Einstellungen für das Kundenportal verwalten

Bitte beachten: Sie müssen Zugriff auf die Kundeneinstellungen haben, um die Portal Kundenportal bearbeiten zu können.

Bearbeiten Sie den Portalnamen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Geben Sie einen Portal-Namen ein. Dies ist der Titel, der in der Browser-Registerkarte angezeigt wird, wenn Kunden im Kundenportal angemeldet sind.

Verwalten Sie die Domain

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Navigieren Sie zur URL. Im Feld Slug können Sie den URL-Slug bearbeiten. Um die für Ihr Kundenportal verwendete Domain zu verwalten, klicken Sie auf Ihre Domains verwalten.
3. Das Kundenportal wird in der für Ihre Domain festgelegten primären Sprache angezeigt. Wenn Sie die Sprache Ihrer Domain in Ihren Einstellungen für „Domains & URLs“ ändern, wird auch die Sprache des Kundenportals aktualisiert. Erfahren Sie mehr über die von HubSpot angebotenen Sprachen.

Bitte beachten: Mehrsprachige Kundenportale werden zur Zeit nicht unterstützt.

Standardpostfach oder Helpdesk bearbeiten

Sie können ein Standardpostfach oder einen Standard-Helpdesk für Tickets auswählen, die von Kontakten in Ihrem Kundenportal erstellt wurden. Wenn sich der Kunde bei seinem Kundenportal anmeldet, kann er auf das Ticket antworten. Seine Antwort wird dann im ausgewählten Postfach oder Helpdesk angezeigt.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Klicken Sie im Abschnitt Auswählen, wohin Portal-Tickets gesendet werden auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein Postfach oder einen Helpdesk aus.

Berechtigungen für Kunden-Tickets konfigurieren

Um zu steuern, welche Tickets Ihre Kunden im Kundenportal anzeigen können, konfigurieren Sie Berechtigungen für Kunden-Tickets:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Wählen Sie im Abschnitt Ticket-Berechtigungen eine Option aus:
   • Zulassen, dass Ihre Kunden alle Tickets ihres Unternehmens anzeigen können: Wenn sich ein Kontakt beim Kundenportal anmeldet, werden zusätzlich zu den Tickets, die seinem Kontaktdatensatz zugeordnet sind, alle Tickets angezeigt, die seinem primären Unternehmensdatensatz zugeordnet sind.
   • Ihren Kunden erlauben, nur ihre eigenen Tickets anzuzeigen: Wenn sich ein Kontakt beim Kundenportal anmeldet, werden nur Tickets angezeigt, die seinem Kontaktdatensatz zugeordnet sind.
3. Klicken Sie auf Speichern

Wenn Sie Zulassen, dass Ihre Kunden alle Tickets ihres Unternehmens anzeigen können, können Ihre Kunden zwischen ihren Tickets und den Tickets ihres Unternehmens wechseln. Wenn sich der Kunde in seinem Portal anmeldet, kann er auf das Dropdown-Menü View oben rechts in der Ansicht Tickets klicken und dann eine Option auswählen:

• Organisationstickets: Alle Tickets, die mit dem Unternehmen des Kunden verbunden sind, werden angezeigt.
• Von mir bearbeitet: Es werden nur Tickets angezeigt, die dem Kontakt des Kunden zugeordnet sind.

Support-Formular zum Kundenportal hinzufügen

Sie können Ihrem Kundenportal ein Support-Formular hinzufügen, sodass ein eingeloggter Besucher von seinem Kundenportal aus eine neue Support-Anfrage stellen kann.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Gehen Sie zum Tab Erweitert .
3. Aktivieren Sie im Abschnitt Support-Formular das Kontrollkästchen Support-Formular verknüpfen .
4. Geben Sie den Text für das Formularmenü ein. Dieser wird als Link im Navigationsmenü des Kundenportals angezeigt.
5. Geben Sie den Formular-Header-Text ein. Dies wird oben im Formular angezeigt.
6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Formulare, um ein Formular auszuwählen.
7. Klicken Sie unten links auf Speichern.

Sie müssen ein Formular auswählen, das Ticket-Eigenschaften enthält und mit dem Konversationen-Postfach oder Helpdesk verknüpft ist. Um Ticket-Eigenschaften zu Ihrem Formular hinzuzufügen, können Sie entweder ein Formular mit der Support-Formular-Vorlage erstellen oder die Ticket-Eigenschaften im Formulardesigner aktivieren.

So aktivieren Sie Ticket-Eigenschaften für ein Formular:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Marketing und klicken Sie dann auf Formulare.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Formular und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
3. Klicken Sie im linken Bereich des Formular-Editors auf das Symbol für Einstellungen.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einsendungseinstellungen.
5. Schalten Sie im Abschnitt Automatische Ticket-Erstellung den Schalter ein.
6. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü, wählen Sie ein Postfach oder einen Helpdesk aus und klicken Sie dann auf Speichern.

Für jede Einsendung eines Formulars wird ein Ticket erstellt, das zusätzlich zu Ihrem Konversationen-Postfach auch im Kundenportal des Kunden angezeigt wird.

Passen Sie das Design an

So bearbeiten Sie das Erscheinungsbild Ihres Kundenportals:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Klicken Sie im Abschnitt Anpassen des Erscheinungsbilds Ihres Portals auf Design bearbeiten.
3. Verwenden Sie in der Designvorschau die Styling-Optionen, um sicherzustellen, dass das Erscheinungsbild Ihres Kundenportals mit dem Rest Ihrer Website übereinstimmt. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten von Design-Stileinstellungen.

Bitte beachten: Wenn Sie Änderungen an den Designstilen vornehmen, gelten diese Änderungen für die Ticketübersicht, die Ticketdetails und die Ticketformularseite.

Ticket-Anzeige anpassen

Steuern Sie, wie Tickets Kunden in Ihrem Portal angezeigt werden, indem Sie die Ticket-Label bearbeiten, filtern, welche Tickets sichtbar sind, und auswählen, welche Spalten auf der Ticket-Seite angezeigt werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Gehen Sie zum Tab Erweitert .
3. Um den Anzeigenamen für Tickets auf der Startseite von Tickets zu ändern, geben Sie im Feld Anzeigename für Tickets einen neuen Anzeigenamen ein. Sie können das Label beispielsweise in Bestellungen , Kundenvorgänge oder Anfragen ändern. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Formular-Header-Text aktualisieren , damit er Ihrem neuen Label entspricht.
4. So passen Sie an, welche Tickets im Kundenportal angezeigt werden:
   • Klicken Sie im Abschnitt Ticket-Sichtbarkeit auf Ticket-Eigenschaften auswählen.
   • Wählen Sie im rechten Bereich eine Ticket Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll, und wählen Sie dann Filterkriterien aus.
5. Sie können auch auswählen, welche Spalten auf der Ticket-Anzeigeseite angezeigt werden sollen. Sie können bis zu 10 Eigenschaften hinzufügen:
   • Um die Spalten neu anzuordnen, klicken Sie auf Eigenschaften und ziehen Sie sie in die gewünschte Reihenfolge.
   • Um eine Eigenschaft hinzuzufügen, klicken Sie auf + Eigenschaft hinzufügen .
   • Um eine Spalte zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über sie und klicken Sie auf Bearbeiten.
   • Um eine Eigenschaft aus der Tabelle zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über sie und klicken Sie auf Löschen.
   • Um die Spalten auf die Standardwerte zurückzusetzen, klicken Sie auf Auf empfohlene Standardwerte zurücksetzen.
6. Wählen Sie im Abschnitt Anzeigename für den Ticket-Mitarbeiter anpassen eine Anzeigeoption aus. Standardmäßig wird der Vorname des zuständigen Mitarbeiters verwendet. Sie können jedoch wählen, ob der vollständige Name, Nachname oder ein benutzerdefinierter Alias angezeigt werden soll.
7. Klicken Sie auf „Speichern“.

Sie können überprüfen, welche Konversationen im Kundenportal angezeigt werden, indem Sie die Karte "Konversationen " in der rechten Seitenleiste des Ticketdatensatzes verwenden. Wenn mehrere Konversationsthreads einem Ticket zugeordnet sind, wird nur der ursprüngliche Thread im Kundenportal angezeigt.

Es wird empfohlen, dass Sie und Ihr Team Notizen und Kommentare verwenden, um intern über Ihre Tickets zu kommunizieren, oder Filterregeln einrichten, um jegliche interne Kommunikation aus dem Kundenportal herauszufiltern.

Konfigurieren von Ticket-Aktionen für Kunden

Verwalten Sie Kundeninteraktionen mit Tickets im Portal, indem Sie es ihnen ermöglichen, auf geschlossene Tickets zu antworten oder Tickets selbst zu schließen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Gehen Sie zum Tab Erweitert .
3. Wählen Sie im Abschnitt Ticket-Aktionen eine Option aus:
   • Kunden erlauben, auf geschlossene Konversationen zu antworten: Ermöglichen Sie es Kunden, auf einen vorhandenen Thread zu einem geschlossenen Ticket zu antworten.
   • Kunden erlauben, Tickets über das Portal zu schließen: Ermöglichen Sie es Kunden, Tickets direkt über das Portal zu schließen.
     • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ticket-Phase , um jeder Pipeline eine abgeschlossene Phase zuzuweisen.
     • Wenn Ihre Pipeline nur eine abgeschlossene Phase hat, wird diese standardmäßig ausgewählt.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Zugriffssteuerung bearbeiten

Sie können Kunden entweder gestatten, sich selbst anzumelden oder bestimmten Zugriffsgruppen Zugriff zuweisen.

1. So gewähren Sie einer bestimmten Liste von Kontakten Zugriff:

• • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
  • Gehen Sie zum Tab Erweitert .
  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Access.
  • Wählen Sie die Option Mitgliedschaft in Zugriffsgruppe erforderlich aus, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Zugriffsgruppen aus, denen der Zugriff gewährt werden soll.
    
    

2. So ermöglichen Sie Benutzern die Erstellung ihrer eigenen Anmeldung:
   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
   • Gehen Sie zum Tab Erweitert .
   • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Access.
   • Wählen Sie die Option Selbstregistrierung erforderlich aus. So kann sich jeder registrieren und sein eigenes Login für das Kundenportal erstellen. Um diese Option auswählen zu können, muss Selbstregistrierung in den Einstellungen für privaten Content aktiviert sein.
3. Um SSO in den Einstellungen für privaten Content einzurichten, klicken Sie auf Authentifizierungsmethode.
4. Um Ihren Einwilligungshinweis in Ihren Einstellungen für privaten Content zu verwalten, klicken Sie auf Einwilligungshinweis.

Systemseiten mit privatem Content einrichten

Sie können die Systemseiten auswählen und bearbeiten, die Ihre Kunden beim Zugriff auf ihr Portal verwenden, einschließlich der Seiten, auf denen sie sich registrieren, anmelden und abmelden können. Sie können auch eine Seite für verweigerten Zugriff und eine Seite zum Zurücksetzen des Passworts konfigurieren.

So richten Sie die Systemseiten Ihres Kundenportals ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Privater Content> .
3. Klicken Sie auf den Tab Seiten .
4. Klicken Sie unter jedem Typ von Systemseiten auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Vorlage aus.
5. Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie sie bearbeiten oder in der Vorschau anzeigen, indem Sie auf Aktionen klicken und die entsprechende Option auswählen.

Sprache für die Einwilligung zur Verarbeitung anpassen (optional)

Wenn Sie Ihren Kunden erlauben, sich selbst zu registrieren, um Zugriff auf ihr Kundenportal zu erhalten, sollten Sie Ihre Einwilligungserklärung so konfigurieren, dass die Kunden wissen, wie Sie ihre Daten nutzen werden.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Gehen Sie zum Tab Erweitert .
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Access.
4. Klicken Sie auf Einwilligungshinweis.
5. Sie werden zu Ihren Einstellungen für privaten Content weitergeleitet. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Domain zum Bearbeiten auswählen“ und wählen Sie die Domain aus, auf der Ihr Kundenportal gehostet wird.
6. Klicken Sie im Abschnitt „Einwilligung zur Datenverarbeitung“ auf „Content von expliziter Einwilligung bearbeiten“.
7. Aktualisieren Sie im Bereich „Hinweis und Einwilligung“ den Text oder das Kontrollkästchen-Label für die Einwilligung zur Verarbeitung und klicken Sie dann auf „Speichern“. Sie können auch vom Text von „Hinweis und Einwilligung“ aus zu den externen Ressourcen Ihrer Rechtsabteilung verlinken, falls zutreffend.

Dadurch wird nur der Text für die Einwilligung zur Verarbeitung für Ihr Kundenportal aktualisiert. Erfahren Sie, wie Sie den Standardtext für Hinweis und Einwilligung für andere HubSpot-Tools festlegen.

Aktivieren Sie ein Customer-Portal

Sobald Sie die Einrichtungsschritte abgeschlossen haben, können Sie Ihr Kundenportal aktivieren.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Aktvieren Sie den Schalter oben rechts.

Alle Nachrichten, die vom Kundenportal an Ihr Team gesendet werden, erscheinen im Konversationen-Postfach und werden als E-Mail-Interaktion in der Chronik des Datensatzes angezeigt.

Kontakten Zugriff auf das Kundenportal gewähren

Um auf das Kundenportal zuzugreifen, können Sie entweder den Link zum Portal an Ihre Kunden weitergeben oder über die Wissensdatenbank auf das Portal zugreifen. So zeigen Sie Ihr Kundenportal an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Kundenportal.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Kundenportal anzeigen“.
3. Je nach der von Ihnen gewählten Anmelde- und Authentifizierungsmethode muss ein Kunde, bevor er auf sein Kundenportal zugreifen kann, möglicherweise seine Anmeldedaten einrichten:
   • Wenn sich die Kunden selbst registrieren können, erscheint unter den Feldern für die Anmeldedaten ein „Hier registrieren“-Link.

1. • Wenn nur eine bestimmte Liste von Kontakten über Zugriff verfügt, wird eine E-Mail an sie gesendet, damit sie ihr Login einrichten können.

Bitte beachten: Wenn Sie bei Ihrem HubSpot-Account angemeldet sind, wenn Sie die Kundenportal besuchen, müssen Sie sich nicht anmelden, um die Ticket Listing-Seite anzuzeigen.

Wenn sich Ihre Besucher bei ihrem Kundenportal anmelden, können sie auf der Seite mit der Ticket-Übersicht alle offenen und geschlossenen Tickets einsehen und nach vorhandenen Tickets filtern und suchen.

Die folgenden Ticket-Eigenschaften sind im Kundenportal standardmäßig sichtbar:

• Betreff
• Gefordert von
• Erstellungsdatum
• Für Ticket zuständiger Mitarbeiter
• Datum der letzten Aktivität
• Status

Standardmäßig wird der Status eines Tickets nur als Offen oder Geschlossen angezeigt. Um den vollständigen Namen des Status eines Tickets sichtbar zu machen, können Sie die Einstellungen Ihres Kundenportals aktualisieren:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Content > Kundenportal .
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
4. Aktivieren Sie unter Ticket-Phasen den Schalter Benutzerdefinierte Phasen innerhalb des Kundenportals anzeigen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.
6. Der detaillierte Status wird nun für jedes Ticket angezeigt und enthält alle benutzerdefinierten Ticket-Status, die Sie konfiguriert haben.
   • Um weitere Ticket-Details und die zugehörigen Konversationen anzuzeigen, kann Ihr Kunde auf den Namen eines Tickets klicken, um die Ticket-Detailseite zu öffnen.
   • Der Kunde kann auf Tickets antworten, indem er eine Nachricht in das Textfeld eingibt. Sie können die Symbole im unteren Bereich des E-Mail-Editors verwenden, um den Textstil zu ändern und mehrere Dateianhänge in ihre Antwort aufzunehmen.
     
     

Bitte beachten: Wenn mehrere Konversationsthreads einem Ticket zugeordnet sind, wird nur der älteste Thread im Kundenportal angezeigt.

Um Ticket-Daten zu exportieren, können Kunden oben rechts in der Tabelle auf Als CSV exportieren klicken. Dadurch werden alle in der aktuellen Ansicht sichtbaren Daten exportiert, einschließlich aller Filter, die zum Zeitpunkt des Exports angewendet wurden.

Wenn der Kunde ein neues Ticket eröffnen möchte, kann er auf Support-Ticket einreichen klicken. Dadurch werden sie zum Ticketformular weitergeleitet, das Sie erstellt haben, und können ein neues Problem melden.

Um sich von seinem Portal abzumelden, kann der Kunde oben rechts auf Abmelden klicken. Um Kunden nach einer gewissen Zeit der Inaktivität automatisch abzumelden, können Sie Timeouts bei Leerlaufsitzungen einrichten.