Gestire le impostazioni del portale clienti

Nota bene: per modificare il portale clienti è necessario disporre dell'accesso alle impostazioni del portale clienti.

Modifica del nome del portale

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Inserire il nome del portale. Si tratta del titolo che apparirà nella scheda del browser quando i clienti si collegheranno al portale clienti.

Gestire il dominio

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Spostarsi sull'URL. Nel campo Slug è possibile modificare lo slug dell'URL. Per gestire il dominio utilizzato per il portale clienti, fare clic su Gestisci i domini.
3. Il portale clienti apparirà nella lingua principale impostata per il dominio. Se si modifica la lingua del dominio nelle impostazioni di Domini e URL , anche la lingua del portale clienti verrà aggiornata. Per saperne di più sulle offerte linguistiche di HubSpot.

Nota bene: i portali clienti in più lingue non sono attualmente supportati.

Modificare la casella di posta elettronica o l'help desk predefiniti

È possibile selezionare una casella di posta o un help desk predefinito per i ticket creati dai contatti nel portale clienti. Quando il cliente accede al portale clienti, può rispondere al ticket e la sua risposta apparirà nella casella di posta o nell'help desk selezionato.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Nella sezione Scegli dove inviare i ticket del portale , fare clic sul menu a discesa e selezionare una casella di posta o un help desk.

Configurare le autorizzazioni per i ticket dei clienti

Per controllare quali ticket i clienti possono visualizzare nel portale clienti, configurare le autorizzazioni dei ticket clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Nella sezioneAutorizzazioni ticket clienti , selezionare un'opzione:
   
   • Consenti ai tuoi clienti di visualizzare tutti i ticket della loro azienda: quando un contatto accede al portale clienti, appariranno tutti i ticket associati al suo record aziendale principale, oltre ai ticket associati al suo record di contatto.

1. • Consentire ai clienti di visualizzare solo i propri ticket: quando un contatto accede al portale clienti, appariranno solo i ticket associati al suo record di contatto.
2. Fare clic su Salva.

Se si seleziona Consenti ai clienti di visualizzare tutti i ticket della propria azienda, i clienti possono passare dai propri ticket a quelli dell'azienda. Quando il cliente accede al portale clienti, può fare clic sul menu a discesa Visualizza in alto a destra della vista Biglietti e selezionare un'opzione:

• Biglietti dell'organizzazione: vengono visualizzati tutti i biglietti associati all'azienda del cliente.
• Di mia proprietà: vengono visualizzati solo i ticket associati al contatto del cliente.

Aggiungere un modulo di assistenza al portale clienti

È possibile aggiungere un modulo di assistenza al portale clienti, in modo che un visitatore, una volta effettuato l'accesso, possa inviare una nuova richiesta di assistenza dal proprio portale clienti.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Passare alla scheda Avanzate.
3. Nella sezione Modulo di supporto , selezionare la casella di controllo Collega modulo di supporto.
4. Inserire il testo del menu del modulo. Questo verrà visualizzato come link nel menu di navigazione del portale clienti.
5. Inserire il testo dell'intestazione del modulo. Verrà visualizzato nella parte superiore del modulo.
6. Fare clic sul menu a discesa Moduli per selezionare un modulo.
7. In basso a sinistra, fare clic su Salva.

È necessario selezionare un modulo che includa le proprietà dei ticket e che sia collegato alla casella di posta delle conversazioni o all'help desk. Per aggiungere le proprietà dei ticket al modulo, è possibile creare un modulo utilizzando il modello di modulo Supporto, oppure attivare le proprietà dei ticket nel costruttore di moduli. Per attivare le proprietà dei ticket per un modulo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Marketing > Form.
2. Passare il mouse sul modulo e fare clic su Modifica.
3. Nel pannello sinistro dell'editor del modulo, fare clic sull'icona delle impostazioni.
4. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Impostazioni di invio.
5. Nella sezione Creazione automatica di biglietti , attivare l' interruttore.
6. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa e selezionare una casella di posta o un help desk, quindi fare clic su Salva.

Per ogni invio di modulo verrà creato un ticket, che apparirà nel portale clienti del cliente oltre che nella casella di posta elettronica delle conversazioni.

Personalizzare il tema

Per modificare l'aspetto del portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Nella sezione Personalizza l'aspetto del portale, fare clic su Modifica tema.
3. Nell'anteprima del tema, utilizzare le opzioni di stile per assicurarsi che l'aspetto del portale clienti sia coerente con il resto del sito web. Per saperne di più sulla modifica delle impostazioni di stile del tema.

Nota: se si apportano modifiche agli stili del tema, queste si applicheranno all'elenco dei biglietti, ai dettagli dei biglietti e alla pagina del modulo dei biglietti.

Personalizzare la visualizzazione dei biglietti

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Passare alla scheda Avanzate.
3. Per modificare il nome visualizzato per i biglietti nella pagina iniziale dei biglietti, nel campo Nome visualizzato per i biglietti inserire un nuovo nome visualizzato. Ad esempio, si può cambiare l'etichetta in Ordini, Casi o Richieste. Imparare ad aggiornare il testo dell'intestazione del modulo per riflettere la nuova etichetta.
4. Per personalizzare i biglietti che appaiono nel portale clienti:
   
   • Nella sezione Visibilità dei ticket, fare clic su Seleziona proprietà ticket.
   • Nel pannello di destra, selezionare una proprietà del ticket da filtrare, quindi selezionare i criteri di filtro.

5. Si può anche scegliere quali colonne appaiono nella pagina di visualizzazione dei biglietti. È possibile aggiungere fino a 10 proprietà:

   • Per riordinare le colonne, fare clic e trascinare le proprietà nell'ordine desiderato.
   • Per aggiungere una proprietà, fare clic su + Aggiungi proprietà.
   • Per modificare una colonna, passarci sopra e fare clic su Modifica.
   • Per rimuovere una proprietà dalla tabella, passarci sopra e fare clic su Elimina.
   • Per ripristinare le colonne ai valori predefiniti, fare clic su Ripristina i valori predefiniti consigliati.

6. Nella sezione Personalizza il nome visualizzato del proprietario del biglietto, selezionare un'opzione di visualizzazione. Per impostazione predefinita, viene utilizzato il nome del proprietario; tuttavia, è possibile scegliere di visualizzare il nome completo, il cognome o un alias personalizzato.
7. Fare clic su Salva.

È possibile verificare quali conversazioni appariranno nel portale clienti utilizzando la schedaConversazioni nella barra laterale destra del record del ticket. Se a un ticket sono associate più conversazioni, nel portale clienti apparirà solo quella originale.

Si consiglia a voi e al vostro team di utilizzare note e commenti per comunicare internamente sui ticket, oppure di impostare regole di filtraggio per escludere qualsiasi comunicazione interna dal portale clienti.

Configurare le azioni dei ticket per i clienti

Gestite le interazioni dei clienti con i ticket nel portale, consentendo loro di rispondere ai ticket chiusi o di chiuderli da soli.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Passare alla scheda Avanzate.
3. Nella sezione Azioni dei ticket, selezionare un'opzione:
   • Consenti ai clienti di rispondere alle conversazioni chiuse: consente ai clienti di rispondere a una discussione esistente su un ticket chiuso.
   • Consenti ai clienti di chiudere i ticket dal portale: consente ai clienti di chiudere i ticket direttamente dal portale.
     • Fare clic sul menu a discesa Fase del ticket per assegnare una fase di chiusura per ogni pipeline.
     • Se la pipeline ha una sola fase di chiusura, questa sarà selezionata per impostazione predefinita.
4. Fare clic su Salva.

Modifica del controllo di accesso

È possibile consentire ai clienti di creare il proprio login o assegnare l'accesso a gruppi di accesso specifici.

1. Per dare accesso a un elenco specifico di contatti:
   
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
   • Passare alla scheda Avanzate.

1. • Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Accesso.
   • Selezionare l'opzione di appartenenza al gruppo di accesso richiesto , quindi fare clic sul menu a discesa e selezionare i gruppi di accesso a cui dare accesso.

All'elenco dei contatti verrà inviata una semplice e-mail di registrazione. Scoprite come personalizzare l'e-mail di registrazione.

2. Consentire agli utenti di creare il proprio login:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
   • Passare alla scheda Avanzate.
   • Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Accesso.

2. • Selezionare l'opzione Autoregistrazione obbligatoria. In questo modo chiunque potrà registrarsi e creare il proprio login per il portale clienti. Per selezionare questa opzione, è necessario che l'autoregistrazione sia abilitata nelle impostazioni dei contenuti privati.
3. Per impostare l'SSO nelle impostazioni dei contenuti privati, fare clic su Metodo di autenticazione.
4. Per gestire l'avviso di consenso nelle impostazioni dei contenuti privati, fare clic su Avviso di consenso.

Impostazione delle pagine di sistema dei contenuti privati

È possibile selezionare e modificare le pagine di sistema che i clienti utilizzeranno per accedere al portale, comprese le pagine di registrazione, accesso e uscita. È inoltre possibile configurare una pagina di accesso negato e una pagina di reimpostazione della password.

Per impostare le pagine di sistema del portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Contenuto > Contenuto privato.
3. Fare clic sulla scheda Pagine .
4. Sotto ogni tipo di pagina di sistema, fare clic sul menu a discesa e selezionare un modello.
5. Dopo aver selezionato un modello, è possibile modificarlo o visualizzarne l'anteprima facendo clic su Azioni e selezionando l'opzione corrispondente.

Personalizzare la lingua del consenso al processo (opzionale)

Se si consente ai clienti di autoregistrarsi per accedere al portale clienti, è necessario configurare l'avviso di consenso per informarli su come verranno utilizzati i loro dati.

Nota bene: sebbene queste funzioni siano presenti in HubSpot, il vostro team legale è la risorsa migliore per darvi consigli sulla conformità alla vostra situazione specifica.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. Passare alla scheda Avanzate.
3. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Accesso.
4. Fare clic su Avviso di consenso.
5. Si accederà alle impostazioni del contenuto privato . Fare clic sul menu a discesa Scegli un dominio da modificare e selezionare il dominio in cui è ospitato il portale clienti.
6. Nella sezione Consenso al trattamento dei dati , fare clic su Modifica del contenuto del consenso esplicito.
7. Nel pannello Avviso e consenso , aggiornare il testo del consenso al trattamento o l'etichetta della casella di controllo del consenso al trattamento, quindi fare clic su Salva. È inoltre possibile collegarsi alle risorse esterne del team legale dal testo dell'avviso e del consenso , se applicabile.

In questo modo si aggiornerà solo il testo del consenso al trattamento per il portale clienti. Scoprite come impostare il testo di avviso e consenso predefinito per altri strumenti di HubSpot.

Attivare unportale clienti

Una volta completate le fasi di configurazione, è possibile attivare il portale clienti.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. In alto a destra, attivare l'interruttore.

Tutti i messaggi inviati dal portale clienti al team appariranno nella casella di posta delle conversazioni e verranno visualizzati come un impegno e-mail nella timeline del record.

Consentire ai contatti di accedere al portale clienti

Per accedere al portale clienti, è possibile condividere il link al portale con i clienti o accedere al portale tramite la knowledge base. Per visualizzare il portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Servizio clienti > Portale clienti.
2. In alto a destra, fare clic su Visualizza portale clienti.
3. A seconda del metodo di accesso e di autenticazione selezionato, prima che un cliente possa accedere al portale clienti, potrebbe essere necessario impostare le proprie credenziali di accesso:

• • Se i clienti possono autoregistrarsi, sotto i campi delle credenziali di accesso apparirà un link Registrati qui .

• • Se l'accesso è consentito solo a un elenco specifico di contatti, verrà inviata un'e-mail per consentire loro di impostare il login.

Nota bene: se si è connessi al proprio account HubSpot quando si visita il portale clienti, non sarà necessario effettuare il login per visualizzare la pagina di inserimento dei biglietti.

Quando i visitatori accedono al portale clienti, possono visualizzare tutti i biglietti aperti e chiusi nella pagina di elenco dei biglietti, nonché filtrare e cercare i biglietti esistenti.

Le seguenti proprietà dei ticket sono visibili per impostazione predefinita nel portale clienti:

• Oggetto
• Richiesto da
• Data di creazione
• Proprietario del ticket
• Data dell'ultima attività
• Stato

Per impostazione predefinita, lo stato di un ticket viene visualizzato solo come Aperto o Chiuso. Per rendere visibile il nome completo dello stato di un ticket, è possibile aggiornare le impostazioni del portale clienti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Contenuti > Portale clienti.
3. Fare clic sulla scheda Modello .
4. In Fasi del biglietto, attivare l'interruttore Mostra fasi personalizzate nel portale clienti .
5. Fare clic su Salva.
6. Lo stato dettagliato apparirà ora per ogni ticket e includerà tutti gli stati personalizzati del ticket che sono stati configurati.

   • Per visualizzare i dettagli del ticket e le conversazioni associate, il cliente può fare clic sul nome di un ticket per aprire la pagina dei dettagli del ticket.

   • Il cliente può rispondere a qualsiasi ticket aperto inserendo un messaggio nella casella di testo e includendo più allegati nella risposta.

Nota bene: se a un ticket sono associate più conversazioni, nel portale clienti apparirà solo la conversazione più vecchia.

Per esportare i dati dei ticket, i clienti possono fare clic su Esporta in CSV in alto a destra della tabella. In questo modo verranno esportati tutti i dati visibili nella vista corrente, compresi gli eventuali filtri applicati al momento dell'esportazione.

Se il cliente deve inoltrare un nuovo ticket, può fare clic su Archivia un ticket di assistenza. In questo modo si accederà al modulo di ticket creato, in modo da poter inviare un nuovo problema.

Per uscire dal portale, il cliente può fare clic su Esci in alto a destra. Per disconnettere automaticamente i clienti dopo un periodo di inattività, è possibile impostare dei timeout di sessione inattiva.