesk. Om ticket eigenschappen aan je formulier toe te voegen, kun je een formulier maken met het sjabloon Support formulier, of ticket eigenschappen aanzetten in de formulierbouwer. Om ticket eigenschappen in te schakelen voor een formulier:

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Beweeg de muis over het formulier en klik op Bewerken.
3. Klik in het linkerpaneel van de formuliereditor op het instellingenpictogram.
4. Klik in het linker zijbalkmenu op Indieningsinstellingen.
5. Schakel de schakelaar in bij Automatisch ticket aanmaken .
6. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk en klik vervolgens op Opslaan.

Voor elke formulierinzending wordt een ticket aangemaakt, dat niet alleen in uw conversatie-inbox verschijnt, maar ook in het eigen klantenportaal van de klant.

Het thema aanpassen

Om het uiterlijk van uw klantenportaal aan te passen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in de sectie Pas het uiterlijk van uw portaal aan op Thema bewerken.
3. In de voorbeeldweergave van het thema gebruikt u de stylingopties om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van uw klantenportaal consistent blijft met de rest van uw website. Meer informatie over het bewerken van de stijlinstellingen van het thema.

Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, zijn deze wijzigingen van toepassing op de pagina met ticketvermeldingen, ticketdetails en ticketformulieren.

Weergave van tickets aanpassen

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Navigeer naar het tabblad Geavanceerd.
3. Om de weergavenaam voor tickets op de ticketstartpagina te wijzigen, voert u in het veld Weergavenaam voor tickets een nieuwe weergavenaam in. U kunt bijvoorbeeld het label wijzigen in Orders, Cases of Requests. Leer hoe je de koptekst van je formulier kunt aanpassen aan je nieuwe label.
4. Om aan te passen welke tickets in het klantenportaal verschijnen:
   
   • Klik in de sectie Zichtbaarheid van tickets op Eigenschappen ticket selecteren.
   • Selecteer in het rechterpaneel een ticketeigenschap waarop u wilt filteren en selecteer vervolgens filtercriteria.

5. Je kunt ook kiezen welke kolommen worden weergegeven op de ticketweergavepagina. Je kunt maximaal 10 eigenschappen toevoegen:

   • Om de kolommen te herschikken, klik en sleep je de eigenschappen naar de gewenste volgorde.
   • Om een eigenschap toe te voegen, klik je op + eigenschap toevoegen.
   • Om een kolom te bewerken, ga je er met de muis over en klik je op Bewerken.
   • Om een eigenschap uit de tabel te verwijderen, beweeg erover en klik op Verwijderen.
   • Om de kolommen terug te zetten naar de standaardwaarden, klik je op Reset naar aanbevolen standaardwaarden.

6. Selecteer een weergaveoptie in het gedeelte De naam van de ticketeigenaar aanpassen. Standaard wordt de voornaam van de eigenaar gebruikt, maar je kunt ervoor kiezen om de volledige naam, achternaam of een aangepaste alias van de eigenaar weer te geven.
7. Klik op Opslaan.

Je kunt controleren welke gesprekken worden weergegeven in het klantenportaal via de kaartGesprekken in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnt alleen de oorspronkelijke conversatie in het klantenportaal.

Het is aan te raden dat u en uw team notities en opmerkingen gebruiken om intern over uw tickets te communiceren, of filterregels instellen om alle interne communicatie uit het klantenportaal te filteren.

Ticketacties voor klanten configureren

Beheer de interacties van klanten met tickets in de portal door hen toe te staan te reageren op gesloten tickets of zelf tickets te sluiten.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Navigeer naar het tabblad Geavanceerd.
3. Selecteer een optie in de sectie Ticketacties:
   • Klanten toestaan om te reageren op gesloten conversaties: klanten toestaan om te reageren op een bestaande thread op een gesloten ticket.
   • Klanten toestaan om tickets vanuit de portal te sluiten : klanten toestaan om tickets direct vanuit de portal te sluiten.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Ticketfase om een gesloten fase toe te wijzen aan elke pijplijn.
     • Als je pijplijn slechts één gesloten fase heeft, wordt deze standaard geselecteerd.
4. Klik op Opslaan.

Toegangsbeheer bewerken

Je kunt klanten hun eigen login laten aanmaken of toegang toewijzen aan specifieke toegangsgroepen.

1. Om toegang te geven aan een specifieke lijst met contactpersonen:
   
   • Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
   • Navigeer naar het tabblad Geavanceerd.

1. • Klik in het linker zijbalkmenu op Toegang.
   • Selecteer de optie Lidmaatschap van toegangsgroepen vereist , klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu en selecteer de toegangsgroepen waaraan u toegang wilt verlenen.

Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail naar de lijst met contactpersonen gestuurd. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.

2. Gebruikers hun eigen login laten maken:
   • Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
   • Navigeer naar het tabblad Geavanceerd.
   • Klik in het linker zijbalkmenu op Toegang.

2. • Selecteer de optie Zelfregistratie vereist. Hierdoor kan iedereen zich registreren en een eigen login aanmaken voor het klantenportaal. Om deze optie te selecteren, moet u zelfregistratie hebben ingeschakeld in uw instellingen voor privécontent.
3. Om SSO in te stellen in uw privé-inhoudinstellingen, klikt u op Authenticatiemethode.
4. Om de toestemmingsmelding te beheren in de instellingen voor privécontent, klikt u op Toestemmingsmelding.

Systeempagina's voor privécontent instellen

U kunt de systeempagina's selecteren en bewerken die uw klanten zullen gebruiken bij het openen van hun portal, inclusief de pagina's waar ze zich kunnen registreren, aanmelden en afmelden. U kunt ook een pagina voor geweigerde toegang en pagina's voor het resetten van wachtwoorden configureren.

Zo stelt u de systeempagina's van uw klantenportaal in:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Privé inhoud.
3. Klik op het tabblad Pagina's .
4. Klik onder elk type systeempagina op het vervolgkeuzemenu en selecteer een sjabloon.
5. Nadat u een sjabloon hebt geselecteerd, kunt u deze bewerken of een voorbeeld bekijken door op Acties te klikken en vervolgens de bijbehorende optie te selecteren.

Toestemming voor procestaal aanpassen (optioneel)

Als u klanten toestaat zich zelf te registreren om toegang te krijgen tot hun klantenportaal, moet u uw toestemmingsbericht configureren om hen te laten weten hoe u hun gegevens gaat gebruiken.

Let op: hoewel deze functies beschikbaar zijn in HubSpot, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Navigeer naar het tabblad Geavanceerd.
3. Klik in het menu aan de linkerkant op Toegang.
4. Klik op Toestemmingsmededeling.
5. U komt nu bij uw privé-inhoud instellingen. Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.
6. Klik in het gedeelte Toestemming voor het verwerken van gegevens op Inhoud met uitdrukkelijke toestemming bewerken.
7. Werk in het paneel Kennisgeving en toestemming de tekst of het selectievakje van de toestemming voor verwerking bij en klik vervolgens op Opslaan. U kunt ook linken naar de externe bronnen van uw juridische team vanuit de tekst van de Kennisgeving en toestemming , indien van toepassing.

Hiermee wordt alleen de tekst voor toestemming voor verwerking voor uw klantenportal bijgewerkt. Leer hoe je de standaard kennisgeving en toestemming tekst voor andere HubSpot tools kunt instellen.

Eenklantenportaalinschakelen

Nadat je de stappen voor het instellen hebt voltooid, kun je het klantenportaal inschakelen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Zet rechtsboven de schakelaar aan.

Alle berichten die vanuit het klantenportaal naar uw team worden gestuurd, verschijnen in de inbox van de gesprekken en worden als een e-mailbericht op de tijdlijn van het record weergegeven.

Contactpersonen toegang geven tot het klantenportaal

Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of ze kunnen het portaal openen via de kennisbank. Om uw klantenportaal te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik rechtsboven op Klantenportaal weergeven.
3. Afhankelijk van de inlog- en verificatiemethode die u hebt geselecteerd, moet een klant eerst zijn inloggegevens instellen voordat hij toegang kan krijgen tot het klantenportaal:

• • Als klanten zich zelf kunnen registreren, verschijnt er een link Registreer hier onder de velden voor de aanmeldingsgegevens.

• • Als alleen een specifieke lijst met contactpersonen toegang heeft, wordt er een e-mail naar hen gestuurd zodat ze hun aanmeldgegevens kunnen instellen.

Let op: als je bent ingelogd in je HubSpot account wanneer je de klantenportal bezoekt, hoef je niet in te loggen om de ticketvermeldingspagina te bekijken.

Als je bezoekers inloggen op hun klantenportaal, kunnen ze al hun open en gesloten tickets bekijken op de ticketvermeldingspagina en kunnen ze filteren en zoeken naar bestaande tickets.

De volgende ticket eigenschappen zijn standaard zichtbaar in het klantenportaal:

• Onderwerp
• Aangevraagd door
• Datum aanmaken
• Eigenaar ticket
• Datum laatste activiteit
• Status

Standaard wordt de status van een ticket alleen weergegeven als Open of Gesloten. Om de volledige naam van een status van een ticket zichtbaar te maken, kun je de instellingen van je klantenportaal bijwerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Klantenportaal.
3. Klik op het tabblad Sjabloon .
4. Schakel onder Ticketstappen de schakelaar Aangepaste stappen weergeven in het klantenportaal in.
5. Klik op Opslaan.
6. De gedetailleerde status wordt nu voor elk ticket weergegeven, inclusief alle aangepaste ticketstatussen die je hebt geconfigureerd.

   • Om meer ticketdetails en de bijbehorende conversaties te bekijken, kan je klant op de naam van een ticket klikken om de ticketdetailpagina te openen.

   • De klant kan op alle open tickets antwoorden door een bericht in het tekstvak in te voeren en meerdere bestandsbijlagen in zijn antwoord op te nemen.

Let op: als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnt alleen de oudste conversatie in het klantenportaal.

Om ticketgegevens te exporteren, kunnen klanten rechtsboven in de tabel op Exporteren naar CSV klikken. Dit exporteert alle gegevens die zichtbaar zijn in de huidige weergave, inclusief alle filters die zijn toegepast op het moment van exporteren.

Als de klant een nieuw ticket moet indienen, kunnen ze op Een Support ticket indienen klikken. Dit brengt ze naar het ticketformulier dat je hebt gemaakt, zodat ze een nieuw probleem kunnen indienen.

Om uit te loggen uit het portaal, kan de klant klikken op Afmelden in de rechterbovenhoek. Om klanten automatisch uit te loggen na een periode van inactiviteit, kunt u time-outs voor inactieve sessies instellen.